Cosa cercare quando si sceglie un software di gestione delle schede attività

Per consegnare i progetti con successo, il monitoraggio del tempo è il principale indicatore di prestazioni chiave per un project manager.

Ma il mercato è invaso da strumenti generali di gestione dei progetti con funzionalità di monitoraggio del tempo e software di gestione delle schede attività dedicato.

In qualità di azienda di servizi sul campo, si consiglia di stare alla larga da entrambi e optare per un software di gestione dei servizi sul campo dedicato che includa funzionalità di gestione delle schede attività.

Ma cosa dovrebbe includere un software di gestione delle schede attività ideale per un'azienda di servizi sul campo? Leggi di più per scoprire come selezionare il giusto software di monitoraggio del tempo.

Perché dovresti scegliere un software per la gestione delle schede attività?

Avere buone pratiche di monitoraggio del tempo come parte dei flussi di lavoro del tuo progetto di assistenza sul campo ti aiuta a:

• Rimani conforme alle leggi sul lavoro: se sei un'azienda globale, devi rispettare le leggi sul lavoro della nazione da cui hai assunto i lavoratori dei servizi sul campo. Uno strumento di monitoraggio del tempo calcolerà le ore impiegate dai dipendenti e dal lavoro, fornendo così le prove necessarie per qualsiasi problema legale.
• Ottimizza i tuoi processi: c'è qualche lavoro che richiede troppo tempo per essere completato? Perché un lavoro impiega meno tempo in un luogo di lavoro e non in altri? Puoi trovare risposte e rielaborare le tue operazioni aziendali per essere più produttivo.
• Paga i dipendenti in modo equo: la gestione delle schede attività ti aiuta con le revisioni delle prestazioni sapendo chi sta lavorando e chi sta rallentando nella tua organizzazione. Ti aiuta anche a compensare gli straordinari, gli orari insufficienti, le ferie pagate, i permessi, ecc.
• Trasparenza: eventuali controversie relative ai contratti orari sono facilmente risolvibili con il software di gestione delle schede presenze. Ti aiuta a trattare con i tuoi clienti e lavoratori con prove.

Come scegliere il giusto software di gestione delle schede attività per un'attività di assistenza sul campo

Se sei un imprenditore di servizi sul campo, inizia mappando i tuoi processi aziendali in cui il monitoraggio del tempo è richiesto o utile. Questo potrebbe essere per i tuoi contratti, la gestione dei tecnici dell'assistenza sul campo, la concessione di ferie ai dipendenti, ecc.

Crea SOP per questi processi e comunicale alle parti interessate. Assicurati che abbiano il consenso sui processi decisionali e su come viene cronometrato il tempo per loro.

Quindi, durante la valutazione di un software di gestione delle schede attività ideale, controlla le cinque caratteristiche chiave menzionate di seguito:

Funzionalità ricche di opzioni di monitoraggio del tempo

Qualsiasi software di gestione delle schede attività dovrebbe tenere traccia del tempo e fornire opzioni per personalizzare il modo in cui lo tieni traccia. Ad esempio, dovrebbe fornire un'opzione per decidere diverse regole di monitoraggio del tempo per diversi progetti, regioni del cantiere, clienti o attività.

Uno dovrebbe essere in grado di aggiornare la propria scheda attività da qualsiasi luogo, comprese le app Android o iOS.

Esperienza utente semplice

La gestione delle schede attività è ancora più cruciale per i dipendenti e i tecnici dell'assistenza sul campo poiché il loro stipendio/reddito dipende da questo.

Pertanto, assicurati che la tua manodopera e i tuoi dipendenti comprendano l'interfaccia utente del software. Idealmente, prendi feedback da loro prima di acquistare la licenza.

Assicurati che il tuo fornitore di software per schede attività sia dotato dei materiali di formazione necessari per l'onboarding.

Integrazioni delle app con il software esistente

Il tuo software di gestione delle schede attività dovrebbe disporre di disposizioni pertinenti per condividere o recuperare dati da altri software che utilizzi.

Ad esempio, potresti già utilizzare un software di contabilità per le fatture o per la fatturazione dei fornitori. Alcuni casi d'uso possono comportare pagamenti il ​​cui valore dipende dal tempo monitorato.

Pertanto, il tuo software di gestione delle schede attività deve trasmettere i dati al tuo software di contabilità per un lavoro senza interruzioni.

Chiedi al supporto del tuo software di gestione delle schede attività se possono integrare gli strumenti esistenti per te.

Privacy e sicurezza dei dati

Un software di gestione delle schede attività contiene dati che possono causare problemi legali se cadono nelle mani sbagliate. Un software ben integrato comporterebbe anche ulteriori dati privati.

Pertanto, è necessario chiedere al fornitore del software di gestione delle schede attività le misure di sicurezza in atto relative ai dati aziendali.

Richiedi le certificazioni pertinenti e la conformità al GDPR (se i tuoi siti di lavoro, clienti o attività si trovano in Europa).

Robusta app per Android e iOS per il monitoraggio del tempo

L'utente finale del tuo strumento di monitoraggio del tempo sono i tuoi tecnici e dipendenti sul campo. Poiché molti lavorerebbero sul posto di lavoro, devono disporre di una comoda applicazione mobile da utilizzare per la frequenza.

Assicurati che l'app mobile abbia funzionalità pertinenti per segnare le presenze, chiedere permessi, ottenere informazioni sull'approvazione delle loro ferie, il tempo monitorato per il lavoro, ecc.

Il tuo software di gestione delle schede attività dovrebbe essere disponibile sia su Android che su iOS.

Ottieni un software di gestione delle schede attività utile per le attività di assistenza sul campo

Un buon rapporto qualità-prezzo per il software di monitoraggio del tempo è quando è disponibile come funzionalità dedicata nel software di gestione dell'assistenza sul campo.

Ciò garantisce di non dover dipendere da troppe integrazioni e dati esterni per le operazioni di assistenza sul campo.

In Zuper, il nostro software di gestione delle schede attività è dotato di funzionalità avanzate come geo-fencing, gestione delle buste paga e generazione di report approfonditi per prendere decisioni.

Prenota una demo per sapere in che modo le nostre funzionalità di monitoraggio del tempo aiutano la tua attività di assistenza sul campo a crescere.

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