Zoho WorkDrive: una soluzione collaborativa di gestione dei file per ottimizzare i tuoi dati

Tutte le aziende, non importa quanto piccole o grandi siano, hanno bisogno di piattaforme di storage e collaborazione affidabili per operare in modo efficace. Sebbene tu abbia molte buone opzioni per entrambi, è difficile trovare una piattaforma che fornisca entrambe le funzionalità sotto lo stesso tetto.

Entra in Zoho WorkDrive, una piattaforma di cloud storage e collaborazione che semplifica i tuoi dati offrendo loro strumenti di cloud storage e collaborazione sicuri in un unico posto.

Entriamo nell'esplorazione dettagliata di Zoho WorkDrive e scopriamo cosa lo rende un'ottima piattaforma di archiviazione di file e collaborazione.

Cos'è Zoho WorkDrive?

Zoho WorkDrive è una piattaforma di archiviazione e collaborazione di file basata su cloud che consente ai team di archiviare, condividere e lavorare facilmente insieme sui file in tempo reale.

È stato lanciato in sostituzione di Zoho Docs alcuni anni fa per fungere da piattaforma di archiviazione sottostante per la sua suite di app per ufficio e produttività. E durante questo periodo, sono state apportate diverse modifiche alla piattaforma.

L'ultima puntata si presenta sotto forma di WorkDrive 4.0. WorkDrive 4.0 offre una serie di nuove funzionalità su diversi aspetti, tra cui l'interfaccia utente, l'amministrazione dei dati, l'integrazione di terze parti e altro ancora, per stare al passo con le crescenti esigenze di un ambiente di lavoro ibrido.

Zoho WorkDrive è disponibile sia su dispositivi mobili che desktop.

In cosa può aiutarti Zoho WorkDrive?

Essendo una piattaforma di gestione e collaborazione dei file, Zoho WorkDrive ti consente di fare molto di più che archiviare i file. Ciò è possibile grazie al suo variegato set di funzionalità, che include quanto segue:

Collaborazione di squadra

Una delle cose migliori di WorkDrive è la collaborazione in team. WorkDrive lo fa utilizzando Team Folders, che consente ai membri di un team di caricare documenti in un'unica cartella per renderli disponibili a tutti i membri del team contemporaneamente. In questo modo, gli utenti non devono inviare i file tramite e-mail individualmente e ricontattare le persone in un secondo momento.

Allo stesso modo, se qualcuno nel team apporta modifiche a qualsiasi file in una cartella del team, WorkDrive avvisa tutti tramite notifiche, in modo che siano sempre aggiornati con le modifiche e non debbano controllare lo spazio ogni tanto poi se stessi attivamente.

Per mantenere organizzati tutti i file e i documenti di progetto, WorkDrive consente agli amministratori dell'area di lavoro di creare sottocartelle all'interno di una cartella del team. È qualcosa che le grandi organizzazioni possono utilizzare al meglio per classificare i file in base al dipartimento. Gli amministratori possono anche impostare le autorizzazioni di accesso per ogni membro del team per limitare il loro accesso ai contenuti della cartella.

Infine, ogni area di lavoro di WorkDrive ha un Cestino sotto la cartella del team per tenere al sicuro tutti i file e i documenti. Pertanto, ogni volta che qualcuno nel team elimina un file o una cartella, va nel Cestino. In questo modo, c'è un'opzione per recuperarlo se è necessario in seguito o quando qualcuno nel team lo elimina accidentalmente in primo luogo.

Accesso alla potente suite per ufficio di Zoho

Quando i team si abbonano a WorkDrive, ottengono anche l'accesso a Zoho Office Suite. Zoho Office Suite è una suite di strumenti per aiutare i team nel lavoro d'ufficio. Include tre strumenti: Writer, Sheet e Show. Tutti e tre offrono un'interfaccia pulita e facile da usare e forniscono una varietà di modelli per velocizzare il lavoro e lavorare anche quando sei offline.

Inoltre, ogni strumento offre molte altre funzioni utili, come la modalità di scrittura focalizzata in Zoho Writer, funzioni predefinite e personalizzate in Zoho Sheet e varie opzioni di progettazione e animazione in Zoho Show.

In combinazione con WorkDrive, questo non solo assiste i team nelle attività d'ufficio, ma li aiuta anche a conservare i propri file in ciascuno di essi in un'unica posizione. Di conseguenza, diventa più facile per i membri del team collaborare in tempo reale, raccogliere feedback e pubblicare il proprio lavoro affinché tutti i membri del team possano vederlo.

Spazio di lavoro collaborativo

WorkDrive porta l'esperienza di collaborazione a un livello superiore. Ti dà la possibilità di creare uno spazio di lavoro collaborativo in cui puoi lavorare con i colleghi senza invitarli a una cartella del team. Allo stesso modo, semplifica anche la condivisione di file con individui o altri team sulla piattaforma, il che, a sua volta, rende la collaborazione più efficiente.

Poiché più persone possono lavorare su un file contemporaneamente, possono verificarsi più copie dello stesso file. Ciò può rendere l'identificazione del file originale un processo impegnativo e noioso. Ma per fortuna, WorkDrive supporta la cronologia delle versioni, quindi i membri del team possono accedere a tutte le diverse versioni di un file, confrontarle e ripristinare una versione precedente quando richiesto senza problemi.

In linea con questo, un'altra utile funzionalità che migliora l'esperienza di collaborazione sulla piattaforma è il monitoraggio delle attività. Utilizzando questo, i responsabili del team possono facilmente controllare tutto ciò che accade nel loro spazio di lavoro per tenere traccia dei progressi. Inoltre, le attività possono essere controllate in dettaglio tramite filtri per visualizzare informazioni più preziose.

Per i momenti in cui i membri del team devono discutere di qualcosa o condividere feedback su un file o un documento, la funzione di feedback di WorkDrive (chiamata Annotazioni sui file) può tornare utile. Con questo, gli utenti possono condividere facilmente i loro pensieri su un'idea o lasciare un feedback sotto file o documenti attraverso commenti contestuali.

Strumenti per la gestione dei dati

Zoho WorkDrive supporta oltre 220 formati di file. Poiché questo copre una gamma piuttosto ampia di formati di file, garantisce che non ci siano problemi di compatibilità sulla piattaforma, quindi i team possono visualizzare direttamente i file nell'area di lavoro o caricare quelli desiderati senza doverli prima convertire.

Per semplificare l'individuazione e la ricerca dei file sulla piattaforma, WorkDrive offre la possibilità di cercare i file per nome, creatore o parola chiave nel documento. Allo stesso modo, supporta anche l'OCR e il rilevamento degli oggetti, che consente di individuare immagini e documenti scansionati nell'area di lavoro semplicemente inserendo una parola chiave.

Inoltre, c'è un'opzione per classificare i file nella cartella del team. Ciò ti consente di mantenere i tuoi file e documenti organizzati in modo che tutti i membri del team possano trovarli facilmente.

Lavora con persone al di fuori del tuo team

Se il tuo team lavora con altre aziende, potresti voler mostrare ai clienti i tuoi progressi per tenerli aggiornati o prendere il loro contributo su qualcosa.

WorkDrive rende tutto questo semplicissimo. La piattaforma ti consente di creare rapidamente un collegamento esterno a un file che desideri condividere. Per rendere sicuro questo sforzo di collaborazione e proteggere i tuoi dati, lo strumento ti consente di proteggere ogni collegamento che invii con autorizzazioni di accesso, date di scadenza e password indipendenti. Fondamentalmente, ti dà il controllo completo sui tuoi collegamenti e ti consente di decidere quali utenti che si uniscono al tuo spazio di lavoro possono e non possono accedere o fare.

Allo stesso modo, gli "Utenti cliente" di WorkDrive possono permetterti di invitare il tuo cliente esterno o un partner nel tuo team. Questo può tornare utile quando vuoi che i tuoi stakeholder guardino o collaborino a un progetto per un breve periodo di tempo.

Analisi avanzata

Quando lavori con team di grandi dimensioni, vorresti conoscere alcune statistiche sul tuo spazio di lavoro. Su WorkDrive, puoi accedere a tutte queste statistiche insieme ai rapporti su tutto ciò che accade nel tuo spazio di lavoro in un unico posto.

Quindi, ad esempio, se sei un amministratore dell'area di lavoro, puoi controllare facilmente quando un file viene aggiornato, quanto spazio di archiviazione occupa un progetto e la quantità di spazio libero disponibile.

Accesso ai file ininterrotto

Zoho WorkDrive è disponibile sia su dispositivi mobili che desktop e mantiene sincronizzati tutti i tuoi file e cartelle sui tuoi dispositivi. Ciò ti consente di lavorare su un dispositivo e continuare da dove eri rimasto su un altro.

Inoltre, la piattaforma sincronizza anche i tuoi file e le tue cartelle sul tuo desktop, così puoi lavorare anche quando sei offline e poi sincronizzare le modifiche quando vai online.

Piani e prezzi di Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive offre tre piani: Starter, Team e Business.

• Antipasto: $ 2,5 (Rs 140) per utente al mese; lo spazio di archiviazione parte da 1 TB per team con un limite di caricamento file di 1 GB
• Team: $ 4,5 (Rs 275) per utente al mese; 3 TB per team di spazio di archiviazione e limite di caricamento file di 5 GB
• Affari: $ 9 (Rs 550) per utente al mese; spazio di archiviazione di 5 TB per team con limite di caricamento file di 50 GB

Ogni piano offre tutte le funzionalità di base per l'archiviazione e la gestione dei file. Ma quando vai al livello superiore, sblocca l'accesso ad alcuni altri. Dai un'occhiata ai piani WorkDrive per uno sguardo completo alla differenza tra tutti e tre i piani e scegli quello giusto per la tua organizzazione.

Inoltre, quando lo spazio di archiviazione offerto non è sufficiente, Zoho offre opzioni di archiviazione aggiuntive, che possono essere acquistate separatamente.

Zoho offre ai nuovi utenti un periodo di prova gratuito di 15 giorni con accesso completo a tutte le funzionalità di WorkDrive. Con questa prova, individui e team possono testare ed esplorare il servizio per determinare se soddisfa i loro requisiti e quindi sottoscrivere un piano di conseguenza.

Dai un'occhiata a Zoho WorkDrive