La guida per principianti al centralino virtuale

I sistemi telefonici aziendali non devono essere così costosi come potresti già supporre. Inoltre non deve essere così inaccessibile come potrebbe sembrare. Ci sono tantissime opzioni tra cui scegliere, ma vuoi ottenere il massimo dal tuo sistema PBX virtuale o ospitato.

Sono più economici dei sistemi telefonici PBX locali, sono più facili da utilizzare e svolgono automaticamente il lavoro per cui normalmente sarebbe necessario un team IT. Per assicurarti di capire come funzionano, abbiamo messo insieme questa guida.

Cos'è il VoIP?

La tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) viene utilizzata per rendere possibile la comunicazione aziendale su Internet. VoIP, noto anche come telefonia Internet, converte le vibrazioni vocali in segnali digitali compressi che si traducono in pacchetti di dati. In poche parole, stai utilizzando Internet per effettuare e ricevere chiamate in entrata, videochiamate e SMS. Potremmo continuare a parlare di VoIP, ma ciò richiederebbe un intero articolo: per maggiori informazioni consulta il nostro glossario VoIP!

Cos'è il centralino in hosting?

Hosted PBX è un potente sistema telefonico che utilizza una connessione Internet rispetto al servizio telefonico standard. Un IP PBX standard viene utilizzato per trasferire le chiamate da Internet (IP) alla rete telefonica pubblica commutata (PSTN). Uno scambio di filiali private virtuali può essere considerato una versione più economica; poiché non è coinvolto alcun hardware, è tutto virtuale e ospitato dal provider di servizi.

Perché è così difficile trovare informazioni su Hosted PBX?

Se sei un nuovo imprenditore, questa potrebbe essere la prima volta che senti parlare di Virtual PBX. Se sei nel gioco da un po' e hai bisogno di tagliare i costi o sei interessato a un sistema più intuitivo, questo ti fornirà informazioni sufficienti per prendere una decisione in base a ciò che si adatta meglio alla tua azienda.

Potresti aver notato dopo molte ricerche approfondite su Google che le aziende sono più interessate a vendere i loro prodotti ed evidenziare le loro caratteristiche distintive piuttosto che fornire una panoramica generale di come funzionano i sistemi PBX virtuali.

Analizziamo ciò che devi sapere sui sistemi PBX virtuali, perché sono importanti, funzionalità chiave e fornitori di servizi affidabili.

NOTA: durante la ricerca ti imbatterai in molti nomi diversi per i sistemi PBX virtuali. Non lasciarti confondere. Vedrai termini come "Cloud PBX" e "Hosted PBX". Tutti e tre parlano della stessa cosa!

PBX virtuale e PBX locale

Quello che spesso ci trovi a dire è che non esiste un sistema completo e scolpito che farà tutto ciò che desideri e che devi scegliere ciò che è meglio per la tua attività. Per dipingere il quadro più chiaro possibile, analizzeremo i pro ei contro dei sistemi PBX virtuali e locali.

Come puoi vedere, le soluzioni PBX on-premise soddisfano le organizzazioni più grandi che possono permettersi l'hardware e il personale IT. Ma per un piccolo team, un PBX virtuale offre all'incirca le stesse funzionalità a una frazione del costo. Se non sei ancora sicuro o desideri un'analisi più approfondita su quale sistema PBX è il migliore per te, ecco uno sguardo approfondito al PBX in sede rispetto al VoIP in hosting.

Vantaggi dei sistemi PBX virtuali

Ora analizziamo un po' più a fondo i vantaggi dei sistemi telefonici PBX virtuali. Tutti questi alla fine si riducono al taglio dei costi; tuttavia, ci sono alcune funzionalità di integrazione, automazione e personalizzazione molto interessanti che fanno sì che i sistemi PBX virtuali valgano l'investimento.

• I PBX virtuali fanno tutto il lavoro per te, rendendo semplice per aziende di qualsiasi dimensione operare con la sensazione professionale anche dei più grandi giocatori.
• I PBX virtuali consentono anche al manager aziendale meno esperto di tecnologia di personalizzare il proprio sistema telefonico.
• Le aziende possono facilmente attivare e disattivare qualsiasi funzionalità del PBX tramite un'app sul proprio smartphone o portali di gestione online.
• Le basse tariffe mensili aiutano a ridurre significativamente i costi eliminando la necessità di un grande investimento in costi hardware, cablaggio dell'ufficio e un team IT.
• Poiché i sistemi telefonici virtuali non richiedono un costoso processo di installazione hardware per aggiungere nuove linee telefoniche, le aziende possono aggiornare la piattaforma in modo rapido e semplice.

Strumenti e funzionalità di automazione

Qui troverai alcune delle numerose funzionalità fornite dai sistemi PBX virtuali. Sì, sono tutti importanti e sì, quando scegli un fornitore, vuoi considerare ciò che ha più senso per la tua azienda.

Funzione di posta vocale per e-mail

Se sei il tipo di capo sempre in movimento, desideri un sistema che ti dia la possibilità di inviare automaticamente i messaggi vocali al tuo telefono o ad altri dispositivi mobili. Come mai? Se sei in riunione con qualcuno e ti aspetti una chiamata importante, puoi controllare i tuoi messaggi con discrezione senza interrompere nessuno.

Menu del telefono

Vuoi che i tuoi clienti/clienti non abbiano paura di chiamarti, pensando di essere messi in attesa o costantemente indirizzati al reparto sbagliato. Con menu semplici, puoi indirizzare chiunque chiami esattamente dove deve essere.

Assistenti automatici

E se non c'è nessuno a rispondere al telefono? Vuoi che il tuo cliente/cliente attenda? Sai quando rispondi al telefono non senti altro che lamentele per il tempo di attesa.

Gli operatori automatici possono indirizzare i clienti/clienti alle segreterie telefoniche o fornire loro le informazioni necessarie per richiamare o affrontare autonomamente problemi specifici.

Accodamento chiamate, inoltro, registrazione

L'accodamento delle chiamate consente agli utenti di rimanere in linea mentre sei occupato con qualcun altro, invece di riagganciare e richiamare, dimenticando potenzialmente di aver chiamato in primo luogo. L'inoltro di chiamata ti consente di indirizzare i clienti/clienti verso un altro numero di telefono, quindi se sei fuori sede, puoi rimanere in contatto costante.

La registrazione delle chiamate è abbastanza autoesplicativa. Ti consente di registrare le chiamate e memorizzarle come file digitali. Combina questo con il software CRM e potresti potenzialmente creare database clienti/clienti più sviluppati.

Collegamento di conferenze

Una chiamata in conferenza in parallelo consente a un grande gruppo di persone di partecipare alle telefonate. I servizi telefonici tradizionali non consentono nient'altro che tre persone su una linea in un dato momento. A differenza del tradizionale PBX, queste chiamate possono contenere centinaia di persone contemporaneamente.

Questa è un'opzione di conferenza più pratica per grandi aziende, ma sicuramente essere in grado di parlare a più di due persone alla volta è un lusso per la maggior parte di noi.

Come scegliere un fornitore

Ci sono tonnellate di opinioni su quale fornitore sia il migliore. L'ho già detto e lo ripeto: devi sapere cosa è giusto per la tua azienda per ottenere il massimo dal tuo sistema PBX virtuale. Ecco alcuni criteri generali da cercare mentre esplori le tue opzioni:

Costi coinvolti

I costi sono generalmente economici perché la rete utilizzata dal sistema telefonico è già attiva. Puoi aspettarti una tariffa iniziale inferiore rispetto a un sistema PBX in sede, quindi tariffe mensili aggiuntive.

I componenti aggiuntivi aumenteranno naturalmente il prezzo, ma rispetto all'assunzione di un team IT e ai costi hardware, puoi aspettarti dei risparmi. Anche se sei una grande azienda affermata e devi ricablare l'ufficio per supportare un sistema VoIP, i costi dovrebbero rimanere inferiori.

Alcuni siti Web affermano che il costo medio di un sistema PBX locale è di circa $ 1000 per utente. Questo numero aumenterà o diminuirà a seconda delle dimensioni della tua attività. Quelli più grandi hanno maggiori probabilità di ottenere un affare mentre quelli più piccoli potrebbero pagare di più.

I sistemi PBX virtuali prendono il sopravvento nel lungo periodo. I costi iniziali possono essere elevati a seconda delle dimensioni della tua attività. Se sei di grandi dimensioni, avrai bisogno di costosi strumenti di instradamento delle chiamate in grado di supportare senza problemi il sistema. Se sei dalla parte più piccola, i costi saranno minimi.

Quando sei pronto, tutto il duro lavoro non è più nelle tue mani; viene trasferito al tuo provider Internet. Ciò significa nessuna spesa di manutenzione o assunzione di una nuova squadra.

Qualità e affidabilità della rete

L'affidabilità della rete è estremamente importante per diversi motivi. Il tuo sistema PBX virtuale dipende interamente da quanto bene funziona la tua rete. Se il tuo router non è in grado di gestire il carico di lavoro che verrà inserito da un sistema PBX virtuale, potresti non ottenere il massimo dal servizio.

Se la tua rete si arresta in modo anomalo, perdi l'accesso ai tuoi telefoni. Indipendentemente dalle dimensioni, l'affidabilità della rete dovrebbe essere una priorità assoluta.

Caratteristiche incluse

Come affermato in precedenza, i sistemi PBX virtuali saranno dotati di tonnellate di funzionalità tutte relative a ciò che puoi fare con i tuoi telefoni. Dovresti conoscere la tua attività prima di pagare per funzionalità di cui potresti non aver bisogno. Ciò ti aiuterà a evitare questi passi falsi comuni nella migrazione al cloud.

Se sei una piccola impresa, le teleconferenze potrebbero non essere il tuo genere. Se ti svegli con tonnellate di messaggi vocali, cerca in un sistema che li organizzi e li renda facilmente accessibili. Non comprare una Ferrari per il chilometraggio del gas.

Opzioni di supporto

Vuoi che il tuo fornitore sia orgoglioso del suo supporto clienti. Molti posti offrono ottime opzioni, ma vuoi che qualcuno sia determinato a risolvere qualsiasi problema che si presenta alla prima chiamata, sempre e ovunque.

Un posto che salta fuori è Nextiva. Il loro team di supporto è disponibile tramite telefono, e-mail e chat. Sul loro sito Web, si vantano che il 95% delle loro chiamate di supporto riceve risposta al secondo squillo con un tempo di attesa minimo o nullo. Cerca aziende che hanno tutte queste opzioni. In questo caso, di più è di più, non di meno.

Dai un'occhiata a queste sei storie di assistenza clienti che vanno ben oltre.

Integrazioni disponibili

Anche le integrazioni di terze parti dovrebbero essere considerate molto quando si sceglie un provider. Se il tuo ufficio funziona su Google o Microsoft Office, trova un provider che faccia lo stesso.

Ecco un esempio: VoIP può integrarsi con soluzioni CRM. Quando un agente di supporto risponde a una telefonata, il suo sistema VoIP aziendale integrato richiama automaticamente la voce CRM correlata per quel chiamante. Con l'aiuto del tuo sistema IVR, gli agenti non dovranno sfogliare le finestre e cercare di trovare le informazioni giuste, perdendo tempo mentre sono al telefono.

Ciò risolve le chiamate con meno problemi, costi inferiori e maggiore soddisfazione del cliente.

Il centralino virtuale ha funzionalità preziose

La nostra guida graffia solo la superficie quando si tratta di servizi PBX virtuali. I prezzi e le caratteristiche variano in base al tipo di attività che stai operando. Parlare direttamente con i fornitori può fornire maggiori informazioni su come il PBX virtuale può soddisfare le tue esigenze aziendali e una conversazione diretta può portare i fornitori a cercare di superare l'un l'altro per attirare la tua attenzione.

Consulta la nostra tabella di confronto interattiva per informazioni più dettagliate su quale provider PBX ospitato è giusto per te.