Cos'è il VoIP? Guida definitiva al protocollo Voice Over Internet

Hai sentito che il VoIP riduce drasticamente i costi operativi, offre una maggiore flessibilità, fornisce funzionalità di chiamata mobile da qualsiasi dispositivo con una connessione Internet e sembra rivoluzionare completamente i servizi telefonici per uso aziendale e personale.

L'unica cosa che non hai sentito?

Una risposta chiara alla domanda: " Che cos'è il VoIP? "

È sconcertante che fornitori ed esperti del settore trascorrano così tanto tempo a cantare le lodi del servizio telefonico VoIP, ma poco o niente a spiegare di cosa si tratta in realtà.

Questo post è qui per risolvere il problema.

Imparerai cos'è il VoIP, come funziona, quali funzionalità cercare e perché vale la pena effettuare il passaggio.

Sommario

• Cos'è il VoIP?
• Come funziona il VoIP?
• I pro ei contro del VoIP
• Funzionalità VoIP chiave
• Apparecchiature e hardware VoIP
• Quanto costa Voice Over IP?
• Cosa cercare in un provider VoIP
• Quale servizio di telefonia VoIP è giusto per te?
• Domande frequenti sul VoIP

Cos'è il VoIP?

VoIP (Voice over Internet Protocol) è un sistema telefonico virtuale che consente agli utenti di effettuare e ricevere telefonate su Internet anziché sulla tradizionale rete telefonica pubblica commutata (PSTN).

Il VoIP ha molti nomi: telefonia virtuale, sistema telefonico online, servizio di telefonia cloud, telefonia IP, strumento di chiamata virtuale... l'elenco potrebbe continuare.

Tutti questi termini significano la stessa cosa: invece di utilizzare un telefono fisso tradizionale per le chiamate vocali, il VoIP gestisce la comunicazione telefonica su Internet.

L'"IP" in VoIP è un'altra parte fondamentale del processo.

IP sta per "Protocollo Internet" ed è responsabile della facilitazione delle chiamate locali e interurbane tra dispositivi su linee telefoniche virtuali anziché fisiche.

La tabella seguente che confronta la comunicazione telefonica tradizionale con la comunicazione VoIP abbatte rapidamente le differenze tra i due.

Per una spiegazione più dettagliata, vedere il nostro post di confronto su VoIP e rete fissa .

Come funziona il VoIP?

La tecnologia VoIP funziona suddividendo l'audio vocale di una conversazione telefonica in pacchetti di dati vocali digitali, quindi inviando questi pacchetti di dati al destinatario tramite Internet.

La spiegazione più complicata?

I codec comprimono/disassemblano questi pacchetti di dati vocali in modo che possano viaggiare sulla rete IP (una rete locale o una rete geografica). Una volta che questi pacchetti di dati vocali raggiungono la loro destinazione, vengono decompressi/riassemblati e inviati al destinatario, trasformati di nuovo in parole e frasi invece che solo segnali digitali in transito.

Gli utenti VoIP possono effettuare chiamate tramite softphone VoIP, telefoni VoIP e/o collegando telefoni analogici tradizionali a un sistema VoIP tramite un adattatore telefonico analogico

I pro ei contro del VoIP

La tabella seguente illustra rapidamente i pro ei contro del VoIP. Quindi, entreremo in maggiori dettagli su dove brilla il VoIP e dove non è all'altezza.

Di gran lunga, il più grande vantaggio del VoIP è la quantità di denaro che consente alle aziende di risparmiare sui costi di comunicazione.

Gli utenti possono aspettarsi di risparmiare fino al 50% sui costi delle telecomunicazioni se passano da una rete fissa a VoIP. Inoltre, poiché non devi acquistare nuove apparecchiature (poiché il VoIP funziona con più dispositivi come smartphone e computer desktop), risparmierai ancora di più.

Non solo, ma è dimostrato che il VoIP aumenta la produttività dei dipendenti. Le sue funzionalità avanzate possono far risparmiare agli agenti oltre 30 minuti di chiamate al giorno e aggiungere 3,5 giorni extra di produttività all'anno, per dipendente. Nel complesso, il VoIP aumenta i tassi di produttività del team di circa il 20% .

Le funzionalità avanzate di VoIP (di cui parleremo più dettagliatamente di seguito) migliorano l'esperienza del cliente riducendo i lunghi tempi di attesa, assicurano che i chiamanti raggiungano il miglior agente disponibile al primo contatto e facilitano ai supervisori il monitoraggio dell'analisi delle chiamate in tempo reale e conversazioni passate per cercare aree di miglioramento.

Infine, funzionalità come la soppressione del rumore di fondo e la qualità delle chiamate HD forniscono una conversazione più chiara, riducendo le interruzioni improvvise delle chiamate e altri problemi di comunicazione frustranti.

La verità è che, soprattutto ora, è difficile trovare una brutta cosa da dire sul VoIP a parte la sua dipendenza da un'eccellente connessione Internet.

L'unico vero aspetto negativo che potresti incontrare?

Queste nuove caratteristiche e funzionalità possono presentare una curva di apprendimento. Il modo migliore per evitarlo è chiedere al fornitore le opportunità di formazione del team che offre.

Funzionalità VoIP chiave

Anche se ci sono oltre 90 funzioni VoIP - e in continuo aumento! — tra cui scegliere oggi, abbiamo delineato le funzionalità essenziali che definiscono la comunicazione telefonica virtuale.

Instradamento delle chiamate

L'instradamento delle chiamate è una strategia di gestione delle chiamate che distribuisce le chiamate in arrivo agli agenti in base a criteri preimpostati.

Gli obiettivi dell'instradamento delle chiamate sono garantire che il chiamante sia connesso al miglior agente disponibile, ridurre i tempi di attesa delle chiamate e le velocità di trasferimento delle chiamate e aumentare i tassi di risoluzione della prima chiamata.

Esistono numerose tecniche di routing tra cui scegliere, la più popolare è:

• Routing basato su elenco : instrada le chiamate in base a un elenco lineare preimpostato che ricomincia dall'inizio dopo ogni chiamata. Ad esempio, la chiamata viene prima inviata all'Agente A e viene inviata all'Agente B solo se l'Agente A non è disponibile. La chiamata successiva viene nuovamente inviata all'Agente A.
• Routing Round Robin: una strategia di instradamento a turni che invia la prima chiamata all'agente A, la chiamata successiva all'agente B e la chiamata successiva all'agente C. Ideale per i team di vendita basati su commissioni e per evitare di sovraccaricare specifici agenti del servizio clienti.
• Instradamento basato sulle competenze: instrada le chiamate in entrata in base ai punti di forza dell'agente, alle aree di competenza e alle competenze. Ad esempio, se un cliente chiama con domande su quale prodotto dovrebbe acquistare dalla tua attività, verrà inviato a uno specialista del prodotto. Ma se un cliente chiamava con domande sul funzionamento di un prodotto, veniva inviato al supporto tecnico.
• Routing basato sul tempo: instrada le chiamate in base a orari e/o fusi orari specifici degli agenti, particolarmente utile per orari geograficamente diversi
• Routing basato sulla relazione: instrada le chiamate agli agenti in base ai rapporti di lavoro precedentemente stabiliti, come l'agente preferito di un cliente o lo stato del chiamante VIP

Per informazioni su strategie di instradamento aggiuntive e best practice, consulta la nostra Guida all'instradamento delle chiamate .

Risposta vocale interattiva (IVR)

Interactive Voice Response (IVR) è una funzione VoIP che utilizza messaggi vocali preregistrati, riconoscimento vocale e/o interazioni con i clienti tramite tastierino per indirizzare le chiamate ai dipartimenti appropriati o ai singoli agenti.

Quando un cliente effettua una chiamata in uscita a un sistema telefonico aziendale con IVR, i messaggi registrati raccolgono informazioni essenziali come:

• Informazioni di contatto del cliente
• Il motivo della chiamata
• Dipartimento o rappresentante desiderato
• Informazioni sul pagamento

IVR è progettato per automatizzare i processi aziendali che annullano completamente la necessità per il chiamante di parlare con un agente dal vivo o riducono drasticamente i tempi di chiamata.

Dialer automatici

I dialer automatici in uscita (auto-dialer) accelerano la penetrazione dell'elenco dei lead e aumentano i tempi di conversazione complessivi eliminando la necessità per gli agenti di inserire fisicamente i numeri di telefono e garantendo che gli agenti si connettano alle chiamate solo quando un potenziale cliente è sull'altra linea e pronto a parlare.

Questa funzione filtra automaticamente i segnali di occupato, i numeri disconnessi e le macchine di posta vocale.

Sono disponibili diverse modalità di composizione tra cui scegliere, descritte di seguito:

• Dialer predittivo : effettua chiamate in uscita simultanee, filtrando messaggi vocali, fax, segnali di occupato e numeri disconnessi. Utilizza un algoritmo per "prevedere" la disponibilità degli agenti e trasferisce i lead in tempo reale agli agenti di conseguenza.
• Dialer progressivo: effettua una chiamata alla volta per agente per mantenere un ritmo di composizione in uscita coerente che può essere regolato in base alla disponibilità e alle preferenze dell'agente. Gli agenti devono terminare completamente le chiamate in corso prima che venga composto automaticamente il numero di telefono successivo.
• Power Dialer: utilizza un rapporto chiamate: agente preimpostato per comporre automaticamente i numeri di telefono dei potenziali clienti non appena un agente diventa disponibile. Connette solo gli agenti a un lead attivo. Ideale per squadre più piccole che devono affrontare liste di lead di grandi dimensioni.
• Preview Dialer: effettua automaticamente le chiamate in uscita e fornisce agli agenti informazioni pertinenti e aggiornate su clienti/prospect in base alle interazioni passate prima di collegarli. Gli agenti possono o meno essere in grado di scegliere se rispondere o meno a una chiamata in base ai dati della modalità di anteprima.

La nostra Guida al dialer del call center include ulteriori informazioni sulle modalità di composizione e spiega le migliori pratiche per il dialer in uscita.

Registrazione delle chiamate

La registrazione delle chiamate è una forma di monitoraggio delle chiamate che registra automaticamente le chiamate tra agenti e chiamanti o le registra su richiesta.

Le registrazioni delle chiamate vengono quindi archiviate automaticamente nel cloud per una revisione successiva. In molti casi, le registrazioni delle chiamate vengono trascritte automaticamente e le trascrizioni possono essere cercate/organizzate per parole chiave o frasi.

Queste registrazioni consentono:

• Valutazione di agenti e dipartimenti e controllo qualità
• Informazioni più approfondite sui clienti
• Valutazione dei materiali di formazione attuali
• Registri infallibili di ciò che è stato o non è stato detto durante una chiamata

Assicurati di essere conforme alle leggi locali e federali sulla registrazione delle chiamate prima di impostare questa funzione.

Segreteria visiva

La posta vocale visiva è una funzione VoIP che trascrive i messaggi di posta vocale lasciati agli agenti tramite posta vocale in testo e/o posta vocale in e-mail.

Ciò significa che gli agenti non devono prendersi il tempo necessario per ascoltare ogni singolo messaggio vocale e che possono facilmente assegnare priorità alle richiamate in base al contenuto del messaggio vocale.

La posta vocale visiva consente inoltre agli agenti di ascoltare i messaggi registrati, se necessario.

Inoltro chiamata

L'inoltro di chiamata è una strategia di distribuzione delle chiamate che invia (inoltra) automaticamente le chiamate in entrata a diversi numeri di telefono associati allo stesso agente o reparto in un ordine prestabilito.

L'inoltro delle chiamate consente una maggiore flessibilità del team ed è particolarmente ideale per gli agenti remoti o misti, poiché elimina la necessità che gli agenti siano fisicamente legati a un'unica posizione per rispondere alle chiamate. Impedisce inoltre ai chiamanti di dover riagganciare e comporre più numeri di telefono nella speranza di raggiungere l'agente desiderato.

Ad esempio, se un agente riceve una chiamata al proprio telefono fisso e non risponde, la chiamata viene inoltrata al proprio smartphone dopo un determinato numero di squilli. Se l'agente non risponde al proprio smartphone, la chiamata viene quindi inviata al numero di telefono di casa. Se non c'è risposta a casa, la chiamata può essere indirizzata alla casella vocale dell'agente o inviata a un altro agente.

Il nostro post sull'inoltro di chiamata remoto fornisce ulteriori informazioni.

Apparecchiature e hardware VoIP

Sebbene la compatibilità VoIP BYOD elimini gran parte della necessità di apparecchiature costose, sono comunque necessarie alcune opzioni hardware di base.

Tratteremo quelli, così come il popolare hardware VoIP opzionale, di seguito.

Per ulteriori informazioni, leggi la nostra guida alle migliori apparecchiature e produttori VoIP .

Attrezzatura e hardware essenziali

L'attrezzatura seguente è necessaria per far funzionare il tuo sistema telefonico VoIP.

Connessione Internet e Router

La cosa più importante di cui avrai bisogno per utilizzare un sistema VoIP è una connessione Internet a banda larga ad alta velocità e un router.

In generale, i sistemi VoIP richiedono una larghezza di banda minima di 90-156 kbps per funzionare correttamente, il che significa che potrebbe essere necessario aggiornare il servizio Internet. Si noti che una larghezza di banda sufficiente è responsabilità dell'utente, non del provider VoIP.

Un router collega i dispositivi VoIP a Internet e mantiene connesse le chiamate VoIP.

Dispositivo compatibile

Una volta che hai Internet funzionante, devi determinare i dispositivi specifici che utilizzerai per effettuare e ricevere chiamate VoIP.

I più diffusi dispositivi compatibili con VoIP includono:

• Telefoni da tavolo standard (tramite telefoni ATA o VoIP)
• Smartphone
• Computer desktop
• Computer portatili
• Compresse

Cavo Ethernet

Un cavo ethernet fornisce al tuo sistema VoIP una connessione Internet potente e coerente. Sebbene le chiamate VoIP siano possibili tramite WiFi, una connessione Internet Ethernet è molto più affidabile di una wireless.

Adattatore PoE

Un adattatore PoE è collegato al cavo Ethernet, quindi collegato direttamente a una presa a muro per garantire che il cavo abbia una potenza sufficiente.

Adattatore telefonico analogico (ATA)

Un adattatore telefonico analogico (ATA) consente agli utenti di collegare telefoni fissi esistenti, fax (telefoni analogici) o altri dispositivi locali alla propria rete VoIP.

In breve?

È ciò che consente ai telefoni standard di effettuare e ricevere chiamate VoIP.

Gateway VoIP

Un gateway VoIP converte i segnali telefonici analogici in SIP virtuale (Session Initiation Protocol) creando un collegamento tra la configurazione del sistema telefonico tradizionale e la rete.

Attrezzatura e hardware opzionali

Sebbene non sia necessario disporre di questa attrezzatura, averla eleva la tua esperienza VoIP.

Telefoni da scrivania VoIP

Anche se gli utenti si affidano principalmente a computer desktop e telefoni cellulari per comunicare tramite voce VoIP, molti scelgono anche di investire in un telefono fisso tradizionale (chiamato anche telefono fisso o telefono IP).

Le caratteristiche principali da cercare nei telefoni VoIP includono:

• Touchscreen LCD a colori
• Tasti e scorciatoie programmabili
• Schermo di videochiamata integrato
• Porte USB integrate
• Indicatore luminoso di occupato

Cuffie

Le cuffie VoIP offrono una migliore qualità del suono complessiva, dispongono di funzioni di cancellazione del rumore e rendono più facile per i dipendenti ascoltare e rimanere concentrati sulle conversazioni correnti.

Sono disponibili sia cuffie cablate che wireless, sebbene quest'ultime siano più popolari e consentano una maggiore flessibilità.

Cerca cuffie con:

• Una portata Bluetooth di almeno 5 piedi
• Funzioni di base di controllo delle chiamate sull'auricolare stesso
• Microfono regolabile
• App per smartphone compatibile

Relatori della conferenza

Le cuffie rendono più chiare le conversazioni individuali, ma gli altoparlanti possono rendere le chiamate in conferenza un'esperienza molto migliore per tutti i soggetti coinvolti.

Cerca altoparlanti con:

• Microfoni incorporati
• Soppressione del rumore di fondo
• Un raggio di raccolta audio minimo di 7-10 piedi
• Controlli utente come muto, rimozione dal vivavoce, interfono, controlli del volume
• Connettività Bluetooth/porte USB

Quanto costa Voice Over IP?

Per comprendere il vero costo del VoIP, è necessario considerare più del semplice prezzo mensile del software. Anche altri fattori come hardware/attrezzatura, commissioni normative e tasse influiscono sui prezzi VoIP.

Questa tabella mostra i fattori e i costi medi che influenzano i costi VoIP mensili (una tantum di installazione/installazione e le tariffe per le apparecchiature variano notevolmente a livello individuale e pertanto non sono incluse).

Di seguito, analizzeremo tutte le spese associate alla telefonia virtuale. Per una spiegazione più dettagliata dei costi comuni del sistema telefonico virtuale, consultare il nostro post su tasse e commissioni VoIP .

Prezzi e piani VoIP: in media $ 15- $ 25 per utente al mese

Cominciamo dalle basi: quanto addebita il provider per i servizi VoIP che offre.

La maggior parte dei servizi VoIP offre una serie di piani scalabili, che consentono alle aziende di evitare di pagare per funzionalità o livelli di servizio di cui non hanno bisogno. Questa opzione di prezzo a più livelli significa anche che è facile per le aziende passare al piano successivo se/quando le loro esigenze si evolvono.

I fattori che influenzano i costi del piano VoIP includono:

• Numero di utenti e/o amministratori
• Caratteristiche e funzionalità
• Integrazioni di terze parti disponibili
• Numero e tipo di numeri di telefono aziendali necessari (locale, verde, ecc.)
• Numero di minuti gratuiti al mese
• Livello desiderato di supporto del provider (supporto prioritario, supporto omnicanale, ecc.)
• Installazione e installazione

I piani sono generalmente pagabili su base mensile o annuale (con un abbonamento annuale che offre risparmi tra circa il 10-20%). Sono disponibili anche pacchetti personalizzabili basati su preventivo, ma dovrai contattare direttamente il fornitore per discuterne il costo.

Se non desideri passare al livello di prezzo successivo, ma hai ancora bisogno di funzionalità che non sono disponibili nel tuo piano attuale, probabilmente potrai acquistare funzionalità "aggiuntive" come la registrazione e la trascrizione delle chiamate, ulteriori Numeri di telefono VoIP o posta vocale visiva.

Ad esempio, l'immagine seguente mostra i tre piani disponibili e i prezzi a più livelli dal provider VoIP Dialpad.

Come nell'esempio sopra, le compagnie telefoniche virtuali di solito offrono chiamate VoIP locali illimitate su ogni piano.

Tuttavia, alcuni provider offrono anche chiamate "pay-as-you-go", che addebitano al minuto o in blocchi di minuti. Questo di solito offre un vantaggio in termini di costi significativo solo alle micro imprese, alle nuove società o ai team che non comunicano principalmente per telefono ma desiderano comunque avere un numero aziendale.

Un ultimo fattore nei prezzi VoIP è se si opta per PBX ospitato su cloud (Private Branch Exchange) o servizi basati su locali.

I servizi di comunicazione basati sui locali hanno un costo iniziale elevato di $ 3.000- $ 5.000, ma consentono alle aziende un maggiore controllo sui propri servizi VoIP. Le opzioni basate su cloud sono più popolari, poiché costano tra $ 15,00 e $ 25,00 al mese e rendono la manutenzione del sistema responsabilità del provider, non dell'utente.

Commissioni e supplementi normativi VoIP: media di $ 33 al mese

Sebbene sia ragionevole pagare meno di $ 30,00 per utente una volta al mese per il servizio VoIP, tieni presente che i fornitori possono addebitare costi aggiuntivi. Alcune di queste commissioni sono legali, ma altre potrebbero essere il segno di un'azienda fraudolenta.

Poiché il VoIP è regolato dalla FCC, i fornitori devono versare contributi ai fondi e ai servizi descritti di seguito. Di conseguenza, i clienti probabilmente vedranno i costi legali riportati di seguito sulle loro fatture VoIP mensili per assistere il provider nella copertura delle tariffe normative.

E911 Commissioni

Le tariffe E911 (Enhanced 911) aiutano a compensare il costo dei requisiti del servizio di emergenza della FCC.

I fornitori devono rendere il servizio di emergenza una caratteristica obbligatoria di ogni piano e garantire che i servizi di emergenza abbiano accesso alla posizione del chiamante.

Le tariffe E911 possono variare da $ 0,20 a $ 2,00 per utente al mese.

Commissioni del Fondo per il servizio universale

Le tariffe dell'Universal Service Fund (USF) aiutano i fornitori a coprire i costi dei contributi richiesti all'USF. Questo fondo fornisce VoIP, rete fissa e accesso a Internet a comunità a basso reddito e rurali, scuole e operatori sanitari.

Le commissioni USF generalmente costano per riga ogni mese. Se hai notato che la tua tariffa mensile USF è fluttuante, non è un motivo di preoccupazione immediato, poiché i contributi richiesti cambiano 4 volte l'anno.

Aspettati di pagare tra $ 2,00 e $ 4,00 per utente al mese per le tasse USF.

Supplementi non FCC: i prezzi variano

I supplementi seguenti non sono associati alla FCC, ma li vedrai spesso sulla tua fattura VoIP. Sebbene la loro sola presenza non sia motivo di preoccupazione, fornitori senza scrupoli potrebbero usarli come scusa per addebitarti una tariffa mensile esorbitante, quindi tieni presente quanto normalmente costano i supplementi.

Commissioni per la portabilità del numero

La stragrande maggioranza dei fornitori di servizi VoIP non addebita commissioni per la portabilità del numero (un costo una tantum che consente alle aziende di trasferire i numeri di telefono esistenti al nuovo provider).

Tuttavia, sono legalmente autorizzati a farlo. Il costo medio del trasferimento del numero è di $ 10,00- $ 20,00 per numero di telefono trasferito e potrebbe richiedere da 1 a 3 settimane, a seconda dell'operatore telefonico esistente.

Commissioni per servizi di compensazione tra vettori e infrastrutture Internet

Sebbene non obbligatori, alcuni fornitori addebitano le tariffe di compensazione tra vettori e servizi di infrastruttura Internet per coprire i costi del servizio Internet e le tariffe tra i vettori.

Queste commissioni sono generalmente inferiori a $ 1,00 al mese.

Supplementi aggiuntivi

Altri supplementi possono includere:

• Commissioni di risoluzione anticipata
• Commissioni di recupero regolamentari
• Commissioni normative, di conformità e di proprietà intellettuale
• Commissioni per le funzioni aggiuntive
• Costi amministrativi/di servizio

In totale, il costo medio dei supplementi varia da $ 5,00 a $ 50,00 + per utente al mese. È qui che i fornitori subdoli tentano di affrontare addebiti eccessivi, quindi controlla attentamente la tua fattura mensile.

Tasse VoIP aziendali: in media $ 7/utente al mese

I fornitori di servizi VoIP devono addebitare e versare legalmente tasse federali, locali e statali.

Queste tasse possono anche includere tasse comunali, tasse di licenza e franchising, tasse di pubblica utilità e persino tasse di transito. Queste aliquote fiscali variano in base alla posizione e ai servizi forniti, ma generalmente costano circa $ 5,00/utente al mese.

Sovrapprezzo entrate lorde

Sebbene non sia richiesto dalla legge, gli utenti possono anche incontrare un addebito per il servizio di entrate lorde.

Un addebito GRS compensa i costi degli oneri fiscali federali e statali di un fornitore e si basa su una percentuale del reddito imponibile che ogni cliente genera per il fornitore.

Sebbene le tariffe possano variare, generalmente vanno da $ 1,00 a $ 3,00 per utente al mese.

L'immagine seguente mostra un esempio di fattura VoIP mensile:

Cosa cercare in un provider VoIP

Oltre a una struttura dei prezzi equa e trasparente, cos'altro dovresti considerare quando valuti un software VoIP ?

La nostra ricerca mostra che ci sono quattro fattori principali a cui prestare attenzione quando si sceglie un servizio VoIP:

• Scalabilità
• Funzionalità disponibili
• Compatibilità
• Servizio clienti e supporto

Scalabilità

La scalabilità si riferisce a quanto sia facile per gli utenti "scalare" o "ridimensionare" i loro piani VoIP quando le loro esigenze cambiano. Ad esempio, un provider che offre solo 2-3 piani non è scalabile come uno che offre 4-5 diverse strutture tariffarie.

Le soluzioni scalabili contano perché:

• Impedisciti di pagare per funzionalità che non ti servono
• Fai crescere il tuo servizio VoIP con la tua azienda (aggiungendo utenti aggiuntivi e/o funzionalità aggiuntive)
• Offri un valore complessivo migliore, anche se puoi ottenere un "servizio più economico" altrove

Inoltre, valuta se il provider offre o meno la possibilità di passare da un sistema telefonico aziendale a un software per contact center o un sistema di comunicazioni unificate. . Ciò ti dà l'opportunità di aggiungere più canali di comunicazione, come la videoconferenza o la chat dal vivo, in futuro, senza dover cambiare provider.

Funzionalità disponibili

Quando si tratta di valutare le funzionalità del provider, di più non è sempre meglio. Troppe funzionalità possono confondere e sopraffare i nuovi utenti, spesso causando più lavoro di quello che avrebbero dovuto risparmiare.

Invece, concentrati sul fatto che il provider offra o meno le funzionalità più importanti per la tua azienda specifica.

Ad esempio, se lavori nel settore sanitario, avrai bisogno di una soluzione VoIP conforme a HIPAA. Se gestisci un call center in uscita, probabilmente darai la priorità a un numero elevato di modalità di composizione disponibili rispetto a funzionalità come la segreteria visiva.

Compatibilità

Il miglior prezzo e tutte le funzionalità del mondo non contano se il tuo sistema VoIP non è compatibile con i tuoi attuali strumenti aziendali e sistemi operativi.

Assicurati che qualsiasi provider che stai considerando sia conforme a:

• I tuoi dispositivi mobili (app mobili Apple e Android, ecc.)
• Il tuo attuale sistema operativo (Mac, Windows, ecc.)
• Il tuo browser web preferito (Google Chrome, Safari, Firefox, ecc.)
• Software di terze parti (sistema CRM, strumento di gestione dei progetti, app di chat del team, ecc.)
• Qualsiasi hardware aggiuntivo (telefoni analogici, cuffie, ecc.)

Assistenza e servizio clienti

Infine, assicurati che il provider VoIP offra un servizio clienti e un supporto di qualità e reattivi.

Devi sapere:

• Quanti canali di supporto sono disponibili? (Telefono, chat dal vivo, e-mail, ecc.)
• Quali sono gli orari disponibili per ogni canale? (24 ore su 24, 7 giorni su 7 su almeno un canale è il migliore)
• Quanto tempo impiega generalmente il provider per risolvere il problema di un cliente?
• Qual è il tempo medio di risposta del provider?
• Qual è il tempo di attività garantito? (99,9% è il minimo che dovresti considerare)
• Quali standard/certificazioni di sicurezza offre il provider? (Crittografia end-to-end, conformità GDPR, conformità HIPAA e PCI, conformità SOC II, ecc.)
• Quali materiali di formazione per gli utenti vengono forniti? (Corsi online, tutorial, formazione personalizzata per i dipendenti, ecc.)
• È disponibile un supporto prioritario?
• Quanto sono attivi il forum di supporto online del provider e la community di sviluppatori?

La nostra guida dettagliata su come scegliere un provider VoIP offre informazioni aggiuntive, oltre a un'analisi delle principali piattaforme VoIP come Nextiva, RingCentral e Grasshopper.

Quale servizio di telefonia VoIP è giusto per te?

Ora che sai cosa cercare in un servizio telefonico VoIP, è il momento di iniziare a pensare a quale piattaforma si adatta meglio alle tue esigenze di comunicazione aziendale attuali e future.

Sia che tu stia già considerando un fornitore di servizi specifico o che non ne abbia ancora in mente uno, la nostra tabella di confronto VoIP aziendale fornisce informazioni dettagliate sull'esperienza utente, sui prezzi, sulle funzionalità disponibili, sui softphone VoIP e altro ancora.

Domande frequenti sul VoIP

Di seguito, abbiamo risposto ad alcune delle domande VoIP più comuni.