Cos'è l'ERP? Spiegazione della pianificazione delle risorse aziendali

Grazie alla crescente popolarità delle soluzioni aziendali fornite dal cloud, anche le organizzazioni più piccole possono accedere a soluzioni altrimenti costose e schiaccianti che in precedenza erano relegate solo alle aziende più grandi. Il cloud computing ha trasformato queste soluzioni complesse e costose da soluzioni ingombranti che richiedono hardware e gestione in loco, in strumenti aziendali leggeri, facili da usare e convenienti.

Insieme al VoIP aziendale e ad altre soluzioni, probabilmente lo strumento più importante per passare a un modello Software as a Service sono state le applicazioni di pianificazione delle risorse aziendali. In passato, le soluzioni ERP erano costose e per lo più on-premise, al contrario di un'implementazione cloud o addirittura ibrida, e richiedevano un team IT per gestirle tutte. Ma il cloud ha ora reso ERP una soluzione conveniente anche per le aziende più piccole, consentendo ai team di tutte le dimensioni di sfruttare le informazioni fornite dagli strumenti ERP, rivoluzionando il modo in cui operano le aziende.

Ma cos'è l'ERP e la tua azienda ha davvero bisogno di un altro abbonamento cloud che incombe sulla sua testa? Daremo un'occhiata da vicino a ciò che costituisce esattamente una soluzione ERP, i vantaggi che porta e tutto ciò che la tua azienda ha bisogno di sapere prima di saltare nel profondo.

Cos'è l'ERP?

Anche se il nome stesso può sembrare un po' autoesplicativo, Enterprise Resource Planning, di certo non racconta l'intera storia di ERP. Per eliminare le nozioni di base: le soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali combinano ogni singolo aspetto necessario per gestire un'azienda in un unico database centralizzato. In questo modo la tua azienda ha un controllo su ogni singola informazione che costituisce i tuoi processi aziendali.

Ma, per capire veramente cos'è una soluzione ERP, come funziona e in che modo andrà a beneficio della tua azienda, dobbiamo prima familiarizzare con i diversi aspetti che si uniscono nella gestione di un'azienda:

• finanziari
• Elaborazione dell'ordine
• Vendite e marketing
• Risorse umane
• Produzione
• Gestione della catena di approvvigionamento
• Gestione delle relazioni con i clienti
• Intelligenza aziendale

Ogni informazione che la tua azienda dovrà monitorare sarà coperta da una soluzione ERP Se la tua azienda vende prodotti direttamente ai clienti, è importante disporre di uno strumento in atto per tenere traccia di tutte le informazioni rilevanti su ogni singola vendita, uno strumento per tenere traccia il processo di fabbricazione dei tuoi prodotti, uno strumento per monitorare gli sforzi di marketing, l'elaborazione degli ordini, essenzialmente tutto ciò che ho già elencato sopra.

Ma invece di tentare di raggruppare soluzioni diverse, come un'app per CRM e un'altra per monitorare gli sforzi di marketing, la tua azienda può utilizzare uno strumento di gestione delle risorse aziendali per combinare tutti questi aspetti in un'unica piattaforma integrata e senza interruzioni.

I principi chiave di una soluzione ERP

Le soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali ovviamente funzioneranno in diversi modi, a seconda del fornitore specifico e della soluzione scelta dalla tua azienda. Tuttavia, ci sono alcuni principi di base che si applicheranno a quasi ogni singola soluzione ERP sul mercato.

1. Un'unica banca dati centralizzata

Nel complesso, l'unico principale principale delle soluzioni ERP è che raccolgono dati in un database centralizzato. Indipendentemente da ciò che il tuo strumento ERP sta monitorando, memorizzerà sempre le informazioni in questo database centralizzato, generalmente accessibile da un numero di team diversi all'interno della tua azienda.

L'idea è che con tutte le informazioni di cui hai bisogno a portata di mano, la tua azienda può ora sviluppare nuove strategie che sfruttano questa nuova profonda conoscenza. E con tutti i dipartimenti che utilizzano lo stesso database centrale, puoi assicurarti che le informazioni siano coerenti in tutti i dipartimenti e campi: il database utilizzato dalle vendite e dal marketing sarà lo stesso identico database utilizzato dal dipartimento finanziario.

2. Personalizza con i moduli

Oltre a un database centralizzato, la tua azienda ottiene una grande flessibilità su come desidera configurare la propria soluzione ERP. Vedi, le applicazioni ERP utilizzano diversi "moduli", che consentono alla tua azienda di personalizzare la soluzione in base alle proprie esigenze dirette.

Un modulo tratterà un aspetto specifico del business, ad esempio i dati finanziari della tua azienda o le attività di vendita e marketing. A seconda di ciò che fa la tua azienda, ci sono diversi moduli che possono essere inclusi per costruire la soluzione perfetta. I moduli saranno generalmente venduti come opzioni individuali o anche come pacchetti per settori specifici.

3. Flessibilità per soddisfare le tue esigenze

Tornando al mio esempio di vendita, se la tua azienda vende prodotti ai clienti, i tuoi moduli ERP includerebbero vendite, marketing, produzione, gestione della catena di approvvigionamento e gestione delle relazioni con i clienti. Ma se la tua azienda opera nel settore delle riparazioni, ciò richiederebbe moduli come la biglietteria dell'helpdesk, l'elaborazione degli ordini e non tanto le vendite o la gestione della catena di approvvigionamento.

Ciò offre alla tua azienda la flessibilità di piegare la soluzione per soddisfare le tue esigenze specifiche, consentendo alla tua azienda di apportare modifiche al volo man mano che le cose si sviluppano ulteriormente. E poiché queste soluzioni rientrano nell'ombrello SaaS, (da non confondere con UcaaS o CpaaS) puoi aspettarti un'applicazione leggera, mobilità, flessibilità, integrazioni e un ambiente esente da manutenzione. Combina questo con la flessibilità dei moduli e la tua azienda può spostare rapidamente e facilmente l'attenzione in movimento.

Moduli da cercare

Pertanto, come obiettivo principale di una soluzione ERP, è importante comprendere i diversi moduli più comunemente inclusi con questi strumenti e il tipo di informazioni che tracciano e visualizzano. A volte i moduli vengono venduti singolarmente e talvolta potresti trovarli confezionati, ad esempio Vendite e Marketing potrebbero unirsi.

A seconda del provider che scegli, il tuo chilometraggio varierà. Tuttavia, volevamo dare un'occhiata più da vicino ad alcuni dei moduli più comuni inclusi negli strumenti ERP e identificare i tipi di informazioni che tracceranno e renderanno disponibili.

• Finanze e Contabilità

Abbastanza autoesplicativo, un modulo di contabilità aiuterà la tua azienda a gestire tutte le sue finanze e transazioni. Questi moduli avranno generalmente una contabilità clienti, una contabilità fornitori, un libro paga e una contabilità generale per l'azienda. Questo aiuta tutti i dipartimenti della tua azienda a ottenere una visione più approfondita degli aspetti finanziari dell'azienda per prendere decisioni più informate quando si tratta di spendere o risparmiare.

• Elaborazione dell'ordine

Per le aziende che gestiscono gli ordini, le soluzioni ERP aiuteranno i team a ottenere una visione più approfondita dell'intero processo di evasione degli ordini. Questo modulo generalmente terrà traccia dell'immissione degli ordini, del controllo del credito, dei prezzi, dell'inventario, della spedizione, dell'analisi delle vendite e dei relativi rapporti. Tieni traccia dell'intero processo e riconosci dove potrebbero essere apportati miglioramenti.

• Vendite e marketing

Se la tua azienda vende prodotti direttamente ai clienti, un modulo che tiene traccia degli sforzi di vendita e marketing può essere enorme. Tieni traccia dell'intero processo, comprese le richieste dei clienti, i preventivi esistenti, nonché diversi ordini, fatture, campagne e-mail, campagne telefoniche o qualsiasi altro modo in cui la tua azienda sta raggiungendo i clienti. Da non confondere con un modulo CRM, ma i due funzionano insieme.

• Risorse umane

Qualsiasi azienda con un dipartimento delle risorse umane trarrebbe grandi benefici da un modulo HR all'interno della propria soluzione ERP. Questo modulo aiuterà la tua azienda a tenere traccia di tutto ciò che riguarda reclutamento, onboarding, buste paga, benefici, pensionamento, gestione della diversità, licenziamento, nonché storie personali, abilità e capacità dei dipendenti, nonché stipendi.

• Produzione

Naturalmente, per qualsiasi azienda che si occupi della produzione di prodotti o beni, è imperativo tenere d'occhio l'intero processo. Con un modulo di produzione, le soluzioni ERP possono tracciare e monitorare ogni fase dello sviluppo del prodotto, inclusi ordini di lavoro, programmazione, capacità, controllo qualità, materiali, nonché gestire il flusso di lavoro generale.

• Gestione della catena di approvvigionamento

In modo simile a un modulo di produzione, le soluzioni ERP possono tracciare e gestire ogni singolo aspetto della catena di approvvigionamento. Separati in diversi sottoprocessi, questi moduli tracciano la presenza del cliente, l'immissione e l'evasione degli ordini, la distribuzione degli ordini, i pagamenti e la fatturazione dei clienti, nonché le applicazioni di cassa, le detrazioni, gli incassi e persino la configurazione del prodotto e l'immagazzinamento.

• Gestione delle relazioni con i clienti

Sebbene esistano soluzioni CRM indipendenti, la stragrande maggioranza delle soluzioni ERP includerà un portale di gestione delle relazioni con i clienti per integrare perfettamente ogni singolo aspetto della tua attività sotto lo stesso tetto. Questi moduli si concentreranno principalmente su vendite, marketing e servizio clienti. Il vantaggio è l'integrazione diretta con gli altri aspetti della tua soluzione ERP, come la produzione e la catena di fornitura, per comprendere veramente ogni fase del processo e fornire il miglior supporto possibile. Puoi consultare il nostro blog CRM per saperne di più sulla relazione tra soluzioni CRM e ERP.

• Gestione del progetto

Scopri come utilizzare al meglio diversi team e specialità all'interno della tua azienda attraverso moduli di gestione dei progetti integrati nella tua soluzione ERP. Gli strumenti di gestione dei progetti consentiranno alla tua azienda di identificare al meglio i team e i dipartimenti attrezzati per gestire problemi o progetti specifici e di tenere traccia dei progressi lungo il percorso per garantire che tutto funzioni senza intoppi. Ancora una volta, sfrutta altre informazioni ERP per una decisione più informata.

Caratteristiche e capacità da cercare

Proprio come qualsiasi altra applicazione cloud, non tutte le singole soluzioni ERP saranno realizzate allo stesso modo. Sebbene possa essere difficile ottenere informazioni senza parlare con un rappresentante di vendita, ci sono generalmente un buon numero di funzionalità a cui la tua azienda vorrà cercare quando acquista una soluzione ERP.

A parte i moduli, ovviamente, queste funzionalità possono aiutare una soluzione a adattarsi meglio alle esigenze specifiche della tua azienda e vale la pena considerare prima ancora di approfondire i moduli forniti e offerti con ciascuna soluzione.

• Mobilità e accesso remoto

La mobilità è una chiave assoluta nell'era moderna del cloud computing. Dipendenti e team sono sempre in movimento e ora abbiamo dispositivi sempre con noi, telefoni e tablet, che consentono agli utenti di accedere ai propri strumenti e soluzioni aziendali anche quando non sono in ufficio.

Lo stesso vale per una soluzione ERP: i tuoi dipendenti dovrebbero essere in grado di accedere alle preziose informazioni fornite da questa soluzione anche quando non sono in ufficio. Che si tratti di applicazioni per cellulari e smartphone o di accesso remoto tramite laptop o altro computer, è importante cercare una soluzione ERP che consenta alla tua azienda di rimanere informata, anche in movimento.

• Integrazioni di terze parti

Proprio come la mobilità, le integrazioni di terze parti sono diventate rapidamente uno standard per i servizi forniti dal cloud. Le integrazioni, basate sulle API, ci consentono di connettere soluzioni e strumenti altrimenti separati, consentendo ai team di ottenere informazioni ancora più approfondite collegando database e informazioni precedentemente silos. Le integrazioni aiutano a colmare le lacune, poiché le soluzioni ERP riguardano la combinazione di informazioni sotto lo stesso tetto.

La possibilità di integrare altri strumenti nel tuo ERP con il solo rafforzamento della potenza di questi strumenti. Le integrazioni ci aiutano anche a risparmiare tempo, invece di dover passare da una finestra all'altra per trovare le informazioni giuste, saranno tutte localizzate direttamente nello stesso database ERP.

• Sicurezza

Poiché le soluzioni ERP erano originariamente pensate per le grandi aziende che hanno bisogno di gestire le loro enormi quantità di dati e informazioni, naturalmente le soluzioni sono state create pensando alla massima sicurezza. Una soluzione ERP può fare molto nel fornire informazioni che la tua azienda non avrebbe mai potuto ricevere prima, ma se quel database viene violato, potrebbe significare la rovina per la tua azienda.

Assicurati sempre che qualsiasi soluzione cloud, per non parlare di un sistema ERP, abbia la migliore sicurezza e crittografia, oltre alla conformità HIPAA, per garantire che le tue informazioni rimangano protette.

• Personalizzazione

Quasi un vantaggio garantito delle soluzioni ERP è la totale personalizzazione resa possibile, grazie al modo in cui funzionano i sistemi ERP. Selezionando e scegliendo diversi moduli, la tua azienda è in grado di personalizzare la propria piattaforma in base alle proprie esigenze. Se la tua azienda non produce beni, perché preoccuparsi di un modulo di produzione?

Ma andando ancora oltre, alcune soluzioni ERP consentiranno persino alla tua azienda di personalizzare i moduli stessi con caratteristiche e capacità specifiche per tracciare e registrare le informazioni in diversi modi, gli utenti possono anche personalizzare i flussi di lavoro e sfruttare le automazioni per semplificare il proprio lavoro. Maggiore è la personalizzazione, maggiore è la potenza che la tua azienda acquisisce sui suoi dati.

• Reportistica e dashboard

Ovviamente le soluzioni ERP sono progettate per visualizzare i tuoi dati in un'unica posizione centralizzata, quindi naturalmente report e dashboard sarebbero un dato di fatto per queste piattaforme. Tuttavia, questo non racconta necessariamente l'intera storia. Alcune soluzioni ERP vanno al di là delle esportazioni PDF standard e dei fogli di calcolo excel per rappresentare i dati e utilizzeranno invece strumenti di reporting avanzati, generalmente inclusi ausili visivi come grafici e grafici.

Alcune soluzioni consentono di generare bilanci e report in base all'area geografica e all'ubicazione. Vuoi cercare dashboard che forniscano informazioni approfondite a diversi livelli, inclusi a livello aziendale, a livello di reparto o specifici dei dipendenti.

• Capacità sociali

I social media sono praticamente un punto fermo della nostra vita a questo punto, la maggior parte di noi è costantemente su almeno una o più piattaforme di social media. E questo non è diverso per le aziende. Clienti e clienti stanno contattando i canali dei social media per ricevere assistenza e i marchi dovrebbero sfruttare i social media non solo per il supporto ma anche per il marketing.

Le funzionalità social all'interno di una soluzione ERP consentiranno alla tua azienda di creare database e tenere traccia di eventuali interazioni sociali che potrebbe avere con clienti e clienti, ciò potrebbe riguardare sia il marketing che il lato CRM delle cose. Andando oltre, una soluzione ERP potrebbe essere in grado di tracciare metriche come il coinvolgimento dei clienti, inclusi Mi piace, condivisioni e rete di amici, menzioni di marchi online e quasi tutte le interazioni sociali con il pubblico.

I vantaggi di una soluzione ERP

Se non l'hai già capito, c'è un elenco piuttosto considerevole dei vantaggi che una soluzione ERP porterà alla tua azienda. Con un'unica posizione centralizzata per archiviare e tenere traccia delle enormi quantità di dati della tua azienda, l'intero team può ottenere una visione molto più approfondita dell'intera azienda.

Le informazioni raccolte dal tuo ERP possono aiutare la tua azienda a gestire i reparti in modo più efficace, comprendere e tenere traccia dell'intero processo di produzione, riconoscere dove potrebbero essere i guasti nel reparto di assistenza clienti o capire come ottimizzare meglio diversi flussi di lavoro e processi. Ma non è tutto. In poche parole, questi sono alcuni dei maggiori vantaggi che una soluzione ERP può fornire alla tua azienda.

• Approfondimento e comprensione del business notevolmente migliorati con informazioni in tempo reale a livello aziendale provenienti dai report generati. Copri ogni singolo aspetto della tua azienda dal momento in cui un cliente coinvolge la tua attività, fino al momento in cui il prodotto viene spedito dal tuo magazzino. Simile all'analisi predittiva, le soluzioni ERP aiutano la tua azienda ad acquisire una profonda comprensione dei diversi processi aziendali, delle spese e del budget e molto altro, il tutto in un'unica applicazione.
• Riduci i costi operativi della tua azienda con questa visione approfondita dell'intera azienda. Riconosci e identifica diversi aspetti della tua attività che potrebbero essere migliorati, ridotti o semplicemente modificati per massimizzare i profitti e ridurre i costi. Nel complesso, acquisisci una conoscenza approfondita di dove e come migliorare la tua attività con conoscenze avanzate in ogni fase del processo. Un singolo database riduce anche la necessità di formazione aggiuntiva e di onboarding su più di una soluzione.
• Promuovere la collaborazione all'interno e tra i dipartimenti . Con una soluzione ERP in atto, team e dipartimenti possono collaborare con posizioni di dati integrate. Invece di avere team e dipartimenti che operano in modo indipendente, le soluzioni ERP consentono la collaborazione rimuovendo questi confini tra i team, consentendo loro di incrociare i riferimenti e collaborare insieme.
• Migliora l'efficienza e la produttività aziendale non solo con un'unica posizione centralizzata per tutte le informazioni rilevanti, ma anche con la semplicità e la facilità d'uso generalmente fornite dalle soluzioni SaaS. Le singole macchine non richiedono più licenze individuali, la tua azienda non ha più bisogno di un reparto IT per mantenere e configurare la soluzione e un'esperienza utente senza interruzioni in tutti i reparti garantisce facilità d'uso e meno formazione richiesta.
• Riduci i rischi aziendali e migliora la sicurezza con una soluzione ERP. Con tutti i tuoi dati bloccati dietro un'unica porta, le soluzioni ERP possono aiutarti a mantenere tutto al sicuro poiché sono generalmente dotate di firewall, controlli di restrizione, controlli di conformità e altri standard di processo normativi. La maggior parte delle soluzioni ERP fornirà anche autorizzazioni utente, gestibili dagli amministratori, per aiutare a tenere gli occhi indesiderati lontani da determinati set di dati o moduli. Nel complesso, le soluzioni ERP saranno strettamente bloccate e sicure, con gli strumenti per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai dati più sensibili.
• Consenti alla tua azienda di fare previsioni accurate e previsioni future. L'enorme quantità e profondità di informazioni raccolte da una soluzione ERP consentirà alla tua azienda di modellare nuove strategie, previsioni accurate e previsioni future. Con una visione approfondita di ogni singolo aspetto e processo della tua attività, le decisioni possono essere prese con un'idea molto più forte di come potrebbe giocare il futuro.

Gli svantaggi e le insidie

Nel complesso, l'utilizzo di un sistema ERP consente alla tua organizzazione di acquisire una conoscenza totale di tutte le informazioni e i dati necessari per tracciare e gestire praticamente ogni singolo aspetto dell'azienda. La potenza di queste soluzioni non è qualcosa da dare per scontata, e c'è un motivo per cui molte, molte aziende e piccole imprese si affidano e traggono vantaggio da una soluzione ERP.

Tuttavia, questo non vuol dire che i sistemi ERP siano privi di difetti. Proprio come qualsiasi soluzione cloud, ci sono errori che possono essere facilmente commessi. L'enorme quantità di informazioni raccolte da sole può facilmente essere schiacciante per i team più piccoli, per non parlare di quanto potrebbero essere costose queste soluzioni e quanto tempo impiegherà il processo di onboarding. Per fortuna, le soluzioni fornite dal cloud aiutano a ridurre questi punti deboli, ma esistono ancora in una certa misura.

1. La personalizzazione può essere limitata in determinati scenari, come la mancanza di funzionalità all'interno di un modulo o addirittura la mancanza di moduli specifici per un processo aziendale specifico: ciò renderebbe difficile piegare la soluzione per adattarsi al meglio alle esigenze della tua azienda. D'altra parte, anche troppa personalizzazione può essere uno svantaggio, con i team più piccoli che vengono sopraffatti dall'enorme quantità di opzioni e moduli disponibili. Senza una forte conoscenza della personalizzazione, la tua azienda non avrà una solida conoscenza della soluzione e delle informazioni che può fornire, portando a più grattacapi e problemi.
2. Il costo può essere un fattore importante che limita l'accessibilità dell'ERP. Anche se sono disponibili soluzioni fornite dal cloud e le soluzioni possono generalmente essere personalizzate per soddisfare le esigenze e il budget della tua azienda, la realtà è che le soluzioni ERP possono essere costose, con soluzioni a partire da duemila dollari, fatturate annualmente. Se il tuo team è piccolo o di portata limitata, l'investimento potrebbe non valerne la pena.
3. La distribuzione e l'onboarding possono richiedere molto tempo, anche con soluzioni fornite dal cloud. Il tempo necessario alla tua azienda per integrare completamente la soluzione ERP, formare il personale, a bordo di ogni reparto e processo e affinché i dipendenti acquisiscano familiarità con la soluzione, potrebbero facilmente superare i vantaggi e l'investimento iniziale richiesti. Il tempo è denaro e, a volte, il tempo speso per una nuova soluzione non vale il costo.
4. I team e i dipartimenti indipendenti che desiderano rimanere per lo più indipendenti possono complessivamente ridurre l'efficacia della soluzione ERP della tua azienda. Se i team sono riluttanti a condividere le informazioni e utilizzare la soluzione ERP per monitorare e gestire i propri processi aziendali, si verificherà un buco nel sistema generale dell'azienda, causando ulteriori potenziali problemi. I tuoi reparti devono voler utilizzare la soluzione ERP affinché sia ​​veramente efficace.
5. Un potenziale incubo per la sicurezza potrebbe verificarsi se la soluzione ERP della tua azienda non è adeguatamente protetta. Con tutte le informazioni e la gestione della tua attività sotto lo stesso tetto, questo aggiunge molta comodità, ma può anche portare a una massiccia violazione se il sistema viene attaccato. Se la tua soluzione non è aggiornata con le patch e gli aggiornamenti più recenti, è configurata e protetta male o le autorizzazioni utente non sono configurate correttamente, la tua soluzione ERP può fungere da gateway per le informazioni critiche della tua azienda. Diamine, anche i servizi VoIP possono essere attaccati, quindi è imperativo che la tua azienda mantenga tutto, in particolare ERP, aggiornato.

La linea di fondo

In precedenza limitate solo alle grandi aziende Enterprise, le soluzioni ERP sono ora diventate molto più accessibili e convenienti anche per i team di PMI più piccoli grazie al vantaggio dei servizi forniti dal cloud. In quanto soluzione SaaS, le applicazioni ERP stanno diventando molto più flessibili e più semplici da adottare, portando con sé anche nuovi vantaggi di mobilità e flessibilità.

Alla fine della giornata, i vantaggi dell'utilizzo di un sistema ERP possono superare drasticamente il costo e il tempo iniziali necessari per stabilire una soluzione, a condizione che la tua azienda si prenda il tempo necessario per apprendere il sistema. Le soluzioni ERP offrono semplicemente uno sguardo approfondito su ogni singola informazione e gestiscono ogni bit di ogni processo della tua attività, consentendo al tuo team di ottimizzare dove necessario.