Prezzi, piani, funzionalità e migliori alternative di Zoho Voice

Il VoIP basato su cloud offre una serie di vantaggi rispetto ai tradizionali sistemi telefonici PSTN.

Questi vantaggi includono chiamate HD di alta qualità, scalabilità e, cosa più importante per la forza lavoro altamente mobile di oggi, flessibilità.

Inoltre, il VoIP non richiede un lungo processo di configurazione e installazione, poiché funziona con le apparecchiature che già possiedi.

I principali fornitori di sistemi telefonici cloud come Zoho Voice rendono il passaggio a VoIP un'esperienza senza stress. Grazie a un solido set di potenti funzionalità di base, ampie integrazioni di terze parti e prezzi competitivi, Zoho Voice è diventata una scelta popolare per i proprietari di piccole imprese.

In questo post, spiegheremo cosa distingue Zoho Voice dalla concorrenza e come aiuta la tua azienda a funzionare in modo più efficiente.

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• Cos'è Zoho Voice?
• Funzionalità essenziali di Zoho Voice
• Integrazioni vocali di Zoho
• Prezzi e piani di Zoho Voice
• Assistenza clienti Zoho Voice
• Alternative a Zoho Voice
• Chi può trarre vantaggio da Zoho Voice?

Cos'è Zoho Voice?

Zoho Voice è un sistema telefonico basato su cloud che offre alle PMI numeri di telefono aziendali locali e internazionali convenienti con funzionalità di chiamata avanzate.

Zoho Voice include un'interfaccia utente versatile ma intuitiva che visualizza statistiche sulle chiamate in tempo reale e cronologiche, una barra laterale personalizzabile e un softphone che consente agli utenti di effettuare e ricevere chiamate su dispositivi con una connessione Internet attiva.

Sebbene Zoho Voice sia progettato specificamente per integrarsi con altri software aziendali Zoho, come Zoho CRM e Zoho One, funziona anche come soluzione PBX cloud standalone.

Zoho è compatibile con i browser Web standard come Safari, Chrome, Opera, Firefox e Microsoft Edge, oltre ai dispositivi mobili Apple iOS e Android.

Alla fine del 2021, Zoho ha introdotto l'estensione del browser Web ZDialer per Chrome, Firefox e Microsoft Edge, consentendo i popup delle chiamate in entrata nel browser e l'accessibilità click-to-call.

Funzionalità essenziali di Zoho Voice

Di seguito, abbiamo elencato le principali funzionalità di Zoho Voice.

Numeri verdi e internazionali

Per effettuare chiamate locali o internazionali utilizzando Zoho Voice, un agente deve disporre di un numero di telefono assegnato, che può essere acquistato tramite Zoho Voice o trasferito da un altro account o provider. Zoho Voice offre tre tipi di numeri: numeri verdi, numeri personali e numeri locali, ciascuno con una funzione e una struttura tariffaria uniche.

• Numeri locali: i numeri locali forniscono familiarità ai clienti negli Stati Uniti e a livello internazionale offrendo numeri di telefono aziendali con prefissi nazionali e statali. L'abbonamento mensile Zoho Voice più economico, i numeri locali vengono addebitati in base alle tariffe preimpostate del provider locale e internazionale. Ciò significa che sia l'utente di Zoho Voice che il chiamante pagano per le chiamate effettuate al numero.
• Numeri verdi: i numeri verdi sono più costosi dei numeri locali, poiché le aziende sono responsabili del costo sia delle chiamate in entrata dei clienti che delle proprie chiamate in uscita. I numeri verdi hanno prefissi numerici come 800, 888, 877, ecc.

Sia i numeri locali che quelli gratuiti possono essere assegnati a più utenti e gestire più chiamate simultanee, in modo da poter utilizzare un unico numero di telefono per l'intero team.

• Numeri personali: i numeri personali supportano un solo utente e hanno il costo di abbonamento mensile più elevato. Tuttavia, i chiamanti in arrivo da qualsiasi parte del mondo non sono soggetti ad addebiti.

I numeri personali sono ideali per i singoli chiamanti o per gli agenti che gestiscono un gran numero di chiamate in arrivo.

Configurazione della chiamata

Acquistare, configurare e assegnare i numeri agli agenti in Zoho Voice è facile: fai clic su Acquista numero , attendi l'approvazione di Zoho Voice, inserisci le informazioni e il ruolo di un agente (agente di telefonia, tecnico, amministratore o supervisore) e assegna il numero al agente, che attiva un'e-mail di invito.

All'interno della scheda Configurazione chiamata , gli amministratori possono personalizzare:

• Stato in entrata e in uscita
• Assegnazione e impostazioni dell'agente, della coda o dell'IVR
• Registrazione delle chiamate e condivisione delle registrazioni
• Inoltro chiamata
• Orario di lavoro/agenda agenti (orari/giorni/fusi orari/festivi disponibili, messaggi automatici fuori servizio)

Gli utenti possono impostare la composizione diretta dell'interno per i numeri locali e gratuiti configurando un numero come numero di scheda e scegliendo la modalità di composizione dell'interno. Quando un cliente chiama questo numero, un menu chiede loro di digitare un interno, indirizzandolo agli agenti selezionati, superando i tempi di attesa in coda e consentendo ai clienti di riconnettersi facilmente con gli agenti precedenti.

La funzione Voicemail Drop consente agli agenti di lasciare messaggi di posta vocale in uscita preregistrati per i lead. Anziché prendersi il tempo necessario per registrare individualmente un messaggio vocale per ogni chiamata, gli agenti possono selezionarne uno da scaricare da una banca di messaggi vocali autoregistrati. Per eliminare un messaggio vocale, gli agenti devono solo fare clic sul pulsante Elimina messaggio vocale sulla tastiera della chiamata in tempo reale.

Portata dei numeri

Zoho Voice consente agli utenti di trasferire in Zoho numeri preesistenti da un provider diverso. Tieni presente che questo processo può richiedere fino a quattro settimane.

Il trasferimento dei numeri in Zoho Voice richiede 5 passaggi:

1. Invia un'e-mail a [email protected]

2. Quando richiesto, inviare le informazioni richieste sui numeri di telefono e sul provider

3. Attendi che Zoho verifichi la fattibilità del trasferimento dei numeri

4. Compila il modulo di porting per confermare la tua richiesta di porting

5. Porta i tuoi numeri e inizia a chiamare

Dashboard intuitivo con statistiche sulle chiamate

La dashboard dell'utente ha un'interfaccia e un menu completi, con statistiche visualizzate e un facile accesso alle funzioni e alle impostazioni principali.

Menù del cruscotto

Nel menu di sinistra della dashboard, gli utenti possono accedere e gestire quanto segue:

• Chiamate in tempo reale: dati sulle chiamate attive e recenti (agenti coinvolti, informazioni di contatto, stato della coda, ora e durata di inizio della chiamata, stato della chiamata, ecc.)

• Impostazioni: informazioni sull'utente (assegnazione numero, interno, stato), documenti, numeri bloccati, integrazioni e altro

• Configurazione chiamate: impostazioni e dettagli per i menu IVR, stato in entrata/in uscita per ciascun numero e orari di apertura di ciascun numero
• Registri: registri delle chiamate, messaggi vocali e registri delle comunicazioni interne dell'azienda, filtrati per data, numero o nome del contatto. I registri giornalieri, inviati automaticamente via e-mail ai supervisori, contengono le seguenti informazioni:
• • • Chiama a
    • Chiamata da
    • Agenti coinvolti nella chiamata
    • Nome coda
    • Durata della chiamata
    • Data/ora della chiamata
    • Registrazioni delle chiamate
    • Valutazione delle chiamate dei clienti tramite il feedback dei clienti
    • Trascrizione della segreteria telefonica

• Utenti: informazioni sul profilo per ciascun utente all'interno del sistema telefonico

• Code: informazioni per tutte le code
• Integrazioni: tutte le integrazioni
• Impostazioni: informazioni sull'account su fusi orari, lingua, paese predefinito e altro

Statistiche del cruscotto

La dashboard principale presenta le statistiche sulle chiamate e sulle comunicazioni aziendali, visibili a seconda del ruolo dell'utente, su intervalli di tempo in tempo reale, giornalieri, settimanali, mensili o annuali.

Visualizza grafici, tabelle e grafici con codice colore per le seguenti metriche in tempo reale:

• Chiamate in arrivo e minuti
• Chiamate e minuti in uscita
• Totale chiamate e minuti
• Chiamate perse
• Chiamate dal vivo
• Stato dell'agente: online, offline e totale
• Carico orario delle chiamate
• Caricamento settimanale delle chiamate
• Statistiche generali sulle chiamate per le date recenti
• Conteggio chiamate per ogni numero e coda
• Posizione e popolarità delle chiamate in arrivo

Gli agenti possono utilizzare queste statistiche per monitorare i propri progressi. I supervisori possono monitorare i dati degli agenti nel tempo, utilizzandoli per la valutazione e il feedback degli agenti.

Risposta vocale interattiva (IVR)

Zoho IVR consente agli utenti di creare un sistema self-service automatizzato per i clienti, con un menu vocale virtuale che interagisce con i chiamanti in arrivo, fornisce opzioni e li instrada alla destinazione corretta.

Dopo aver assegnato uno dei numeri Zoho Voice della tua azienda all'IVR, crea un albero IVR che mappa tutti i possibili flussi di chiamate dei clienti, con opzioni di menu che i clienti possono navigare utilizzando DTMF (Dual Tone Multi-Frequency).

Gli operatori automatici IVR sono utili per le aziende che ricevono chiamate per una serie di motivi, ad esempio:

• I saldi
• Servizio clienti e supporto tecnico
• Fatturazione
• Domande frequenti come orari o posizioni dei negozi
• Resi o reclami
• Informazioni sul piano o sul prodotto

Gli utenti possono personalizzare quanto segue all'interno di un flusso di chiamate ad albero di Zoho Voice IVR:

• Menu di apertura: utilizza la sintesi vocale o l'audio caricato per personalizzare il saluto che i clienti ascoltano quando chiamano il numero assegnato dall'IVR.

Esempio: grazie per aver chiamato PA Tile Co. Per gli orari del negozio, premere 1. Per domande sulla fatturazione, premere 2. Per domande su un prodotto, premere 3. Per parlare con un rappresentante, premere 4.

• Chiave DTMF: personalizza le opzioni del menu IVR per i clienti, inclusa l'assegnazione delle chiavi. Puoi fornire fino a 12 opzioni chiave di menu (0-9, * e #), ma ti consigliamo di limitarle a 5 per evitare di sovraccaricare i clienti.
• Azione Risposta: Personalizza l'azione di risposta per ogni tasto di menu. A seconda della selezione del cliente, indirizzalo a: un sottomenu IVR, un numero di telefono o un agente, un interno, una casella vocale, un messaggio audio automatico, il menu precedente o il menu principale.
• Messaggio di benvenuto: personalizza il messaggio che i clienti ascoltano quando effettuano una selezione e raggiungono una nuova destinazione del menu.

Esempio: hai selezionato 1 per le vendite.

• Gestione chiamate: imposta le destinazioni di instradamento di backup se la prima non è disponibile.

Quando IVR tenta di raggiungere il numero di un agente in tempo reale assegnato, prima conferma la disponibilità dell'agente. Se non disponibile, il sistema IVR può instradare automaticamente un numero alternativo, consentire al chiamante di lasciare un messaggio vocale o reindirizzare all'inizio del menu.

All'interno della configurazione di Zoho Voice IVR, gli utenti possono clonare i menu IVR per riutilizzarli con nuovi numeri e gli utenti possono visualizzare in anteprima i flussi di chiamate IVR per garantire che il viaggio del cliente vada secondo i piani.

L'IVR a livello singolo viene fornito con tutti i piani di Zoho Voice Business Phone e l'IVR multi-livello, con più livelli di sottomenu, viene fornito con tutti i piani di telefonia aziendale.

Trascrizione della segreteria telefonica

Zoho Voice fornisce copie automatiche di trascrizione dei messaggi vocali e trascrizioni di testo di tutti i messaggi vocali ricevuti. Gli utenti possono accedere a queste trascrizioni nella pagina Registri e possono ricevere e-mail automatizzate contenenti il ​​file audio e la trascrizione.

I messaggi vocali trascritti, abilitati con un clic nella pagina Configurazione chiamata , consentono agli agenti di ordinare, leggere e comprendere rapidamente i messaggi vocali dei clienti, senza doverli ascoltare. Nelle impostazioni che richiedono silenzio o telefonate, gli agenti possono recuperare le chiamate perse e dare priorità alle risposte.

Mentre Zoho Voice addebita $ 0,05 al minuto di trascrizione dei messaggi vocali e ogni messaggio vocale ha un limite di cinque trascrizioni, le trascrizioni dei messaggi vocali vengono conservate per sempre e possono essere trascritte in cinque lingue: inglese americano, inglese britannico, giapponese, portoghese e spagnolo.

Code di chiamata

Nella scheda Code del menu Zoho Voice, raggruppa gli agenti in team per ricevere le chiamate instradate con un numero condiviso. Le code, disponibili in tutti i piani di Zoho Voice, consentono alle organizzazioni di instradare le chiamate in arrivo o le selezioni del menu IVR a interi gruppi di agenti, anziché a singoli, organizzati per tipo di chiamata, specialità, ruolo, sede del chiamante o della filiale o livello di vendita.

Possibili gruppi di code:

• Agenti che condividono lo stesso cliente
• Squadre di vendita
• Team di assistenza clienti
• Squadre di risorse umane
• Specialisti su vari prodotti

Personalizza le impostazioni di squillo e notifica per ogni team in coda: squilla tutti gli agenti contemporaneamente o in sequenza, personalizza l'orario di lavoro, imposta le opzioni di gestione delle chiamate se il primo agente non è disponibile e registra o digita messaggi di benvenuto, arrivederci e feedback/sondaggio.

L'opzione Call Wrap-Up Time designa un'opportunità per gli agenti in coda di riflettere, fare un debriefing e completare le attività relative a una chiamata, note, aggiornamenti, ecc., prima di passare a una nuova chiamata. Gli amministratori possono impostare una durata del tempo di conclusione, che va da 1 a 10 minuti, e un numero massimo di chiamate in coda consentite per avviare il tempo di conclusione.

Estensione ZDialer per browser e dispositivi mobili

ZDialer, l'estensione del browser di Zoho Voice, consente agli utenti di accedere alle funzioni vocali e di chiamata di base, da qualsiasi numero Voice registrato, senza aprire la scheda Zoho Voice. Dopo aver scaricato ZDialer dall'App Store, facendo clic sull'icona della barra degli strumenti si apre un pop-up contenente le seguenti funzioni:

• Registro delle chiamate
• Tastiera
• Impostazioni

Con ZDialer, le chiamate in arrivo attivano automaticamente un pop-up per gli agenti. Inoltre, la funzione click-to-call di ZDialer consente agli utenti di chiamare qualsiasi numero di telefono elencato sullo screencast del browser passandoci sopra con il mouse, il che attiva un pop-up di chiamata. Gli agenti possono cambiare i loro numeri in un menu a discesa dalla tastiera

Nella scheda Impostazioni , abilita Modalità silenziosa, Non disturbare e personalizza quali schede mostrano i popup di ZDialer.

Questa estensione è disponibile anche come app mobile ZDialer, che utilizza il microfono del dispositivo e l'elenco dei contatti per le stesse funzioni dell'estensione del browser, inviando notifiche push che richiedono agli agenti di rispondere alle chiamate in arrivo.

Gli utenti di Mobile ZDialer possono effettuare e ricevere chiamate da qualsiasi numero Zoho Voice loro registrato e possono utilizzare ZDialer per i trasferimenti di chiamata ad altri agenti.

App per dispositivi mobili Zoho Voice

L'app mobile di Zoho Voice offre un'opzione in movimento per agenti o supervisori lontani dai loro desktop.

L'interfaccia mobile di Zoho Voice offre quasi tutte le stesse funzionalità della versione desktop: statistiche visualizzate, opzioni durante le chiamate che si adattano allo schermo in modo intuitivo e un menu dashboard con impostazioni primarie come Configurazione chiamate e Gestione agente .

Integrazioni vocali di Zoho

Gli utenti possono integrare Zoho Voice con tutti gli altri prodotti Zoho tramite uno dei due metodi: Integrazioni native utilizzando ZDialer e Zoho Telephony utilizzando la piattaforma di integrazione PhoneBridge.

Integrazioni native

Attraverso l'estensione ZDialer, Zoho Voice si integra con diverse altre soluzioni della piattaforma Zoho, tra cui:

• Zoho CRM
• Zoho Bigin (CRM per le piccole imprese)
• Zoho Desk (software di servizio clienti omnicanale)

Vantaggi delle integrazioni native di Zoho Voice

L'integrazione di Zoho Voice con una qualsiasi di queste piattaforme native ti consente di gestire le chiamate dall'interno del CRM o dell'helpdesk dei clienti, rendendo più facile per il tuo team rimanere aggiornato su attività e informazioni.

La voce integrata con Zoho CRM e Bigin consente agli agenti di gestire le chiamate direttamente all'interno di CRM, utilizzando il click-to-call di ZDialer per comporre potenziali contatti, generando più conversioni. Gli agenti possono registrare automaticamente i record delle chiamate per lead e clienti, collegare numeri di telefono e compilare i profili dei clienti con pochi clic.

Se integrato con Zoho Desk, Voice consente agli agenti di utilizzare meglio le telefonate insieme agli sforzi di assistenza clienti. La ricerca rapida dei clienti consente agli agenti di trovare e chiamare istantaneamente clienti selezionati e il widget della tastiera con un clic di ZDialer consente agli agenti di digitare ed effettuare chiamate a numeri non salvati.

Ulteriori vantaggi delle integrazioni di Zoho Voice:

• Ricerca dei contatti: le informazioni sui clienti vengono visualizzate sullo schermo durante le interazioni, fornendo un contesto pertinente

• Facile accesso alle registrazioni: scarica tutte le registrazioni da Desk e CRM per ascoltarle e trascriverle in Voice
• Agenti di importazione in blocco: importa agenti in blocco da CRM e helpdesk, aggiungendoli come utenti Voice

Come configurare le integrazioni native

I passaggi seguenti descrivono come configurare le integrazioni native con Zoho Voice:

1. Nella scheda Integrazione, scegli il tuo portale CRM o Desk

2. Importa i tuoi agenti di vendita o di supporto e aggiungili come utenti in Zoho Voice

3. Installa ZDialer dall'App Store per il tuo browser

4. Selezionare i numeri di telefono da utilizzare con ZDialer

5. Personalizza le impostazioni di chiamata

Telefonia Zoho (PhoneBridge)

Zoho Telephony, chiamata anche PhoneBridge, è una piattaforma di integrazione che collega i sistemi di telefonia cloud con qualsiasi app Zoho, consentendo agli utenti di usufruire dei seguenti vantaggi tra le app Zoho:

• Funzioni di chiamata avanzate: IVR, code di chiamata, registrazione delle chiamate

• Click-to-call: fai clic sui numeri di telefono sullo schermo per effettuare chiamate istantanee

• Pop-up di chiamata: ricevi istantaneamente i dettagli del chiamante con i popup dello schermo
• Record dei dettagli delle chiamate: registra i dettagli delle chiamate nelle app Zoho, monitorando tutte le chiamate effettuate
• Note sulle chiamate: aggiungi note su ogni chiamata, direttamente nella schermata pop-up

PhoneBridge, disponibile solo tramite il piano Enterprise Telephone Standard di Zoho con privilegi di amministratore, ti consente di connettere Zoho Voice (e altri sistemi di telefonia cloud come Vonage, Nextiva e RingCentral) con molte app Zoho, tra cui:

• Zoho CRM e Bigin
• Recluta Zoho
• Posta di Zoho
• Scrivania Zoho
• Creatore di Zoho
• Zoho Analytics
• Progetti Zoho
• Zoho Connect
• Forme Zoho
• Zoho Bookings e molti altri

Prezzi e piani di Zoho Voice

Zoho Voice offre una prova gratuita di 15 giorni e dispone di due piani tariffari telefonici generali, ciascuno con opzioni a più livelli:

• Business Phone: contiene 4 piani con prezzi basati su lastroni, che vanno da gratuito per un utente a $ 1000 mensili per un massimo di 100 utenti

I piani Business Phone non offrono alcuna configurazione amministrativa, il che significa che gli utenti non hanno la personalizzazione completa per molte delle impostazioni nella scheda Configurazione chiamata: orari di ufficio, tipo di squillo, gestione delle chiamate, code e altro.

• Telefonia aziendale: contiene 2 piani con prezzi basati sull'utente, che vanno da $ 34 a $ 49 al mese per utente

Il piano di telefonia aziendale di base non consente alcun privilegio di amministratore, ma ogni licenza del piano standard supporta un amministratore e dieci agenti vocali.

Oltre alle licenze telefoniche, Zoho Voice addebita le tariffe al minuto per le chiamate in entrata e in uscita:

• Chiamate in uscita (numeri personali, locali o gratuiti): $ 0,0125/minuto
• Chiamate in arrivo (personali): gratuite
• Chiamate in arrivo (locali): $ 0,0085/minuto
• Chiamate in arrivo (numero verde): $ 0,02/minuto

Nella tabella seguente, abbiamo delineato le funzionalità chiave incluse nei piani tariffari di Zoho Voice:

Assistenza clienti Zoho Voice

Zoho Voice offre ai suoi clienti diverse opzioni di supporto, elencate di seguito.

Base di conoscenza di Zoho

La knowledge base di Zoho Voice, help.zoho.com, contiene oltre una dozzina di articoli che affrontano processi e domande fondamentali.

All'interno della knowledge base, i clienti possono trovare materiali come gli ultimi annunci di Zoho, guide pratiche per la creazione di account e l'aggiunta di agenti, la Guida alla conformità HIPAA per Zoho Voice, un confronto tra Zoho Voice e Zoho Telephony, i vari tipi di telefono numeri in Zoho Voice, come inserire nella whitelist i numeri di telefono e altro ancora.

Comunità di aiuto di Zoho

La Zoho Help Community include migliaia di utenti Zoho, personale e clienti con tutti i livelli di esperienza, in un forum dedicato a domande, risposte e informazioni su Zoho.

Gli argomenti della community sono divisi in dozzine di argomenti secondari e, sebbene non abbia un argomento secondario di Zoho Voice designato, il forum ha un argomento secondario di Zoho PhoneBridge.

Gli utenti con domande possono cercare nel forum "Zoho Voice" o un argomento più specifico, vedere se la loro domanda ha già ricevuto risposta e possono porre nuove domande al pubblico esperto del forum.

Supporto vocale di Zoho

Per ricevere assistenza direttamente dal team di Zoho Voice, puoi contattare l'assistenza tramite e-mail, richiesta di assistenza o telefonata.

Invia eventuali screenshot e dettagli dell'account pertinenti a:

• Supporto: [email protected]
• Vendite: [email protected]

Invia una richiesta di supporto su help.zoho.com/portal/en/newticket

Oppure chiama l'assistenza di Zoho Voice:

• USA: +1 312-471-2200
• Regno Unito: +44 161-619-9544

Alternative a Zoho Voice

La tabella seguente presenta una panoramica delle principali alternative di Zoho Voice, con prezzi, funzionalità chiave e casi d'uso.

Chi può trarre vantaggio da Zoho Voice?

Zoho Voice funziona al meglio per le piccole e medie imprese che desiderano espandere un sistema telefonico virtuale preesistente o passare per la prima volta al VoIP. Poiché le integrazioni di telefonia connettono Zoho Voice attraverso le app di Zoho, le aziende che già utilizzano altre soluzioni Zoho dovrebbero prendere in considerazione Zoho Voice.

Con una serie di funzioni di telefonia di base come inoltro di chiamata, chiamate interne e trasferimento delle chiamate e strumenti avanzati personalizzabili come IVR, statistiche sulle chiamate e accodamento delle chiamate, Zoho Voice consente agli utenti di creare un sistema telefonico aziendale dinamico, conveniente e personalizzato .

Per saperne di più sui sistemi telefonici VoIP, consulta le nostre recensioni e la copertura dei migliori provider VoIP aziendali.