Che cos'è un HRIS (sistema informativo delle risorse umane)?

Se ti sei mai chiestocos'è un HRIS, sei nel posto giusto.

L'HRIS, o sistema informativo delle risorse umane, è fondamentale nella gestione dei moderni dipartimenti delle risorse umane.

È una soluzione software progettata per semplificare i processi HR, ridurre le pratiche burocratiche e migliorare le operazioni quotidiane.

Dalla mia esperienza, le aziende che implementano l’HRIS spesso riscontrano una maggiore produttività, flussi di lavoro più fluidi e un migliore processo decisionale.

I team HR possono spostare la propria attenzione da attività che richiedono molto tempo a iniziative più strategiche. Sei interessato a come funziona e perché rappresenta un punto di svolta?

Approfondiamo la comprensione dell'HRIS, le sue tipologie e il modo in cui può trasformare la tua organizzazione.

Che cos'è un HRIS (sistema informativo delle risorse umane)?

Human Resources Information System (HRIS) è un software che aiuta le aziende a centralizzare e automatizzare i propri processi HR.

Gestisce tutto, dai dati dei dipendenti alle buste paga, alla conformità, al reclutamento e altro ancora, riducendo la necessità di attività manuali delle risorse umane .

Che tu sia una piccola impresa o una grande azienda, HRIS può aiutarti a semplificare le operazioni e migliorare l'efficienza.

Un HRIS è un database completo che ospita informazioni essenziali sui dipendenti, facilita le attività delle risorse umane e garantisce che i dati siano sempre accessibili al personale autorizzato.

Questo approccio centralizzato alla gestione delle risorse umane consente un ambiente più organizzato, strutturato e basato sui dati.

La maggior parte dei sistemi HRIS può essere personalizzata per soddisfare le esigenze specifiche di un'azienda, offrendo funzionalità che vanno dalla tenuta dei registri essenziale all'analisi avanzata.

Con l'adozione di un HRIS, i giorni in cui si gestivano le risorse umane tramite fogli di calcolo e infinite pratiche burocratiche sono ormai lontani.

Il sistema consente alle aziende di automatizzare le attività ripetitive e ridurre al minimo l’errore umano, aumentando la precisione e l’efficienza nelle operazioni quotidiane.

Caratteristiche principali di un HRIS

Un HRIS comprende funzionalità che semplificano la gestione delle risorse umane e la rendono più efficiente e meglio organizzata. Ecco alcune delle funzionalità principali comunemente presenti nelle soluzioni HRIS:

• Gestione dei dati dei dipendenti:un HRIS archivia tutte le informazioni relative ai dipendenti, come dettagli personali, cronologia lavorativa, valutazioni delle prestazioni e altro, in un'unica posizione centrale. Ciò rende l'accesso e l'aggiornamento dei record dei dipendenti fluidi ed efficienti.
• Integrazione delle buste paga:il software HRIS spesso include funzioni di gestione delle buste paga che automatizzano il calcolo degli stipendi, le detrazioni fiscali, i bonus e altre forme di compensazione. Ciò garantisce che i dipendenti vengano pagati in modo accurato e puntuale, riducendo il rischio di errori nelle buste paga.
• Monitoraggio della conformità:stare al passo con le leggi e le normative sul lavoro può essere impegnativo. Il software HRIS aiuta le aziende a rimanere conformi monitorando le modifiche normative e garantendo che tutti i dati richiesti siano registrati e archiviati correttamente.
• Reclutamento e onboarding:i sistemi HRIS semplificano inoltre il processo di assunzione consentendo ai team delle risorse umane di pubblicare offerte di lavoro, tenere traccia dei candidati, pianificare colloqui e integrare i nuovi assunti in modo efficiente. Ciò garantisce una transizione graduale per i nuovi dipendenti e consente ai team delle risorse umane di gestire il processo di assunzione dall'inizio alla fine all'interno del sistema.
• Gestione delle prestazioni:le soluzioni HRIS in genere includono strumenti per monitorare e gestire le prestazioni dei dipendenti. Questi strumenti consentono alle risorse umane di fissare obiettivi, monitorare i progressi e fornire valutazioni delle prestazioni, tutto in un unico sistema.
• Amministrazione dei benefici:un'altra caratteristica di un HRIS è la gestione dei benefici per i dipendenti come l'assicurazione sanitaria, i piani pensionistici e le ferie retribuite. Il sistema garantisce che i benefit siano amministrati correttamente e che i dipendenti possano accedere alle informazioni sui benefit.
• Self-service per i dipendenti:molti sistemi HRIS offrono portali self-service per i dipendenti, consentendo ai dipendenti di accedere e aggiornare le proprie informazioni personali, visualizzare le buste paga, richiedere ferie e rivedere le opzioni di benefit senza passare attraverso le risorse umane.

Vantaggi dell'utilizzo di un HRIS

Ci sono diversi vantaggi nell’utilizzare un HRIS nella tua azienda. Questi includono:

• Maggiore efficienza:l'automazione delle attività ripetitive e la centralizzazione dell'archiviazione dei dati consentono ai team delle risorse umane di dedicare tempo a concentrarsi su iniziative più strategiche. Questa maggiore efficienza può portare a risparmi sui costi e a una migliore allocazione delle risorse.
• Maggiore precisione dei dati:quando le informazioni sulle risorse umane vengono gestite manualmente, c'è sempre il rischio di errori, come un errore di battitura nel record di un dipendente o uno stipendio sbagliato. Un HRIS riduce al minimo questi errori automatizzando l'immissione e i calcoli dei dati, garantendo una maggiore precisione.
• Migliore processo decisionale:le funzionalità di analisi dei dati consentono ai team delle risorse umane di generare report e approfondimenti dalle metriche e dalle tendenze dei dipendenti. Questi report possono informare le decisioni sulla pianificazione della forza lavoro, sul coinvolgimento dei dipendenti e sulle strategie di fidelizzazione.
• Esperienza dei dipendenti migliorata:grazie ai portali self-service e ai processi HR ottimizzati, i dipendenti possono accedere più facilmente alle informazioni necessarie, inviare richieste e gestire i propri dati. Ciò porta a una migliore esperienza complessiva dei dipendenti e riduce l'onere del personale delle risorse umane di gestire manualmente queste richieste.
• Scalabilità:che tu abbia dieci o 10.000 dipendenti, le soluzioni HRIS sono scalabili e possono crescere insieme alla tua azienda. Offrono flessibilità per aggiungere nuove funzionalità e adattarsi alle mutevoli esigenze della tua azienda.
• Rischio di conformità ridotto:i sistemi HRIS aiutano le aziende a conformarsi alle leggi e ai regolamenti sul lavoro in continua evoluzione automatizzando il reporting e garantendo che tutta la documentazione necessaria sia aggiornata.

Tipi di HRIS

I sistemi HRIS possono variare ampiamente in termini di portata e funzionalità.

A seconda delle dimensioni e delle esigenze specifiche della tua azienda, puoi scegliere tra diversi tipi di sistemi HRIS.

Di seguito, analizzeremo le tre categorie principali di HRIS:

1. HRIS operativo

I sistemi HRIS operativi sono progettati per gestire attività amministrative, quali:

• Tenuta dei registri dei dipendenti
• Monitoraggio delle presenze
• Monitoraggio orari e presenze
• Gestione dei benefici

I sistemi HRIS operativi si concentrano sui processi quotidiani che garantiscono il corretto funzionamento di un reparto HR.

Sono essenziali per mantenere aggiornate le informazioni sui dipendenti e garantire che le funzioni HR essenziali dell'azienda funzionino in modo efficiente.

2. HRIS tattico

I sistemi HRIS tattici sono orientati alla gestione del reclutamento, della gestione delle prestazioni e dello sviluppo dei dipendenti. Includono strumenti per:

• Reclutamento e tracciamento dei candidati
• Gestione dei programmi di formazione
• Condurre revisioni delle prestazioni
• Pianificazione della successione

Questi sistemi aiutano i team delle risorse umane a pianificare e migliorare le prestazioni dei dipendenti.

I sistemi tattici HRIS sono preziosi per le aziende che desiderano costruire una solida pipeline di talenti e sviluppare la propria forza lavoro attraverso formazione e valutazione continue.

3. HRIS strategico

I sistemi HRIS strategici si concentrano sulla pianificazione delle risorse umane a lungo termine, come l’analisi della forza lavoro e la gestione dei talenti. Le caratteristiche spesso includono:

• Pianificazione della successione
• Strategie di fidelizzazione dei dipendenti
• Programmi di sviluppo della leadership
• Analisi della forza lavoro

Le soluzioni HRIS strategiche avvantaggiano le aziende che desiderano allineare i propri obiettivi HR con la propria strategia aziendale a lungo termine.

Questi sistemi consentono alle aziende di gestire in modo proattivo la propria forza lavoro analizzando le tendenze e pianificando le future esigenze di talenti.

Tabella comparativa dei tipi HRIS

Per aiutarti a capire come si confrontano questi diversi tipi di HRIS, ecco una ripartizione delle loro caratteristiche e aree di interesse:

Come HRIS può trasformare il tuo dipartimento delle risorse umane

L'implementazione di un HRIS può cambiare drasticamente il modo in cui opera il tuo reparto Risorse umane.

Dalla riduzione della documentazione manuale al processo decisionale basato sui dati, un HRIS può offrire i seguenti vantaggi:

• Processi automatizzati:i dipartimenti delle risorse umane sono spesso impantanati in attività manuali e ripetitive. Un HRIS automatizza questi processi, liberando tempo prezioso affinché i professionisti delle risorse umane possano concentrarsi su iniziative strategiche.
• Dati centralizzati:invece di gestire le informazioni in più fogli di calcolo, un HRIS consente di archiviare tutti i dati relativi ai dipendenti in un unico sistema centralizzato. Ciò semplifica l'accesso alle informazioni quando necessario e garantisce che i dati siano sempre aggiornati.
• Conformità migliorata:un HRIS tiene traccia dei requisiti normativi critici e garantisce che la tua azienda rispetti le leggi sul lavoro. Ciò aiuta a evitare sanzioni costose e problemi legali.
• Maggiore coinvolgimento dei dipendenti:con l'accesso ai portali self-service, i dipendenti possono assumere un maggiore controllo sulle proprie informazioni, con conseguente maggiore soddisfazione e coinvolgimento sul posto di lavoro.
• Processo decisionale basato sui dati:i sistemi HRIS offrono potenti funzionalità di reporting e analisi che consentono ai team delle risorse umane di tenere traccia dei parametri chiave delle prestazioni e prendere decisioni basate sui dati. Ciò può contribuire a migliorare la fidelizzazione dei dipendenti, ottimizzare la pianificazione della forza lavoro e migliorare le prestazioni aziendali complessive.

Esempio del mondo reale: come un HRIS ha trasformato i nostri processi HR

Per esperienza personale, ho visto come l'implementazione di un HRIS può trasformare i processi HR di un'azienda.

In un'azienda precedente, avevamo difficoltà a mantenere aggiornati i registri dei dipendenti e a gestire accuratamente le buste paga.

Gli errori di calcolo erano comuni e il monitoraggio della conformità era un grattacapo.

Dopo aver implementato un HRIS, abbiamo notato miglioramenti immediati. Il libro paga è stato automatizzato, riducendo gli errori e garantendo pagamenti puntuali.

I registri dei dipendenti furono centralizzati, facilitando l'accesso alle informazioni da parte dei manager.

Il monitoraggio della conformità non è più un problema poiché il sistema ci aggiorna automaticamente sulle modifiche normative.

Il team delle risorse umane è diventato più efficiente e i dipendenti erano più soddisfatti della loro esperienza.

Passaggi per l'implementazione di un HRIS nella tua azienda

Se stai pensando di adottare un HRIS per la tua azienda, ecco i passaggi per iniziare:

1. Identifica le tue esigenze:determina quali processi HR desideri automatizzare o migliorare. Potrebbe trattarsi di buste paga, gestione dei dati dei dipendenti o reclutamento.
2. Scegli l'HRIS giusto:ricerca diversi sistemi HRIS e selezionane uno che soddisfi le tue esigenze aziendali e il tuo budget.
3. Prepara i tuoi dati:raccogli tutti i tuoi dati attuali sulle risorse umane, inclusi i record dei dipendenti, le informazioni sulle buste paga e i documenti di conformità.
4. Forma il tuo team:assicurati che il tuo team delle risorse umane e i dipendenti siano formati per utilizzare il sistema HRIS in modo efficace.
5. Avvia e monitora:dopo l'implementazione, monitora le prestazioni del sistema e apporta le modifiche necessarie per garantire che soddisfi i tuoi obiettivi.

Conclusione

Se ti stai chiedendo cos'è un HRISe quali vantaggi può apportare alla tua azienda, ora conosci il suo impatto sulla semplificazione dei processi HR e sul miglioramento dell'efficienza complessiva.

Dalla mia esperienza, l'utilizzo di un HRIS ha completamente trasformato il modo in cui gestiamo tutto, dalle buste paga allo sviluppo dei dipendenti.

È uno strumento di cui nessun dipartimento delle risorse umane dovrebbe fare a meno, soprattutto perché le aziende continuano a crescere ed evolversi.

Domande frequenti

Cosa significa HRIS?

HRIS sta per Sistema Informativo delle Risorse Umane. È una piattaforma software che aiuta le aziende a gestire, organizzare e ottimizzare le funzioni relative alle risorse umane.

Tradizionalmente, i dipartimenti delle risorse umane erano impantanati in pratiche burocratiche manuali, fogli di calcolo e processi isolati, che rendevano la gestione delle informazioni sui dipendenti complicata e soggetta a errori.

Tuttavia, con l’avvento dell’HRIS, tutte queste funzioni possono essere gestite digitalmente, rendendo il processo più efficiente e affidabile.

I sistemi HRIS ospitano tutte le informazioni critiche sui dipendenti in un'unica piattaforma centralizzata, garantendo che i dati siano facilmente accessibili e aggiornati.

Queste piattaforme possono gestire varie attività delle risorse umane, dall'onboarding dei dipendenti e valutazioni delle prestazioni all'amministrazione dei benefit e al monitoraggio della conformità.

Automatizzando molte attività ripetitive, un HRIS consente ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi su iniziative più strategiche e incentrate sulle persone, come il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti.

Il sistema garantisce inoltre il rispetto delle leggi locali e nazionali sul lavoro automatizzando il monitoraggio e il reporting, riducendo così al minimo il rischio di errore umano e potenziali problemi legali.

L'HRIS è fondamentale nel supportare i dipartimenti delle risorse umane fornendo loro gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere i propri compiti in modo più efficace ed efficiente.

Quali sono i tre tipi di HRIS?

I sistemi HRIS possono essere ampiamente classificati in tre tipi in base alla loro funzionalità e alle aree di interesse:

HRIS operativo

I sistemi HRIS operativi si concentrano sulle operazioni quotidiane e sulle attività amministrative che garantiscono il corretto funzionamento di un'azienda.

Questi sistemi vengono utilizzati principalmente per la registrazione e il monitoraggio dei dati dei dipendenti, delle presenze, delle buste paga e della gestione dei benefit.

Un HRIS operativo mira ad automatizzare i processi HR di base per ridurre il carico amministrativo sul personale HR.

Caratteristiche di esempio:tenuta dei registri dei dipendenti, monitoraggio degli orari e delle presenze, amministrazione dei benefit.

Caso d'uso:un HRIS operativo potrebbe essere utilizzato in una grande organizzazione in cui il team delle risorse umane deve gestire centinaia di dipendenti e garantire la conformità alle normative sul lavoro.

HRIS tattico

I sistemi HRIS tattici sono progettati per assistere i team delle risorse umane nel reclutamento dei dipendenti, nella gestione delle prestazioni e nei processi di sviluppo.

Questi sistemi avvantaggiano le aziende che desiderano migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e sviluppare il proprio pool di talenti attraverso valutazioni strutturate delle prestazioni, programmi di formazione e pianificazione della successione.

Caratteristiche di esempio:reclutamento e monitoraggio dei candidati, valutazioni delle prestazioni, pianificazione della successione e programmi di formazione dei dipendenti.

Caso d'uso:un'azienda focalizzata sulla crescita e sullo sviluppo dei dipendenti può implementare un HRIS tattico per monitorare le prestazioni dei dipendenti e creare opportunità di avanzamento.

HRIS strategico

I sistemi HRIS strategici supportano la pianificazione e il processo decisionale delle risorse umane a lungo termine.

Forniscono strumenti avanzati di analisi e reporting che aiutano i team delle risorse umane ad allineare la propria forza lavoro con gli obiettivi strategici dell'azienda.

Questi sistemi consentono alle organizzazioni di prevedere le future esigenze delle risorse umane, pianificare la successione e implementare strategie di gestione dei talenti che guidano il successo aziendale.

Caratteristiche di esempio: analisi della forza lavoro, gestione dei talenti, sviluppo della leadership e pianificazione della successione.

Caso d'uso:una multinazionale può utilizzare un HRIS strategico per prevedere la domanda di lavoro, identificare dipendenti ad alto potenziale e pianificare iniziative di sviluppo della leadership per garantire il successo a lungo termine.

Ciascun tipo di HRIS affronta diversi aspetti della gestione delle risorse umane, consentendo alle aziende di scegliere la soluzione che meglio si adatta alle loro esigenze e obiettivi specifici.

ADP è un sistema HRIS?

Sì, ADP (elaborazione automatica dei dati) è un sistema HRIS. È una delle piattaforme software HR più conosciute e ampiamente utilizzate al mondo.

ADP fornisce una suite completa di servizi che coprono varie funzioni HR, tra cui buste paga, amministrazione dei benefit, monitoraggio di orari e presenze, reclutamento e gestione della conformità.

Il sistema HRIS di ADP è altamente personalizzabile, rendendolo adatto ad aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole startup alle grandi imprese.

Si integra inoltre con altri sistemi aziendali, come i software di contabilità, consentendo una condivisione continua dei dati e una maggiore precisione tra i reparti.

La soluzione basata su cloud di ADP garantisce che i dati dei dipendenti siano accessibili da qualsiasi luogo, vantaggioso per le aziende con team remoti o distribuiti.

Il sistema è progettato per crescere insieme alla tua azienda, fornendo soluzioni scalabili in grado di adattarsi alle mutevoli esigenze delle risorse umane.

Le caratteristiche critiche dell'ADP includono:

• Elaborazione delle buste paga:automatizza il calcolo delle buste paga e garantisce il rispetto delle normative fiscali.
• Monitoraggio di orari e presenze:aiuta a monitorare l'orario di lavoro dei dipendenti e a gestire gli orari.
• Amministrazione dei benefit:consente ai dipendenti di iscriversi a programmi di benefit e di gestire le offerte di benefit.
• Gestione della conformità:tiene traccia delle modifiche normative e garantisce che la tua azienda rispetti le leggi sul lavoro.

Nel complesso, ADP è un HRIS in grado di semplificare molti processi HR, rendendolo una soluzione di riferimento per molte aziende.

HRIS è uguale al libro paga?

Sebbene HRIS e i sistemi di gestione delle retribuzioni spesso si sovrappongano, non sono la stessa cosa.

HRIS è un sistema più ampio che comprende varie funzioni HR. Allo stesso tempo, il libro paga è una componente specifica delle risorse umane che si occupa esclusivamente del calcolo e della distribuzione dei salari e degli stipendi dei dipendenti.

I sistemi HRIS gestiscono un’ampia gamma di funzioni HR, come:

• Gestione dei dati dei dipendenti:archiviazione e gestione dei record dei dipendenti, come informazioni di contatto, storia lavorativa e revisioni delle prestazioni.
• Reclutamento e onboarding:gestione del processo di assunzione, dalla pubblicazione delle offerte di lavoro all'onboarding dei nuovi assunti.
• Monitoraggio della conformità:garantire che l'azienda rispetti le leggi e i regolamenti sul lavoro.

I sistemi di gestione delle retribuzioni, invece, si concentrano specificamente su:

• Calcolo delle retribuzioni:automatizzazione del calcolo delle retribuzioni dei dipendenti in base alle ore lavorate, agli straordinari, ai bonus e alle detrazioni.
• Ritenuta fiscale:garantire che il corretto importo fiscale venga trattenuto dalle buste paga dei dipendenti.
• Depositi diretti:distribuzione degli stipendi dei dipendenti tramite deposito diretto sui loro conti bancari.

Sebbene alcuni sistemi HRIS includano funzionalità di gestione stipendi, non tutti i sistemi di gestione stipendi includono funzionalità HRIS.

Ad esempio, un'azienda potrebbe utilizzare un fornitore dedicato di gestione paghe insieme a un HRIS incentrato sul reclutamento e sulla gestione delle prestazioni.

Molti moderni sistemi HRIS integrano moduli di gestione delle buste paga per fornire una soluzione all-in-one che copra la gestione delle risorse umane e l'elaborazione delle buste paga, in grado di semplificare i flussi di lavoro e ridurre le ridondanze.

HRIS è uno strumento completo che copre molteplici funzioni HR, incluso il libro paga, mentre i sistemi di gestione salari sono specializzati nella retribuzione dei dipendenti.