L'importanza della collaborazione visiva: soppesare i pro ei contro

La maggior parte del lavoro che svolgiamo ora richiede una sorta di collaborazione e, grazie al software di collaborazione cloud, ha raggiunto livelli di efficienza completamente nuovi. Ma con così tanti strumenti e soluzioni tra cui scegliere, è difficile che il tuo team si dedichi a usarli tutti. Molti strumenti che abbiamo a nostra disposizione restano inutilizzati. Le videoconferenze sono ottime per alcuni, ma un dolore per altri.

La Visual Collaboration sta iniziando a conquistare il mondo degli affari. Aziende di tutte le forme e dimensioni stanno sfruttando i vantaggi unici che la collaborazione visiva ha da offrire, che vanno dal taglio dei costi alla garanzia che la tua attività sia tutta sulla stessa pagina con progetti, obiettivi e scadenze.

Il video è solo una parte della collaborazione visiva e tutto questo ombrello porta un livello di produttività completamente nuovo che la maggior parte si perde. La collaborazione visiva in generale include strumenti come la lavagna online e la condivisione dello schermo.

Ma è tempo di cambiare il panorama della tua attività, se non l'hai già fatto, in un'esperienza più produttiva e di facile utilizzo per tutti dentro e fuori l'ufficio.

Che cos'è esattamente la collaborazione visiva?

La collaborazione visiva non è una cosa singolare. È un'idea composta da più parti per garantire che le aziende lavorino insieme, indipendentemente dalla posizione, per raggiungere un obiettivo comune.

• La videoconferenza si concentra sul rendere le videoconferenze e le teleconnessioni il più fluide e visivamente accattivanti possibile per datori di lavoro e dipendenti. Molte persone lavorano in remoto, quindi avere l'opportunità di connettersi con le persone e far sembrare che si trovino nella stessa stanza insieme è la chiave per far sentire tutti più come una squadra. La nostra resa dei conti in videoconferenza approfondisce tre diverse soluzioni che le aziende possono utilizzare, a seconda, ovviamente, delle loro esigenze.
• La condivisione dello schermo consente a un utente di mostrare agli altri esattamente cosa stanno facendo sullo schermo del computer in tempo reale. Pensa a cosa fa Microsoft quando incontri un problema con il tuo computer. Lo prendono in consegna e puoi vederli risolvere il problema mentre procedono. Ciò ha enormi vantaggi per la collaborazione con presentazioni, formazione e persino supporto IT. Per ulteriori vantaggi su una delle funzionalità di collaborazione più sottovalutate, consulta il nostro articolo più approfondito sulla condivisione dello schermo.
• La condivisione dei contenuti consente agli utenti di utilizzare ausili visivi nelle conferenze basate su testo o persino audio. Basta guardare Google Docs, più utenti possono modificare e collaborare allo stesso documento contemporaneamente, invece di discutere le modifiche al telefono e inviare più copie della stessa bozza.
• Le lavagne digitali esistono da più tempo di quanto pensassi. Sei un millenario? Ricordi la prima volta che hai usato una smart board a scuola? Ecco cos'è una lavagna digitale. Usano un proiettore collegato a un computer per visualizzare documenti, guardare video e scrivere con uno stilo speciale. Le lavagne digitali non si limitano agli schermi fisici nelle aule e nelle sale conferenze. Ci sono anche lavagne digitali online. Ecco un elenco delle dieci migliori lavagne online.

Vantaggi della collaborazione visiva

La collaborazione visiva può davvero portare molto in tavola. Che si tratti di riunioni più veloci o di risparmiare sui costi di viaggio in luoghi diversi, team diversi troveranno vantaggi diversi.

Polycom crede fermamente nella priorità di questa tecnologia per il futuro. Il loro recente evento Polycom Executive Roundtable della scorsa settimana ha sottolineato l'importanza di rendere i monitor 4k la norma sul posto di lavoro.

Il semplice concetto di lavagna digitale da solo può portare un modo completamente nuovo di lavorare che i team non hanno mai realizzato prima e la condivisione dello schermo può trasformare noiose telefonate in sessioni di collaborazione visiva. Diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni dei principali vantaggi elencati nel sito Web di Polycom.

Aumenta l'efficienza delle riunioni remote

Invece di perdere tempo a recarsi in ufficio o incontrarsi in un altro luogo al di fuori dell'ufficio, due persone possono semplicemente connettersi tra loro e mettersi subito al lavoro.

Minori costi di viaggio delle riunioni di persona

Inoltre, nel complesso, è molto meno costoso concentrarsi sulla collaborazione visiva quando è necessario incontrare persone che sono fuori dallo stato o in altri paesi. Se la tua azienda ha un partner in Europa o in Asia e devi incontrarti regolarmente, adottare misure per la collaborazione visiva ridurrà notevolmente i costi di biglietti aerei, hotel e automobili.

Integrazione della collaborazione visiva nelle attività quotidiane

A volte le parole non bastano. Forse quello che manca al tuo powerpoint è una diapositiva in cui puoi collegarti direttamente alla sorgente. Cosa succede se la gita scolastica di una scuola al museo viene annullata a causa del maltempo? Questo significa che i bambini non imparano?

E se potessero contattare una guida turistica senza lasciare l'aula? Momenti del genere possono cambiare la direzione dell'intero anno offrendo agli studenti un'opportunità il più vicino possibile alla vita reale ogni giorno invece di guardare solo il libro di testo.

Abilita e coinvolgi di più la forza lavoro remota

Se un numero significativo di persone lavora in remoto, potrebbe sentirsi più isolato e meno parte di qualcosa di più grande, il che può essere molto demotivante. Contattare la tua forza lavoro remota assicurerà che siano al top del proprio lavoro, che si sentano parte di una squadra e che tutti siano d'accordo.

Acquisisci e distribuisci rapidamente informazioni importanti

Se la tua azienda vuole vedere un prodotto di persona, ma non può uscire dall'ufficio, non vuoi guardare le immagini di stock tutto il giorno, organizzare una videoconferenza per vedere il prodotto nel mondo reale. Con un monitor di alta qualità, ti sentirai come se avessi il prodotto tra le mani.

In che modo la tua azienda può integrarlo con successo?

Le aziende di ogni tipo possono integrare la collaborazione visiva nella loro vita lavorativa quotidiana. L'obiettivo della collaborazione visiva è fare in modo che la tecnologia funzioni perfettamente per te. Usarlo non dovrebbe sembrare nient'altro che naturale. Ecco un paio di modi in cui la tua azienda può integrare la collaborazione visiva:

Mobilità

Se utilizzato con un dispositivo mobile, puoi essere in viaggio per andare al lavoro, a casa, in un altro paese o al bar in fondo all'isolato ed essere comunque connesso a tutto ciò che accade al lavoro. Se sei in vacanza e c'è un completo tracollo in ufficio, puoi connetterti all'ufficio in pochi secondi e risolvere eventuali problemi prima che peggiorino.

L'esperienza utente

La collaborazione visiva implica una tecnologia facile da usare con una piccola curva di apprendimento che consente a persone di tutti i campi di trarne vantaggio. Queste nuove tecnologie come le lavagne digitali sono progettate pensando all'utente. I pulsanti sono più grandi, il touch screen è più sensibile, le impostazioni sono facilmente accessibili e le integrazioni le fanno sembrare naturali.

L'esperienza utente ha svolto un ruolo importante nel recente successo di Avaya. Scopri come incorporare l'esperienza utente di Avaya leggendo il nostro articolo sulla piattaforma Equinox di Avaya.

Alcuni possibili inconvenienti

La collaborazione visiva in generale migliora il posto di lavoro in più modi rispetto a quelli già menzionati. Ciò non significa che ci siano alcuni aspetti negativi nell'adozione delle nuove aziende tecnologiche come Polycom stanno vendendo.

Prezzo

Gran parte di questa nuova tecnologia è semplicemente costosa. Alcune delle tecnologie più sviluppate possono costare fino a $ 50.000. Al di fuori delle grandi imprese, è difficile immaginare che le scuole e le piccole imprese siano in grado di fare spazio nei loro budget limitati per lavagne digitali, monitor 4K, Internet ad alta velocità e team IT.

Sebbene alcune tecnologie per le sale riunioni possano aiutare a mantenere bassi i costi per i team più piccoli, vale la pena spendere il capitale per le cose buone. Qui puoi leggere un ottimo articolo sul perché le huddle room dovrebbero avere una videocamera 4K.

Può anche costare un sacco di soldi per installare tutto e poi mantenerlo mantenuto. Queste tecnologie sono facili da usare, ma non quando si tratta di risolverle. Queste cose devono essere tenute a mente prima di andare all in.

Non ci sono angoli taglienti

Polycom ha sottolineato l'importanza della qualità video durante l'evento Polycom Executive Roundtable per una buona ragione. Dicono, correttamente, che le persone sono animali visivi, il che significa che ricorderanno quanto sia buono o cattivo qualcosa a seconda di come appare.

Non ci sono scorciatoie con la collaborazione visiva. Se la tua azienda vuole lasciare un'impressione duratura su altre persone, la qualità dei loro monitor, videocamere e microfoni deve far credere alla persona o al team all'altro capo di essere nella tua stessa stanza. Questo, ovviamente , significa che c'è poco spazio di manovra intorno ai costi elevati.

Il nostro articolo sui dodici migliori microfoni per qualsiasi sala conferenze può aiutarti a prendere una decisione su cosa è meglio abbinare ai tuoi monitor e videocamere.

La nostra presa

L'utilizzo della collaborazione visiva per la tua attività sarà presto un passaggio necessario e costoso per stare al passo con la concorrenza. La sola videoconferenza aiuta ad aumentare la produttività e l'efficienza in ufficio, lasciando un'impressione visiva duratura su dipendenti, clienti e partner.

È giunto il momento di sfruttare il fatto che gli esseri umani sono animali visivi aggiornando l'infrastruttura delle comunicazioni aziendali per rendere più naturali le videoconferenze. L'enfasi sulle fotocamere può essere vista anche in altre tecnologie.

Gli iPhone più recenti vengono elogiati per la loro doppia fotocamera. Un'azienda sta esaminando il telefono rigorosamente come una fotocamera, perché è ciò che la maggior parte delle persone usa i propri telefoni per ora. Gli utenti hanno condiviso fino a 10 miliardi di video su Snapchat. Migliorare la qualità di immagini e filmati lascerà solo impressioni durature sulle persone.

Come i nuovi iPhone, la collaborazione visiva costa più di quanto vuoi pagare. Se la tua azienda taglia gli angoli, rischia di perdere il fattore wow che viene fornito con lavagne bianche digitali, monitor 4K e potenti videocamere. Questi sono tutti elementi essenziali, secondo Polycom, per far risaltare la tua attività. Se i soldi sono lì, considera l'idea di incorporare la collaborazione visiva nel tuo ufficio.