Uno sguardo da vicino: le nostre mani sulla revisione di Webex Teams nel 2019

Le comunicazioni unificate sembrano sperimentare sempre nuovi cambiamenti all'interno del mercato, che si tratti dell'adozione di soluzioni cloud o di un nuovo focus sull'IA. C'è sempre qualche soluzione o tecnologia nuova, più recente e migliore che può aiutare a semplificare le nostre vite.

A un certo punto, Slack era il re in carica e la risposta ovvia quando si trattava di comunicazione e collaborazione semplici ed efficaci. Abbiamo accumulato una serie di concorrenti, ma Slack ha continuato a sbuffare, assorbendo persino uno dei loro più grandi concorrenti, HipChat, da Atlassian.

Sono esistite altre opzioni, ma solo di recente abbiamo iniziato a vedere le crepe iniziare ad apparire nella roccaforte di Slack. Man mano che le organizzazioni aziendali iniziano a spostarsi verso il cloud e le piattaforme UCaaS, nel 2019 è emersa la necessità di qualcosa di più capace: la necessità di una vera e completa piattaforma di comunicazioni aziendali.

Quando abbiamo confrontato ciò che allora era noto come Cisco Spark con Slack, inizialmente ho notato un confronto tra le mele e le arance: Spark fa molto di più di una conversazione persistente, e oggi suona ancora vero. Nonostante un cambio di nome, la visione di collaborazione di Cisco continua a crescere e svilupparsi come Webex Teams. Il miglior confronto testa a testa sarebbe quindi Webex Teams vs Microsoft Teams, poiché Microsoft Teams è attualmente la più grande competizione di Webex Teams per il titolo di migliore piattaforma di comunicazione unificata aziendale.

In precedenza Spark, Webex Teams è maturato

Cisco Webex è un mio vecchio amico, torniamo ai giorni di Spark dell'app. Quando ho dato un'occhiata per la prima volta al forte ingresso di Cisco nel mondo della collaborazione, l'ho davvero apprezzato. Ora ritengo che un confronto con Slack fosse ingiusto, con quello che ora è noto come Webex Teams che va oltre la chat più semplice e la forma di collaborazione dell'applicazione.

"Webex Teams è un'app per il lavoro di squadra continuo con riunioni video, messaggistica di gruppo, condivisione di file e lavagna".

Mentre il team di collaborazione è cambiato parecchio negli ultimi anni, Webex Teams ha continuato a presentarsi come una piattaforma di collaborazione aziendale davvero forte. Da allora abbiamo visto altre piattaforme svilupparsi sul mercato e persino Slack ha spostato leggermente la propria attenzione per introdurre il lato Enterprise dell'equazione, anche se con risultati contrastanti.

Quando Cisco ha rinominato Spark in WebEx Teams, ha incluso più di una semplice mano di vernice. L'idea principale era quella di creare una piattaforma unica e coesa utilizzando un solo nome, Webex.

Con una grande attenzione agli aspetti visivi della collaborazione, Webex Teams porta il concetto in una direzione completamente nuova e include un'ampia gamma di funzioni di collaborazione:

• Chat : messaggistica di gruppo, chat persistente sempre attiva e notifiche personalizzabili per rimanere sempre connesso
• Meet : chiunque può avviare riunioni ovunque e utilizzare alcuni potenti strumenti di collaborazione come la condivisione dello schermo e la lavagna
• Lavagna : collaborazione visiva con steroidi con lavagne digitali virtuali e fisiche per disegnare, scrivere, modificare documenti in tempo reale e altro ancora
• Pianificazione : gestisci e organizza in modo efficace e semplice le pianificazioni per riunioni produttive. Si integra anche con gli strumenti di calendario esistenti
• File : tutti i tuoi file condivisi vengono salvati nello stesso spazio in cui lavori con il tuo team, i file rimangono nelle stanze in cui erano condivisi e una potente ricerca rende facile trovare tutto.

La versione originale della lavagna digitale di Cisco, e la profonda integrazione nella piattaforma complessiva, ha aggiunto un focus unico alla piattaforma e ha spinto un po' di più verso una piattaforma focalizzata sull'hardware, a causa della storia di Cisco nell'hardware, ma da allora ha visto meno di un ruolo di primo piano nello sviluppo e nella crescita di Webex Teams. Ad esempio, abbiamo visto un'espansione più recente nella tecnologia Huddle Room e persino Webex Calling.

Ma alla fine, il più grande vantaggio che ottieni da Cisco è la loro esperienza di lunga data nelle comunicazioni, in particolare una forte attenzione allo sviluppo di soluzioni di videoconferenza. Mentre Webex Teams può essere assolutamente ottenuto senza videoconferenza, gli utenti possono ovviamente aggiungere Webex Meetings alla loro soluzione per espandere le funzionalità principali.

Ma fin dall'inizio, ogni abbonamento e piano di Webex Teams può sfruttare appieno le esclusive funzionalità di lavagna integrate direttamente nella piattaforma. La collaborazione visiva è uno dei punti di forza di Cisco in questo ambito e aiuta persino a competere con le intense capacità di collaborazione garantite dall'utilizzo coerente di Office 365.

Utilizzo di Webex: l'interfaccia utente

Sebbene Webex abbia subito alcune modifiche nel corso del tempo in cui siamo stati separati, gran parte delle funzionalità principali è rimasta coerente, il che è positivo. Mi è sempre piaciuto usare Webex (quando era Spark) e mi sono piaciuta le modifiche sottili, ma di grande impatto, che sono arrivate nel tempo.

Il design in generale rimane fedele alla semplicità necessaria in una soluzione come questa, combinando un'ampia gamma di funzionalità e mantenendo tutto facile da usare non è un compito da poco. Eseguendo rapidamente l'interfaccia utente, Webex utilizza un netto contrasto per separare il contenuto di lavoro e la navigazione.

Questa è la chiave, consentendo agli utenti di capire molto facilmente e rapidamente cosa stanno guardando. Se hanno bisogno di trovare qualcuno con cui parlare o una stanza in cui stare, usano la sezione oscura. Se hanno bisogno di trovare quel messaggio che è appena arrivato o di concentrarsi sulla conversazione, guardano alle sezioni più chiare.

La navigazione è semplificata con un piccolo menu sul lato sinistro dell'app, che fornisce icone facilmente digeribili per passare dalla visualizzazione iniziale, alla selezione del team, alla pagina delle chiamate e all'hub della riunione. La particolarità della scheda "Home" è la possibilità di personalizzare questa visualizzazione al volo, ad esempio la chat del team, l'elenco delle conversazioni e le lavagne contemporaneamente.

Questa scheda contiene un elenco di conversazioni e chat in cui ti trovi, insieme a un pulsante di ricerca e accesso rapido per avviare una nuova chat. Questo è ancora tutto all'interno del pannello scuro di sinistra. Guardando verso il centro dell'app, veniamo accolti dal contenuto reale, che si tratti di una chat di gruppo o di una chat 1:1.

Ma quello che penso sia davvero potente è il secondo menu ospitato in alto a destra dell'app, qualcosa introdotto con la Spark Board. Da qui puoi ampliare ulteriormente la tua visuale per includere altre forme di collaborazione. Ad esempio, se sei nel mezzo di una videoconferenza, puoi impostarla come visualizzazione principale al centro e mantenere la chat a destra.

In alternativa, gli utenti possono accedere ai file o persino alle lavagne direttamente da questo menu mantenendo il contenuto principale visualizzato, che si tratti di una videochiamata, di una chiamata audio o di una conversazione di testo.

Questo è il vero potere di Webex, questo connubio coerente di collaborazione, per non parlare delle funzionalità di riunioni estremamente potenti integrate anche in Teams. Tutto ciò che devi sapere è sempre a portata di mano e nulla è mai nascosto.

Gli utenti non sono necessariamente obbligati a passare dalla visualizzazione della chat alla visualizzazione della lavagna o, per concentrarsi sul flusso video e includere la chat, sacrificare la possibilità di utilizzare la lavagna. Tutto funziona perfettamente insieme e riduce al minimo il disordine e la confusione complessivi che potrebbero essere ereditati da una collaborazione su vasta scala.

Collaborazione con Webex Teams: l'esperienza utente

A proposito, collaborare tramite Webex è incredibilmente potente e semplice. Come accennato in precedenza, la possibilità per gli utenti di scegliere quali funzionalità specifiche sono dal loro punto di vista consente agli utenti di personalizzare completamente il proprio lavoro e lo spazio delle riunioni secondo necessità.

Ciò consente una potente collaborazione con più funzioni e strumenti, senza costringere l'utente a dividere la propria attenzione tra più di un'applicazione. Questo non può davvero essere sottovalutato e penso che Cisco abbia davvero colpito nel segno qui.

La modularità della piattaforma è un enorme punto di forza e non diventa opprimente o ingombrante. In effetti, non si tratta meno di "personalizzare" l'interfaccia e di utilizzare veramente la piattaforma nel modo che funziona meglio per te.

Webex consente agli utenti di collaborare alle proprie condizioni: se il disegno e la creazione di diagrammi sono fondamentali, molto probabilmente la lavagna sarà la vista principale. Ma se le conversazioni di testo sono dove tutto va a rotoli, gli utenti hanno la possibilità di concentrarsi su file e messaggi di testo e dimenticare completamente che esiste anche il video.

Naturalmente, una grande attenzione è posta sulla possibilità di chattare in video, lavagna bianca o testo, o fare tutto questo contemporaneamente. Ed è per questo che Webex ha la capacità di farlo, rimuovendo parte dello stress. Tutto è sempre a portata di clic da quel piccolo menu in alto a destra.

Non possiamo nemmeno dimenticare quanto sia importante la capacità di lavagna digitale di Webex. Il consiglio di amministrazione di Webex è ancora vivo e vegeto e rappresenta un grande focus per la piattaforma, anche se solo il tempo dirà di vedere come la nuova gestione sembra cambiare ulteriormente il paradigma.

L'intelligenza artificiale nelle comunicazioni aziendali

Parlando di cambiamento di paradigma, l'intelligenza artificiale si sta rapidamente insinuando nelle nostre applicazioni del mondo reale, come abbiamo iniziato a vedere nella sfera del contact center. Con una relazione così stretta tra le soluzioni UcaaS e CCaaS, è logico che l'IA si stia diffondendo ulteriormente nelle soluzioni di collaborazione.

Le forme di intelligenza artificiale che vedremo entrare nelle nostre piattaforme di collaborazione sono molto diverse da quelle utilizzate in altre soluzioni, con una maggiore attenzione posta sull'aiutare a semplificarci la vita e le nostre riunioni più produttive.

L'esempio più evidente di AI all'interno di una soluzione UC è l'inclusione di un assistente virtuale, qualcosa che sia Microsoft che Cisco stanno sviluppando da tempo.

La collaborazione cognitiva di Cisco

E proprio come Microsoft, Cisco non è estranea all'uso e all'influenza dell'IA. Ad esempio, fin dall'inizio, quando la piattaforma era conosciuta come Spark, il team aveva iniziato a iniettare l'intelligenza artificiale nella soluzione, probabilmente prima che i concorrenti spingessero davvero la tecnologia più recente. Ad esempio, l'Assistente Spark è iniziato come un piccolo esperimento ed è stato ampliato più recentemente come assistente Webex completo.

Prima della sua recente partenza dal dipartimento di collaborazione Cisco, Jonathan Rosenberg ha scritto un post sul blog in cui evidenziava il passaggio a WebEx, spostando le collaborazioni Cisco verso quel marchio unificato. All'interno di questo post Jonathan ha notato un termine specifico, "lavoro intuitivo". Simile alle "comunicazioni intelligenti" di Microsoft, Cisco sta ovviamente ponendo un'attenzione molto simile sull'uso e lo sviluppo dell'IA.

Guardando indietro all'Assistente Webex, Cisco consente ai team di utilizzare l'IA in modo simile a Microsoft, concentrandosi sulla fornitura di comfort e semplicità nelle nostre vite quotidiane altrimenti frenetiche. In sostanza, l'assistente Webex basato sull'intelligenza artificiale consente agli utenti di interagire tramite numerosi comandi:

• Avvia qualsiasi riunione senza digitare o comporre affatto, utilizza semplicemente semplici comandi vocali come "Ehi Webex, partecipa alla riunione" o "avvia la riunione con John".
• Accedi in modo semplice e senza sforzo alle sale riunioni personali WebEx o alle sale riunioni specifiche dei tuoi colleghi e di altri team, sempre tramite comandi vocali.
• Controlla qualsiasi endpoint o dispositivo Cisco tramite comandi vocali, ad esempio gli utenti possono semplicemente dire "Ehi Webex, inizia a registrare questa riunione" o anche "terminare questa riunione" per spegnere un dispositivo.

L'idea è ovviamente quella di espandere l'assistente nel tempo e Jonathan Rosenburg ha anche spiegato che l'assistente crescerà per gestire sempre più compiti nel tempo, "i tipi di compiti che frustrano le persone e sembrano uno spreco di fatica". Ad esempio, se non riesci a trovare la diapositiva che desideri condividere, chiedi all'assistente di trovarla per te.

Voglio sottolineare anche qualcosa di molto recente. Il dipartimento di collaborazione di Cisco, come sappiamo, ha subito un cambiamento di recente. Sebbene siano rimasti per lo più in silenzio, alla fine di gennaio, NoJitter ha avuto la possibilità di intervistare il nuovo capo del dipartimento: Amy Chang, ex fondatrice e CEO della piattaforma di intelligence basata sull'intelligenza artificiale Accompany.

Chang è stato in grado di far luce sul futuro di Webex e ha parlato in particolare del potenziale per l'IA di rivoluzionare la collaborazione. In particolare, Chang ha evidenziato come l'IA sia in grado di gestire gli enormi set di dati introdotti dai contact center e persino dalla collaborazione, con l'IA che gestisce il lavoro noioso (come ha affermato Rosenburg), consentendoci di "rilassarsi nella parte umana della riunione".

Chang e il suo team chiamano questo nuovo paradigma "collaborazione cognitiva".

La linea di fondo

Nonostante i recenti cambiamenti all'interno del dipartimento di collaborazione di Cisco, Webex sembra andare avanti e spingere al massimo. Chang ha alcune iniziative e obiettivi davvero interessanti sui quali speriamo di poter ottenere ulteriori informazioni nelle settimane a venire, e durante Enterprise Connect in particolare.

Le organizzazioni aziendali hanno naturalmente una maggiore richiesta tecnologica sulle loro soluzioni e piattaforme rispetto a quella di un'organizzazione più piccola. Soluzioni come Webex Teams sono molto più che unire una chat room e una funzione di videoconferenza, ma piuttosto creare un'esperienza di collaborazione coesa.

Con le capacità che le organizzazioni ottengono in piattaforme come Webex Teams e, come vedremo nel prossimo futuro, anche Microsoft Teams, i reparti possono interagire e collaborare su una scala completamente nuova e un livello di efficienza completamente nuovo.