VoIP aziendale vs sistemi PBX tradizionali: tutto ciò che devi sapere
Pubblicato: 2018-10-02Le comunicazioni aziendali sono un aspetto critico di qualsiasi organizzazione e lo sono state sin dall'invenzione del telefono. Sia che la tua organizzazione stia cercando un modo per abilitare la comunicazione interna o abbia la necessità di aprire comunicazioni esterne con clienti e clienti, un sistema telefonico aziendale è un must assoluto. Non molti si opporranno. Tuttavia, ci sarà un dibattito senza fine su quale potrebbe essere la soluzione o il sistema giusto.
Le soluzioni di telefonia aziendale hanno subito diverse evoluzioni e cambiamenti nel corso dei decenni, con i tipici servizi di rete fissa, passando alla telefonia aziendale più avanzata fornita da un sistema PBX tradizionale. L'utilizzo di un PBX consentirebbe a un'organizzazione di accedere a un numero ancora maggiore di linee telefoniche ed interni, insieme a funzionalità avanzate come l'instradamento delle chiamate, andando oltre la semplice funzionalità di base di effettuare e ricevere chiamate.
Ma più recentemente, la telefonia aziendale è cambiata di nuovo. Sviluppi più moderni hanno generato sistemi PBX virtuali e altri tipi di soluzioni VoIP aziendali completamente digitali. Tuttavia, poiché le esigenze e i requisiti esatti di ogni azienda sono diversi, non è sempre facile come saltare semplicemente a bordo di una soluzione tradizionale o legacy per spostare tutto il digitale. Con le soluzioni PBX tradizionali ancora in piedi come un'opzione popolare per le grandi organizzazioni, volevamo offrire un'analisi approfondita confrontando queste soluzioni legacy con piattaforme VoIP aziendali più moderne.
Daremo uno sguardo approfondito sia alle soluzioni PBX tradizionali che alle soluzioni VoIP aziendali per aiutare la tua azienda a fare l'acquisto giusto.
Prima di approfondire un confronto approfondito di cosa sia esattamente ogni soluzione e cosa fornisce a un'organizzazione, è importante fare un passo indietro e offrire un confronto fianco a fianco facilmente digeribile. All'interno di questo grafico sottostante, è possibile acquisire rapidamente una comprensione delle principali differenze tra una soluzione PBX analogica tradizionale e una piattaforma VoIP aziendale in hosting.
Le soluzioni PBX tradizionali sono utilizzate da decenni per organizzazioni di medie e grandi dimensioni e una buona ragione: l'assoluta affidabilità di una connessione analogica standard combinata con la funzionalità di un PBX è difficile da battere. Tuttavia, con l'introduzione delle soluzioni VoIP aziendali, generalmente denominate a volte IP PBX, le aziende hanno ora una soluzione comparabile che offre più o meno le stesse funzionalità a una frazione del costo.
Qui analizzeremo una panoramica approssimativa di come il PBX tradizionale e il VoIP in hosting si contrappongono l'un l'altro. Proprio come con qualsiasi altra soluzione o piattaforma, ci sono dei compromessi tra ciascuna. Sebbene possa sembrare che le soluzioni VoIP aziendali siano immediatamente migliori a causa della bolletta telefonica aziendale molto più bassa, la decisione alla fine sarà molto più sfumata e dipenderà fortemente dalle esigenze specifiche di un'organizzazione.
| Centralino telefonico tradizionale | VoIP aziendale | |
| Costo di esercizio | Alto, non solo la tua organizzazione ha bisogno di acquistare hardware, ma il costo di gestione per dipendente può variare da $ 100 a un massimo di $ 1000. Le piccole aziende con meno di 100 dipendenti generalmente pagheranno meno, ma le organizzazioni più grandi che utilizzerebbero un PBX tradizionale dovrebbero aspettarsi di pagare molto di più di una soluzione VoIP. | Basso, $ 25- $ 30 per singolo utente (per chiamate illimitate) |
| Costo di installazione iniziale | Alto: richiede l'acquisto di hardware PBX in sede e telefoni proprietari e richiede l'installazione e la manutenzione da parte di un team esperto. | Basso: non richiede telefoni fissi o hardware dedicati |
| Qualità audio | Altamente considerato, non dipendente da connessioni Internet | Variabile e dipendente dalle connessioni Internet. Le moderne velocità Internet hanno migliorato il VoIP e, con le giuste circostanze, il VoIP è paragonabile alle soluzioni PBX tradizionali |
| Scalabilità | Difficile – Il ridimensionamento di una soluzione PBX può essere difficile e costoso, poiché ciò richiederà l'installazione di nuovo hardware. Se la tua organizzazione sta cercando di espandere il servizio in nuove sedi, ciò richiede l'installazione di nuovo hardware in ciascuna sede, generalmente da parte di un tecnico esperto. | Facile: le organizzazioni possono semplicemente aggiungere altri utenti senza la necessità di acquistare hardware o linee telefoniche aggiuntive. A volte è necessario un aggiornamento del piano che può aumentare il costo complessivo. |
| Personalizzazione | Difficile: la personalizzazione di un PBX richiede un tecnico esperto e competente e l'aggiunta di nuove caratteristiche o funzionalità generalmente richiede l'aggiunta di nuovo hardware. | Facile – Uno dei maggiori vantaggi del VoIP è il livello di personalizzazione disponibile. Gli utenti possono personalizzare gli abbonamenti per scegliere servizi o funzionalità specifici. Gli utenti possono specificare i saluti, l'orario di lavoro, i singoli interni utente, le opzioni di chiamata e molto altro. |
| Compatibilità telefonica | Limitato: le soluzioni PBX tradizionali richiedono in genere telefoni proprietari che saranno bloccati dal sistema o dal fornitore e non possono essere utilizzati con altre soluzioni. | Molte opzioni: le soluzioni VoIP non richiedono sempre telefoni fissi dedicati, poiché gli utenti possono utilizzare il servizio sul proprio dispositivo mobile o un softphone virtuale sul proprio computer. I telefoni IP Desk progettati per il VoIP vengono continuamente introdotti e gli utenti possono persino utilizzare telefoni fissi di vecchio stile con un adattatore. |
| Affidabilità | Alto, ma variabile: le soluzioni PBX tradizionali non si basano specificamente su una connessione Internet come il VoIP, ma si collegano invece alla tradizionale PSTN. Tuttavia, con l'hardware PBX installato in loco e gestito dall'organizzazione, se si verifica un problema può essere costoso o difficile ripristinare il servizio. A causa di un'unica posizione in sede, anche le soluzioni PBX tradizionali mancano di ridondanza nella loro configurazione. | Alto, ma variabile – Nonostante le idee sbagliate comuni, le soluzioni VoIP hanno migliorato la loro affidabilità nel tempo. L'introduzione di servizi Internet più efficienti ha consentito alle organizzazioni di sfruttare appieno il VoIP senza preoccuparsi di interruzioni, nervosismo o interruzioni delle chiamate. I vettori promettono anche un tempo di attività del 99,9% o superiore. Tuttavia, poiché il VoIP dipende da una connessione Internet, con una connessione scadente gli utenti sperimenteranno una scarsa qualità delle chiamate. Le soluzioni VoIP si basano sulla rete di data center del fornitore e tradizionalmente includeranno la ridondanza dei data center per garantire la coerenza. |
| 911 Accesso | Incluso e disponibile anche quando Internet/elettricità è scesa. | Incluso e pagato con le tasse. Alcuni servizi possono anche includere la funzionalità E911. |
| Sicurezza | Alto – Come le linee fisse, i tradizionali PBX sono di natura analogica e trasferiscono i dati vocali attraverso le linee in rame della PSTN. Questo impedisce l'hacking. La sicurezza può anche essere migliorata con un Session Border Controller. | Dipendente: sebbene il VoIP possa sembrare più vulnerabile, ciò dipenderà sia dalle pratiche di sicurezza del provider, sia dalle singole organizzazioni. La crittografia è diventata più comune e i firewall sono un must per qualsiasi azienda. |
| Chiamate nazionali | Sempre incluso e generalmente illimitato. | Sempre incluso e illimitato. Alcuni fornitori possono offrire un piano al minuto, ma le chiamate illimitate sono diventate standard per i piani più semplici o avanzati che la maggior parte delle aziende utilizzerà. |
| Chiamate internazionali | Generalmente incluso, ma addebitato al minuto come soluzione tradizionale di rete fissa. | Economico: alcuni fornitori offrono piani per chiamate internazionali illimitate, mentre altri addebiteranno al minuto, a partire da $ 0,02 al minuto. |
| Dipendenza elettrica | Indipendente dalla rete elettrica | Si basa sul potere |
| Opzioni di segreteria | Segreterie telefoniche e messaggi vocali sono disponibili e generalmente inclusi nell'hardware del PBX | Incluso e accessibile online e da remoto. Molti provider offrono persino la funzionalità di posta vocale per e-mail |
| Selezione del fornitore | Limitato a seconda della posizione, poiché i PBX tradizionali stanno diventando sempre più popolari a causa dell'ascesa di un PBX IP | Generalmente non limitato dalla posizione con molte opzioni tra cui scegliere. |
| Funzioni multimediali | Un PBX tradizionale espande le funzionalità oltre quella di una linea fissa di base e può in genere includere:
| Il VoIP è diventato unified Communications e generalmente includerà:
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| Contratti | Più probabilmente, i fornitori richiederanno generalmente un contratto con termini e tariffe annuali. | Meno probabile, alcuni fornitori offrono piani con pagamento in base al consumo (ad esempio, controlla la struttura dei prezzi di Amazon Connect) e la maggior parte non richiede contratti per piani mensili. |
Sebbene le soluzioni PBX tradizionali siano diventate un punto fermo per le organizzazioni di medie e grandi dimensioni, la loro popolarità si sta rapidamente riducendo. L'approccio analogico tradizionale, combinato con l'hardware on-premise, può ancora essere un valido argomento per quei team che cercano affidabilità e sicurezza assolute senza sacrificare la funzionalità (soprattutto se confrontata con una connessione di rete fissa standard).
Tuttavia, con l'aumento dell'affidabilità e dell'accessibilità delle connessioni Internet e delle soluzioni VoIP aziendali, i costi iniziali e complessivi associati a un PBX tradizionale sono fattori limitanti importanti per la maggior parte delle organizzazioni che cercano di ottenere la soluzione migliore, riducendo al contempo i costi.
L'affidabilità e la sicurezza di una soluzione PBX tradizionale hanno un costo e richiedono che la manutenzione e l'installazione siano gestite da un team di professionisti esperti e competenti. Sebbene un'azienda su larga scala disponga in genere di un proprio reparto IT interno, questo può essere un altro ostacolo importante per le organizzazioni più piccole che cercano di ottenere le funzionalità precedentemente riservate a queste soluzioni complesse.
Come ho già accennato, il tipo di soluzione che la tua organizzazione utilizzerà dipenderà da diversi fattori che non possono essere facilmente riassunti in una sola discussione. Ad esempio, un'azienda su larga scala potrebbe preferire il controllo totale ottenuto con un PBX tradizionale, mentre un'organizzazione più piccola preferirà la semplicità di una soluzione VoIP aziendale in hosting.
D'altra parte, anche le grandi organizzazioni aziendali potrebbero cercare la maggiore flessibilità e funzionalità di una soluzione VoIP aziendale. Qui analizzeremo i principali vantaggi e svantaggi di ciascuna soluzione per aiutare la tua organizzazione a comprendere meglio come ciascuna trarrà vantaggio per l'azienda.
| Centralino telefonico tradizionale | VoIP aziendale | |
| Vantaggi |
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| Svantaggi |
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Uno dei maggiori svantaggi di un PBX tradizionale è la complessità della soluzione. Poiché i PBX tradizionali sono componenti hardware fisici analogici, queste soluzioni devono essere installate presso la sede dell'organizzazione, richiedendo la conoscenza di un team esperto. Queste soluzioni sono tipicamente costituite dal PBX fisico stesso, insieme a un computer dedicato per gestire le chiamate in entrata e in uscita, linee telefoniche che terminano al PBX, la rete di linee PBX nonché una console o centralino per un operatore umano se l'organizzazione lo ritiene necessario.
Tutte queste apparecchiature fisiche devono essere installate e configurate correttamente per garantire che la soluzione funzioni senza difetti e richiederà la manutenzione da parte di un reparto IT con personale completo. Questo da solo aumenta la complessità ei costi associati all'utilizzo di un PBX tradizionale, posizionando la soluzione generalmente per le organizzazioni Enterprise più grandi. Ora, questo non vuol dire che un PBX tradizionale sia tutto negativo: la natura on-premise della soluzione non richiede che un'organizzazione faccia affidamento sulla rete o sul servizio clienti di un provider cloud o ospitato come quello di Business VoIP.
Le soluzioni PBX tradizionali includeranno anche più funzioni rispetto a una tipica linea fissa, tra cui la distribuzione automatica delle chiamate, i menu di risposta vocale interattiva, l'instradamento delle chiamate, la segreteria telefonica e la possibilità di creare messaggi di saluto vocali aziendali, fax, conferenze e persino registrazioni dettagliate delle chiamate. Tuttavia, questo elenco è piuttosto piccolo se confrontato direttamente con le funzionalità fornite da una soluzione VoIP aziendale in hosting e, come accennato, le nuove funzionalità possono richiedere l'installazione di ancora più hardware, aumentando ulteriormente la complessità della soluzione.
Quando in precedenza abbiamo esaminato i servizi di rete fissa tradizionali rispetto alle soluzioni VoIP aziendali, uno dei più grandi divari tra i due era l'assoluta differenza di funzionalità e funzionalità incluse. Tuttavia, tale differenza non si applica direttamente al tradizionale confronto tra PBX e VoIP aziendale. Le soluzioni PBX tradizionali sono state originariamente sviluppate per consentire alle organizzazioni di creare e gestire più chiamate in entrata e in uscita su singole linee utilizzando lo stesso servizio di chiamata.
Per dirla in parole più semplici: un PBX segmenta semplicemente diversi numeri di telefono e linee internamente utilizzando solo un piccolo numero di linee telefoniche esterne. Invece di acquistare 1.000 linee telefoniche individuali, il PBX consente a un'organizzazione di utilizzare solo poche linee telefoniche esterne fornendo al contempo i propri interni a dipendenti e team. Insieme a questo, le soluzioni PBX tradizionali in genere includono caratteristiche e funzionalità aggiuntive che non si trovano sulle connessioni di rete fissa standard.
In generale, per quanto riguarda il controllo e l'instradamento delle chiamate, le soluzioni PBX tradizionali sono da tempo lo standard per le organizzazioni che necessitano di qualcosa di più delle semplici chiamate in entrata e in uscita. Tuttavia, con l'introduzione delle soluzioni Business VoIP in hosting, le caratteristiche e le funzionalità disponibili hanno solo continuato a crescere, pur mantenendo un costo inferiore. Diamo un'occhiata più da vicino per capire meglio questo divario tra le soluzioni.
| Caratteristiche | Centralino telefonico tradizionale | VoIP aziendale |
| Blocco chiamate | sì | sì |
| Inoltro chiamata | sì | sì |
| Chiama Ritorno | sì | sì |
| Traccia chiamate | sì | sì |
| Chiamata in attesa | sì | sì |
| Blocco ID chiamante | sì | sì |
| Registrazione delle chiamate | Sì* | sì |
| Gruppi di chiamata | sì | sì |
| Non disturbare | No | sì |
| Ripetere la composizione | sì | sì |
| Ricomponi | sì | sì |
| Selezione veloce | sì | sì |
| Chiamate a tre | sì | sì |
| Teleconferenza | Sì* | sì |
| Segreteria telefonica | Sì* | sì |
| Segreteria telefonica a e-mail | Sì* | sì |
| Trovami, seguimi (suona ovunque) | No | sì |
| App mobili e supporto | No | sì |
| Assistenti automatici | Sì* | sì |
| Chiama analisi | Limitato | sì |
| Rifiuto di chiamata anonimo | No | sì |
| Funzionalità del softphone | No | sì |
| Integrazioni con altre app e soluzioni aziendali | Limitato* | sì |
| Saluti personalizzati | sì | sì |
| Videoconferenze | No | sì |
| SMS aziendali | No | sì |
| Musica d'attesa | sì | sì |
| Clicca per chiamare | No | sì |
| Elenco di composizione per nome | sì | sì |
| Push-to-Talk | No | sì |
| risposta vocale interattiva | Sì* | sì |
| Reparto ed estensioni individuali | sì | sì |
| Messaggistica di squadra | No | sì |
| Presenza di squadra | No | sì |
| Condivisione di file | No | sì |
| Funzionalità del Contact Center | No | Sì* |
* Queste funzionalità non saranno sempre incluse direttamente nel piano e potrebbero richiedere hardware aggiuntivo o, nel caso di Hosted VoIP, un costo maggiore.
Uno sguardo più da vicino alle funzionalità VoIP aziendali
Proprio come accennato nel nostro confronto precedente, questo elenco di caratteristiche e funzioni VoIP non è affatto completo al 100%. Diversi fornitori porranno un focus diverso sulle loro piattaforme e potrebbero offrire funzionalità maggiori o minori per scenari e casi d'uso specifici. Molti fornitori diversi avranno diverse funzionalità suddivise in diversi piani di pagamento, consentendo alle organizzazioni di scegliere esattamente ciò di cui hanno bisogno, invece di pagare tutto e dover eliminare le funzionalità non necessarie.
Alcuni provider estenderanno le loro funzionalità anche oltre questi controlli delle chiamate di base e più moderni. Ad esempio, Vonage sta continuando ad espandere la sua piattaforma e ha recentemente incluso sia API basate su video con l'acquisizione di TokBox, sia ora funzionalità avanzate di Contact Center. Ciò è dovuto alla natura delle soluzioni ospitate, poiché non richiedono hardware fisico, le loro funzionalità possono essere ampliate con semplici aggiornamenti tramite Internet.
Questo è, ovviamente, uno dei maggiori vantaggi di una soluzione in hosting come Business VoIP, senza la necessità di hardware, i provider possono includere funzionalità molto maggiori con un cast inferiore. Queste soluzioni si sono anche spinte ulteriormente nell'era digitale moderna con un supporto mobile avanzato che include applicazioni mobili e funzionalità come "Trovami, seguimi" che consentono agli utenti di ricevere telefonate su più di un dispositivo, non solo su un telefono fisso.
Le soluzioni Hosted Business VoIP possono essere giustamente viste come l'evoluzione moderna dei tradizionali sistemi PBX.
Uno sguardo più da vicino alle tradizionali funzionalità del PBX
L'ho notato durante l'introduzione di questa ripartizione e voglio tornare indietro. Le soluzioni PBX tradizionali sono state originariamente progettate per le aziende, con in mente l'idea di una maggiore funzionalità rispetto a una tipica linea fissa. In origine, un PBX veniva utilizzato semplicemente per espandere il numero di linee telefoniche e di interni in un'azienda e gli straordinari potevano aggiungere funzionalità e caratteristiche più avanzate.
Ecco perché noterai che una soluzione PBX tradizionale include alcune funzionalità avanzate come conferenze, ACD, IVR, interni individuali e altro ancora. I principali punti di forza di un PBX tradizionale saranno l'inclusione dell'instradamento automatico delle chiamate, insieme a un sistema IVR che consente ai chiamanti di trovare il reparto o l'interno giusto senza dover comporre più volte o cercare il numero di telefono in una directory.
Nel complesso, mentre un PBX tradizionale può espandere le funzionalità di un sistema telefonico analogico tradizionale oltre a quelle delle semplici chiamate di base, il principale svantaggio è l'aumento dei costi e della complessità per ogni funzionalità aggiunta. Ancora una volta, l'obiettivo principale di un PBX è introdurre più linee telefoniche o "rami" basate solo su linee telefoniche. L'inclusione di nuove caratteristiche e funzionalità, anche qualcosa come un IVR o un ACD, generalmente richiederà l'installazione di hardware aggiuntivo in sede o semplicemente un costo aggiuntivo in aggiunta al già costoso servizio.
Anche in questo caso, le soluzioni VoIP aziendali in hosting possono essere viste come l'evoluzione delle soluzioni PBX tradizionali, semplicemente spostando l'idea nel regno digitale.
Senza dubbio, la differenza più grande tra un PBX tradizionale e una soluzione VoIP aziendale in hosting saranno i costi puri associati rispettivamente a ciascuno. Come accennato più volte, un PBX tradizionale da solo sarà un sistema costoso, richiedendo l'acquisto di un PBX fisico e dell'hardware associato, l'acquisto di telefoni proprietari compatibili con il sistema, un aumento del costo per le linee telefoniche e gli utenti, nonché come la necessità di un reparto IT interno per mantenere e controllare la soluzione.
D'altra parte, le soluzioni Business VoIP rappresentano il picco assoluto di risparmio sui costi, in quanto non richiedono hardware costoso e semplicemente offrono molto di più per molto meno. Tuttavia, questo, ovviamente, non racconta la storia completa. Volevamo dare un'occhiata più da vicino e offrire alcuni numeri approssimativi per aiutare la tua organizzazione a capire meglio come queste due soluzioni differiranno sia nei costi iniziali che in quelli ricorrenti.
Ora, premetterò questo dicendo che i costi del PBX tradizionale sono difficili da trovare. Per questo motivo, offriremo stime approssimative e forniremo fonti ed esempi ove possibile per consentire al tuo team di guardare più in profondità.
Uno sguardo ai prezzi del PBX tradizionale
Come già accennato, i prezzi del PBX tradizionale si baseranno su qualcosa di più del semplice numero di linee o utenti per cui l'organizzazione sta pagando, o sul numero di minuti al mese che verranno utilizzati. Queste soluzioni richiederanno l'installazione dell'hardware nei locali dell'organizzazione e questo è un costo aggiuntivo che non può essere trascurato. Generalmente, una soluzione PBX tradizionale richiede:
- Un PBX hardware fisico
- Un computer dedicato per la manutenzione del sistema
- Noleggio di linea
- Un contratto dedicato con un provider
- Manutenzione associata alla soluzione
- Costi aggiuntivi per più hardware richiesto per funzionalità avanzate
In genere, a differenza di una soluzione VoIP aziendale in hosting, le piattaforme PBX tradizionali addebiteranno le organizzazioni in base al numero di chiamate effettuate, insieme al numero di linee necessarie. VirtualPBX offre un'analisi dettagliata di alcuni dei costi associati ai sistemi PBX tradizionali e, poiché queste informazioni possono essere difficili da ottenere, abbiamo voluto utilizzare questa ricerca per aiutare il tuo team a capire meglio per cosa pagheranno.
- Costi iniziali: variano a seconda del provider e dell'hardware specifici utilizzati dalla tua organizzazione, ma possono variare fino a $ 10.000 e oltre. Ciò include in genere il PBX fisico stesso, nonché l'installazione del sistema. Virtual PBX stima che un sistema da 5 utenti possa costare fino a $ 60.000 per hardware e installazione, con questo numero che scende a circa $ 50.000 per un sistema da 40 utenti.
- Linee telefoniche – Anche in questo caso, a seconda del singolo fornitore di soluzioni, questo costo può variare da $ 50 a $ 100, fino a $ 1000 per ogni linea necessaria.
- Pagamento mensile dell'hardware: i costi associati all'hardware necessario non sempre scompaiono una volta stabilito il sistema. Alcuni fornitori possono addebitare un costo mensile per la manutenzione e il supporto dell'hardware, che può variare da $ 500 a $ 5000 a seconda delle dimensioni del sistema.
- Minuti gratuiti: a differenza delle soluzioni VoIP in hosting, i provider PBX tradizionali generalmente addebitano l'utilizzo dei minuti gratuiti o anche internazionali, determinando costi e limitazioni maggiori per il servizio dell'organizzazione.
- Manutenzione mensile – Anche questa sarà molto diversa a seconda della soluzione e dell'esatta configurazione del sistema, ma può variare fino a $ 1000. Questo può anche variare a seconda che l'organizzazione si affidi al provider per la manutenzione o assuma il proprio reparto IT.
Sebbene questi numeri siano stime molto, molto approssimative, ciò può fornire alla tua organizzazione un'idea dei costi necessari associati. A differenza di un provider VoIP in hosting, che molti addebita solo in base al numero di utenti, le soluzioni PBX tradizionali includono un elenco molto più ampio di costi associati, valutando la soluzione fuori dal budget per la maggior parte delle organizzazioni di PMI.
Uno sguardo ai prezzi VoIP aziendali
Abbiamo offerto una spiegazione molto simile nel nostro confronto VoIP fisso e aziendale e, naturalmente, i numeri possono essere trasferiti anche qui. Immediatamente, le soluzioni Business VoIP sono molto più economiche di opzioni comparabili. Senza richiedere l'installazione e la manutenzione di hardware costoso in loco, è possibile rimuovere completamente dall'equazione quei costi iniziali e ricorrenti.
Uno dei maggiori vantaggi di una soluzione VoIP aziendale è l'assoluta accessibilità e disponibilità. Queste soluzioni generalmente non sono bloccate per regione, a meno che non si cerchino fornitori internazionali, e c'è un gran numero di opzioni tra cui scegliere. Queste soluzioni sono generalmente personalizzabili e offrono semplicemente una piattaforma più conveniente. I provider VoIP aziendali possono offrire lo stesso servizio e anche più funzionalità rispetto a un PBX tradizionale a una frazione del costo ospitando la soluzione nei propri data center e fornendo la piattaforma su Internet.
Poiché esiste un numero così ampio di opzioni quando si tratta di telefonia IP aziendale, offriremo una stima più generalizzata dei prezzi e delle funzionalità incluse. A seconda delle esigenze esatte della tua organizzazione, i prezzi e le funzionalità necessarie cambieranno.
Costo tipico del servizio VoIP:
- I piani di base possono partire da $ 15,99 al mese per utente. Il prezzo varierà in base al numero di utenti o anche al tempo di abbonamento. Alcuni fornitori possono offrire uno sconto sul prezzo annuale rispetto alla fatturazione mensile.
- Nessun costo di installazione: è raro che i provider VoIP aziendali richiedano o addebitino un costo di installazione, poiché nel processo non è richiesta alcuna configurazione hardware fisica. Il provider genererà le informazioni sull'account e i numeri di telefono (o trasporterà i numeri esistenti) e la tua organizzazione avrà accesso alla piattaforma.
Ciò che è importante riconoscere, tuttavia, è il modo in cui i diversi provider VoIP aziendali segmenteranno e classificheranno le loro offerte di soluzioni. Non esiste una struttura dei prezzi concordata universale e trovare la soluzione giusta richiederà un po' di ricerca. In generale, i provider VoIP differenziano le loro offerte in base a:
- Conteggio utenti: alcune soluzioni addebiteranno un'unica tariffa per un numero X di utenti. Ad esempio, 1-5 utenti per $ 20 al mese. Alcuni fornitori addebiteranno in base al conteggio degli utenti in particolare, il che significa $ 15 per utente, al mese.
- Limitazioni delle funzionalità: sebbene le soluzioni VoIP aziendali siano in grado di fornire funzionalità aggiuntive senza costi aggiuntivi, molti provider segmenteranno le proprie funzionalità e limiteranno le funzionalità avanzate ai piani di livello superiore. Tuttavia, vale la pena notare che anche i piani VoIP aziendali più semplici includeranno più funzionalità di una linea fissa: basta guardare sopra le offerte AT&T elencate per vedere quanto siano limitate.
Quindi, mentre i prezzi del VoIP varieranno in base alle esigenze del tuo team, ciò consente alle organizzazioni di pagare una tariffa molto più bassa per un servizio molto più ricco di funzionalità.
Osservando il servizio di Nextiva, ad esempio, il provider divide le sue offerte in tre livelli:
- Office Pro – A partire da $ 19,95/mese
- Nessun costo di installazione
- centralino cloud
- Portabilità gratuita del numero
- Chiamate illimitate
- Fax virtuale illimitato
- Gestione avanzata delle chiamate
- Numero gratuito locale e gratuito
- Segreteria telefonica a e-mail
- Comparsa di chiamata condivisa
- Intromettersi
- Musica HD in attesa
- Office Pro Plus – A partire da $ 20,95/mese
- Tutte le funzionalità di Office Pro, in più
- Un saluto registrato professionalmente
- Chiamami adesso
- Ponte delle conferenze
- Nextiva Mobile App
- Presenza di squadra
- Office Enterprise – A partire da $ 27,95/mese
- Tutte le funzionalità di Office Pro, in più
- Registrazioni delle chiamate
- Tre saluti registrati professionalmente
- Nextiva ovunque
Come altro esempio, possiamo anche esaminare la struttura dei prezzi di RingCentral:
- Essenziali : a partire da $ 19,99 al mese, per utente
- Fino a 10 utenti
- Riunioni video e audio illimitate con condivisione dello schermo: 4 utenti per riunione
- Telefonate illimitate
- 100 minuti gratuiti
- SMS aziendali illimitati
- Gestione delle chiamate e amministrazione del sistema telefonico
- Opzioni di noleggio del telefono: telefoni da scrivania e da conferenza
- App mobili
- Voce HD
- Segreteria visiva e segreteria telefonica per e-mail
- Collaborazione di squadra
- Integrazioni con Microsoft, Google, Box e Okta
- Standard : da $ 24,99 al mese per utente
- Tutte le funzionalità di Essentials, in più
- Utenti illimitati
- 1.000 minuti gratuiti
- Operatore automatico multilivello
- Internet fax
- Rapporti registro chiamate
- Premium – da $ 34,99 al mese, per utente
- Utenti illimitati
- Riunioni video e audio illimitate con condivisione dello schermo: 100 utenti per riunione
- Tutte le funzionalità Standard, più
- 2.500 minuti gratuiti
- Registrazione automatica delle chiamate
- Supporto multisito
- Sviluppo/implementazione di app personalizzate
- Integrazione con Salesforce, Zendesk e Desk.com
- Accesso singolo
- Trascrizione della segreteria in testo
Come puoi vedere, la disponibilità di Business VoIP comprende una vasta area di accessibilità. I prezzi iniziano abbastanza da permettere anche ai team più piccoli di permettersi una soluzione fornendo al contempo ancora più funzionalità di quelle richieste dalla maggior parte delle aziende. Alla fine della giornata, le soluzioni VoIP aziendali riescono a rimanere convenienti, flessibili alle esigenze della tua azienda e ricche di funzionalità. Le soluzioni PBX tradizionali stanno lottando per competere e con il passare del tempo sta diventando sempre più ovvio.
Le soluzioni PBX tradizionali stanno per uscire, proprio come le loro controparti di rete fissa. Abbiamo discusso dell'inevitabile chiusura della PSTN nel nostro ultimo confronto e vale la pena ricordare che ciò avrà un impatto diretto anche sulle soluzioni PBX tradizionali. Tuttavia, ciò non significa che non esista un solido caso d'uso per un approccio più tradizionale con soluzioni PBX in sede.
La natura on-premise di un PBX tradizionale è un forte punto di forza per molte organizzazioni, soprattutto quando si tratta di grandi aziende Enterprise. Con l'hardware on-premise, l'azienda ottiene il controllo assoluto e totale della soluzione. This comes with a drawback, increased cost, but also provides a few major benefits. First off, with the hardware on-site, the organization is not relying on another provider, utilizing that vendor's data centers and servers. This enables an organization to ensure the highest level of security, compatibility with existing systems, and even reliability in some cases.
When utilizing a hosted business VoIP solution, your organization is relying on the servers and customer service of that VoIP vendor — if their servers go down, then the business has to sit on its hands until service is eventually restored. This can be a major drawback for an organization that requires on their phone system, and cannot go without it even for a minute. This isn't to say that on-premise solutions can fail, but at least when they do it is in the hands of the organization itself to get it back up and running.
This enhanced control is a great need and benefit for large organizations that do not want to outsource something as critical as their communication system. While costly, the overall benefit might be worth it for an organization that requires this level of consistency and control in their solution.
At the end of the day, Business VoIP solutions can be seen as the modern evolution of a traditional PBX system. Many providers will consider their hosted Business VoIP platforms to be more like IP PBXs, offering the same functionality of a PBX just delivered over the internet. This includes multiple extensions and lines, advanced functionality beyond that of a typical landline, and the ability to fully control and customize the system. While VoIP solutions might have been a bit rough around the edges in the early days, these solutions grown greatly in reliability, availability, and accessibility.
Internet connections have grown in speed and reliability as well, further bolstering the success of a Business VoIP solution. Business VoIP is seen as a new paradigm for business communications, in that it has expanded beyond just the inclusion of incoming and outgoing calls, and the features many businesses have come to rely on from a Traditional PBX like ACD and IVR. Without a doubt, the cost savings behind a Business VoIP solution is one of the major benefits and draws convincing organizations of all sizes to transition.
VoIP has also introduced even more advanced functionalities beyond what a traditional PBX can offer, and has pushed business telephony into the modern digital age. Many Business VoIP solutions can now be seen as Unified Communications, and offer modern functions like mobile usage, ring anywhere, online faxing, video conferencing, file sharing, team messaging and a host of collaboration features that extend much further than just phone calls.
Business VoIP solutions are inherently mobile and flexible, which lend themselves to the new nature of constant on-the-go modern workers, who need to stay in touch no matter where they are. Traditional PBXs, on the other hand, are still tied down to physical desk phones and offer very little, if any at all, mobility. VoIP solutions can also directly integrate with many other modern business tools and software, like CRM solutions, to extend functionality even further.
At the end of the day, Business VoIP solutions are the cutting edge of business communication technology and offer everything an organization needs to step into the digital age.
Now, just because it seems like a Traditional PBX and Business VoIP are two sides of the same coin doesn't mean they are not compatible in some way. A very popular approach for many large organizations would be to utilize both the mobility and flexibility of a hosted solution, with the security, consistency, and control of an on-premise traditional PBX. This would be a hybrid approach, blending the two solutions to enable an organization to extend its overall communication footprint.
Hybrid approaches will differ vastly depending on the needs and set up a business utilizes, but the overall principles are roughly the same. A Hybrid approach will combine the on-premise, legacy hardware of a PBX with the hosted nature of a VoIP solution, enabling an organization to extend its service beyond one single location. This will enable an organization to spread its service to even more users and departments, enabling some teams to utilize more modern IP desk phones.
The biggest benefit with a hybrid approach is enabling remote locations to gain access to the same service that the organization's headquarters is utilizing — instead of having to install hardware on each individual location, the organization disperses its own existing PBX service through a hosted connection. The business still gains complete control of the solution associated with an on-premise traditional PBX, with the ability to spread the service all around the world.
A Hybrid approach is almost like the best of both worlds, enabling organizations to gain greater access and sometimes functionality, while still maintain the overall service in-house not having to rely on a third-party provider to maintain the service. We have a more in-depth discussion on hybrid solutions you can take a look at to learn more.
So, let's say your organization is currently using a traditional PBX solution, and has decided or is looking into switching over to a hosted IP platform. This in itself is a massive topic that will be covered on its own, but it is worth taking a brief look at. When it comes to establishing a VoIP solution, your organization does not require much overhead — especially if that is a cloud delivered VoIP solution.
Before your organization can jump straight into a VoIP solution, there are a few steps and precautions to take. Depending on your needs and installation method, these general guidelines will vary. For example, while VoIP does not necessarily require the use of a physical desk phone, many will recommend the use of at least one IP Desk phone.
Before You Start
The most important aspect to ensure before transiting to VoIP is an ample internet connection. VoIP relies solely on your organization's internet connection to make calls, as your voice is converted into data packets and then sent through the internet. Without a stable and capable internet connection, users will experience lag, jitters and even dropped packets. You can check your speed here for VoIP capabilities.
VoIP calls use about 100kbps for one individual device. So, this means if your organization is going to utilize 10 VoIP lines, your internet must be capable of supporting 1,000kbps, or 1 Megabit per second (Mbps) data transfer simultaneously. The best way to do so would be to utilize a Network Test to measure Download Speeds, Upload Speeds to determine the Bandwidth of your connection. You can test your network and learn more here.
Purchase Necessary Devices
Now, VoIP does not require the direct use of IP Desk phones. However, it is generally recommended to employ at least one phone as a base for your solution. Some organizations might also simply like the idea of utilizing desk phones and providing each employee with their own station.
Specific IP Desk Phones made for VoIP exist, and can even be had for under $150. Some phones have even expanded beyond basic calling functionality, like Mitel's Smartphone integrated devices. However, your organization can still utilize existing analog phones if that is what you have on hand. ATA adapters can be used to convert standard analog phones into VoIP compatible devices, enabling your organization to reuse existing hardware and further cut costs. Be sure to check out our Mitel reviews if you are interested in devices that offer that advanced smartphone integration.
Shopping for a Solution
Now when it comes to transition to VoIP, the most difficult aspect of the entire process will be choosing the right provider for your organization. Fortunately, a large number of options exist and depending on the specific requirements of your organization you will find some providers a better fit than others.
Thankfully, we have an extensive list and comparison of different VoIP providers throughout our website. You can check our simple Business VoIP break down, and when you want to narrow down even further specifics, you could check out our head to head series in which we dig deep compare two providers closely. Be careful of settling on the first provider you come across, and be prepared to do your homework. Individual user reviews are one of the best ways to understand the capability and reliability of a solution, and we have a collected database on each individual provider throughout our website.
It can be a bit difficult to declare one specific solution as a clear winner over another. This can absolutely be said for the debate between a Traditional PBX and a more modern Business VoIP solution. Modern-day VoIP solutions have evolved greatly beyond their early days, and now represent an incredibly stable and cost-effective solution that just about any business can take advantage of. However, that does not mean that a more analog approach with a Traditional PBX is completely obsolete just yet. This rings especially true for large scale Enterprise organizations, particularly those with multiple locations around the globe.
Traditional PBX solutions still have their place, and when utilized in a hybrid approach with a hosted solution, can represent the best of both worlds for a business that is looking to keep absolute control of their business communications platform completely in house. However, the overall costs and maintenance associated with a traditional PBX solution makes them less and less desirable to teams of all sizes as time goes on. Business VoIP solutions truly hit that sweet spot of cost and functionality provided, offering many more modern features without the need for additional hardware or costs.
However, depending on the specific needs of your organization, read our guide for a complete understanding of what cloud PBX is.