Perché la contabilità è essenziale per le startup: vantaggi principali e migliori pratiche

Cos'è la contabilità?

Introduzione alla contabilità

Tenere la contabilità è il passaggio più elementare che implica documentare in modo coerente tutti gli acquisti, le vendite, le entrate e i pagamenti di un'azienda. È come avere un registro giornaliero di ogni centesimo che entra o esce dall'azienda, includendo vendite, acquisti e spese, tra gli altri. Ciò include l'organizzazione dei dati e la loro presentazione in una forma appropriata. Ciò può essere fatto utilizzando mezzi manuali o applicazioni informatiche. La contabilità consente registrazioni accurate e aggiornate, essenziali per la conformità e aiutano una startup a valutare la propria salute finanziaria.

Comprendere la contabilità

La registrazione e la conservazione delle informazioni aziendali sono note come contabilità. D'altra parte, la contabilità si occupa dell'analisi e dell'interpretazione di tali documenti per comprendere la salute finanziaria di un'organizzazione. In altre parole, aiuta a valutare il quadro totale delle attività aziendali utilizzando tutti i record contenuti nei libri di attività, il che è molto significativo per la pianificazione, la previsione e altre misure di controllo aziendale. Il quadro risultante viene utilizzato dai contabili per la preparazione di relazioni finanziarie e audit, per la stesura del bilancio e per consigliare come ridurre i costi.

Contabilità manuale o automatizzata

Per una piccola impresa, tenere la contabilità in proprio può funzionare, ma comporta il rischio di errori umani e richiede tempo. Questo è uno dei limiti della contabilità manuale quando si considera un software per i sistemi contabili, poiché garantisce che ci siano pochi o nessun errore di immissione dei dati, che le informazioni siano aggiornate e che le leggi non vengano infrante. Va inoltre sottolineato che questi sistemi sono in grado di fornire informazioni istantaneamente, il che significa che le decisioni vengono prese sulla base dei dati reali nel più breve tempo possibile.

Importanza di una buona contabilità per le startup

La maggior parte delle nuove imprese in fase iniziale considera le pratiche contabili non solo come una necessità ma come un'arma strategica che aiuta a spingerle verso i propri obiettivi. Ecco i motivi per cui la contabilità è importante per le aziende emergenti:.

Chiarezza finanziaria per il processo decisionale

Una contabilità efficace presenta ai fondatori lo stato delle finanze della loro azienda che consente di fare scelte ragionevoli. Le startup con buoni libri sono in grado di misurare il confronto tra i risultati effettivi e i budget, prevedere e controllare il flusso di cassa e i costi. Ad esempio, uno sforzo più realistico di misurazione del flusso di cassa consente ai fondatori di decidere quando rimettere i profitti o quando salvarli in tempi difficili.

Fiducia degli investitori e due diligence

Una cosa è avere fiducia nei sistemi finanziari che operano all’interno di una start-up, un’altra è avere fiducia nei sistemi finanziari che operano con una start-up. In un round di finanziamento, le restrizioni relative alle economie pulite e disordinate nei registri firmati cloud forniscono la prova che la start-up viene gestita in modo ordinato, il che è importante per la raccolta di fondi.

Gli investitori eseguono la due diligence compilando i rendiconti finanziari, le dichiarazioni dei redditi e tutte le proiezioni associate dell'attività. Le startup che mantengono una registrazione coerente, strategica e dettagliata hanno maggiori possibilità di ottenere investitori poiché ciò dimostra il rispetto delle risorse degli investitori e la considerazione per il futuro.

Rispetto dei requisiti legali e fiscali

Indubbiamente, le imprese emergenti hanno una serie di obblighi legali e fiscali a cui devono attenersi. Una corretta contabilità assicura che tutti i registri siano in ordine e completi, pertanto semplifica il processo di dichiarazione delle tasse riducendo così eventuali sanzioni.

Ad esempio, fornendo sufficienti ricevute e altri documenti necessari, le startup sono in grado di ottenere determinate detrazioni consentite, ottimizzando così la loro posizione fiscale che porta a vantaggi in termini di costi pur rimanendo sane in termini di leggi fiscali da parte dell'IRS.

Individuazione delle opportunità di crescita

Quando le startup avranno una documentazione finanziaria ben organizzata, saranno in grado di individuare potenziali aree di crescita. Valuterebbero le vendite, i costi e i profitti nel tempo e determinerebbero su quale prodotto o servizio enfatizzare e su quale tagliare. Quali prodotti si vendono di più, quali comportano maggiori costi o qual è la tendenza del mercato. I dati contabili raccontano le vendite e i relativi costi, nonché i principi della potenziale crescita del mercato al dettaglio e ciò consente di pianificare la crescita.

Documenti finanziari essenziali per le startup

In linea con tale fatto, tenere i registri finanziari di base è importante anche per le nuove imprese che riguardano le operazioni, le procedure per la conformità legale e persino gli eventi futuri. In altre parole, precisiamo qui i documenti fondamentali che ogni nuova azienda deve possedere:

1. Estratti conto bancari

Un estratto conto illustra tutte le transazioni che hanno avuto luogo attorno a uno specifico conto bancario durante un determinato periodo di tempo, che spesso è un mese. Le strategie di prevenzione vengono impiegate attraverso l’accesso regolare agli estratti conto bancari in modo che le startup possano monitorare le entrate, identificare le transazioni ridondanti e controllare efficacemente il deflusso di denaro. Ad esempio, la riconciliazione mensile garantisce che le transazioni nei registri corrispondano alle cifre previste dalla Banca. Ciò è fondamentale per il budget e la gestione finanziaria in generale.

2. Estratti conto della carta di credito

Gli utenti di carte di credito aziendali ricevono estratti conto della carta di credito per enumerare l'utilizzo della carta per gli acquisti. L'analisi di queste dichiarazioni aiuta le giovani imprese a non spendere inutilmente in costi operativi e ad osservare anche il flusso di cassa e qualsiasi potenziale attività fraudolenta. Valutare l’utilizzo della carta di credito, ad esempio, consente di identificare le tendenze delle spese, il che aiuta a pianificare i budget e a ridurre i costi in modo più efficace.

3. Fatture e fatture

Tutte le fatture e le fatture riguardano denaro dovuto o ricevuto dall'azienda. Le fatture vengono inviate ai clienti dell'azienda chiedendo denaro, mentre le fatture vengono inviate all'azienda chiedendo il pagamento. Tutte le piccole imprese sono tenute ad effettuare il raggruppamento di questi documenti per avere il controllo sulle entrate e sulle uscite di denaro, la gestione dei fornitori nonché una corretta contabilità ai fini degli adempimenti fiscali.

4. Ricevute

Le ricevute svolgono un ruolo fondamentale nel documentare le spese nel corso delle operazioni aziendali. Districarsi nella confusione delle ricevute sia fisiche che elettroniche può aiutare le giovani aziende a sottoporre a verifica le proprie detrazioni e a proteggersi dalle perdite derivanti da spese che altrimenti non sarebbero riscosse. Ad esempio, le ricevute di spese significative possono tornare utili anche nei casi in cui l'azienda vuole richiedere una garanzia per l'articolo o restituire l'articolo stesso ai fornitori, evitando così all'azienda di sostenere costi aggiuntivi non pianificati.

5. Rendiconto finanziario

I rendiconti finanziari descrivono in dettaglio la performance finanziaria dell’azienda in un periodo di tempo specificato e sono cruciali per determinare la salute finanziaria. Questi consistono nelle seguenti affermazioni fondamentali;

• Conto economico: nel periodo definito, indica i ricavi generati dalla gestione dell'attività, le spese sostenute e l'utile o la perdita risultante realizzati in quel periodo.
• Stato patrimoniale: fornisce un riepilogo delle attività, delle passività e del patrimonio netto della società in un dato momento per indicare la sua posizione finanziaria.
• Rendiconto finanziario: questo è il registro che indica i flussi di cassa in entrata e in uscita per l'organizzazione ed è anche molto importante per la gestione della liquidità e per garantire che le attività quotidiane dell'organizzazione siano in atto.

6. Moduli fiscali e documenti giustificativi

I moduli fiscali includono tutti i documenti depositati presso l'IRS per segnalare redditi, detrazioni e passività. Documenti di supporto come ricevute, fatture ed estratti conto verificano i dati riportati. Una documentazione fiscale adeguata garantisce la conformità, consente le detrazioni e crea credibilità presso gli investitori e le parti interessate.

7. Registri di contabilità fornitori e clienti

Si riferisce al record degli stati di saldo in sospeso e dei soldi dovuti dai clienti a loro volta. Una gestione efficiente della contabilità fornitori e dei conti clienti rafforza il flusso di cassa e consente una corretta gestione dei fornitori e pagamenti tempestivi che portano all'efficienza delle attività finanziarie. Tali registrazioni sono utili quotidianamente nelle attività finanziarie e, cosa ancora più importante, servono a creare le basi per un’ulteriore crescita e per l’aderenza normativa in futuro.

Vantaggi della contabilità in una startup

L’implementazione di solide pratiche contabili presenta numerosi vantaggi che vanno oltre la semplice tenuta dei registri. Ecco come una contabilità efficace può spingere le startup verso il successo:

1. Efficienza organizzativa

Uno dei principali vantaggi che la tenuta della contabilità offre a una startup è che aiutano a mantenere tutti i registri finanziari ben organizzati. Quando ci sono informazioni pertinenti che devono essere recuperate; Tale organizzazione assiste nella preparazione di rapporti, budget e nell'adempimento di tutti gli obblighi fiscali e legali. Ad esempio, se i registri vengono conservati correttamente, è facile per una startup recuperare determinate informazioni sulle proprie finanze in pochissimo tempo e quindi riprendere a prendere decisioni e a creare nuovamente report senza ulteriori ritardi.

2. Budget e previsioni semplificati

Utilizzando una tenuta dei registri precisa, le aziende orientate alla crescita come le startup sono in grado di sviluppare budget accurati e fissare obiettivi in ​​linea con le loro strategie di crescita. Analizzano la cronologia delle spese e delle entrate per aiutarli a fissare obiettivi realistici e ottimizzare le risorse al fine di evitare eventuali deficit. Ad esempio, un'impresa startup nel campo tecnologico può essere in grado di pianificare i budget stimati e quanti ulteriori fondi cercherà per ulteriori investimenti monitorando i costi, un processo denominato monitoraggio delle spese.

3. Chiarezza finanziaria per la due diligence

La contabilità crea l'infrastruttura per la trasparenza dei dati primari, che inizia ad essere molto importante per un'impresa in fase di avvio quando è necessario raccogliere un investimento esterno. Nella maggior parte dei casi, i soggetti di controllo interni ed esterni richiederanno questo livello di dettaglio operativo anche durante la fase iniziale dell’investimento. I resoconti sull'aspetto finanziario ai potenziali investitori tendono a conquistarli e di conseguenza a creare professionalità e fiducia, migliorandone il valore.

4. Conformità e mitigazione del rischio

Per continuare a esistere, le nuove società devono rispettare diverse leggi fiscali e altri regolamenti. Buone pratiche contabili aiutano a ridurre le possibilità di errori nelle dichiarazioni dei redditi e aiutano a ridurre al minimo le sanzioni. Ad esempio, un’adeguata tenuta dei registri di ricevute e fatture per vari scopi aziendali aiuta le imprese nel processo di accertamento fiscale consentendo loro di dimostrare le spese fiscali, riducendo così la loro esposizione fiscale senza violare alcuna legge fiscale.

5. Scalabilità e configurazione dei sistemi

Ottime pratiche contabili offrono alle startup l’opportunità di creare processi sufficientemente flessibili da accogliere le operazioni in espansione dell’azienda. Ad esempio, le startup possono personalizzare le applicazioni contabili per scopi specifici e combinarle con sistemi di gestione dell’inventario e delle relazioni con i clienti. Man mano che crescono, questi sistemi si adattano, consentendo un monitoraggio finanziario efficiente senza bisogno di revisioni significative.

6. Processo decisionale basato sui dati

È attraverso l’analisi finanziaria che la contabilità consente alle startup di prendere decisioni sui processi di dati. L’analisi delle entrate, delle spese e delle tendenze della redditività aiuta le giovani imprese a sapere quali aree necessitano di miglioramenti, dove investire e come utilizzare le risorse in modo efficace. Ad esempio, una startup con un modello di abbonamento può valutare i dati sull’abbandono dei clienti al fine di migliorare gli sforzi di marketing.

7. Attrarre e trattenere gli investitori

Una contabilità ben strutturata richiede controlli interni che aiutano ad attrarre gli investitori e anche a mantenerli. Ciò crea un ciclo positivo in cui i fondatori, dopo aver preparato resoconti finanziari costantemente tempestivi e accurati, iniziano e sono in grado di ottenere capitale aggiuntivo all’interno e all’esterno dell’azienda, guadagnandosi così la fiducia dei fornitori di capitale.

8. Salute finanziaria a lungo termine

Proseguendo con le procedure contabili di routine, le aziende possono prevedere i propri flussi di cassa in entrata e in uscita, gestire i propri obblighi ed evitare di prendere decisioni aziendali sbagliate. Il monitoraggio regolare della performance finanziaria li aiuta a prepararsi agli shock esterni, a gestire la loro runway (il periodo che hanno prima di esaurire i fondi) e ad adottare misure correttive per garantire che rimangano solvibili.

Assunzione vs. esternalizzazione di contabili

Nel corso dello sviluppo di una startup, i suoi aspetti contabili cambiano. La selezione dei contabili interni o delle società esterne dipende dalla fase aziendale, dal budget e dalla complessità delle esigenze finanziarie.

Outsourcing nelle fasi iniziali

Nel nuovo ambiente imprenditoriale, di solito è più semplice e meno costoso effettuare l'outsourcing piuttosto che assumere dipendenti a tempo pieno. Tali startup possono utilizzare professionisti esterni per determinate aree di attività come la contabilità senza sostenere i costi di assunzione di una persona a tempo pieno. Poiché l'outsourcing è più flessibile, è più facile per la startup impegnare risorse "on demand" per competenze particolari come il lavoro fiscale o di conformità.

Vantaggi dell'outsourcing:

• Risparmio sui costi: rende la contabilità un costo variabile, poiché gli addebiti vengono sostenuti solo per il servizio utilizzato.
• Accesso alle competenze: i contabili esterni hanno esperienza in vari settori e forniscono informazioni preziose.
• Scalabilità: le aziende in outsourcing possono adattare i servizi in base alle esigenze aziendali, supportando la crescita senza costi fissi.

Quando assumere contabili interni

Con l’aumento della domanda di servizi contabili, diventa opportuno per le start-up assumere un contabile interno, o probabilmente un piccolo team. In genere, le start-up valutano questo aspetto quando hanno raggiunto soglie di fatturato sostanziali, sono alla ricerca di round di investitori o la gestione finanziaria deve essere dotata di risorse per le attività quotidiane

Vantaggi dell'assunzione interna:

• Focus dedicato: i contabili interni presteranno attenzione e assisteranno con le esigenze della startup e soprattutto saranno utili per le attività finanziarie quotidiane.
• Coinvolgimento strategico: le startup con tali team migliorano le loro capacità di analisi dei dati finanziari, promuovendo così un processo decisionale rapido ed efficiente.

Contabilità frazionaria

In questo modello chiamato contabilità frazionaria, le startup possono assumere posizioni professionali di alto livello come COO, controllori, ecc. su base temporanea. Può funzionare per le aziende che necessitano di una guida nella posizione strategica finanziaria ma non sono in grado di assumere persone a tempo pieno.

Principali parametri contabili di avvio da conoscere

Comprendere parametri contabili specifici aiuta le startup a monitorare la salute finanziaria, stabilire obiettivi realistici e attrarre investitori. Ecco i parametri essenziali per ogni startup:

1. Tasso di combustione

Il tasso di combustione è definito come il tasso al quale il denaro viene utilizzato ogni mese, in particolare nel caso delle imprese in via di sviluppo. Un tasso di combustione eccessivo può segnalare agli investitori che la Società dovrà garantire molto presto ulteriori finanziamenti. Ad esempio, se una nuova impresa ha un tasso di paracadute di $ 50.000 e ha $ 500.000 in banca, le sue vulnerabilità di cassa sono nette di dieci mesi. Ciò significa che l'attività chiuderà entro dieci mesi a causa dell'esaurimento della liquidità se il tasso di consumo è costante a $ 50.000 al mese.

2. Ricavi differiti

I ricavi differiti rappresentano il pagamento ricevuto per beni e servizi ancora da rendere. Le startup che hanno un modello di abbonamento spesso tengono un registro delle entrate differite poiché rappresentano una passività fino alla consegna del servizio. Poiché questo è ben monitorato, aiuta a fare le giuste previsioni e a gestire i flussi di cassa.

3. Metriche di contabilità fornitori (AP) e contabilità clienti (AR).

Le metriche AP si concentrano sull'efficacia e la rapidità con cui una startup paga i suoi fornitori, mentre le metriche AR mostrano l'efficacia con cui la startup ottiene i soldi dai propri clienti. I giorni di saldo delle vendite (DSO) e il periodo di pagamento medio sono esempi di parametri che mostrano l'efficacia della visualizzazione di un flusso di cassa. Ottimizzando i processi AP e AR, le startup godono sempre di un flusso di cassa più regolare e di migliori relazioni con fornitori e clienti.

4. Tasso di crescita dei ricavi

Questo indice misura l’aumento delle entrate in un periodo di tempo prescelto. Tali tassi di crescita attirano l’attenzione dei potenziali investitori poiché indicano domanda e capacità di espansione. La crescita dei ricavi viene misurata al fine di determinare l'efficacia delle pratiche commerciali messe in atto e la probabile performance futura in relazione a tali pratiche.

Best practice per la contabilità di avvio

L’applicazione delle migliori pratiche aiuta le startup a mantenere registri finanziari accurati e a prendere decisioni aziendali migliori.

1. Segui gli standard GAAP

L'uso dei principi contabili generalmente accettati (GAAP) aiuta qualsiasi azienda ad avere resoconti finanziari solidi e trasparenti. L’adesione alle pratiche conformi ai GAAP aiuta ad acquisire la fiducia degli investitori e ad adempiere agli obblighi legali.

2. Implementare tempestivamente un sistema contabile

L'utilizzo di un sistema contabile, ad esempio QuickBooks o Xero, semplifica il flusso di lavoro e la gestione finanziaria offrendo un centro unico per il monitoraggio delle spese, i report e la gestione della fatturazione. Questi strumenti di gestione consentono di effettuare un'analisi informata da parte di queste startup per qualsiasi espansione anticipata.

3. Scegli tra contabilità di cassa e contabilità per competenza

Con la contabilità di cassa, le transazioni vengono registrate man mano che il contante viene ricevuto o erogato. Al contrario, nel caso della contabilità per competenza, i costi ed i ricavi sono registrati rispettivamente nel momento in cui sono sostenuti e guadagnati. Rispetto alla contabilità basata sulla cassa, quest'ultima segue i principi GAAP e fornisce un quadro migliore dei profitti di una nuova impresa nel lungo periodo, favorendo quindi l'emergere di nuove imprese.

4. Utilizza strumenti automatizzati per l'efficienza

L’automazione dei processi contabili riduce l’incidenza degli errori ed evita la necessità di eccessivi input manuali, consentendo ai proprietari più tempo per concentrarsi su attività che promuovono la loro crescita. Le connessioni ad altre attività (come buste paga o CRM) facilitano l'efficienza anche nel monitoraggio e nel reporting delle transazioni.

Il miglior software di contabilità per startup

Nella scelta del software da utilizzare bisogna considerare le esigenze, il budget e la proiezione di crescita della startup. Eccone alcuni tra quelli più frequenti:

• QuickBooks Online: uno dei software di contabilità online più popolari progettato per le piccole e medie imprese. Aiuta gli utenti a gestire le proprie finanze fornendo strumenti per tenere traccia delle entrate e delle spese, gestire le buste paga e generare report finanziari.
• Xero: Xero ha un'interfaccia adatta al mercato e si connette con più di 800 applicazioni aziendali. Ciò lo rende ottimo per le start-up che desiderano lavorare con altri contabili senza timore di distanza.
• FreshBooks: ideale per le startup basate sui servizi, FreshBooks semplifica la fatturazione, il monitoraggio delle spese e il monitoraggio del tempo, rendendo più semplice per le startup la gestione della fatturazione dei clienti.
• Zoho Books: una soluzione contabile completa ma di base adatta a tutte le piccole imprese che non desiderano spendere troppo in tecnologia contabile può essere facilmente trovata in Zoho Books. Queste app semplificano il compito di estendere i sistemi di gestione finanziaria automatizzando le attività di monitoraggio finanze, generando report finanziari e collegando i sistemi alle banche per informazioni finanziarie in tempo reale.

Queste piattaforme automatizzano il monitoraggio finanziario, generano report e si sincronizzano con i conti bancari, fornendo alle startup informazioni finanziarie accurate e aggiornate.

La contabilità automatizzata è un'opzione per le startup?

Si raccomanda che questo sforzo sia accompagnato da una contabilità automatizzata per le start-up. L'automazione nelle startup, come quella offerta dalle soluzioni basate su cloud come QuickBooks e Docyt, consente stime per il monitoraggio delle spese, la gestione della contabilità fornitori e dei clienti e la valutazione delle informazioni finanziarie in tempo reale. Oltre ad essere più efficiente, l’automazione riduce al minimo il rischio di errore nella gestione degli elementi finanziari. Aiuta a garantire la conformità, la gestione della liquidità e aiuta l'azienda a concentrarsi su ciò che conta di più.

Conclusione

In sintesi, una contabilità efficace è vitale per la crescita delle startup, poiché offre chiarezza finanziaria, conformità e fiducia degli investitori. I registri organizzati e gli strumenti automatizzati semplificano la gestione, aiutando i fondatori a prendere decisioni informate e a concentrarsi sulla scalabilità. Una contabilità solida non è solo una questione di numeri: è una risorsa strategica per il successo a lungo termine.

Biografia dell'autore:
Sajjad Hussain è uno scrittore esperto e specialista SEO off-page con esperienza in contabilità. Con la passione per la creazione di contenuti accattivanti e l'ottimizzazione della visibilità online, Sajjad aiuta i marchi a rafforzare la loro presenza digitale attraverso la SEO strategica e la scrittura creativa.