買掛金プロセスを簡素化する 13 の方法

公開: 2022-10-06

企業は常に、業務を簡素化し、コストを削減する方法を模索しています。これが特に重要な領域の 1 つは、買掛金プロセスです。

これは複雑で時間のかかる作業になる可能性がありますが、そうである必要はありません。この記事では、買掛金プロセスを合理化し、より効率的にするためのいくつかの方法について説明します。

1. アクセスを制限し、厳格な管理を確立する

買掛金プロセスを最適化するための最初のステップは、アクセスを制限することです。これは、許可された担当者のみが請求書やその他の記録を表示または変更できるようにする必要があることを意味します。

また、誰が請求書の支払いを承認できるかを厳密に管理する必要があります。これにより、すべての支払いが適切に承認され、文書化されていることが保証されます。

2.買掛金自動化ソフトウェアに投資する

買掛金プロセスを簡素化するもう 1 つの方法は、自動化ソフトウェアに投資することです。このタイプのソフトウェアは、データ入力、請求書の承認、小切手処理など、請求書と支払いの管理に関連するタスクの多くを自動化できます。

現在、さまざまなオプションが市場に出回っているため、必ず調査を行って、ビジネスに最適なソリューションを見つけてください。

3. 買掛金サービスのアウトソーシング

買掛金勘定プロセスを効果的に管理するための内部リソースがない場合は、これらのサービスのアウトソーシングを検討することをお勧めします。買掛金管理サービスのアウトソーシングを提供している会社は数多くあり、プロセスのすべての側面を処理できます。

これは、スタッフを解放して他のタスクに集中させたい場合や、社内に必要な専門知識がない場合に最適なオプションです。

4. 条件に基づいて請求書を優先する

自動化された買掛金システムを持つことの優れた点の 1 つは、自分の条件で請求書に優先順位を付けることができることです。たとえば、優先する仕入先からの請求書を最初に自動的に支払うルールを設定したり、早期支払いに対して割引を適用したりすることができます。

システムを使用して支払いとパフォーマンスを追跡することもできるため、問題をすばやく特定し、必要に応じて是正措置を講じることができます。

5. 詐欺の機会を排除する

買掛金プロセスで詐欺の機会を排除するための措置を講じることが重要です。これには、支払いが行われる前に、すべての請求書が適切に承認され、確認されていることを確認することが含まれます。

また、承認されていない小切手が現金化されるのを防ぐために、正の支払いまたは別の種類の小切手検証サービスの使用を検討する必要があります。

6. ベンダーとの支払い条件の再交渉

買掛金プロセスを簡素化する最良の方法の 1 つは、ベンダーと支払い条件を再交渉することです。現在、請求書を 30 日以内に支払っている場合は、支払期間を延長できるかどうかを確認してください。

早期割引やその他のインセンティブを利用できる場合もあります。ベンダーと協力することで、双方にとって最適な支払いスケジュールを立てることができます。

7.署名の責任と検証を減らす

買掛金プロセスを合理化する 1 つの方法は、署名に必要な責任と検証を軽減することです。

これは、1 人の個人が小切手に署名することを承認するか、可能な限り電子署名を使用することによって行うことができます。これにより、請求書の処理と支払いに必要な時間を短縮できます。

8. 割引を賢く利用する

割引を利用していない場合は、請求書に対して過払いをしている可能性があります。多くのベンダーが早期支払い割引を提供しているため、可能な限りこれらを利用してください.

ベンダーとより高い割引率を交渉することもできます。これは、お金を節約し、同時に買掛金プロセスを簡素化するための優れた方法です。

9. 支払い方法を検討する

請求書の支払いにはさまざまな方法があり、ビジネスにとって有利な方法もあります。たとえば、請求書の支払いに小切手ではなくクレジットカードを使用することを検討したい場合があります。

これにより、特典プログラムを利用して延滞料金を回避できます。 ACH 支払いや電信送金など、他のオプションも検討する必要があります。

10. サプライヤーポータルを使用してベンダーデータを整理する

多くの異なるベンダーと連携している場合、サプライヤーポータルを使用してすべてのベンダーデータを整理すると便利です。サプライヤーポータルは、ベンダーとの関係を 1 か所で管理できるオンラインプラットフォームです。

サプライヤーポータルを使用して、連絡先の詳細、支払い条件、請求の設定などの重要な情報を保存できます。これにより、買掛金プロセスが合理化され、ベンダーとの関係を追跡しやすくなります。

11. ペーパーレスのアプローチを取る

買掛金プロセスを簡素化する最良の方法の 1 つは、ペーパーレス化です。つまり、請求書やその他の書類を印刷して保管する必要がなくなります。

代わりに、すべてのデータを電子的に保存し、いつでもどこからでもアクセスできます。これにより、長期的には多くの時間とお金を節約できます。

12. 重複支払いに注意

買掛金で行われる最も一般的な間違いの 1 つは、重複した支払いを行うことです。これは、請求書が手動で処理され、同じドキュメントから複数のコピーが作成される場合に発生する可能性があります。

これを回避するには、すべての請求書と支払いを電子的に追跡してください。これにより、発生する可能性のある重複をすばやく特定して修正できます。

13. アカウントを毎日照合する

買掛金プロセスを簡素化するもう 1 つの方法は、毎日勘定科目を調整することです。これは、受け取った請求書と支払った金額を比較することを意味します。

これにより、不一致を特定し、受け取った請求書に対してのみ支払っていることを確認できます。アカウントを毎日調整することで、支払いの遅れや請求書の過払いを防ぐことができます。

結論

買掛金プロセスを簡素化するには、さまざまな方法があります。割引を利用し、サプライヤーポータルを使用し、ペーパーレス化することで、多くの時間とお金を節約できます。

また、間違いを避けるために、重複した支払いに注意し、毎日アカウントを調整してください。これらのヒントのほんの一部を実装するだけでも、買掛金プロセスを合理化し、より効率的にすることができます。