プロジェクト管理でタスクを委任する 5 つの効果的な方法

「委任者の才能が高い CEO は、才能のレベルが低いまたは限られたレベルの CEO よりも 33% 多い収益、つまり 800 万ドルを生み出しました。」 – ギャラップ

上記の統計は、企業がポジティブなビジネス成果を達成するために委任がいかに重要であるかを示しています。 マネージャーがタスクをチーム メンバーに委任すると、プロジェクトの品質を維持する責任がチーム メンバーに与えられます。 当事者意識を植え付け、より熱心に、より誠実に働くよう促し、エラーの可能性を減らします。

さらに、作業を委任することで、チーム メンバーに成長と学習の機会を提供しながら、マネージャーの作業負荷をより戦略的な活動に振り向けることができます。 したがって、委任の技術を習得することは、効果的なリーダーシップとより良い組織効率の基礎を築くための時間の必要性です.

このブログでは、タスクを委任するための効果的な戦略と、SAVIOM のリソース管理ソリューションがその実装をどのように支援できるかについて説明します。

しかし、まずは基本から始めましょう。

1. 委任とそのさまざまな要素とは?

委任とは、責任を移譲すること、またはタスクを実行するのに適した熟練したチームメンバーまたは部下にタスクを割り当てることを指します。 これにより、生産性と効率が向上し、プロジェクトのタイムリーな配信が保証されます。
委任をカプセル化する 3 つの主要な要素があります。

1.1。 権限 -権限とは、従業員に責任の範囲内で特定のタスクを実行するように指示するマネージャーの権限を指します。 これには、意思決定権限、リソースの割り当て、委任されたタスクの結果に対する責任が含まれます。

1.2. 責任 -タスクを与えられた従業員は、締め切りと品質の範囲内でそれを達成する「責任」を持っています。 これには、タスクの成功または失敗に対する説明責任が含まれます。

1.3。 信頼:信頼は委任の重要な要素です。 委任者は、リソースが責任を持って確実にタスクを完了できることを信頼する必要があります。

1.4 コミュニケーション:マネージャは、目的、タイムライン、および期待を含むタスクを伝達して、確実に成果を達成する必要があります。

委任のこれらの要素を考慮することで、個人や組織は、タスクや責任を効果的に他の人に委任できるため、パフォーマンスが向上し、生産性が向上します。

委任の核心がわかったので、従業員に作業を効果的に委任するさまざまな方法を理解しましょう。

2. 従業員に責任を委任する方法

統計によると、「マネージャーの 30% だけが、委任が得意だと考えています」。
ただし、以下に示す戦略を実装することにより、マネージャーは委任スキルを向上させ、より良い結果を達成できます。

2.1. タスク/サブタスクをプロジェクトに登録する

委任プロセスを開始する前に、マネージャーはまず明確に定義されたプロジェクト計画を作成し、完了する必要があるタスク/サブタスクを登録する必要があります。 このロードマップにより、管理者はリソース間で委任できる適切なタスクを特定できます。

たとえば、戦略的な活動は、品質を損なうことなくプロジェクトを提供できる熟練した専門家に委任できますが、管理タスクは若手のリソースに任せることができます。 一方、すぐに対応する必要がある緊急のタスクは、余力のあるリソースに割り当てることができます。 この明確な内訳により、委任プロセスがより組織化され、効率と成功につながります。

2.2. 有能なリソースを特定して割り当てる

マネージャーが適切なタスクを適切な人に委任できない場合、エンゲージメントが低下し、生産性が低下し、プロジェクトの遂行が妨げられる可能性があります。 したがって、マネージャーは、スキルセット、知識、経験などの属性に基づいてリソースを特定し、リソースの割り当てを行うことが不可欠になります。

ただし、必要なリソースが利用できない場合、組織は必要なスキルと能力を取得するためにいくつかの手順を実行できます。 第一に、トレーニング/スキルアップ プログラムの実施など、内部チャネルを活用できます。 あるいは、企業は計画的な雇用を行うこともできます。 このようにして、プロジェクトの開始前に適切なリソースが利用可能になり、プロジェクトの成功を確実にします。

2.3. すべてのチームメンバーの権限レベルを概説する

すべてのチーム メンバーの権限レベルを定義することは、委任プロセスの不可欠な部分です。 誰もが自分の責任と権限の範囲と制限を理解するのに役立ちます。 仕事に直結する権限と権限を委譲することで、管理者は部下に権限を与え、より独立して仕事を遂行することができます。

たとえば、AEC プロジェクトでは、スーパーバイザーはシニア アーキテクトに、ジュニア アーキテクトが提出した設計を最終承認の前にレビューするよう委任します。 これにより、レビュー プロセスが合理化されるだけでなく、シニア アーキテクトが意思決定プロセスでより積極的な役割を果たすことができます。 また、自律性があるため、仕事へのやりがいを感じ、会社の目的意識を持てます。

2.4. 必要に応じて明確なガイダンスとサポートを提供する

タスクを委任する際、マネージャーはプロジェクトの範囲、目的、および成果物をチーム メンバーに伝えることが重要です。 これは、部下がプロジェクトの相互依存性とそれぞれの責任を理解するのに役立ちます。 さらに、マネージャーは、実行中にチームメンバーをサポートするために必要なトレーニングとツールを提供する必要があります。

また、効果的なコラボレーションのための透過的なコミュニケーション チャネルを促進する必要があります。 これにより、予期しないリスクを解決し、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで更新できます。 さらに、仕事に関連するアイデアや問題に対処するためのオープンドア ポリシーを作成することもできます。 これにより、従業員と雇用主の関係が強化され、健全な議論が促進され、職場の生産性が向上します。

2.5。 従業員のパフォーマンスを監視し、建設的なフィードバックを提供する

プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの最終目標がクライアントの期待を確実に満たすようにする上で重要な役割を果たします。 これを達成するには、委任後も、プロジェクトの進捗状況を監視し、従業員の稼働率を追跡して、稼働率が過小/過大にならないようにする必要があります。

さらに、定期的に従業員に建設的なフィードバックを提供する必要があります。 これは、チーム メンバーが改善すべき領域を特定し、パフォーマンスを向上させるための戦略を開発するのに役立ちます。 したがって、プロジェクトの成功とクライアントの満足を保証します。

ここで、リソース管理ツールが上記の戦略の実装にどのように役立つかを理解しましょう。

3. 高度なリソース管理ソフトウェアは、タスクの委任にどのように役立ちますか?

マトリックス組織の採用と技術の進歩によるプロジェクトの複雑化により、マネージャーがタスクを適切に委任することが難しくなっています。 ここで、最新の ERM ソフトウェアの出番です。

• ツールの 360 度の可視性機能と高度なフィルターにより、組織は従業員のスキル、場所、可用性、およびその他の属性を俯瞰できるようになり、マネージャーは最適なリソースを特定し、それに応じて作業を委任できます。
• さらに、ソフトウェアの予測機能とキャパシティ対需要レポートは、管理者が需要ギャップを特定し、それらを軽減するために必要なアクションを事前に実行するのに役立ちます。
• さらに、リアルタイムで取得される予測対実際のレポートと稼働率レポートは、従業員の稼働率レベルに関する貴重な洞察を提供することで、委任プロセスの最適化を支援します。
• これとは別に、what-if シナリオにより、管理者はさまざまなプロジェクト シナリオを作成して比較し、最適なリソース計画を決定できます。 これにより、管理者は理想的なリソース プランを選択し、委任に関する十分な情報に基づいた意思決定を行うことができます。

結論

効果的な委任は、ビジネスの円滑な運用の鍵です。 上記のプラクティスと適切なリソース管理ツールを組み合わせることで、マネージャーは従業員間で責任を効果的に委任できます。 これは、ボトルネックなしでタスクを正常に完了するのにも役立ち、会社の収益性と持続可能性を高めます。