8 Detrazioni fiscali WFH a cui hanno diritto i lavoratori a distanza nel 2025

Se sei uno dei circa 22,5 milioni di lavoratori statunitensi che attualmente lavorano da casa, probabilmente ti senti piuttosto compiaciuto di risparmiare denaro sugli spostamenti in ufficio e sui pranzi in città.

Tuttavia, dall’investimento in sedie da ufficio ergonomiche alla copertura dei costi dei viaggi d’affari, lavorare da casa non è una corsa gratuita. Fortunatamente, alcuni lavoratori possono alleviare questo carico finanziario richiedendo detrazioni fiscali sulle spese relative al lavoro da casa, dai costi dell’ufficio domestico ai costi di licenza del software.

Se sei interessato a richiedere un rimborso in contanti in questa stagione fiscale, abbiamo delineato alcune detrazioni fiscali chiave per il lavoro a distanza di cui dovresti essere a conoscenza, prima di offrire alcuni consigli pratici per aiutarti a presentare la tua richiesta.

Quali lavoratori a distanza possono richiedere le detrazioni fiscali?

Nel 2025, la maggior parte dei lavoratori autonomi , compresi i liberi professionisti, i proprietari di piccole imprese e gli appaltatori indipendenti, potranno richiedere detrazioni fiscali per le spese legate al lavoro.

Tuttavia, la maggior parte dei dipendenti W-2 formalmente assunti non hanno diritto alle detrazioni fiscali federali , a meno che non siano impiegati nei seguenti stati o città: California, Illinois, Iowa, Massachusetts, Minnesota, Montana, New Hampshire, New York, North Dakota, Pennsylvania , Dakota del Sud, Distretto di Columbia e Seattle.

Ci sono alcune eccezioni, tuttavia. I riservisti militari possono richiedere il rimborso delle tasse sulle spese di viaggio se viaggiano per oltre 100 miglia da casa per attività di servizio, anche se sono dipendenti W-2. Il Fair Labor Standard Act dichiara inoltre che tutti i dipendenti statunitensi hanno diritto alla detrazione fiscale se i costi associati al lavoro da casa fanno sì che i loro guadagni scendano al di sotto del salario minimo federale .

A quali detrazioni fiscali hanno diritto i lavoratori a distanza?

Se intendi richiedere le detrazioni fiscali, devi prima conoscere le disposizioni. Ecco alcune detrazioni fiscali comuni a cui hanno diritto i dipendenti remoti:

1. Costi dell'ufficio in casa
2. Attrezzature aziendali
3. Spese di viaggio
4. Chilometraggio del veicolo
5. Pranzi d'affari
6. Commissioni di licenza
7. Premi dell'assicurazione sanitaria
8. Contributi pensionistici

1. Detrazioni per il Ministero degli Interni

Lavori da un ufficio a casa? In tal caso, potresti essere in grado di detrarre una parte delle spese domestiche dalla dichiarazione dei redditi. Questa agevolazione fiscale viene offerta dal governo per aiutare i lavoratori a distanza a compensare le spese di mantenimento del proprio ufficio a casa.

L'agevolazione fiscale è ammissibile per i proprietari di case e gli affittuari (a condizione che soddisfino i requisiti dell'IRS) e potrebbe contribuire ad alleviare i costi degli interessi ipotecari, dell'assicurazione dei proprietari di case, dell'affitto, dei servizi pubblici, delle tasse sulla proprietà e altro ancora.

Per avere diritto alla detrazione fiscale dell'home office, i lavoratori devono utilizzare il proprio spazio home office esclusivamente e regolarmente per scopi lavorativi. Ciò significa che se lavori in una stanza con più scopi, come una camera da letto, una sala da pranzo o un soggiorno, probabilmente non sarai idoneo.

Anche il tuo ufficio a casa dovrà essere il luogo di lavoro principale. Pertanto, se lavori da casa solo occasionalmente, potresti non essere idoneo.

2. Attrezzature aziendali

Anche i dipendenti autonomi e idonei del programma W-2 possono richiedere detrazioni fiscali fino a $ 1.050.000 per attrezzature aziendali qualificate.

Gli articoli idonei includono hardware come computer, monitor e stampe, mobili per ufficio come scrivanie, sedie e supporti per laptop e prodotti di cancelleria come carta, organizer da scrivania e inchiostro per stampanti.

Secondo l’IRS, però, per avere diritto all’agevolazione fiscale è necessario possedere tutto l’immobile ed poterlo utilizzare per più di un anno. La proprietà deve essere utilizzata anche per guadagnare denaro o contribuire al tuo ruolo e dovrai spiegare come ciò avviene come parte della tua domanda.

3. Spese di viaggio

Se il tuo lavoro a distanza richiede di viaggiare in luoghi diversi e non possiedi un veicolo, potresti anche essere in grado di richiedere detrazioni fiscali sulle spese di viaggio. A seconda del metodo di viaggio, le spese di viaggio deducibili potrebbero includere spese di trasporto come biglietti del treno, dell'autobus o dell'aereo.

Tuttavia, come per tutte le detrazioni fiscali, si applicano alcune disposizioni. Il viaggio richiesto deve essere "lontano dal tuo domicilio fiscale", ovvero dove svolgi affari, e richiede un pernottamento. Dovrai inoltre tenere registri dettagliati dei tuoi viaggi, comprese le informazioni sullo scopo del viaggio e le ricevute dei biglietti di viaggio.

4. Chilometraggio del veicolo

Se viaggi utilizzando il tuo veicolo per viaggi di lavoro, potresti anche avere la possibilità di richiedere un rimborso fiscale sul chilometraggio del tuo veicolo. Questo vantaggio si applica sia che tu stia facendo un lungo viaggio attraverso gli stati o che tu stia coprendo brevi distanze all'interno della tua città.

Puoi richiedere il rimborso utilizzando la spesa effettiva che si è verificata o utilizzando la tariffa chilometrica standard dell'IRS. Per richiedere il rimborso durante quest'ultimo, dovrai tenere un registro delle miglia percorse e separare le distanze personali e aziendali. A partire dal 2025, la tariffa standard dell'IRS sarà di 70 centesimi al miglio per i lavoratori idonei.

Tuttavia, oltre alle tariffe di chilometraggio, potrai anche richiedere il rimborso delle imposte su altri costi relativi al veicolo, tra cui assicurazione, immatricolazione del veicolo, manutenzione, costi di parcheggio e pedaggi.

5. Pranzi di lavoro

Il tuo lavoro ti richiede regolarmente di mangiare fuori casa? In tal caso, i lavoratori a distanza hanno anche diritto a richiedere detrazioni fiscali sui pranzi di lavoro, in circostanze specifiche.

Secondo le attuali linee guida dell'IRS, il costo del pasto è deducibile al 50% . Ma per qualificarsi, il pasto dovrà aver luogo con clienti, clienti o altri soci in affari, essere consumato durante un pernottamento per motivi di lavoro o essere fornito durante riunioni di lavoro o eventi direttamente correlati al lavoro.

I pasti per consumo o convenienza personale non sono tuttavia coperti da questa detrazione fiscale. Ciò significa che se porti un pasto a casa tua durante l'orario di lavoro, sfortunatamente dovrai coprire l'intero costo da solo.

6. Canoni di licenza

Se stai pagando per licenze direttamente correlate al tuo lavoro remoto, potresti essere in grado di richiedere detrazioni fiscali su queste tariffe.

Le licenze deducibili includono le licenze professionali necessarie per esercitare professioni come medicina, legge o contabilità, le licenze necessarie alle aziende per operare e gli abbonamenti software necessari per le attività lavorative quotidiane, come Microsoft Office 365 o Adobe Creative Cloud, ad esempio.

In breve, affinché la licenza sia deducibile dalle tasse, dovrà essere direttamente correlata al tuo lavoro a distanza. Ciò significa che non saranno coperte le licenze e gli abbonamenti per uso personale, come gli abbonamenti a riviste di lifestyle o ad attività sociali e ricreative.

7. Premi dell'assicurazione sanitaria

L’assicurazione sanitaria può rappresentare una spesa enorme per i lavoratori autonomi. Quindi, probabilmente sarai sollevato nel sapere che potresti anche essere in grado di richiedere sconti fiscali sui premi dell'assicurazione sanitaria.

Se sei un lavoratore autonomo e utilizzi l'assicurazione sanitaria acquistata a tuo nome o a nome della tua azienda, potrai detrarre il costo dei premi dell'assicurazione sanitaria per te, il tuo coniuge e i tuoi figli di età inferiore a 27 anni. Tuttavia , non potrai richiedere questa detrazione se tu o il tuo coniuge avete diritto all'assicurazione sanitaria sovvenzionata dal datore di lavoro, anche se scegliete di non iscrivervi al piano della vostra azienda.

Nel 2025, l'assicurazione sanitaria qualificante include l'assicurazione medica, alcune coperture qualificanti per l'assistenza a lungo termine e tutti i premi Medicare (parti A, B, C e D).

8. Contributi pensionistici

Pianificare il futuro è necessario, ma può essere costoso. Fortunatamente, alcuni lavoratori possono richiedere tagli fiscali sui contributi pensionistici, per contribuire ad alleggerire l’onere finanziario derivante dal riempimento del fondo pensione.

Diversi piani pensionistici sono coperti da queste detrazioni, tra cui il piano IRA Simplified Employee Pension (SEP), il piano Solo 401 (k) e il piano SIMPLE IRA. I primi due piani hanno limiti di contribuzione fino a $ 66.000, mentre SIMPLE IRA è sostanzialmente inferiore a $ 15.000 o $ 19.000 se hai più di 50 anni.

Se sei un dipendente che contribuisce a un piano pensionistico sponsorizzato dal datore di lavoro, il denaro versato in questi conti è generalmente pretassato, il che significa che riducono automaticamente il reddito imponibile.

In che modo i lavoratori a distanza dovrebbero richiedere le detrazioni fiscali?

Se ritieni di avere diritto ad alcune di queste esenzioni fiscali, ma non ne hai mai presentata una prima, stai tranquillo. Il processo è relativamente semplice e non dovrebbe richiedere troppo tempo, a condizione che tu abbia tenuto un registro dettagliato delle tue spese.

Innanzitutto, ti consigliamo di utilizzare un software fiscale dedicato per aiutarti a tenere traccia dei dati importanti e per assicurarti di richiedere tutte le detrazioni. Puoi anche assumere un contabile per gestire il processo se vuoi garantire che tutte le basi siano coperte.

Quindi, se sei un lavoratore autonomo, dovrai richiedere le detrazioni fiscali sulla maggior parte delle spese aziendali con i moduli fiscali Schedule C (profitti o perdite aziendali) e includere le imposte sul lavoro autonomo nel modulo Schedule SE .

Il processo sarà leggermente diverso per i tradizionali dipendenti W-2. Se rientri in questa categoria, dovrai utilizzare un modulo dell'Allegato A (Detrazioni dettagliate) per eventuali detrazioni idonee, oltre a presentare dichiarazioni dei redditi statali se il tuo stato consente detrazioni aggiuntive.

Quando i lavoratori a distanza dovrebbero richiedere le detrazioni fiscali?

Dovresti mirare a richiedere queste detrazioni fiscali mentre dichiari le tasse . Negli Stati Uniti, la stagione fiscale cade dal 1 gennaio al 15 aprile . Se non riesci a rispettare la scadenza di aprile, puoi anche richiedere un'estensione della presentazione utilizzando il modulo 4868 . Se la tua richiesta verrà approvata avrai tempo fino al 15 ottobre per presentare le tue detrazioni fiscali.

Tuttavia, i lavoratori autonomi sono tenuti a pagare le tasse trimestralmente, con scadenze che cadono il 15 aprile , 15 giugno , 15 settembre e 15 gennaio , quindi è importante essere a conoscenza delle date prima di iniziare a preparare la richiesta.

Se gestisci la tua attività, non dimenticare di consultare la nostra guida alle sovvenzioni per le piccole imprese disponibile questo mese.