Vantaggi e svantaggi del VoIP: tutto ciò che dovresti sapere

Voice over Internet Protocol (VoIP) è una tecnologia di comunicazione che trasporta le chiamate vocali e altri dati di comunicazione aziendale tramite Internet al contrario dei cavi di rame della PSTN. Le funzionalità avanzate di VoIP, l'audio di alta qualità e il risparmio sui costi hanno reso i telefoni fissi tradizionali quasi obsoleti,

I provider VoIP di oggi offrono molto di più delle sole chiamate vocali. Funzionalità come la videoconferenza, le strategie di instradamento delle chiamate, la risposta vocale interattiva e l'automazione dei processi aziendali hanno contribuito a rendere il VoIP un settore da 20 miliardi di dollari.

Dovresti passare alla telefonia virtuale? Scopri di seguito i principali vantaggi e svantaggi del VoIP.

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• Vantaggi VoIP
• Svantaggi VoIP
• Dovresti passare a VoIP?
• Panoramica dei migliori provider VoIP
• Domande frequenti

Vantaggi VoIP

Partiamo dai vantaggi del VoIP:

• Costi inferiori
• Portabilità
• Migliore qualità della voce
• Funzionalità avanzate
• Maggiore accessibilità
• Maggiore sicurezza
• Facilmente scalabile
• Supporta più canali di comunicazione

Costi inferiori

Costi operativi notevolmente inferiori sono uno dei maggiori e più discussi vantaggi del VoIP.

I sistemi telefonici legacy richiedono hardware e apparecchiature costosi, manutenzione e aggiornamenti costanti, un lungo processo di configurazione e installazione e molte tariffe nascoste.

Qualsiasi azienda che passa al VoIP farà risparmiare il 49-69% sui costi mensili di comunicazione..

Come?

In primo luogo, le linee telefoniche legacy (PSTN) costano circa $ 40 per linea mentre una linea VoIP aziendale costa circa la metà.

Inoltre, i sistemi telefonici tradizionali generalmente aggiungono tariffe al minuto per le chiamate interurbane.

Con i sistemi VoIP, le chiamate illimitate gratuite negli Stati Uniti e in Canada sono standard. Inoltre, le chiamate internazionali sono spesso disponibili in minuti con pagamento in base al consumo o piani mensili in bundle illimitati. Le aziende che effettuano regolarmente chiamate internazionali potranno risparmiare ancora di più passando al VoIP.

Mentre i sistemi telefonici tradizionali richiedono all'utente finale di pagare per la costosa manutenzione interna, i provider VoIP sono responsabili dell'aggiornamento, del monitoraggio e della manutenzione del software fuori sede nel cloud. Ciò significa che il VoIP ha costi di manutenzione minimi o nulli e funziona con le apparecchiature desktop e mobili esistenti.

Sebbene alcune aziende scelgano di acquistare hardware VoIP come cuffie, telefoni fissi IP o altoparlanti, tutto ciò di cui hai veramente bisogno per utilizzare un sistema telefonico VoIP è una connessione Internet funzionante con larghezza di banda sufficiente, un cavo ethernet e/o una connessione wireless.

Infine, i tradizionali sistemi telefonici PBX sono dotati di pochissime funzioni (segreteria telefonica, ID chiamante, avviso di chiamata, chiamate a tre) che richiedono alle aziende di acquistare software separato per accedere a SMS aziendali, conferenze Web e IVR.

D'altra parte, le soluzioni Business VoIP e UCaaS forniscono una miriade di funzionalità di comunicazione avanzate senza costi aggiuntivi.

Portabilità

La portabilità è un altro vantaggio del VoIP, in particolare per i team remoti, ibridi o altamente mobili.

Poiché il VoIP funziona online, gli utenti possono accedere ai propri sistemi telefonici da qualsiasi luogo con una connessione Internet funzionante: attività ideali con dipendenti in diverse località e fusi orari. VoIP funziona anche con qualsiasi dispositivo desktop o mobile abilitato a Internet, offrendo app iOS o Android, chiamate basate su browser Web e un'interfaccia softphone.

Il VoIP mantiene in contatto team, dirigenti e clienti ovunque si trovino, consentendo l'accesso istantaneo 24 ore su 24, 7 giorni su 7 a contatti, file e funzionalità.

Molti provider VoIP includono anche solidi spazi di collaborazione in team per chat video, messaggistica istantanea, condivisione di file e co-editing e strumenti di lavagna per un'ideazione senza interruzioni.

Il passaggio al VoIP aiuta a soddisfare le esigenze della forza lavoro remota e in movimento di oggi, riducendo ulteriormente i costi operativi senza sacrificare la comunicazione.

Migliore qualità della voce

Agli albori del VoIP, i telefoni fissi analogici offrivano ancora una qualità delle chiamate superiore e un servizio telefonico più affidabile.

Negli ultimi dieci anni, tuttavia, la qualità delle chiamate VoIP è migliorata grazie alla voce HD, ai punti di presenza globali, alle partnership con operatori di livello 1 e alla regolazione automatica della larghezza di banda.

Ora, la tecnologia VoIP offre chiamate più coerenti e di qualità superiore rispetto ai telefoni fissi con un tempo di attività garantito da SLA di almeno il 99,9%.

La qualità della voce e altri problemi VoIP comuni sono generalmente dovuti a una connessione Internet scadente. Problemi come audio interrotto, jitter e latenza sono spesso causati da un sovraccarico della larghezza di banda e possono essere risolti con un aggiornamento a Internet ad alta velocità di almeno 5-25 Mbps.

Funzionalità avanzate

Nuove e straordinarie funzionalità VoIP progettate per semplificare i flussi di lavoro e migliorare l'esperienza del cliente sono sempre in fase di sviluppo, con l'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico in testa negli ultimi anni.

Ad esempio, l'analisi del sentiment delle chiamate in tempo reale utilizza il riconoscimento vocale e l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per scansionare tutte le chiamate in entrata e in uscita alla ricerca di parole chiave e frasi che indicano un sentimento del cliente positivo, negativo o neutro. I manager possono rivedere tutte le attività del call center in tempo reale, valutando le code di chiamata, l'efficienza degli agenti, i tassi di soddisfazione dei clienti per ottimizzare ulteriormente le strategie di comunicazione aziendale. I provider Business VoIP e CCaaS come Dialpad e Nextiva offrono questa funzionalità.

Un altro ottimo esempio è Vonage AI Virtual Assistant, che funge da receptionist digitale. L'assistente virtuale può rispondere a tutte le chiamate in entrata, conversare con i chiamanti utilizzando l'IA conversazionale, offrire soluzioni pertinenti, fornire opzioni di menu e inoltrare le chiamate, il tutto senza coinvolgere un agente dal vivo.

Questi sono solo due esempi di molte funzionalità VoIP all'avanguardia progettate per rendere le aziende più efficienti e produttive. Per non parlare delle funzionalità VoIP standard che sono raramente (se mai) disponibili con i telefoni fissi come i menu IVR, l'instradamento delle chiamate, l'inoltro delle chiamate, la chat video, l'invio di SMS/MMS, efax, le chiamate in conferenza e molti altri. L'accesso a funzionalità avanzate non è solo qualcosa di bello da avere, è qualcosa che i clienti si aspettano, stimola la crescita del business e fa risparmiare tempo e denaro al tuo team.

Maggiore accessibilità

Poiché il VoIP è wireless e portatile, è molto più accessibile della tradizionale telefonia aziendale.

Ciò consente ai manager di espandere il proprio pool di assunzioni al di fuori della sede fisica dell'azienda e di connettersi con dipendenti remoti indipendentemente dalla posizione. Questo livello di diversità geografica rende l'assistenza e l'assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, fattibili e convenienti e rende felici i dipendenti. Molti provider VoIP offrono anche funzionalità di traduzione dal vivo e supporto multilingue in modo che i colleghi possano comunicare attraverso le barriere linguistiche.

Maggiore sicurezza

Sebbene la sicurezza VoIP abbia avuto un inizio difficile, i provider di oggi offrono monitoraggio remoto di alto livello con avvisi di sicurezza in tempo reale e controllo degli accessi.

Il VoIP è diventato altrettanto, se non più, sicuro delle linee fisse tradizionali grazie a funzionalità di sicurezza come:

• Autenticazione a due fattori (2FA)
• Blocco dello spam
• Prevenzione frodi
• Monitoraggio della rete 24/7/265
• HIPAA, GDPR, SOC 3 Tipo 3, HITECH, conformità PCI
• Crittografia end-to-end (E2EE)
• Backup automatici dei dati
• Sale d'attesa per riunioni, controlli dell'host della riunione
• Blocco chiamate
• Notifiche e report sulla sicurezza in tempo reale

Facilmente scalabile

I sistemi telefonici PBX tradizionali sono difficili e costosi da scalare. L'aggiunta di una nuova linea telefonica legacy o di un ufficio richiede l'acquisto non solo di linee aggiuntive dal provider di rete telefonica, ma anche di nuovo hardware, cablaggio e persino jack telefonici.

Il VoIP, d'altra parte, è noto per la sua scalabilità facile e veloce. Linee aggiuntive e postazioni utente possono essere aggiunte online istantaneamente acquistando solo il nuovo numero di telefono, senza bisogno di complesse configurazioni o cablaggi.

Inoltre, gli utenti possono scegliere tra più numeri di telefono virtuali VoIP, incluse opzioni locali, internazionali, numero verde e vanity.

Funzionalità aggiuntive come spazio di archiviazione aggiuntivo, nuovi canali di comunicazione, saluti registrati professionalmente e altro possono essere aggiunte scalando fino a un piano di livello superiore o acquistate individualmente in base alle esigenze, à la carte.

Questo livello di scalabilità è particolarmente ideale per le aziende o i team più recenti che necessitano di un sistema telefonico aziendale altamente personalizzato.

Supporta più canali di comunicazione

Sebbene la comunicazione vocale sia ancora un modo popolare per comunicare con le aziende, i millennial e i clienti della Generazione Z scelgono sempre di più di comunicare con le aziende tramite SMS, e-mail, chat dal vivo e social media, nessuno dei quali è supportato dai sistemi telefonici tradizionali. I consumatori oggi si aspettano di essere in grado di connettersi con le aziende su almeno 3 canali.

Con le piattaforme Business VoIP e omnicanale, gli utenti possono comunicare con i clienti su più canali, cambiare canale nel mezzo di una conversazione e accedere alle informazioni sui clienti e alla cronologia delle comunicazioni in qualsiasi momento. Ciò impedisce ai clienti di ripetersi e accelera i tassi di risoluzione.

Svantaggi VoIP

Ora diamo un'occhiata agli svantaggi dei sistemi VoIP:

• Richiede una buona connessione a Internet
• Necessita di alimentazione continua
• Latenza e jitter
• Non supporta le chiamate di emergenza

Richiede una buona connessione a Internet

Il più grande svantaggio della telefonia virtuale è che richiede un router VoIP di alta qualità e una connessione Internet affidabile. Almeno 5-25 Mbps sono consigliati per le chiamate VoIP e altre funzionalità come le videoconferenze. Fortunatamente, il costo del servizio Internet è diminuito con l'aumento della velocità di connessione a banda larga. Anche i costi di configurazione iniziale per il servizio Internet sono molto inferiori a quelli di un sistema PBX basato su rete fissa.

Necessita di alimentazione continua

Poiché il VoIP funziona tramite Internet, è necessaria un'alimentazione continua e senza interruzioni.

Mentre i telefoni fissi, che funzionano su fili di rame, rimarranno stabili durante un'interruzione di corrente o un'emergenza, i telefoni VoIP no. Gli utenti VoIP devono scegliere se interrompere completamente la propria attività fino al ripristino dell'alimentazione o investire in un alimentatore di backup costoso e piuttosto ingombrante.

Latenza e jitter

Il VoIP funziona inviando piccoli pacchetti di dati su Internet e quindi riassemblando quei pacchetti all'indirizzo IP di destinazione/destinatario.

La perdita di pacchetti si verifica quando questi pacchetti di dati non riescono a raggiungere la loro destinazione, provocando l'interruzione delle chiamate. Il jitter si verifica quando i pacchetti raggiungono la loro destinazione, ma arrivano nell'ordine sbagliato, provocando chiamate incomprensibili.

Il jitter e la perdita di pacchetti sono generalmente il risultato della congestione della rete. Funzionalità di qualità del servizio (QoS) per proteggere i flussi di pacchetti che trasportano dati VoIP.

La latenza è un ritardo nel tempo tra quando parli e la persona all'altro capo della linea sente quello che dici. In genere, la latenza può essere risolta assicurandosi che i dispositivi dispongano degli aggiornamenti più recenti installati e che l'hardware utilizzato (auricolari, telefoni IP, ecc.) sia consigliato e supportato dal provider VoIP.

Non supporta le chiamate di emergenza

Il sistema di emergenza 911 è stato creato quando la rete fissa era l'unica opzione e il sistema è costruito per i sistemi di telefonia tradizionale.

I numeri di telefono di rete fissa sono associati a un indirizzo fisico e i dispositivi non sono portatili, quindi è facile per i servizi di emergenza conoscere la posizione di una persona che chiama i servizi di emergenza sanitaria da una rete fissa, anche se non sono in grado di comunicare la propria posizione.

Il servizio VoIP al contrario è progettato per essere mobile e portatile, quindi il chiamante non sarà necessariamente localizzato al suo "indirizzo di fatturazione" al momento di una chiamata di emergenza. Quando si aggiunge il fatto che il VoIP è reso inutilizzabile in caso di interruzione di corrente, la connessione con i servizi in caso di emergenza diventa complicata. Anche con i telefoni cellulari, i servizi di emergenza hanno dovuto utilizzare il GPS per localizzare i chiamanti.

Molte società VoIP forniscono un servizio chiamato Enhanced 911, o E911, che consente agli utenti di fornire un indirizzo fisico ai servizi di emergenza per ogni numero VoIP.

Anche se questo non risolve i problemi di posizioni multiple/errate o una perdita di alimentazione, è meglio di niente.

Next Generation 911 (NG911) è un piano di servizi di emergenza basato su IP attualmente in fase di attuazione in alcune parti degli Stati Uniti e del Canada. NG911 utilizza WiFi, bluetooth e altri sistemi di informazione geografica per localizzare i chiamanti, consentendo al pubblico di inviare informazioni tramite voce, testo e video.

Dovresti passare a VoIP?

Se hai letto fino a qui e non sei ancora convinto di fare il passaggio, considera che i sistemi di telefonia con filo di rame diventeranno presto obsoleti.

Il VoIP presenta pochi svantaggi, e quelli che rimangono vengono rapidamente risolti, mentre i suoi vantaggi continuano a crescere ed evolversi con le esigenze dei clienti e dell'azienda.

Per gli individui, le startup, le piccole imprese, le imprese, i call center e, in realtà, qualsiasi azienda che effettua telefonate o ha comunicazioni commerciali, il VoIP è la strada da percorrere. È solo una questione di quale provider di servizi VoIP soddisferà al meglio le tue esigenze aziendali.

Panoramica dei migliori provider VoIP

Ecco una rapida panoramica dei migliori provider VoIP.

Domande frequenti

Di seguito, abbiamo risposto ad alcune domande sui vantaggi e gli svantaggi del VoIP.