10 vantaggi del VoIP per le aziende nel 2023

Mentre molte aziende fanno ancora affidamento sulle linee telefoniche tradizionali, un numero crescente utilizza i sistemi VoIP (Voice Over Internet Protocol) per comunicare grazie alla loro maggiore flessibilità, alle potenti funzionalità di chiamata e alle tariffe vantaggiose per le chiamate nazionali e internazionali. Questi sono solo alcuni dei numerosi vantaggi del VoIP che esploreremo in questa guida.

Ad esempio, le aziende che effettuano chiamate internazionali accumulerebbero una bolletta telefonica enorme utilizzando le linee telefoniche tradizionali. Poiché utilizzano una connessione Internet, i migliori sistemi VoIP possono essere utilizzati anche ovunque, aiutando a connettere team remoti e ibridi.

I vantaggi del VoIP sono così evidenti che, secondo le ultime statistiche VoIP , attualmente viene utilizzato da quasi un terzo delle aziende statunitensi. Il cambiamento è ancora più drammatico nella società in generale, con i recenti dati del National Center for Health che rivelano che uno sconcertante 73% degli americani adulti non ha più una linea fissa in casa!

I sistemi VoIP presentano alcuni piccoli inconvenienti, ma i loro vantaggi superano di gran lunga gli svantaggi, soprattutto per le aziende moderne. Se non hai ancora esplorato le ricche funzionalità e i vantaggi del VoIP, diamo un'occhiata più da vicino al motivo per cui il VoIP è essenziale per le aziende oggi e come scegliere il provider giusto.

Cos'è il VoIP? Una definizione semplice

Voice Over Internet Protocol (VoIP) è una tecnologia di comunicazione che consente di effettuare chiamate tramite Internet. Quando si confrontano i telefoni VoIP e quelli fissi , si nota che mentre questi ultimi si basano su una rete fisica di fili di rame, i sistemi VoIP basati su cloud possono essere utilizzati ovunque con connessioni Internet stabili. Sono inoltre compatibili con un'ampia gamma di altri sistemi aziendali come conferenze Web e software CRM per piccole imprese .

La tecnologia VoIP è disponibile in due forme principali: telefoni fissi e softphone. I telefoni da tavolo VoIP sono telefoni fisici dall'aspetto tradizionale che si collegano al software VoIP, mentre i softphone sono applicazioni software che possono essere eseguite su più dispositivi come telefoni cellulari, tablet, computer desktop e laptop.

Vantaggi del VoIP: 10 vantaggi per il tuo business

Di seguito esploriamo i 10 principali vantaggi che i sistemi VoIP possono offrire alle aziende nel 2023.

1. Organizzare chiamate in conferenza

Le linee telefoniche tradizionali sono piuttosto limitate quando si tratta di teleconferenze e questo potrebbe rivelarsi un problema per molti imprenditori. Quando utilizzi i servizi VoIP puoi includere quante persone desideri nella tua teleconferenza, purché la velocità di Internet sia sufficiente per trasferire tutti i dati vocali. La tecnologia VoIP viene costantemente sviluppata e migliorata, quindi tutti i pacchetti vocali vengono compressi e trasferiti in modo efficiente per migliorare la connessione e la qualità delle chiamate.

2. Taglia i costi

Se al momento non utilizzi il VoIP, probabilmente stai utilizzando le linee telefoniche tradizionali che esistono da decenni. In questa situazione si finisce per pagare ogni minuto trascorso al telefono, il che significa che la bolletta mensile può essere molto alta, soprattutto se si effettuano regolarmente chiamate internazionali. La situazione con VoIP è completamente diversa e i costi si ridurranno notevolmente. I moderni centralini telefonici sono basati su cloud e molto più economici da gestire.

Per poter usufruire dei servizi VoIP è sufficiente disporre di una connessione Internet di alta qualità, preferibilmente ADSL. In questo modo potrai godere di un'ottima qualità vocale, affidabilità delle chiamate e il tuo costo mensile sarà fisso. Secondo le statistiche, le piccole imprese che passano al VoIP riducono i costi locali fino al 40% e risparmiano fino al 90% sulle chiamate internazionali.

3. Utilizzo della larghezza di banda

Ottimizzare il tuo piano VoIP in base alle tue esigenze può essere un po' complicato all'inizio, ma se il tuo provider ti fornisce statistiche dettagliate sull'utilizzo mensile dei dati, il processo sarà molto più semplice. La cosa fantastica dei servizi VoIP è che puoi vedere ogni piccolo dettaglio che può aiutarti a ottimizzare le chiamate in entrata/in uscita per ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo.

4. Software e hardware convenienti

Il VoIP elimina completamente la necessità di costose linee telefoniche, apparecchi telefonici e altro hardware sottostante che possono aumentare il costo iniziale delle comunicazioni della vostra azienda fino a migliaia di dollari.

Oltre al software VoIP, tutto ciò di cui hai bisogno è una buona connessione Internet, un computer, una scheda audio, un microfono e altoparlanti o cuffie, cose abbastanza comuni in ogni ufficio in tutto il mondo. Anche la maggior parte dei pacchetti VoIP sono molto ragionevoli, con prezzi che vanno da circa $ 10 a $ 30 per utente, al mese , a seconda delle esigenze e delle circostanze della tua azienda.

Ulteriori informazioni su quanto costano i sistemi VoIP.

5. Una vasta gamma di fantastiche funzionalità

Le funzionalità fornite con i servizi VoIP sono molto migliori di quelle offerte dalle linee telefoniche tradizionali. Avrai maggiore flessibilità in termini di gestione delle chiamate, oltre a sfruttare vantaggi extra come segreteria telefonica, numeri extra virtuali, elenchi di contatti, ID chiamante, ecc. Ecco alcuni dei vantaggi più specifici che avrai l'opportunità di godere dell'utilizzo delle soluzioni VoIP per il tuo business:

Instradamento delle chiamate VoIP

Se devi rispondere spesso a chiamate importanti, perché rischiare di perderle? Grazie al "Find Me Call Routing" offerto dalla maggior parte dei fornitori di servizi VoIP, il chiamante verrà trasferito attraverso diversi numeri prima di essere inviato alla segreteria telefonica. Ad esempio, squillerà due volte sul tuo cellulare, due volte sul telefono dell'ufficio e infine due volte sul telefono di casa prima di essere inviato alla segreteria telefonica.

Musica d'attesa personalizzata

Un'altra grande funzionalità di cui sfruttano molte aziende è la "Musica d'attesa". Aspettare che si risponda alla chiamata può essere molto noioso e noioso, quindi perché non ravvivare questo processo con un po' di musica? I moderni sistemi VoIP ti consentono di aggiungere melodie uniche e rilassanti a ogni chiamante messo in attesa.

6. Comunicazione efficace tra i lavoratori remoti

A differenza dei telefoni fissi, il sistema VoIP consente ai dipendenti di lavorare ovunque con una connessione Internet stabile. Questa flessibilità rende la tecnologia la scelta perfetta per le aziende che gestiscono team remoti e ibridi. Oltre alle funzioni di chiamata di base, la maggior parte dei sistemi VoIP offre anche funzionalità di collaborazione versatili come la condivisione di documenti e la gestione delle attività, offrendo ai lavoratori molteplici modi per comunicare e trasmettere informazioni.

I sistemi VoIP creano approfondimenti basati sui dati anche in tempo reale, consentendo ai manager di monitorare la produttività dei lavoratori da lontano. Ciò aiuta le aziende a superare gli ostacoli alla produttività molto più facilmente che se si affidassero a sistemi telefonici legacy meno esperti di tecnologia.

7. Scalabilità aziendale

Se la tua azienda spera di espandersi in futuro, i sistemi VoIP sono perfettamente attrezzati per adattarsi alla tua attività. La maggior parte dei fornitori offre pacchetti modulari e personalizzabili che possono essere adattati per soddisfare le vostre esigenze specifiche. Inoltre, se il tuo team si espande e in futuro avrai bisogno di servizi diversi, puoi anche passare a un piano con una maggiore selezione di funzionalità e limiti di utenti più generosi.

Ciò offre ai softphone VoIP un enorme vantaggio rispetto ai sistemi telefonici fissi per le aziende in crescita, poiché è più costoso espandere i dispositivi hardware e potrebbe esserci un limite al numero di cavi telefonici che la tua sede può installare.

8. Qualità della voce

Sebbene le linee fisse offrano una qualità delle chiamate leggermente superiore ai sistemi VoIP, non c'è quasi nulla in questo. La qualità della voce VoIP dipende dalla potenza della tua connessione Internet, quindi finché la tua rete è affidabile non avrai nulla di cui preoccuparti.

Alcuni provider VoIP sono migliori di altri quando si tratta di questo aspetto, quindi se stai cercando una qualità del suono cristallina ti consigliamo di scegliere un sistema leader come RingCentral o GoTo Connect.

9. Portabilità

Un altro vantaggio chiave dei sistemi VoIP è la loro flessibilità. Rispetto ai telefoni fissi limitati a una posizione specifica, la tecnologia VoIP è completamente portatile, poiché può essere utilizzata su una vasta gamma di dispositivi aziendali.

Ciò consente ai dipendenti di trasportare la tecnologia ovunque scelgano, sia in ufficio, a casa o in un altro luogo di lavoro flessibile. Questo non solo è un chiaro vantaggio per i team remoti e ibridi, ma è anche una vittoria per i lavoratori che viaggiano molto e svolgono riunioni di lavoro da più sedi.

10. Sicurezza

Poiché gli attacchi informatici, come le violazioni dei dati e i malware, diventano sempre più comuni, la sicurezza diventa una priorità assoluta per le aziende che cercano di eludere le minacce. Sebbene Internet sia più soggetto a rischi per la sicurezza rispetto alle linee fisse, i servizi VoIP possono essere altrettanto sicuri dei sistemi legacy, purché si scelga un fornitore con misure di sicurezza adeguate.

Ad esempio, la maggior parte dei provider VoIP implementa una serie di meccanismi di sicurezza come l'autenticazione a più fattori, le autorizzazioni dell'utente e la crittografia delle chiamate. Se stai cercando di fare il possibile, ti consigliamo fornitori come Google Voice e 8×8, poiché offrono protezioni avanzate come rigide regole per le password e certificazioni di conformità. Scegliendo un provider sicuro, potrai sfruttare i vantaggi dei sistemi VoIP in completa tranquillità.

Consulta la nostra guida completa alla sicurezza VoIP per saperne di più.

Come scegliere un provider VoIP per la tua azienda

Se stai cercando di provare tu stesso i vantaggi del VoIP, c'è un'abbondanza di fornitori di qualità tra cui scegliere. Tuttavia, ecco alcune considerazioni da fare prima di impegnarsi in un servizio:

• Qual è il mio budget? I sistemi VoIP sono molto più convenienti dei sistemi legacy, ma alcuni sono più convenienti di altri. Prima di procedere con una soluzione, assicurati che sia compatibile con il budget della tua azienda. Non considerare solo i prezzi mensili. Cerca i costi nascosti, le spese di avvio e i costi di installazione, per avere una panoramica completa di quanto potrebbe costare alla tua attività.
• Quanto è grande la mia squadra? Diversi piani VoIP avranno limiti di utenti diversi. Pertanto, dovrai selezionare piani adatti alle dimensioni della tua attività. Inoltre, se è probabile che il tuo team si espanda nel tempo, ti consigliamo anche di optare per pacchetti scalabili e con forti funzionalità di onboarding e formazione.
• Di quali funzionalità VoIP ho bisogno? Sebbene la maggior parte dei provider VoIP offra funzionalità simili, i set di funzionalità variano a seconda del sistema. Ad esempio, mentre alcuni potrebbero dare priorità alle funzionalità di comunicazione in entrata come la coda di chiamata e i gruppi di risposta, altri potrebbero offrire strumenti di collaborazione più efficaci. Lavora a ritroso stabilendo quali funzionalità richiedono la tua azienda prima di scegliere un fornitore che rifletta queste esigenze.
• Ho bisogno di hardware? I softphone VoIP non saranno sufficienti per tutte le aziende. Se la tua azienda gestisce grandi volumi di chiamate e richiede una qualità di chiamata superiore, potrebbe essere un'idea migliore optare per uno dei migliori telefoni rigidi VoIP . Per le restanti aziende, in particolare quelle con policy flessibili, le app softphone VoIP saranno probabilmente più adatte.