Suggerimenti cruciali per impedire ai troll di bombardare con lo zoom le tue riunioni

Grazie alla diffusione del Coronavirus, il lavoro da casa è diventato la nuova normalità, così come l'utilizzo di strumenti di comunicazione come il software di videoconferenza Zoom.

Per mettere in prospettiva la ritrovata popolarità di Zoom, i download del software sono aumentati del 90% rispetto al 2019. A marzo, i download di Zoom hanno raggiunto l'incredibile cifra di 62 milioni in una sola settimana.

Il distanziamento sociale e gli ordini casalinghi significano che le aziende e i dipendenti non sono gli unici a utilizzare Zoom per connettersi. Anche l'uso personale di Zoom per chattare faccia a faccia con amici e familiari è comune.

Ma Zoom, progettato principalmente come strumento di business, è davvero pronto a gestire tutti i suoi nuovi utenti e utilizzi?

Se la costante minaccia di Zoombombing e le crescenti preoccupazioni relative alla privacy degli utenti e alla raccolta dei dati sono indicativi, forse no.

Che cos'è esattamente lo zoombombing e cosa puoi fare per fermare il trolling? Sei informato sulla politica sulla privacy di Zoom quando utilizzi il software per la comunicazione sia personale che professionale?

Cos'è lo Zoombombing?

"Zoombombing" è l'atto di condividere immagini, video e messaggi grafici, offensivi e indesiderati nelle riunioni pubbliche di Zoom. I troll utilizzano l'opzione di condivisione dello schermo di Zoom per trasmettere una varietà di materiali indesiderati ai partecipanti alla riunione.

Ciò significa che mentre tu e il tuo team state modificando documenti, partecipando a un webinar killer o anche se vi state godendo un happy hour virtuale con gli amici, la vostra riunione Zoom è vulnerabile a questi troll, hacker e molestatori — e si libera di loro è più difficile di quanto pensi.

Poiché questi troll possono passare a nuovi account utente se esclusi dalla videochiamata, l'abuso spesso continua fino a quando gli host non sono costretti a terminare completamente le riunioni o le lezioni.

Sono stati segnalati messaggi offensivi, immagini e video grafici, attacchi abusivi e persino commenti progettati per innescare i vulnerabili.

Zoombombing non è solo imbarazzante. Può anche danneggiare la reputazione della tua azienda, costarti entrate e rendere nervosi i partecipanti alla riunione per connettersi con te o la tua azienda tramite Zoom in futuro.

In un momento in cui così tante aziende stanno lottando per tenere le porte aperte, Zoombombing può trasformarsi rapidamente da una imbarazzante battuta d'arresto in una catastrofe aziendale.

Vittime recenti di Zoombombing

Gruppi di meditazione mattutina, servizi di adorazione virtuale e riunioni del governo hanno tutti sperimentato orribili incidenti di Zoombombing nelle ultime settimane.

Anche le grandi aziende non sono immuni.

Le riunioni Zoom "Chipotle Together" della famosa catena di ristoranti messicani Chipotle sono state progettate per riunire oltre 3.000 fan di Chipotle e ospiti famosi e per garantire che i clienti mantengano il nome del marchio nella loro mente mentre il mondo passa dalla cena al solo asporto.

Dopo che Zoombombers ha interrotto l'incontro con un assalto di immagini grafiche e video offensivi, Chipotle è stato costretto a interrompere bruscamente l'incontro.

Gli insegnanti hanno anche segnalato numerosi episodi di Zoombombing in aula virtuale, che potenzialmente espone i minori a immagini esplicite e rende quasi impossibile ristabilire l'ordine in uno spazio digitale pieno di giovani studenti.

Come prevenire lo zoombomb

Soprattutto se Zoombomber e party crashers prendono di mira i tuoi incontri a causa della tua religione, razza o stato socio-economico, dovresti segnalarlo immediatamente all'Internet Crime Complaint Center (IC3) dell'FBI.

Dovresti anche presentare un reclamo a Zoom e includere eventuali screenshot o registrazioni video/audio che documentino l'abuso.

Ma essere proattivi contro gli Zoombomber prima ancora che abbiano la possibilità di partecipare alle tue riunioni è la tua migliore linea di difesa.

Se sei un organizzatore di riunioni Zoom

• Consenti agli utenti di acconsentire alla registrazione invece di dire loro che verranno registrati
• Disabilita o limita la funzionalità di condivisione dello schermo per i partecipanti alla riunione
• Assicurati che le tue riunioni siano solo su invito e protette da password
• Non disabilitare la funzione predefinita Sala d'attesa che consente di schermare i partecipanti alla riunione
• Aggiungi un cohost per aiutarti a gestire eventuali interruzioni e l'accesso alle riunioni
• Disabilita l'opzione utente per partecipare a una riunione prima dell'arrivo dell'organizzatore
• Disattiva la funzione "Consenti ai partecipanti rimossi di rientrare" di Zoom
• Disattiva la funzione Trasferimento file per prevenire malware/virus
• Non ospitare mai un evento Zoom con il tuo ID riunione personale, generane invece uno casuale
• Blocca la riunione subito dopo l'inizio per impedire l'accesso di nuovi utenti
• Disattiva la funzione di annotazione per impedire ai troll di scrivere messaggi di odio durante l'utilizzo della condivisione dello schermo

Se sei un utente Zoom

• Usa una foto di sfondo per mantenere la tua casa/studio privato
• Aggiorna le tue preferenze sui cookie nella parte inferiore di qualsiasi pagina Web di Zoom solo su "Cookie obbligatori".
• Non condividere pubblicamente i link alle riunioni Zoom sulla tua pagina dei social media, invece invia messaggi privati ​​alle persone
• Spegni il microfono e la videocamera quando qualcun altro sta parlando

Ulteriori problemi con Zoom Privacy e sicurezza

Sfortunatamente, Zoombombing non è l'unico problema che affligge attualmente lo strumento di videoconferenza.

Zoom è stato anche preso di mira per la sua vaga Informativa sulla privacy e per le scappatoie che sembra consentire per quanto riguarda la raccolta e la vendita di dati personali e le registrazioni delle riunioni.

Definizione vaga di Zoom di crittografia end-to-end

Incredibilmente, rapporti recenti hanno scoperto che, nonostante le affermazioni contrarie, Zoom in realtà non crittografa audio e video end-to-end.

Invece, Zoom è in grado di fornire solo la crittografia del trasporto.

Sì, Zoom offre protezione da coloro che potrebbero tentare di hackerare la tua riunione.

Tuttavia, Zoom stesso può comunque accedere all'audio e al video delle tue riunioni in qualsiasi momento.

Preoccupazioni per la vendita e la condivisione di dati utente su Zoom

Una delle maggiori preoccupazioni sulla privacy di Zoom è che il linguaggio della politica sulla privacy dell'azienda rende difficile per gli utenti capire che Zoom può condividere "Contenuti del cliente" con gli inserzionisti. (Questo è in aggiunta allo stesso Zoom che memorizza quel contenuto per un uso futuro.)

I "Contenuti del cliente" possono includere cose come:

• Registrazioni video
• Messaggi di chat
• Trascrizioni delle riunioni
• File
• Lavagne

Oltre a condividere questi dati con gli inserzionisti, l'app di Zoom inviava informazioni sull'utilizzo delle singole app, sulla posizione dell'utente e altro su Facebook.

Facile per i troll condividere momenti privati ​​o imbarazzanti

Quando richiesto, Zoom invierà automaticamente trascrizioni e registrazioni a tutti i partecipanti alla riunione e a coloro che hanno perso la riunione, anche a quelli dannosi.

Tutto ciò che serve è una persona con cattive intenzioni di condividere i documenti privati ​​della tua azienda, sessioni di brainstorming e persino messaggi di chat su quei clienti irritanti. Questi troll potrebbero anche condividere quel momento imbarazzante in cui non ti rendi conto che la telecamera stava registrando informazioni sensibili sulla tua vita personale con il mondo.

È già successo più volte di quanto tu possa pensare.

Assicurati che il tuo host disabiliti la condivisione di trascrizioni/registrazioni con i partecipanti o che condivida le registrazioni dello schermo solo con persone fidate.

Sentirsi "spiati" dalla funzione di monitoraggio dell'attenzione di Zoom

La funzione di monitoraggio dell'attenzione di Zoom è un altro aspetto problematico dello strumento di videoconferenza.

Sebbene l'attenzione dei dipendenti sia importante, la funzione non è in grado di distinguere tra un utente che sta leggendo un articolo di Buzzfeed ed è uscito chiaramente e un utente che sta guardando un file relativo al lavoro o sta prendendo appunti e deve fare clic su la finestra Zoom per farlo.

Invece, tutto ciò che Zoom dice agli host è che un partecipante ha fatto clic fuori dalla finestra Zoom per oltre 30 secondi.

Ciò non fa molto per il morale dei dipendenti, né offre informazioni accurate sull'attenzione dei partecipanti.

In che modo Zoom affronta questi problemi di privacy?

Il 29 marzo 2020 il Chief Legal Officer di Zoom ha rilasciato una dichiarazione ufficiale in risposta ai problemi di sicurezza sopra menzionati.

Zoom ora afferma di non vendere i dati degli utenti, indipendentemente dal fatto che lo strumento venga utilizzato per la comunicazione professionale o personale.

Zoom ha detto agli utenti che archiviano e registrano le riunioni solo quando gli utenti lo richiedono specificamente e ha sottolineato che i partecipanti alla riunione sono sempre informati quando viene registrata una riunione. L'organizzatore della riunione, non Zoom, decide se archiviare i dati della riunione nel cloud Zoom o sui propri dispositivi. Zoom afferma inoltre di disporre di forti controlli di accesso in atto per garantire che i troll e altri utenti non invitati non possano partecipare alle riunioni, ma non sono entrati nei dettagli su quali fossero quei controlli di accesso.

La nuova politica afferma che, sebbene Zoom raccolga alcuni dati utente, ciò che raccoglie si riferisce solo al modo in cui un utente specifico opererà Zoom. Ciò significa che Zoom raccoglie indirizzi IP, dettagli su sistemi operativi, fotocamera e microfono e informazioni sui dispositivi specifici che stai utilizzando per accedere a Zoom. La tua posizione viene tracciata solo come la città a cui sei più vicino quando usi Zoom. I dati relativi alle preferenze e alle impostazioni dell'utente vengono archiviati per farti risparmiare tempo, così come i metadati come il nome di una riunione, l'ora, la data, la durata ei nomi/indirizzi e-mail dei partecipanti.

Zoom ha anche confutato le affermazioni secondo cui utilizza trascrizioni e registrazioni (denominate "Servizi Zoom" o "Contenuti del cliente") per scopi pubblicitari. Tuttavia, la società ha affermato che Zoom raccoglie i dati degli utenti dai suoi siti Web di marketing.

Zoom sta inoltre aggiornando la sua app per limitare e migliorare la trasparenza sui dati condivisi da Zoom con Facebook.

Inoltre, in risposta ai reclami degli utenti, Zoom ha reso sia la funzione Sala d'attesa che la protezione della password della riunione l'impostazione predefinita per le conferenze. Verificare che queste impostazioni siano sempre abilitate durante l'organizzazione di una riunione.

Dovresti smettere di usare lo zoom?

Quando si combina il fatto che Zoombombing sembra aumentare invece di rallentare con la politica sulla privacy poco brillante di Zoom, è naturale considerare di passare a un altro strumento come la videoconferenza BlueJeans o un piano GoToMeeting.

Ma è davvero necessario?

Se segui le linee guida di cui sopra per prevenire Zoombombing e assicurati di aver aggiornato le tue impostazioni sulla privacy, probabilmente no.

Con così tanti che devono passare bruscamente dal lavoro in ufficio al lavoro da casa circondati da animali domestici, bambini e innumerevoli altre distrazioni, i tuoi dipendenti non saranno particolarmente entusiasti di dover imparare a utilizzare uno strumento completamente nuovo per le videoconferenze. Questo è doppiamente vero quando stanno già affrontando l'impatto del COVID-19.

Detto questo, a seconda dei requisiti di conformità dell'azienda e del tuo livello di comfort personale, potresti voler controllare il nostro confronto tra Zoom e Webex per vedere come si oppone ad altri strumenti di videoconferenza.

Funzionalità di sicurezza per le videoconferenze da cercare

Quando si valutano software di collaborazione in team e strumenti di videoconferenza, è necessario assicurarsi che offrano un elevato livello di sicurezza e privacy.

Alcune delle più importanti funzionalità di sicurezza per le videoconferenze includono:

• Protezioni con password per creare riunioni private
• Controllo affidabile dell'host e dell'amministratore
• Blocca l'ingresso alla riunione
• Rimozioni/divieti dei partecipanti
• Impostazioni predefinite di privacy più elevate
• Crittografia end-to-end
• Sale d'attesa virtuali
• Autenticazione a più fattori
• Numeri ID riunione generati casualmente
• Controlli di condivisione dello schermo
• Opzioni avanzate di condivisione e trasferimento di file
• Possibilità di limitare/terminare l'accesso alle registrazioni/trascrizioni delle riunioni

Esplora ulteriori strumenti di videoconferenza

Indipendentemente dal fatto che tu decida o meno di continuare con Zoom, è utile saperne di più sul software di videoconferenza aggiuntivo a tua disposizione.

In GetVoIP, abbiamo messo a confronto alcuni degli strumenti di conferenza Web più popolari da esplorare e condividere con il resto del tuo team. Leggi le recensioni di utenti reali, ottieni informazioni approfondite sulle funzionalità del software e scopri di più su prezzi, sicurezza e compatibilità del software.