VoIP vs PBX: differenze chiave, prezzi, pro e contro

Il VoIP è il nuovo standard per una comunicazione aziendale senza interruzioni tra i membri del team remoto, i dipendenti interni e, soprattutto, i tuoi clienti.

Ma la tua azienda sta davvero meglio con un sistema telefonico basato su cloud o dovresti optare per una soluzione PBX basata su locale?

In questo post, tratteremo due tipi chiave di sistemi telefonici virtuali: PBX vs VoIP.

Stai lottando per dare un senso a tutti gli acronimi?

Non ti biasimiamo. Continua a leggere per una spiegazione chiara e concisa delle differenze tra VoIP e PBX, i pro ei contro di ciascuno, i prezzi e i costi e altro ancora.

Sommario:

• PBX standard vs VoIP aziendale: una panoramica
• Cos'è il VoIP?
• Cos'è il centralino telefonico?
• PBX vs VoIP: un confronto dettagliato
• PBX: i pro ei contro
• VoIP: i pro ei contro
• PBX vs VoIP: quale scegliere?
• PBX vs VoIP: le principali domande frequenti

PBX standard vs VoIP aziendale: una panoramica

La differenza fondamentale tra PBX e VoIP (Voice over IP) è che un sistema PBX standard utilizza telefoni fissi per inviare/ricevere chiamate sulla rete PSTN, mentre VoIP invia/riceve telefonate su Internet.

Sebbene siano disponibili anche sistemi telefonici in hosting su cloud PBX, ai fini di questo articolo, ci concentreremo sul PBX standard basato su locale.

La tabella seguente fornisce una rapida descrizione delle differenze aggiuntive tra i sistemi telefonici VoIP e PBX basati su locali, di cui parleremo in dettaglio più avanti in questo post.

Cos'è il VoIP?

Il VoIP (Voice Over Internet Protocol) è un tipo di sistema telefonico virtuale che utilizza Internet, non il cablaggio fisico in rame della PSTN, per gestire le chiamate in entrata e in uscita.

VoIP è anche indicato come telefonia virtuale, chiamate online e telefonia IP.

Oltre a fare affidamento su una connessione Internet per effettuare e ricevere chiamate esterne e interne, uno degli aspetti più importanti che separa il VoIP dal PBX è la mobilità.

Poiché il VoIP non ha bisogno di una rete telefonica interna per funzionare, gli utenti VoIP possono essenzialmente portare con sé l'intero sistema telefonico delle piccole imprese ovunque vadano. Le chiamate VoIP sono operative ovunque con un accesso Internet di qualità (con una larghezza di banda minima di 90-100 kbps.)

Ciò significa anche che la comunicazione VoIP è accessibile su qualsiasi dispositivo, sia che si tratti del tuo computer desktop in ufficio, del tuo laptop a casa o persino del tuo cellulare tramite un'app mobile iOS e Android.

Come funziona il VoIP?

Discutiamo rapidamente di come funziona il VoIP.

Come si vede nell'immagine sopra, quando un utente finale avvia una chiamata, il suo audio vocale viene suddiviso in molti piccoli pacchetti di dati, che vengono quindi inviati su Internet.

Si noti che durante il transito, questi pacchetti di dati vocali vengono codificati. Per evitare che la persona all'altro capo della linea senta parole senza senso alterate, i pacchetti di dati si riassemblano nell'ordine corretto prima di essere riprodotti al destinatario della chiamata. Questo processo viene ripetuto avanti e indietro durante la conversazione.

Per riassumere, VoIP:

• Utilizza Internet a banda larga per facilitare le comunicazioni vocali

• Non è limitato a una singola posizione fisica

• Si può accedere su più dispositivi

Cos'è il centralino telefonico?

Il PBX (Private Branch Exchange) è un tipo di sistema telefonico interno basato sul locale che utilizza la tradizionale PSTN (Public Switched Telephone Network) per facilitare le chiamate vocali.

Pensa a un sistema PBX tradizionale come simile a una linea fissa, in quanto si basa sulla commutazione del circuito e sul cablaggio in rame per inviare e ricevere chiamate. Mentre le linee fisse di solito facilitano le chiamate personali tra due parti, il PBX è progettato per le aziende su larga scala per possedere e gestire la propria rete dati telefonica privata.

Con PBX, le aziende possono evitare di pagare le reti telefoniche per linee telefoniche aggiuntive. Godranno inoltre di un maggiore controllo generale sul sistema telefonico aziendale, poiché si trova fisicamente all'interno dell'edificio degli uffici dell'azienda che lo utilizza.

Ciò significa che i sistemi PBX standard sono fissi in un'unica postazione e sono accessibili solo sui dispositivi ad essa collegati.

Per riassumere, PBX:

• Si basa sull'hardware PSTN fisico locale per facilitare le telefonate
• È fissato in una posizione (l'area in cui si trova l'hardware)
• Può accedere alle funzioni VoIP tramite SIP Trunking o Hosted PBX

PBX vs VoIP: un confronto dettagliato

Ora che hai compreso le principali differenze tra PBX e VoIP, diamo un'occhiata più da vicino alle funzionalità, ai costi, all'hardware, al processo di configurazione e all'affidabilità di ciascuna opzione.

Funzionalità disponibili

I sistemi telefonici PBX hanno funzionalità limitate rispetto alle soluzioni VoIP, ma se le chiamate vocali non sono il canale di comunicazione più utilizzato dalla tua azienda, questo potrebbe non essere un problema.

(Si noti che i sistemi telefonici PBX basati sulla sede possono accedere alla funzionalità VoIP tramite SIP Trunking. Scopri di più sulle differenze tra entrambi nel nostro Post Trunking SIP e PBX.)

Caratteristiche principali del centralino

I sistemi PBX basati su locali offrono solo le funzionalità di telefonia più basilari, tra cui:

• Chiamata vocale
• Possibilità di trasferire le chiamate
• Chiamata in attesa/Chiamata in attesa
• Segreteria telefonica
• ID chiamante
• Fax
• Audioconferenza telefonica
• Blocco chiamate

Anche in questo caso, queste funzioni saranno accessibili solo sul telefono fisso stesso. I modelli più recenti hanno schermi LCD a colori che consentono agli utenti di programmare/accedere a queste funzioni. Alcune soluzioni PBX possono offrire la registrazione delle chiamate, ma non è considerata una funzione PBX "standard".

Funzionalità VoIP chiave

I team che necessitano di un solido set di funzionalità o che desiderano accedere alle funzionalità avanzate del sistema telefonico che la forza lavoro odierna si aspetta, dovrebbero senza dubbio optare per una soluzione VoIP.

Le funzionalità VoIP per la gestione delle chiamate e delle chiamate includono:

• IVR e ACD
• Inoltro di chiamata (Trovami, seguimi)
• Trascrizione della segreteria telefonica
• Modalità di composizione automatica in uscita (Power, Predictive, ecc.)
• Parcheggio chiamate, Flip chiamata, Hot Desking
• Accodamento chiamate e richiamate automatiche
• Strategie di instradamento delle chiamate (Round Robin, List-Based, Time-Based, Skills-Based, ecc.)
• Registrazione e trascrizione delle chiamate
• Monitoraggio delle chiamate, Interruzione delle chiamate, Sussurro delle chiamate

Oltre alle funzionalità relative alle chiamate vocali, VoIP offre comunicazioni unificate con canali come:

• Videochiamate con condivisione dello schermo, lavagna virtuale, registrazione di riunioni, ecc.
• Messaggistica istantanea con condivisione di file e sincronizzazione in tempo reale, menzioni degli utenti, canali, aggiornamenti sulla presenza degli utenti, ecc.)
• SMS aziendali
• Fax virtuale
• Integrazione con i social media

Costi e prezzi

Sebbene il VoIP abbia un investimento iniziale molto inferiore rispetto al PBX, a seconda del provider, del piano, delle funzionalità e del numero di utenti necessari, i costi VoIP complessivi possono sommarsi rapidamente.

Sebbene i costi VoIP possano essere superiori a quanto inizialmente previsto, offrono comunque enormi risparmi rispetto ai sistemi telefonici PBX basati su locali.

Quanto costa il centralino telefonico?

Non aspettarti di pagare meno di $ 7.000 in costi iniziali del PBX, un prezzo elevato che elimina immediatamente il servizio PBX come opzione per molti.

Innanzitutto, ci sono i costi delle apparecchiature e del nuovo hardware (di cui parleremo tra poco). L'hardware del PBX basato su locale può facilmente costare tra $ 5.000 e $ 9.000 e oltre, e questo è solo per circa 15-20 utenti.

Quindi, dovrai pagare per la licenza del software, che ti riporta a circa $ 3.000- $ 4.000.

Non dimenticare che sei anche finanziariamente responsabile di qualsiasi manutenzione dell'hardware e del sistema, che potrebbe richiedere l'assunzione di un team IT interno al costo di circa $ 50.000 e oltre all'anno, per dipendente. Questo non conta nemmeno i $ 3.000- $ 4.000 annuali che spenderai per mantenere effettivamente il tuo sistema PBX.

Infine, i costi di installazione e installazione possono costare circa $ 1.000- $ 1.500, più altri $ 1.000 + al mese di costi di servizio aggiuntivi.

Nel complesso, l'acquisto, l'installazione, la manutenzione e il funzionamento di un sistema PBX in sede può facilmente costare $ 25.000- $ 50.000, anche di più per le aziende più grandi.

Quanto costa il VoIP?

La maggior parte dei piani VoIP ha un costo mensile di $ 20,00- $ 50,00 per utente, al mese e offre chiamate illimitate.

I team di 10 persone dovrebbero aspettarsi di pagare $ 200- $ 250,00 al mese in totale per i piani VoIP standard. Sono disponibili sconti per uso/volume impegnati e la maggior parte dei fornitori di servizi offre uno sconto del 10%-15% sul prezzo annuale.

I numeri di telefono VoIP locali aggiuntivi generalmente costano circa $ 10,00/numero al mese, mentre i numeri verdi, vanity e (se disponibili) internazionali possono costare $ 10,00- $ 20,00/numero al mese.

Alcuni provider offrono funzionalità aggiuntive "à la carte", il che significa che sono disponibili come componenti aggiuntivi standalone. In generale, tuttavia, è ancora un affare migliore passare al piano tariffario successivo.

I costi delle apparecchiature VoIP variano notevolmente, ma nella maggior parte dei casi si basano su hardware esistente come computer desktop e dispositivi mobili. Inoltre, il provider è responsabile dei costi di manutenzione (a parte i costi associati alla manutenzione dell'hardware esistente).

Sebbene la tua azienda possa essere in grado di gestire la configurazione e l'installazione VoIP da sola, se è necessario un aiuto professionale, probabilmente pagherai una tariffa una tantum fino a $ 50,00, anche se l'installazione e l'installazione in loco costano di più.

Le uniche "bandiere rosse" da tenere d'occhio con i prezzi VoIP sono i costi associati alla rottura di un contratto a lungo termine, nonché eventuali canoni mensili eccessivi. La nostra guida alle tasse e alle commissioni VoIP ti aiuta a farti un'idea migliore di ciò che è e non è accettabile.

Hardware, installazione e configurazione

Sebbene il VoIP richieda molto meno hardware/attrezzatura per funzionare rispetto al PBX, ci sono ancora alcune cose di cui avrai bisogno. Il processo di installazione del VoIP è molto più breve del processo di configurazione del PBX, ma tieni presente che richiederà molta più formazione dei dipendenti rispetto a un tradizionale PBX di rete fissa.

Hardware PBX richiesto e processo di installazione

Non dovrebbe sorprendere il fatto che un sistema PBX basato su locale richieda molto hardware e venga fornito con un lungo processo di installazione.

L'hardware chiave include:

• Telefoni da scrivania
• Cablaggio e splitter
• Modem
• Prese a muro con circuiti appropriati
• Server PBX in loco
• Fonti di alimentazione di backup

Apparecchiature VoIP e processo di installazione

Le soluzioni VoIP hanno un processo di configurazione e installazione molto più semplice rispetto al PBX, soprattutto perché è coinvolto molto meno hardware.

L'attrezzatura VoIP richiesta include:

• Un router, un cavo Ethernet e un accesso a Internet
• Un adattatore PoE
• Un dispositivo (desktop o mobile) su cui far funzionare il sistema telefonico
• Adattatore telefonico analogico (ATA) o gateway VoIP

Le aziende possono optare per apparecchiature VoIP aggiuntive come telefoni IP fissi, sistemi di altoparlanti e cuffie.

A seconda della complessità del sistema, il tuo nuovo telefono VoIP potrebbe essere operativo in un giorno lavorativo.

Detto questo, i membri del team potrebbero richiedere del tempo per imparare a utilizzare le nuove funzionalità, accedere alle chiamate VoIP su più dispositivi e impostare funzionalità chiave come i percorsi del flusso delle chiamate IVR, i saluti e le strategie di instradamento delle chiamate. Per aiutarti, cerca un fornitore che offre supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, oltre a webinar di formazione on-demand o dal vivo.

Qualità e affidabilità delle chiamate

Il PBX ha un vantaggio sempre minore rispetto al VoIP in termini di affidabilità complessiva, mentre il VoIP vince con un margine ristretto in termini di qualità delle chiamate.

Qualità e affidabilità delle chiamate PBX

I telefoni PBX basati sui locali sono altamente affidabili con poche interruzioni, poiché funzionano tramite il cablaggio in rame della PSTN, che presenta meno problemi di stabilità rispetto a Internet.

La qualità delle chiamate del PBX, sebbene per la maggior parte stabile, può essere influenzata dall'eco, dalle interruzioni delle chiamate e persino dal tempo.

Qualità e affidabilità delle chiamate VoIP

VoIP offre audio e video HD, fornendo una qualità complessiva delle chiamate superiore rispetto ai telefoni tradizionali.

La maggior parte dei sistemi dispone anche di opzioni audio personalizzabili, come la soppressione del rumore di fondo, la cancellazione del rumore e il test dell'audio prima di telefonate o videoconferenze.

Lo svantaggio è che la tecnologia VoIP dipende interamente dalla forza dell'attuale connessione Internet, il che significa che una connessione debole potrebbe causare interruzioni delle chiamate, jitter e latenza.

Per un servizio VoIP ininterrotto, avrai bisogno di una larghezza di banda minima di 100 kbps per linea telefonica. Molte aziende optano anche per un alimentatore di riserva, che si attiva automaticamente in caso di interruzione di alimentazione/servizio.

La nostra guida alla risoluzione dei problemi VoIP comuni offre ulteriori informazioni su come prevenire o risolvere potenziali problemi di qualità delle chiamate.

In termini di affidabilità complessiva, i provider VoIP offrono un tempo di attività minimo garantito del 99,9% (sebbene il 99,999% sia il gold standard). Questa affidabilità è dovuta alla dipendenza del VoIP da reti carrier-grade e data center geograficamente ridondanti.

Scalabilità e flessibilità

Il VoIP offre molta più mobilità rispetto al PBX, perché non è legato a una singola posizione oa un dispositivo. Ridimensionare un sistema PBX significa il compito lungo e spesso costoso di installare fisicamente più linee e, anche in questo caso, non è possibile portarlo fuori dall'ufficio.

Scalabilità e flessibilità del PBX

Oltre a un lungo processo di installazione, l'aggiunta di nuove linee a un sistema PBX basato su locale diventa rapidamente costosa.

Per espandere il servizio telefonico, dovrai assumere tecnici per installare cavi aggiuntivi, acquistare nuovi telefoni rigidi e affrontare potenziali interruzioni del servizio attuale.

La "scalabilità" del PBX può davvero solo andare lontano. A differenza del VoIP, non ci sono funzionalità avanzate aggiuntive a cui accedere e anche l'installazione di nuove linee telefoniche non significa che i membri del team possano accedere ai propri telefoni aziendali ovunque al di fuori dello spazio dell'ufficio designato.

Scalabilità e flessibilità VoIP

Ridimensionare il tuo sistema telefonico VoIP è spesso semplice come aggiornare il tuo piano al livello successivo nel portale online del provider. Gli amministratori possono aggiungere istantaneamente nuove funzionalità o utenti aggiuntivi (singolarmente o in gruppi di 5-10, a seconda del provider).

A differenza del PBX, non è necessario acquistare hardware aggiuntivo per supportare gli aggiornamenti VoIP. L'unico potenziale svantaggio è che, a seconda del provider e dei piani disponibili, potresti finire per pagare le funzionalità all'interno di piani in bundle che non ti servono.

In termini di flessibilità, non c'è competizione tra VoIP e PBX.

Il VoIP funziona su più dispositivi con la sincronizzazione dei dati in tempo reale su computer desktop, smartphone, app mobili iOS e Android, laptop e persino tablet. Il VoIP aziendale può andare ovunque lo faccia il tuo team.

Sicurezza

Sfortunatamente, indipendentemente dal fatto che tu scelga PBX o VoIP, la tua azienda non è mai immune al 100% da hacker o violazioni dei dati.

Detto questo, se sei disposto a sacrificare funzionalità, scalabilità e mobilità per motivi di sicurezza, il PBX potrebbe fare al caso tuo.

Il centralino è sicuro?

Il PBX si basa sul cablaggio in rame della PSTN, che è significativamente meno soggetto a problemi di sicurezza rispetto a qualsiasi cosa che funzioni su Internet (come il VoIP). Eliminando completamente Internet dall'equazione, il PBX elimina qualsiasi minaccia alla sicurezza informatica.

Gli unici veri problemi di sicurezza di cui preoccuparsi con il PBX sono le intercettazioni a livello dell'FBI o qualcuno che ascolta le tue chiamate.

Il VoIP è sicuro?

La sicurezza VoIP è un argomento scottante e molte aziende nutrono preoccupazioni legittime su quanto siano privati ​​i propri dati e quanto possano essere vulnerabili agli hacker.

Sebbene nessun provider possa - o debba - garantire zero rischi di violazione dei dati o della privacy, il VoIP offre uno standard di sicurezza molto più elevato di quanto potresti aver previsto.

Le considerazioni sulla sicurezza VoIP includono:

• Crittografia end-to-end

• Autenticazione a due fattori e protezione con password
• Monitoraggio della rete 24 ore su 24, 7 giorni su 7
• Notifiche in tempo reale di attività sospette o problemi di sicurezza
• Test di terze parti
• Certificazioni di sicurezza e conformità di terze parti (GDPR, HIPAA, PCI, SOC 2 Tipo 2, ecc.)

PBX: i pro ei contro

La tabella seguente illustra i principali vantaggi e svantaggi del PBX.

VoIP: i pro ei contro

La tabella seguente illustra i principali vantaggi e svantaggi del VoIP:

PBX vs VoIP: quale scegliere?

Quando si decide tra VoIP e PBX, nella stragrande maggioranza dei casi, il VoIP è la scelta complessivamente migliore.

Non solo il VoIP offre notevoli risparmi sui costi rispetto al PBX locale, ma include anche più funzionalità, elevati livelli di mobilità e scalabilità, solidi standard di sicurezza e altro ancora.

Gli esperti del settore affermano che i sistemi telefonici analogici stanno per uscire, quindi investire in un sistema PBX completamente nuovo e completamente basato su premessa ha davvero senso solo per le aziende e le aziende/settori di livello aziendale che si occupano di problemi di sicurezza di alto livello.

Detto questo, i sistemi PBX in hosting, l'alternativa basata su cloud al PBX basato su locale, sono esplosi in popolarità. Anche il trunking SIP connette un sistema telefonico esistente basato su un locale al cloud, offrendo ai team l'accesso alle funzionalità VoIP.

PBX vs VoIP: le principali domande frequenti

Di seguito, abbiamo risposto ad alcune delle domande più comuni sui sistemi telefonici PBX e VoIP.