Perché le previsioni finanziarie basate sui dati sono fondamentali per il moderno CFO
Pubblicato: 2021-04-16I team di pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) svolgono un ruolo cruciale nelle aziende moderne. Con funzioni come il budget, la previsione e l'analisi finanziaria che rientrano nelle loro competenze, i dirigenti della C-suite si affidano a FP&A per illuminare la strada da seguire.
Tradizionalmente, FP&A è stato un compito ad alta intensità manuale. I team si affidano ai fogli di calcolo per dare un senso ai propri dati finanziari e mantenerli manualmente. In questi casi, la collaborazione è un lavoro ingrato, perché è difficile stabilire audit trail quando un file viene modificato da più utenti tramite l'accesso all'unità condivisa. Di conseguenza, l'integrità dei dati è sempre a rischio di essere compromessa.
L'ascesa delle soluzioni e dell'analisi dei big data ha avuto un impatto sul modo in cui i CFO e i loro team FP&A conducono le analisi finanziarie. Ecco tre modi in cui i dati guidano le previsioni finanziarie.
Maggiore efficienza
Con la crescita esponenziale della quantità di dati raccolti dalle aziende, le aziende hanno iniziato a sfruttare software sofisticati. La ragione principale di questa dipendenza è una maggiore efficienza. Il software ha il potere di automatizzare noiose attività d'ufficio e introdurre un valore maggiore in un processo aziendale.
Ad esempio, i team FP&A dedicano molto tempo al monitoraggio della qualità dei dati e all'applicazione di regole di accesso condiviso. Non è raro che un membro del team tenga traccia manualmente delle modifiche a ogni cella di un foglio di calcolo con un conteggio di righe nell'ordine delle migliaia e conteggi di colonne relativamente grandi.
Il risultato è un processo lento che fatica a comunicare i risultati al CFO e ad altri dirigenti senior. Il software semplifica la sfida dell'integrità dei dati. I dati che arrivano da varie origini all'interno di un'organizzazione vengono aggregati automaticamente e presentati in modelli preimpostati.
Fonti di dati come contabilità generale, saldi di prova, registri delle fatture di vendita e previsioni di budget possono essere automaticamente inseriti nella piattaforma software o persino in un foglio di calcolo scelto dal team FP&A. Grazie alla raccolta automatizzata dei dati, i team non devono scegliere tra lo svolgimento di processi manuali essenziali e un lavoro a valore aggiunto altrettanto essenziale.
Possono concentrarsi sull'analisi dei dati e presentare conclusioni all'alta dirigenza. Con cicli di lavoro più brevi e informazioni tempestive, i team FP&A possono offrire un valore maggiore che migliora i profitti della loro organizzazione.
Audit trail granulari
I CFO e i team FP&A che fanno affidamento su processi manuali devono affrontare notevoli sfide durante il monitoraggio dello stato dei propri dati. In genere, i file sono archiviati su Drive condivisi e i team di tutta l'organizzazione li aggiornano con i dati delle rispettive unità aziendali.
Tuttavia, ogni volta che più utenti lavorano su un singolo file, stai inevitabilmente compromettendo l'integrità dei dati. Alcuni team mitigano questo rischio specificando procedure di immissione dei dati tramite modelli. Tuttavia, questi dati separati necessitano ancora dell'aggregazione manuale e gli errori si insinuano. Tracciare la fonte dell'errore è un compito noioso poiché i team devono esaminare manualmente come sono stati inseriti i dati.
La tecnologia avanzata rende il monitoraggio degli errori e la conformità un gioco da ragazzi. La giusta soluzione FP&A integra i dati dinamici lato server con Excel (o qualsiasi programma di fogli di calcolo) e registra automaticamente la cronologia dei dati a livello di cella. Il risultato è che stabilire un unico punto di verità è semplice. Il software può persino tenere traccia dei cambiamenti nelle formule nel tempo.
In un processo manuale, tenere traccia delle modifiche su più righe e colonne è noioso. Tuttavia, il software giusto consente ai team di confrontare interi fogli di calcolo tra loro ed evidenzia automaticamente le modifiche. La conformità è anche semplificata grazie alla tecnologia. I team possono creare facilmente report di audit esportando i dati nei modelli desiderati come richiesto da Sarbanes-Oxley e altri protocolli di conformità.
Il risultato è una maggiore fiducia nei numeri e rapporti più accurati. Ad esempio, il confronto dei budget con i valori effettivi o quelli effettivi con le ultime previsioni diventa più efficace. I team sanno che stanno esaminando dati affidabili e possono segnalare questi numeri con sicurezza.
Migliore analisi
Grazie alla riduzione dei processi manuali, i team FP&A possono concentrarsi sull'esecuzione di analisi migliori sui propri dati. Per sbloccare una vera intuizione, tuttavia, è meglio esporre i dati a occhi diversi. Democratizzare dati e analisi aiuta a prevenire il pensiero di gruppo e riduce i pregiudizi nelle proiezioni.
Con l'integrazione dell'analisi in Excel, le persone in un'azienda possono filtrare e approfondire rapidamente i dati per scoprire informazioni dettagliate. Un membro del team FP&A visualizzerà i dati da un punto di vista diverso rispetto al CFO. Grazie a sofisticati software, il CFO non solo può ricevere report dinamici, ma può anche personalizzare i propri report.
Di conseguenza, c'è meno avanti e indietro sul formato del rapporto che il CFO desidera e più tempo dedicato all'immersione nelle tendenze esposte dai dati. Grazie all'integrazione con Excel, l'interruzione che i team devono affrontare è minima. Non hanno bisogno di esportare i dati in un'altra applicazione o avviare software speciali, perché l'analisi si adatta perfettamente ai loro flussi di lavoro esistenti.
Grazie alle dashboard basate sul Web, il management può visualizzare dati e approfondimenti in tempo reale senza dover controllare costantemente i propri team FP&A.
Sebbene i rapporti ad hoc non siano una cura automatica per i pregiudizi nei rapporti di analisi, aumentano le possibilità di sbloccare maggiori informazioni. I dati possono essere affettati e tagliati a dadini al volo, e questo offre alle organizzazioni un maggiore controllo sul proprio futuro finanziario.
Ottimizzazione delle FP&A
L'analisi dei dati ha snellito enormemente i processi di FP&A. I team possono ora concentrarsi sull'aggiunta di valore alle organizzazioni invece di dedicare il proprio tempo alla raccolta e all'aggregazione dei dati. L'automazione e l'analisi stanno guidando il cambiamento e grazie a loro le aziende hanno una maggiore comprensione della propria posizione finanziaria.
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