イベントを成功させるための10のヒント：次のイベントをスムーズに実行する方法

公開: 2022-01-31

イベントは、あらゆる企業の戦略の不可欠な部分です。それらは、話題を生み出し、売り上げを伸ばし、素晴らしいネットワーキングの機会を生み出すのに役立ちます。

しかし、すべてが計画どおりに進むわけではないことをよく知っています。これが、何かに備えることが不可欠である理由です。次のヒントは、次のイベントを計画してスムーズに実行するのに役立ちます。

イベントの目的を定義する

ビジネスオーナーは、イベントを使用して、会社の話題を生み出したり、売り上げを伸ばしたり、ネットワーキングの機会を創出したりできます。

イベントを計画する最初のステップは、イベントの目標を特定することです。イベントの目標を決定したら、それらをガイドとして使用して、イベントの残りの部分を計画するのに役立てることができます。

どのような出力を期待していますか？

イベントの計画を開始する前に、希望する投票率を決定することが不可欠です。これは、それに応じて計画を立て、何が期待できるかを知るのに役立ちます。

たとえば、50人が参加する小さな集まりを目標とする場合、200人が予想されるイベントほど多くの飲食物は必要ありません。

予算を設定する

次のイベントの準備への最初のステップは、予算を設定することです。これは、その機会にいくら費やすと予想されるかを決定するプロセスです。

これには、固定費と変動費の両方が含まれます。固定費はより予測可能ですが、変動費はより予測不可能な場合があります。

予算がどうであれ、イベントに予想以上の費用をかけないようにすることが重要です。

イベントで何が起こるかに関係なく、事前にいくらかかるかを常に知っておく必要があります。

予算編成は、食べ物や装飾品などの特定のイベントコンポーネントにいくら費やすかを決定するのにも役立ちます。これにより、予算内にとどまることができます。

お金を節約する1つの方法は、事前にベンダーと交渉することです。パーティーの日付が近づく前に価格を比較し、取引を交渉することで、サプライヤーと交渉することができます。

また、取引を成功させるためのヒントをお探しの場合は、 EntrepreneurMagazineのこの記事をご覧ください。

会場と場所を慎重に検討してください。

まず、会場について考える必要があります。イベントに参加するすべての人にとって、目に見えて十分な広さのエリアが必要です。アクセシビリティの要件を事前に検討することも重要です。

第二に、あなたは場所について考える必要があります。どのような訪問者がイベントに参加するのか、そしてどのようにして彼らがすぐにそこに着くことができるのかを考えてください。

たとえば、イベントが地方で行われるとします。その場合は、通勤を気にせずに楽しむことができるように、シャトルサービスや相乗りの機会を提供することをお勧めします。

最後に、タイミングを考慮することが重要です。多くの人が旅行や残業をしている休日やその他の日にイベントが発生しないようにしてください。

これが避けられない場合は、長距離を移動する参加者にインセンティブを提供する必要があります。

対面、ハイブリッド、または仮想？

実行しているイベントのタイプを判別する必要があります。それはすべて対面で行われますか？すべて仮想？または2つの組み合わせ？

対面式のイベントを主催する場合、最初にすべきことがいくつかあります。イベントスペースが正しく設定されていることを確認してください。

会議または会議の目標に沿った議題を作成します。ゲストが利用できる十分な軽食や軽食があることを確認してください。

そして、人々がそれを簡単に見つけることができるように、あなたのウェブサイトと販促資料でその場所への道順を提供してください。

ハイブリッドイベントを実行している場合は、SkypeやGoogleハングアウトなどのツールを使用して、ブレンドされたエクスペリエンスを作成してください。

最初にライブディスカッションとしてオープニングセッションをホストし、次に記録されたセッションに切り替えて1対1の会話を増やすことができます。参加している場所に関係なく、すべての参加者が会議から同じ価値を確実に得られるようにする必要があります。

最後に、仮想イベントを実行している場合は、インタラクティブなコンポーネントが含まれていることを確認して、物理的に一緒にいなくても、人々が仲間とつながっていると感じられるようにします。

SkypeまたはGoogleハングアウトを介して参加者間のカジュアルな会話を開始する前に、ビデオ録画を介した教育的なプレゼンテーションから始めることができます。

最高の技術で予約する

適切なテクノロジーは、平均的なイベントと驚くべきイベントを区別することができます。音質の悪さや画面が正しく機能しないことで出席者を失望させたくはありません。

幸いなことに、イベントテクノロジーには多くのオプションがあり、意思決定プロセスがはるかに管理しやすくなっています。ステージングに関しては、デジタルサイネージ用の壁に設置されているスクリーンだけでなく、プロジェクターやスクリーンのレンタルも検討する必要があります。

照明については、開催するイベントの種類に応じて、結婚式のアップライトから企業イベントのLEDライトまで、ゲストにぴったりのムードを作り出すために何か違うものが必要になります。

また、会場が混雑している場合でも、非常にクリアなサウンドを提供するスピーカーシステムに投資することをお勧めします。これにより、出席者はすべてをはっきりと聞くことができるため、重要なことを見逃すことはありません。

そしてもちろん、ネットワーキングの問題もあります。すべてのゲストが信頼できるWi-Fiを利用できるようにします。ホットスポットのレンタルはこのような状況に理想的であるため、携帯電話やタブレットを使用しても問題はありません。

アクセシビリティを検討する

すべての参加者が他の参加者と同じアクセス権を持っているとは限らないことに注意することが重要です。これには、障害のある人、聴覚障害者、視覚障害者、または介助動物を使用する人が含まれます。 ]

あなたがこれらの個人のために作ることができる可能性のある宿泊施設と、特定の宿泊施設について彼らに知らせる方法を検討してください。

多くのイベント主催者は、特別なサービスを購入したり、イベントのWebサイトで情報を提供したりすることで、これを計画しています。

たとえば、出席者が手話通訳を必要とする場合は、ライブストリームを介してイベントのビデオフィードにアクセスする必要があります。また、聴覚障害者向けのリモートキャプションオプションを提供したり、イベント自体でASL通訳を提供したりすることもできます。

バックアップ計画を立てる

うまくいかない可能性のあるものについては、バックアップ計画を立てておく必要があります。たとえば、イベントにスピーカーを設置する場合は、バックアップスピーカーを並べておくことをお勧めします。

誰かが土壇場でキャンセルする可能性があるのか、天気やその他の予期しないイベントのために予約したスピーカーが遅れるのかはわかりません。人々が空腹になったり喉が渇いたりした場合に備えて、手元にたくさんの食べ物や飲み物があることを確認することも不可欠です。

企業がイベントアプリに投資して、イベントの場所でどのようなイベントが発生しているかをすばやく確認するのが賢明です。このように、彼らはそこでの機会を逃しません。

マーケティング

あなたのイベントを売り込むことは人々がそれについて知ってそして出席することを確実にします。イベントをマーケティングするとき、あなたは話題と興奮を作りたいです。ただし、参加者にとってのメリットについても忘れずに説明してください。

なぜ彼らは来るべきですか？彼らは何を学びますか？彼らはそれから何を得るでしょうか？イベントのマーケティングは、人々がイベントについて知って参加できるようにするのに役立つため、重要です。

Webサイトのソーシャルメディアの投稿、名刺、チラシ、またはイベントページを使用して、話題と興奮を生み出すことができます。

たとえば、Facebookを有機的にフォローする方法に関するワークショップを主催しているとします。その場合は、カフェで携帯電話を使用して、髪の毛の長い若い男性の写真に次のキャプションを付けて投稿することができます。

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全員が自分の義務について同じページにいることを確認してください。

イベントの前に、全員が自分の義務と責任を知っていることを確認してください。彼らのタスクは明確に概説され、割り当てられるべきです。

次に、イベント全体を通して物事がスムーズに進行するように、各ジョブにポイントパーソンを設定します。これは、事故や誤解を避けるのに役立ちます。

これについて何か考えがありますか？ コメントで下に知らせてください、または私たちのツイッターまたはフェイスブックに議論を持ち越してください。