Che cos'è una fattura proforma e come generarne una?

Una fattura proforma funziona come un preventivo o una stima, consentendoti di delineare i dettagli dell'ordine e garantire il pagamento in anticipo prima di assumerti il ​​rischio della spedizione. Ma se creata in modo improprio, una fattura proforma può causare enormi grattacapi, ritardi e perdita di profitti.

In questo articolo imparerai tutto sulle fatture proforma, da cosa sono a come crearle passo dopo passo. Scoprirai i dettagli indispensabili da includere, eviterai errori amatoriali e utilizzerai fatture proforma per elaborare ogni volta gli ordini senza problemi.

Che tu sia un piccolo venditore di e-commerce che evade i tuoi primi ordini o un esperto manager delle esportazioni, questa guida fa al caso tuo. Alla fine, creerai con sicurezza fatture proforma che impressioneranno gli acquirenti e accelereranno gli scambi. Quindi iniziamo!

TLDR; Che cos'è una fattura proforma e come generarne una?

• Le fatture proforma sono fatture preliminari che delineano i dettagli dell'ordine proposto prima della spedizione
• Sono utilizzati nel commercio per definire i termini, garantire i pagamenti e accelerare la dogana
• I proforma fungono da preventivi, mentre le fatture finali fatturano la merce dopo la consegna
• Le proforma richiedono dettagli come quantità, prezzi, metodo di consegna, dazi e termini di pagamento
• I venditori utilizzano fatture proforma per ridurre il rischio sugli ordini di esportazione e ricevere il pagamento in anticipo
• Gli acquirenti possono rivedere e confermare i costi prima di finalizzare l'acquisto
• Le proforma alla fine diventano fatture finali una volta inviata la spedizione

Fatture proforma e fatture standard

Le fatture proforma funzionano come preventivi, mentre le fatture finali documentano la consegna effettiva e richiedono il pagamento. Legalmente, le fatture proforma rappresentano un'offerta contrattuale soggetta all'approvazione dell'acquirente, mentre le fatture standard fungono da prova di vendita della merce ricevuta.

I proforma forniscono preventivi prima della spedizione per garantire i pagamenti anticipati secondo i termini concordati. Le fatture standard richiedono il pagamento dopo la spedizione per le merci già ricevute dall'acquirente secondo tali termini.

Le proforma riducono il rischio attraverso termini concordati ma non hanno possibilità di ricorso se non pagate. Le fatture standard dimostrano il rispetto dei termini prestabiliti con ricorso legale in caso di mancato pagamento.

Insieme, le fatture proforma e standard documentano formalmente le vendite dall'inizio alla fine, tutelando sia l'acquirente che il venditore. Puoi trovare tantissimi modelli di fatture proforma disponibili online. Mentre strumenti come il generatore di fatture gratuito di Freshbooks aiutano a creare facilmente fatture standard.

Che cos'è una fattura proforma?

Una fattura proforma è una fattura preliminare inviata agli acquirenti prima della spedizione di beni o servizi. A differenza di una normale fattura che richiede il pagamento, una fattura proforma delinea i dettagli di un ordine per dare all'acquirente il tempo di confermare e organizzare il pagamento prima della spedizione dell'ordine.

Le fatture proforma sono comunemente utilizzate negli ordini commerciali e di esportazione. Consentono agli esportatori di definire i dettagli commerciali con un acquirente e di garantire il pagamento anticipato prima di assumersi i rischi e la logistica della spedizione.

Mentre una fattura normale è una fattura che richiede il pagamento per articoli già consegnati, una fattura proforma è più un preventivo o una stima che dettaglia ciò che il venditore intende spedire e i costi proposti se l'acquirente è d'accordo. Consideratelo come un modulo d'ordine negoziato prima della produzione o della consegna.

Una volta che l'acquirente avrà approvato la fattura proforma e apportato le modifiche desiderate, invierà il pagamento in base ai dettagli proforma. Il venditore convertirà quindi la fattura proforma in una fattura commerciale finale e spedirà la merce.

Le fatture proforma aggiungono chiarezza in anticipo per gli ordini e protezione per i venditori che richiedono depositi. Inoltre accelerano il processo doganale poiché i dettagli commerciali vengono stabiliti in anticipo. Per questi motivi, le fatture proforma sono una pratica standard per le esportazioni.

Dettagli chiave in una fattura proforma

Una fattura proforma include tutti i dettagli commerciali, dell'ordine e dell'acquirente rilevanti per documentare adeguatamente la transazione di esportazione. I dettagli chiave includono:

• Numero/ID della fattura per il monitoraggio interno
• Nome del fornitore, indirizzo, informazioni di contatto
• Nome dell'acquirente, indirizzo, informazioni di contatto
• Descrizioni dei prodotti più complete
• Quantità esatte spedite
• Prezzo unitario per ogni articolo
• Elenco dettagliato che visualizza i costi
• Termini di pagamento e scadenze
• Valuta della transazione
• Incoterms che stabiliscono le responsabilità dell'acquirente/venditore
• Metodo di spedizione e tempi di consegna
• Spese di assicurazione e trasporto
• Tasse e dazi applicabili
• Importo totale dovuto dall'acquirente
• Data di scadenza del preventivo
• Firme dell'acquirente e del venditore

Le fatture proforma aiutano a evitare sorprese in futuro catturando tutti gli aspetti commerciali in anticipo in un preventivo formale. Consentono a entrambe le parti di confermare la logistica come costi di spedizione, tasse e consegna prevista prima del pagamento.

Garantire dettagli accurati nel proforma accelera inoltre la successiva fatturazione finale e il processo doganale. L'acquirente acquisisce fiducia sapendo esattamente cosa sta pagando e quando. Definire queste specifiche in anticipo è fondamentale.

Usi e vantaggi delle fatture proforma

Le fatture proforma offrono numerosi vantaggi chiave:

Per il commercio: le fatture proforma consentono agli esportatori di definire in anticipo transazioni, costi, termini e responsabilità per iscritto. Ciò riduce gli errori di comunicazione o le sorprese durante la spedizione.

Per preventivi/stime: i Proforma forniscono un preventivo formale che delinea i prezzi e i dettagli proposti. Gli acquirenti possono confermare la portata e i costi per iscritto anziché affidarsi a discussioni informali.

Per garantire il pagamento: i venditori possono richiedere un deposito o un pagamento anticipato in base al proforma prima della produzione. Ciò garantisce che non si facciano carico dei costi finché non viene organizzato il pagamento.

Per lo sdoganamento: fatture proforma dettagliate accelerano le operazioni doganali nel paese dell'acquirente. Quando i funzionari doganali conoscono in anticipo valori e dettagli, evitano ritardi nelle spedizioni associati a valori sottodichiarati.

Per la gestione immobiliare: le fatture proforma consentono ai gestori immobiliari di fornire agli inquilini una stima dettagliata dei costi prima di iniziare i lavori. Ciò consente all'inquilino di rivedere e approvare le spese previste per manutenzione, riparazioni o ristrutturazioni. Una volta che l'inquilino approva la fattura proforma, il gestore della proprietà si impegna a pagare e può programmare con sicurezza i lavori. Le fatture proforma riducono la confusione stabilendo una chiara registrazione scritta della portata e del costo dei servizi di gestione della proprietà . Offrono inoltre agli inquilini visibilità sulle spese previste a fini di budget

Le fatture proforma supportano inoltre gli acquirenti grazie alla chiarezza sui costi, alla flessibilità di apportare modifiche prima della finalizzazione e alla capacità di organizzare finanziamenti o aprire lettere di credito in anticipo. Nel complesso, le fatture proforma riducono i rischi e i ritardi in ogni fase.

Creazione di una fattura proforma

La creazione di una fattura proforma comporta:

Raccolta dei dettagli necessari: compilare informazioni specifiche su acquirente, prodotti/servizi, quantità, costi, condizioni di vendita, metodo di spedizione, data di consegna e tasse o dazi.

Utilizzo di un modello di fattura: sfrutta un modello proforma per assicurarti di acquisire tutti i campi obbligatori e il linguaggio legale. Molti programmi di contabilità o strumenti di fatturazione online forniscono modelli.

Personalizzazione dei campi del modello: compila il modello con i dettagli della transazione, i termini commerciali, i calcoli e i totali. Descrivi i prodotti in modo chiaro e definisci quantità, tariffe e costi.

Revisione prima della finalizzazione: ricontrolla tutti i dettagli commerciali, le specifiche, le tariffe e i totali prima di inviarli all'acquirente. Chiedi a qualcun altro di revisionarlo anche per individuare eventuali errori.

Valuta la possibilità di numerare le fatture e includere limiti di durata: numerare le fatture in sequenza e includere una data di scadenza previene confusione e mantiene le proposte organizzate.

Nel complesso, le fatture proforma seguono un processo semplice. L'obiettivo è garantire dettagli completi e accurati, un formato professionale e una consegna rapida all'acquirente per la revisione e l'approvazione anticipate. Con un approccio organizzato e un'attenta revisione, le fatture proforma accelerano il processo di vendita all'esportazione.

Invio e ricezione del pagamento

Una volta finalizzata la fattura proforma, inviala tempestivamente all'acquirente. Chiarire che il prossimo passo sarà rivedere tutti i dettagli e organizzare il pagamento entro i termini indicati.

Dopo che l'acquirente avrà approvato il proforma, invierà il pagamento per il deposito o l'intero importo indicato. Solo una volta ricevuto il pagamento il venditore dovrà produrre o spedire l'ordine.

Al momento della spedizione della merce, il venditore invia quindi la fattura commerciale finale con la fatturazione degli articoli consegnati in base all'accordo proforma. La fattura finale funge da fattura di vendita dopo la consegna.

Conversione di una fattura proforma in fattura finale

Quando si converte una fattura proforma in una fattura finale, verificare eventuali modifiche necessarie:

• Se i costi di spedizione effettivi differivano, aggiorna i costi di trasporto/assicurazione
• Se le tasse o i dazi risultano più alti, adegua i totali di conseguenza
• Se le quantità sono cambiate a causa della produzione, modificare le voci
• Se l'acquirente ha richiesto modifiche, applicare eventuali crediti/modifiche

Dopo aver incorporato eventuali modifiche approvate, convertire la proforma in una fattura commerciale finale:

• Aggiorna il titolo in "Fattura"
• Contrassegnalo come copia originale, non duplicato
• Aggiorna eventuali totali o tariffe se modificati
• Aggiungi la data della fattura e la data di scadenza del pagamento
• Nota "Fattura" sostituisce il proforma

Con questi passaggi, il proforma diventa senza problemi il documento di fatturazione finale.

Punti chiave: Cos'è una fattura proforma e come generarne una?

Da un grande rischio deriva una grande ricompensa. Per gli esportatori, le fatture proforma sono la chiave per sbloccare questi vantaggi globali in modo sicuro.

Questi "moduli di proposta" preliminari riducono i rischi in anticipo allineandosi con gli acquirenti su costi, logistica e pagamento prima di evadere ordini di grandi dimensioni. Niente più sorprese dell'ultimo minuto o ritardi doganali!

Ora disponi di una guida completa per creare fatture proforma straordinarie che posizionano la tua azienda come esportatore esperto. Sai quali dettagli definire, errori da evitare e passaggi da eseguire in modo impeccabile. Ancora più importante, capisci esattamente come le fatture proforma proteggono i profitti e accelerano le vendite.

Il mondo attende. I tuoi clienti da sogno negli angoli più remoti del globo ti aspettano. Cogli queste opportunità avvalendoti della tua esperienza in materia di fatture proforma. Finalizza facilmente preventivi, fissa i depositi, accelera i passaggi doganali e gestisci i clienti in tutta sicurezza utilizzando questi strumenti commerciali essenziali. Ricorda solo: prima i proforma, poi i profitti. Adesso prospera in quei mercati! Che cosa stai aspettando?