VoIP vs rete fissa: qual è la differenza e quale è meglio?

La principale differenza tra VoIP e rete fissa è che VoIP utilizza Internet per trasmettere dati digitali tra dispositivi, mentre la rete fissa tradizionale utilizza cavi fisici per trasmettere segnali analogici.

Quando sei pronto per aggiornare il tuo sistema telefonico aziendale, il tuo primo compito è scegliere tra una soluzione VoIP e una linea fissa.

Le piattaforme VoIP (Voice over Internet Protocol) sono più economiche, più facili da configurare, ridimensionare e mantenere e offrono molte più funzionalità rispetto alle linee fisse tradizionali. Anche se sei ancora indeciso sul passaggio al VoIP, la realtà è che le linee fisse saranno obsolete entro un decennio, quindi è meglio passare ora.

Questo articolo confronta i sistemi telefonici di rete fissa e VoIP , delineando come funzionano, i costi associati, le funzionalità disponibili, i vantaggi e gli svantaggi e altro ancora.

Cos'è il VoIP?

Voice over Internet Protocol (VoIP) è una tecnologia di comunicazione cloud che consente agli utenti di effettuare chiamate vocali su Internet a banda larga, anziché sulla tradizionale rete telefonica fissa cablata (PSTN).

Gli utenti possono accedere al servizio telefonico VoIP da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo, con una connessione Internet WiFi, 4G LTE o 5G funzionante, offrendo un livello di mobilità che i fissi non possono.

Si noti che i termini "telefonia IP", "sistema telefonico virtuale", "telefoni cloud" e "telefonia virtuale" sono tutti usati in modo intercambiabile con "VoIP".

Come funziona il VoIP?

Il VoIP funziona ricevendo le frequenze audio analogiche di un altoparlante, comprimendole in pacchetti di dati digitali e inviandole istantaneamente su Internet, quindi decomprimendo nuovamente i dati in frequenze audio analogiche sul dispositivo del ricevitore.

I dispositivi mobili e i computer contengono una tecnologia chiamata codec (compress + decompress) che esegue questa compressione, determinando la qualità del suono della trasmissione audio e l'utilizzo efficiente dei dati.

La maggior parte dei provider VoIP di oggi supporta codec high-tech, come OPUS e G.722. Ciò consente la voce HD con un audio eccezionalmente nitido e chiaro e meno chiamate perse.

Che cos'è una linea fissa?

Una linea fissa è un telefono analogico che richiede una connessione fisica alla rete PSTN (Public Switched Telephone Network) per effettuare/ricevere chiamate.

Le linee fisse utilizzano cavi di rame POTS (Plain Old Telephone Service) o linee telefoniche in fibra per trasmettere i segnali audio analogici dal chiamante al ricevitore, il che significa che possono essere utilizzati solo nel luogo fisico in cui sono installati.

Come funzionano i telefoni fissi?

Un telefono fisso si collega alla presa telefonica di un edificio o al sistema PBX in loco , da dove passa attraverso un sistema di cavi telefonici e commuta fino a quando il segnale raggiunge la sua destinazione. (Ulteriori informazioni su VoIP e PBX qui.)

Il numero di telefono di ogni edificio è assegnato dall'indirizzo, quindi mentre un'azienda può dividere un singolo numero di telefono in più interni all'interno di una rete telefonica locale, gli utenti devono condividere il numero di telefono dell'edificio assegnato.

L'utilizzo di un numero di telefono da un prefisso non locale è impossibile con i fissi e l'aggiunta di un nuovo numero di telefono può essere un processo scrupoloso.

Pro e contro del passaggio da rete fissa a VoIP

La tabella seguente illustra i pro ei contro del passaggio a VoIP.

Caratteristiche di VoIP vs rete fissa

Mentre i sistemi di rete fissa offrono funzionalità di base come segreteria telefonica, ID chiamante e avviso di chiamata, i piani telefonici VoIP aziendali includono dozzine di funzionalità avanzate come canali di comunicazione aziendale aggiuntivi, reportistica e analisi e strategie di instradamento delle chiamate che creano un'esperienza di comunicazione più fluida per clienti e agenti.

Diamo un'occhiata ad alcune delle funzionalità che distinguono i piani VoIP dal tradizionale servizio di telefonia fissa.

Mobilità

Gli utenti VoIP possono effettuare chiamate ovunque dispongano di Internet, consentendo l'utilizzo del VoIP in macchina, al supermercato, al bar, a piedi per casa o in ufficio con un telefono cellulare. Ciò è particolarmente prezioso per i dipendenti remoti e ibridi, nonché per le aziende con dipendenti costantemente in movimento.

D'altra parte, il servizio di rete fissa manca di mobilità perché gli utenti di rete fissa devono rimanere vicini alla base del telefono. I telefoni fissi cordless consentono agli agenti un raggio di 300-2.000 piedi attorno alla base del telefono, ma ostacoli come i muri riducono ulteriormente tale raggio.

Funzioni di posta vocale

La maggior parte dei provider di rete fissa offre la segreteria telefonica, un sistema elettronico per consentire ai chiamanti in arrivo di lasciare un messaggio vocale, archiviando questi messaggi affinché l'agente possa ascoltarlo e richiamare i clienti in un secondo momento.

I moderni provider VoIP offrono funzionalità avanzate di posta vocale come:

• Trascrizione dei messaggi vocali: la tecnologia Natural Language Processing (NLP) converte automaticamente i messaggi vocali in testo in modo che gli agenti evitino di ascoltare lunghi messaggi vocali e possano dare priorità alle richiamate. Le trascrizioni da posta vocale a testo e gli allegati di registrazione audio vengono inviati agli agenti tramite e-mail o messaggi di testo SMS e possono anche essere letti direttamente all'interno dell'interfaccia del software.

• Posta vocale virtuale : la posta vocale virtuale organizza i messaggi vocali in un registro/posta in arrivo in cui gli utenti possono riprodurre, mettere in pausa, inoltrare, eliminare e trascrivere i messaggi di posta vocale. Le caselle di posta vocale possono essere ricercate per nome, data, numero di telefono o parola chiave.
• Voicemail Drop: una funzionalità di posta vocale in uscita, la casella vocale consente agli utenti di lasciare messaggi vocali preregistrati nella casella vocale di un cliente.

IVR e gruppi ad anello

IVR, operatori automatici e gruppi suoneria sono tecnologie di instradamento delle chiamate che distribuiscono le chiamate in arrivo all'agente, al numero di telefono virtuale o al reparto giusti all'interno di grandi call center o piccole imprese.

Sebbene alcuni provider di rete fissa offrano la tecnologia IVR, di solito richiede hardware PBX in loco ingombrante e installazione, configurazione e manutenzione continua interna.

In molti casi, VoIP IVR elimina la necessità che un agente in tempo reale e un cliente parlino direttamente, consentendo ai clienti di risolvere completamente i propri problemi da soli.

I provider VoIP offrono le seguenti funzionalità , facilmente personalizzabili con una configurazione virtuale.

Risposta vocale interattiva (IVR)

L'IVR e gli operatori automatici offrono un elevato livello di self-service per i clienti riproducendo automaticamente saluti preregistrati e menu di chiamata (per Billing Press 1, per Sales premere 2) che indirizzano i chiamanti in entrata all'agente, al reparto o al sottomenu corretto.

I chiamanti rispondono a queste richieste IVR tramite toni DTMF o voce e il sistema IVR li instrada alla destinazione appropriata tramite un design del flusso di chiamate personalizzato e strategie di instradamento delle chiamate (mostrate di seguito).

L'inoltro di chiamata inoltra automaticamente le chiamate in entrata a più numeri di telefono per lo stesso agente senza richiedere al chiamante di riagganciare e comporre un altro numero. Le chiamate possono anche essere inoltrate a caselle di posta vocale, altri agenti o di nuovo ai menu IVR.

Gruppi di suoneria

Un gruppo suoneria (o gruppo di chiamata) è un gruppo di agenti, numeri di telefono o interni che squillano tutti contemporaneamente quando si riceve una chiamata in entrata. I gruppi di chiamata funzionano in base all'ordine di arrivo, il che significa che l'agente che risponde per primo riceve la chiamata.

I gruppi di chiamata accorciano le code di chiamata, riducono i tempi di attesa, aumentano i tassi di risoluzione delle prime chiamate e migliorano l'esperienza complessiva del cliente.

Gli amministratori possono personalizzare i membri di ciascun gruppo suoneria, lo stile della suoneria e gli orari di lavoro con la semplice funzione di progettazione del percorso di chiamata con trascinamento della selezione.

Chiama analisi

L'analisi delle chiamate monitora l'attività del sistema telefonico aziendale in tempo reale e storico, gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e altre metriche personalizzate del call center, generando report predefiniti o personalizzati su tendenze aziendali, prestazioni degli agenti e altro a intervalli prestabiliti.

I provider di rete fissa non offrono l'analisi delle chiamate, ma la maggior parte dei provider VoIP lo fa.

Le funzionalità di analisi VoIP includono:

• Tabelle, grafici, grafici e altro: la visualizzazione dei dati con codice colore semplifica la comprensione e il confronto dei dati

• Riepiloghi delle prestazioni: dati sulle prestazioni di canali, agenti, dipartimenti e sedi, incluso il numero di chiamate ricevute e perse, tempo medio di conversazione, tempo medio di risposta, risoluzione della prima chiamata, punteggio di soddisfazione del cliente e altro ancora.

• Rapporti sull'adozione e sull'utilizzo: statistiche sull'utilizzo per ciascun canale e team, incluso il numero di messaggi inviati, le telefonate effettuate e le videoconferenze avviate.

• Rapporti sulla qualità del servizio: stato e prestazioni del sistema, inclusa la qualità del suono e la trasmissione dei dati in ogni chiamata e riunione.
• Analisi del sentimento: la tecnologia di riconoscimento vocale identifica le parole chiave all'interno di ogni conversazione per identificare il sentimento del cliente e i modelli di conversazione, utilizzando queste informazioni per fornire rapporti sulle chiamate e feedback degli agenti.
• Analisi predittiva: utilizza i dati passati per prevedere il comportamento futuro di clienti e agenti, le tendenze, ecc.

Funzioni avanzate di chiamata VoIP

Oltre alle funzionalità sopra elencate, la maggior parte dei provider VoIP offre funzionalità avanzate di chiamata, messaggistica e conferenza Web come parte dei loro piani.

Le funzionalità VoIP avanzate includono:

• Posta in arrivo e ticketing: molti sistemi telefonici VoIP convertono le richieste dei clienti in arrivo in ticket, organizzati in caselle di posta degli agenti omnicanale per una facile definizione delle priorità e risposta. Gli agenti possono rispondere alle domande dei clienti tramite più canali: chiamate con un clic, e-mail, chat, video o SMS.

• Videoconferenza: la videoconferenza consente riunioni video HD interne ed esterne con strumenti di collaborazione in team come condivisione dello schermo, condivisione di file e co-editing, lavagna, polling, chat durante la riunione con polling e alzare la mano e altro ancora.

• Messaggistica interna ed esterna: gli agenti possono creare canali di messaggistica chat interni, organizzati per progetto o reparto, in cui i membri del team possono aggiornare lo stato del progetto, assegnare elenchi di cose da fare e condividere file multimediali e file in un'unica interfaccia con sincronizzazione in tempo reale. Gli agenti dal vivo possono anche rispondere ai clienti utilizzando i messaggi di chat tramite widget integrati nel sito Web.
• Chatbot: i chatbot di siti Web automatizzati self-service possono indirizzare i clienti, rispondere a domande, collegarsi ad articoli della knowledge base e persino gestire servizi di base come fissare appuntamenti, gestire i pagamenti e aggiornare le informazioni di contatto dei clienti.
• Registrazione e trascrizione delle chiamate: la registrazione delle chiamate registra automaticamente tutte le chiamate VoIP, registrando le registrazioni per accessi e feedback futuri. La trascrizione delle chiamate converte le conversazioni vocali in testo, estraendo i dati delle parole chiave e i riepiloghi delle chiamate con note e azioni.

Hardware telefonico per VoIP e fissi

I telefoni fissi richiedono telefoni fissi, cavi e talvolta sistemi PBX in loco.

I telefoni VoIP spesso funzionano con hardware esistente come dispositivi mobili e computer desktop, sebbene siano disponibili anche apparecchiature VoIP specializzate.

Costi di VoIP vs sistemi di telefonia fissa

Le aziende che passano da una rete fissa a un sistema telefonico VoIP vedono molti vantaggi, incluso il risparmio sui costi mensili di comunicazione.

Di seguito, abbiamo confrontato i costi comuni per i sistemi telefonici di rete fissa e VoIP.

Costo dell'abbonamento

La maggior parte dei provider VoIP offre piani mensili in bundle a più livelli addebitati per utente al mese. Il costo dell'abbonamento dipende dal numero selezionato di agenti e funzionalità specifiche.

Poiché i fornitori di servizi di rete fissa non offrono molte funzionalità, di solito offrono una tariffa fissa per linea. Tuttavia, alcuni fornitori di telefoni fissi addebitano di più per le chiamate internazionali o interurbane, rendendole molto meno convenienti.

Costo dell'hardware

Sebbene l'hardware di rete fissa sia generalmente più economico dell'hardware VoIP, gli utenti VoIP non sono tenuti ad acquistare alcun hardware : gli agenti possono utilizzare i dispositivi mobili come softphone.

Tuttavia, per coloro che desiderano hardware VoIP, i telefoni fissi possono costare tra $ 80 e $ 300, mentre i telefoni per conferenze di fascia alta aggiungono un costo aggiuntivo fino a $ 600.

Costi di installazione/configurazione

La configurazione e l'installazione del VoIP sono gratuite: gli utenti devono solo abbonarsi a un provider VoIP, acquistare o trasferire numeri di telefono aziendali e possono iniziare a chiamare.

Le linee fisse possono essere altrettanto veloci ed economiche se le prese telefoniche sono già installate: basta registrarsi con un provider, acquistare un telefono fisso e iniziare a effettuare chiamate. Tuttavia, l'installazione di una nuova linea fissa e prese telefoniche, oltre all'acquisto di un nuovo numero di telefono corrispondente, può costare circa $ 150-200

Costo degli aggiornamenti

L'aggiornamento di VoIP è un processo semplice e conveniente: è sufficiente iscriversi a un piano di livello superiore con il proprio provider, l'intero processo dovrebbe richiedere solo pochi minuti e costa circa $ 10,00. il suo costa circa $ 10 e si svolge in pochi minuti.

I telefoni fissi presentano opportunità limitate per gli aggiornamenti . Qualsiasi modifica o manutenzione al tuo servizio richiede una visita di persona da parte di un professionista delle telecomunicazioni o di una compagnia telefonica.

Chi dovrebbe ancora utilizzare una connessione di rete fissa?

Le aziende che dovrebbero comunque utilizzare una connessione di rete fissa includono:

• Coloro che dispongono già di una solida rete fissa: se si dispone già di prese telefoniche, linee telefoniche e telefoni hardware con una linea fissa, non è necessario passare a meno che non si desiderino più funzionalità o si preveda di aumentare ulteriormente la scalabilità.

• Aziende che non prevedono di aumentare o ridimensionare le esigenze di chiamata: è molto più facile ridimensionare le dimensioni del call center con i fornitori di servizi VoIP, ma se la tua azienda non prevede di ridimensionare o prevede di ridimensionare, attenersi a una linea fissa.
• Aziende che non utilizzeranno le funzionalità VoIP: se non hai bisogno delle funzionalità VoIP avanzate di cui abbiamo discusso qui, potresti essere soddisfatto delle funzionalità di rete fissa di base.

Chi beneficia di più dei servizi VoIP?

Le aziende che traggono il massimo vantaggio dal servizio VoIP includono:

• Aziende con agenti remoti: se gli agenti della tua azienda sono sparsi in tutto il paese o nel mondo, trarrai vantaggio dalla presenza locale rivolta ai clienti di numeri VoIP internazionali e locali. Inoltre, VoIP offre chiamate internazionali più economiche da un numero aziendale unificato.
• Aziende con agenti in movimento: se i tuoi agenti trascorrono gran parte della loro giornata lavorativa in mobilità, effettuando chiamate dai cellulari, apprezzeranno il fatto che la tecnologia VoIP consente loro di effettuare chiamate da un numero aziendale ovunque con accesso a Internet funzionante.
• Aziende che ridimensionano il loro call center: se la tua azienda prevede di scalare con nuovi agenti e più funzionalità, VoIP rende questo processo molto più semplice grazie all'aggiunta fluida degli agenti e all'hardware minimo richiesto.

Come trovare il miglior provider VoIP

Il provider VoIP giusto è quello che ha le funzionalità di cui hai bisogno, è compatibile con l'hardware esistente e si adatta meglio alle dimensioni, alle dimensioni e al budget della tua azienda.

Ad esempio, Google Voice offre uno dei piani VoIP più convenienti sul mercato, ma solo alcune funzionalità di base, come i gruppi suoneria e IVR. Dialpad offre una forte messaggistica di gruppo, integrazioni di app e CRM di terze parti e funzionalità di videoconferenza per piccoli team.

I piani di RingCentral tendono ad essere più costosi della concorrenza, ma sono dotati di un solido set di funzionalità, tra cui la messaggistica del team e i registri delle chiamate. I piani Zoom Phone possono supportare riunioni video fino a 1000 partecipanti.

C'è un'opzione per le preferenze e il budget di ogni squadra. Per trovare il tuo, dai un'occhiata al nostro elenco dei migliori provider VoIP aziendali.

Domande frequenti su VoIP e rete fissa

Di seguito, abbiamo risposto alle domande più comuni su VoIP e telefoni fissi.