VoIP e rete fissa: confronta caratteristiche, costi, vantaggi e svantaggi

Oltre il 60% delle aziende con telefoni fissi effettua il passaggio a un sistema telefonico VoIP una volta scaduto il tradizionale contratto di telefonia fissa.

Dato che studi recenti mostrano che la telefonia via Internet può ridurre del 90% i costi di avvio delle piccole imprese e risparmiare oltre 30 minuti di chiamate giornaliere, non c'è da stupirsi che il mercato globale del VoIP abbia un tasso di crescita annuale composto stimato del 3,1% dal 2021 al 2026.

Con oltre 204,8 miliardi di abbonati VoIP, hai praticamente la certezza di trovare una soluzione che si adatta perfettamente alle tue esigenze di comunicazione aziendale.

Sebbene questi numeri parlino da soli, diamo un'occhiata più da vicino al motivo per cui il VoIP è una degna alternativa ai telefoni fissi e se la telefonia virtuale è o meno la scelta giusta per te.

Sommario

1. In che modo i telefoni fissi e VoIP effettuano le chiamate?
2. Caratteristiche di VoIP e rete fissa
3. Hardware telefonico per VoIP e fissi
4. Confrontando i costi delle chiamate VoIP con i servizi di telefonia fissa
5. Chi dovrebbe ancora utilizzare una connessione di rete fissa?
6. Chi beneficia di più dei servizi VoIP?
7. Come trovare il miglior provider VoIP aziendale

In che modo i telefoni fissi e VoIP effettuano le chiamate?

(Fonte immagine)

Le linee fisse analogiche si basano su una rete telefonica PSTN di cavi in ​​fibra ottica e fili di rame per effettuare e ricevere chiamate. Voice Over Internet Protocol, (VoIP), come suggerisce il nome, effettua chiamate telefoniche su Internet.

In un sistema telefonico virtuale, i trunk SIP fungono da linee telefoniche digitali in grado di effettuare chiamate locali, interurbane e internazionali tramite Wi-Fi e router.

Per questo motivo, dovrai assicurarti di disporre di una connessione Internet affidabile con larghezza di banda per poter gestire le chiamate VoIP. La velocità di cui avrai bisogno dipende dal numero di chiamate virtuali simultanee che desideri effettuare, ma in genere 10 KBPS è un buon punto di partenza.

Contatta il tuo provider di servizi Internet per maggiori dettagli sulla tua connessione attuale.

Caratteristiche di VoIP e rete fissa

(Fonte immagine)

Nel 2004 oltre il 90% delle famiglie americane disponeva di un telefono fisso. Ma nel 2020, solo il 40% circa delle famiglie ha ancora una linea fissa e solo il 6,5% usa solo una linea fissa per le telefonate.

Le linee fisse stanno diventando obsolete anche sul posto di lavoro, soprattutto perché si stima che il 79% delle aziende utilizzi software VoIP in almeno una delle proprie sedi.

Uno dei motivi principali per cui così tanti stanno abbandonando i fissi a favore del VoIP?

Il chiaro vantaggio offerto dal VoIP rispetto ai telefoni analogici in termini di comodità e funzionalità di chiamata. La tabella seguente illustra solo alcune delle principali funzionalità VoIP che fanno pendere la bilancia a favore della telefonia virtuale.

Mobilità

Quando si effettuano chiamate da un servizio di rete fissa, è possibile spostarsi solo fino al limite di portata del cavo o del raggio di chiamata di un telefono cordless.

Quindi, se ti aspetti una chiamata dal telefono della scrivania dell'ufficio, devi decidere tra perderla, dare il tuo numero di cellulare personale o stare seduto fuori orario ad aspettare che un cliente ti richiami.

Nessuna di queste opzioni è particolarmente allettante.

Uno dei maggiori vantaggi dei sistemi telefonici VoIP è che puoi effettuare/ricevere chiamate da qualsiasi luogo, e qualsiasi dispositivo, con una connessione Internet, incluso il tuo cellulare.

Effettua chiamate di lavoro dal tuo smartphone mentre sei in fila al supermercato, sull'autobus per andare al lavoro utilizzando il tuo tablet, o dal tuo computer desktop o telefono VoIP dedicato in ufficio.

La telefonia virtuale ti consente di mantenere privati ​​i tuoi numeri di telefono personali seguendo regole di inoltro di chiamata personalizzabili che instradano le chiamate effettuate al tuo numero di telefono aziendale agli altri dispositivi.

Sebbene l'inoltro di chiamata sia possibile con una rete fissa, ha un costo aggiuntivo e spesso richiede più passaggi.

Funzioni di posta vocale

Sebbene sia i telefoni fissi che quelli VoIP dispongano di una casella vocale, i modi in cui è possibile accedere ai messaggi vocali differiscono notevolmente.

Dovrai attendere fino al tuo ritorno in ufficio per controllare la segreteria telefonica del tuo telefono tradizionale o seguire diversi passaggi confusi per chiamare la tua casella vocale dell'ufficio per accedere ai tuoi messaggi.

La segreteria telefonica virtuale invia una notifica immediata quando hai un nuovo messaggio vocale e ti dà la possibilità di inoltrare quel messaggio vocale a un altro dispositivo. Una funzione di voice-to-email virtuale invia un file audio del messaggio vocale alla tua casella di posta, mentre la voicemail-to-text ti invia una trascrizione di testo del messaggio.

Funzioni IVR, ACD e assistente automatico

I sistemi Interactive Voice Response (IVR) all'interno delle soluzioni VoIP aiutano i clienti a ottenere le informazioni di cui hanno bisogno senza doversi collegare direttamente a un agente in tempo reale.

Il sistema IVR utilizza l'analisi vocale per aiutare i clienti a effettuare prenotazioni, controllare lo stato degli ordini o rispondere a domande che forniranno utili risposte registrate o li collegheranno a un rappresentante se hanno ancora bisogno di assistenza.

Diverse impostazioni ACD (Distribuzione automatica delle chiamate) possono anche aiutare a instradare le chiamate all'agente più qualificato per aiutare con un servizio clienti specifico o un problema di vendita.

Sebbene non ci sia certamente nulla di sbagliato in un receptionist d'ufficio, gli assistenti automatici virtuali sono un modo eccellente per rendere disponibili i tuoi agenti per problemi più urgenti e consentire un livello più elevato di self-service per i clienti.

Questi assistenti automatici guideranno i chiamanti in arrivo attraverso le opzioni di menu, li invieranno ai dipartimenti e persino accetteranno pagamenti.

E se decidi ancora che preferiresti andare con un agente di supporto dal vivo? La maggior parte dei provider VoIP offre funzionalità di receptionist virtuale che collegano i chiamanti in arrivo a persone reali che possono rispondere alle loro domande o eliminare messaggi dettagliati.

Chiama analisi

I telefoni fissi sono in grado di memorizzare informazioni limitate sul registro delle chiamate, come la durata complessiva delle chiamate, i numeri di telefono e le informazioni disponibili tramite i registri telefonici di base.

Ma la telefonia VoIP offre informazioni dettagliate sulle chiamate che possono aiutarti a ottimizzare il servizio clienti, migliorare gli script di chiamata, valutare la produttività dei dipendenti e individuare esattamente dove gli agenti stanno lottando.

Gli utenti possono scegliere tra diversi tipi di modelli di report o creare i propri report di chiamata personalizzati in base ai loro KPI più importanti.

L'analisi delle chiamate VoIP di oggi può tenere traccia di:

• Volume medio giornaliero/settimanale/mensile delle chiamate
• Durata media delle chiamate
• Numero di chiamate effettuate/ricevute dai singoli agenti
• Tempo medio di attesa
• Registri delle chiamate in tempo reale e stato dell'agente
• Tassi di risoluzione delle prime chiamate
• Tassi di abbandono delle chiamate
• Soddisfazione del cliente

Funzioni avanzate di chiamata VoIP

I telefoni fissi offrono funzionalità di chiamata di base come ID chiamante, avviso di chiamata, blocco delle chiamate, selezione rapida e funzionalità di audioconferenza di base.

Tuttavia, oltre alle funzionalità di cui sopra, VoIP offre opzioni di chiamata avanzate che semplificano la vita sia ai tuoi dipendenti che ai tuoi clienti.

Questi includono:

• Registrazione delle chiamate
• Chiama parcheggio
• Accodamento chiamate
• Opzioni avanzate di instradamento delle chiamate
• Hot desking
• Trovami/Seguimi
• Chiamate sussurrate, monitoraggio delle chiamate e interruzione delle chiamate

Hardware telefonico per VoIP e fissi

La tabella seguente fornisce una panoramica di base dell'hardware essenziale necessario per il funzionamento di telefoni standard e telefoni fissi VoIP.

Se vuoi poter telefonare con la tecnologia VOIP in caso di interruzione di corrente, acquista anche un alimentatore di riserva.

Hardware di rete fissa

L'hardware di rete fissa è più conveniente e meno complesso da configurare rispetto ai telefoni e agli accessori VoIP.

Nella maggior parte dei casi, gli utenti di telefoni fissi necessitano del telefono stesso, di una presa telefonica e di cuffie potenzialmente cablate per un'esperienza a mani libere.

La maggior parte dei telefoni standard per ufficio costa $ 40,00, più un supplemento mensile di $ 20,00- $ 30,00 per linea telefonica. Sono inoltre disponibili telefoni analogici più avanzati con funzioni come ID chiamante, pulsanti funzione fissi, un sistema di interfono e uno schermo LCD fisso.

Hardware VoIP

L'hardware necessario per un sistema telefonico VoIP dipende in gran parte dai dispositivi da cui si desidera poter effettuare chiamate.

Grazie alle app per softphone, puoi accedere alle chiamate VoIP dai tuoi dispositivi mobili e computer esistenti, il che significa che non dovrai acquistare nuovi telefoni fissi VoIP. Tuttavia, la maggior parte degli imprenditori di medie e grandi dimensioni finisce per acquistare telefoni IP, spesso dallo stesso provider da cui acquista i servizi VoIP. Anche se possono essere costosi, ricorda che non sono necessari.

Tuttavia, i telefoni IP sono dotati di funzionalità che migliorano l'esperienza di chiamata complessiva, come display touch-screen, audio HD/altoparlanti superiori per una migliore qualità delle chiamate, lunghe distanze interne, porte USB e RJ9 e connettività Bluetooth.

La nostra lista dei migliori telefoni IP ha opzioni che vanno da $ 75,00 a $ 719,00.

Oltre al telefono stesso, altre esigenze hardware VoIP possono includere:

• Cavi Ethernet e router
• Cuffie telefoniche
• Microfono/altoparlanti
• Una webcam, se sono necessarie funzionalità di videochiamata
• Telefono fisso per conferenze IP
• Schede PCI
• Fonti di alimentazione di backup (UPS)
• Adattatori telefonici analogici o gateway

Costi delle chiamate VoIP rispetto ai servizi di telefonia fissa

Studi recenti sui risparmi sui costi VoIP indicano che la telefonia virtuale salva le aziende:

• 90% sulle chiamate internazionali
• 75% sui costi operativi
• 40% sulle chiamate urbane

Com'è possibile? Diamo un'occhiata ai numeri.

Costo dell'abbonamento

I piani medi del sistema di telefonia fissa di solito costano in media $ 42,00 per linea telefonica al mese, con ogni linea che costa $ 25,00 mensili aggiuntivi. Questi piani di solito includono solo chiamate locali illimitate.

Le chiamate interurbane e internazionali non sono incluse nei piani di rete fissa standard e possono costare un ulteriore $ 0,12/minuto per le chiamate interurbane e fino a $ 0,39/minuto per le chiamate internazionali.

Sebbene alcuni fornitori di compagnie telefoniche VoIP possano fornire un determinato numero di minuti al mese all'interno di ciascun piano, la stragrande maggioranza offre chiamate illimitate gratuite negli Stati Uniti e in Canada come parte dei loro piani mensili.

Ciò significa che i clienti VoIP evitano i costi delle telefonate locali, interurbane e interstatali e devono pagare un extra solo per i minuti internazionali. I costi delle chiamate internazionali variano in base al paese, ma molti provider VoIP consentono agli abbonati di acquistare un determinato numero mensile di minuti internazionali a una tariffa fissa.

In generale, gli abbonamenti VoIP costano tra $ 20,00 e $ 40,00 per utente ogni mese, spesso con estensioni telefoniche illimitate incluse. Questi piani sono altamente scalabili, quindi più utenti aggiungi, minore sarà il costo mensile medio. Alcuni piani addebitano una tariffa mensile fissa per più utenti in blocchi di 5-10.

Tieni presente che i clienti che scelgono di abbonarsi a un piano VoIP annuale anziché a un'opzione mensile possono vedere un notevole risparmio sui costi, di solito tra il 10 e il 20%.

Ricorda che alcuni fornitori di VoIP possono addebitare commissioni per i servizi normativi per recuperare i costi che sono tenuti a pagare all'Universal Service Fund, al TRS Fund e alla FCC.

Assicurati di rivedere la nostra ripartizione delle tasse e delle commissioni VoIP per evitare di farti prendere in giro da un'azienda poco rispettabile.

Costo dell'hardware

I costi hardware per i sistemi VoIP variano notevolmente a seconda che tu scelga o meno di acquistare un telefono VoIP o se desideri effettuare chiamate da un computer o dispositivo mobile esistente.

Il prezzo di un telefono VoIP parte da circa $ 75,00, mentre i telefoni analogici standard possono essere acquistati a partire da $ 40,00

I router per telefoni VoIP generalmente partono da $ 25,00, mentre le cuffie sia per la tecnologia di rete fissa che per i telefoni digitali hanno un prezzo compreso tra $ 25,00 e $ 200,00. Gli adattatori telefonici analogici possono essere acquistati a partire da $ 27,00.

Costi di installazione/configurazione

Gli studi dimostrano che l'installazione di prese e cablaggio per telefoni fissi può costare da $ 150,00 a $ 300,00.

Se disponi già di una connessione Internet funzionante, i costi di configurazione del VoIP sono notevolmente inferiori rispetto a quando è necessario aggiornare/installare il servizio Internet dell'ufficio. La configurazione di Internet generalmente costa tra $ 100,00 e $ 200,00, poiché la maggior parte dei provider addebita una tariffa fissa. Gli elettricisti, se necessario, costeranno circa $ 40- $ 120 l'ora.

Sia i provider VoIP che quelli di rete fissa possono anche addebitarti una tariffa di installazione una tantum che parte da circa $ 50,00. Le società VoIP di qualità, tuttavia, di solito rinunciano a questa tariffa.

Costo degli aggiornamenti

Per aggiornare una linea fissa, dovrai acquistare un telefono completamente nuovo o acquistare funzionalità di chiamata aggiuntive.

Il telefono fisico può costare da $ 40,00 a ben oltre $ 200,00, mentre il costo dell'aggiunta di funzionalità come l'ID chiamante viene fornito con una tariffa di avvio più un canone mensile di $ 3,00- $ 10,00.

I servizi VoIP eseguono aggiornamenti/aggiornamenti gratuiti automatici, di solito su base settimanale.

Mentre le funzionalità più recenti come le funzionalità di videochiamata possono essere acquistate a la carte, la maggior parte dei provider VoIP include funzionalità come l'ID chiamante e l'instradamento delle chiamate avanzato nei loro piani standard, quindi non dovrai pagare un costo aggiuntivo per loro come faresti con una rete fissa Telefono.

Costo di manutenzione

Le tariffe di manutenzione per i sistemi telefonici aziendali variano in base a:

• Il numero di utenti
• Indipendentemente dal fatto che tu abbia o meno un team IT interno
• La qualità/garanzia del tuo hardware
• Qualsiasi formazione di squadra necessaria
• Se si dispone di un PBX (Private Branch Exchange) ospitato o on-premise
• Il livello di manutenzione del sistema, riparazioni hardware e servizio inclusi nel piano/contratto VoIP

Gli studi dimostrano che le spese di manutenzione medie per un telefono fisso sono di $ 145,00 per riparazione, con una manutenzione VoIP che costa $ 75,00 per riparazione.

La tabella seguente fornisce un confronto fianco a fianco dei costi operativi VoIP medi e di rete fissa.

Come mostra la tabella, i servizi VoIP fanno risparmiare ai clienti una media di $ 525,00 per utente, all'anno.

Chi dovrebbe ancora utilizzare una connessione di rete fissa?

(Fonte immagine)

Sebbene molti esperti ritengano che le linee fisse saranno obsolete entro il 2025, fino ad allora potrebbero essere ancora utili per determinati modelli di business.

Le aziende che non si affidano alle comunicazioni telefoniche per ottenere nuovi affari e quelle che offrono solo il servizio clienti online o in negozio saranno probabilmente in grado di cavarsela con una rete fissa. Il servizio telefonico aziendale tradizionale può funzionare anche per le ditte individuali o le microimprese che non ricevono chiamate vocali frequenti dai clienti e non necessitano di funzionalità telefoniche avanzate.

Se scegli di rimanere con la tua rete fissa, assicurati di esaminare altre soluzioni di comunicazione aziendale come software di email marketing o strumenti di gestione dei social media.

Chi beneficia di più dei servizi VoIP?

(Fonte immagine)

I servizi VoIP andranno a beneficio delle aziende di qualsiasi dimensione in una varietà di settori, ma hanno un impatto particolare per le aziende di livello medio-impresa che svolgono la maggior parte del loro marketing, vendita e assistenza clienti per telefono.

Il software VoIP è ideale anche per i call center che hanno numerosi agenti che effettuano chiamate simultanee durante il giorno, nonché per coloro che utilizzano una soluzione di comunicazione aziendale come videochiamate e software CRM che devono integrarsi con il proprio sistema telefonico aziendale.

Le startup o le aziende in un'attuale fase di crescita che necessitano di piani telefonici scalabili, così come principalmente i team remoti, trarranno vantaggio dai vantaggi offerti dal servizio telefonico VoIP.

Soprattutto, il VoIP è adatto a qualsiasi azienda che richieda funzionalità di chiamata avanzate come il self-service per i clienti IVR, l'accodamento delle chiamate e l'analisi delle chiamate.

Come trovare il miglior provider VoIP

Se questo post ti ha convinto ad abbandonare la tua rete fissa per un sistema telefonico VoIP, ora devi cercare quale provider è più adatto alla tua azienda.

Considera fattori come prezzi e piani disponibili, funzionalità standard e aggiuntive, tempo di attività garantito e mobilità.

La nostra tabella dei provider VoIP aziendali e VoIP residenziali più popolari e più apprezzati è un ottimo punto di partenza. Confronta i prezzi dei fornitori, leggi le recensioni degli utenti e impara le domande giuste da porre a un potenziale fornitore prima di prendere un impegno per i loro servizi telefonici e la piattaforma di comunicazione unificata.