会社で知っておくべき規制変更管理の 5 つの重要な側面

公開: 2022-06-28

財務および投資管理において、コンプライアンスは、あらゆる種類の組織を運営する上で重要な部分です。規制が変更および進化するにつれて、すべての企業が必要なコンプライアンスについて最新の状態を維持することが重要です。その目標を達成するために、企業は業務全体の一部として強力な規制変更管理システムを設定する必要があります。これは、あらゆる企業のコンプライアンスへの取り組みに不可欠な要素であり、政府 (または他の) 機関によって設定された潜在的な新しい規制に企業が備えることができるようにします。また、規制が変更されたときに組織が迅速に適応するのにも役立ちます。さらに、既存の規制への準拠を維持し、準拠していない状態に陥るのを防ぎます。今日直面する可能性のある規制上の課題に対応するために、すべての企業が備えておくべき 5 つの重要な項目を以下に示します。

業界の規制を理解する

規制の変更を管理するための最初のステップは、会社全体に適用される規制を理解することです。ほとんどの業界では自己規制が行われておらず、運用フレームワーク内で物事がどのように機能するかの内外を知る必要があります。つまり、規制が業界にどのように影響するか、それらを組織に広く適用する方法を理解し、どの規制が将来の会社に影響を与えるかを知ることを意味します。どこで働いていても、規制とコンプライアンスは業界ごとに少し異なるように見えます。たとえば、電気通信規制は、金融業界の規制とはまったく異なるものになるでしょう。顧客、組織、利害関係者に直接適用される法律や規制を理解するよう努めてください。ビジネスに直接的または間接的に適用される特定の連邦法および国際法を把握します。最後に、将来的にどの規制が会社に影響を与える可能性があるかを認識する必要があります。ビジネスの運営方法に影響を与える可能性のある保留中の法律を確認して、潜在的な変更に不意を突かれずに準備できるようにします。少しの積極性と理解が会社全体でコンプライアンスを維持するのに大いに役立つ場合、成功している組織が受け身になることは最も避けたいことです。

コンプライアンス

かなり長い間ビジネスを運営してきた場合、または特定の業界でしばらく働いている場合は、コンプライアンスの重要性を理解しています。本質的に、コンプライアンスは、ポリシーと手順が適切に守られ、組織全体で一貫して使用されることを保証するプロセスにすぎません。順応性のない規則は、必ずしも固定されているわけではありません。これらは、多くの場合、法的な精査や規制機関によるフォローアップに耐えることができる方法で、従う必要がある一貫したガイドラインと規制にすぎません。コンプライアンスは全体的に非常に重要です。コンプライアンスは、何か問題が発生した場合に、訴訟や政府の罰則からあなたを守るのに役立ちます。また、組織が効率的に運営できるようになります。時間やエネルギーを無駄にしたり、物事がどのように機能するかを理解しようとしたりする例が少なくなります。また、常にコンプライアンスを遵守している企業に投資することを顧客や株主に奨励しています。コンプライアンスを維持し、適切な手順に従うことで、会社はより成功し、すべてを適切な方法で行いながら全員を幸せにすることができます.

モニタリング

監視は、規制変更管理の重要な側面であり、自分がどれだけうまく行っているか、何を変更する必要があるか、何が機能しているか (何が機能していないか) を特定するのに役立ちます。監視により、進行状況を追跡し、途中で問題を検出できます。監視には、コンプライアンスステータスレポートの確認、アラートの監視、規制当局/ベンダーからの通知の確認、またはサードパーティツールから取得したデータの確認が含まれます。監視は、業界に関連するすべての規制変更管理プロトコルに従うのに役立つ人工知能ベースのリソースなど、いくつかの種類のツールを使用することで簡単になります。監視の目的は、組織がすべての規制に準拠しているかどうかを常に判断することです。したがって、監視が標準に達していることを確認するために時間をかけてください。そうすれば、時間の経過とともにあまり問題なくコンプライアンスを維持できます。

監査

監査には、会社の規制変更管理プロセスがこれまでどの程度うまく機能しているか (場合によってはそうでない場合もあります) を定期的にレビューすることが含まれます。監査には、ドキュメントの評価や、一定期間にわたってさまざまなポリシーや手順に加えられたリアルタイムの変更が含まれる場合があります。また、社内プロセスを徹底的に調査するのに時間がかかることも意味します。従業員トレーニングプログラムの有効性を検索することや、規制変更手順が会社にとってどれだけ費用対効果が高いかを確認することは、このカテゴリに分類される可能性があります。レポートをじっくり読んだり、調査を実施したり、さまざまなリスク管理プロトコルに取り組んだりしています。監査は、コンプライアンスへの取り組みの強度を高め、常に一貫してコンプライアンスを維持するという組織の使命にとって非常に貴重なツールとなります。

報告

効果的なコンプライアンスの重要性は否定できませんが、設定や維持は必ずしも容易ではありません。そのため、コンプライアンス基準の証拠を作成するレポートが必要です。規制変更管理の計画の一部には、堅牢なレポート手順と、従業員向けの追加のトレーニングを少し含める必要があります。財務報告と報告書の理解は、適切なコンプライアンスの鍵です。監視、監査、広範な報告プロセスを含むコンプライアンスプログラムを確立します。また、内部告発者の保護、必要な倫理トレーニング、または会社が最も重要な分野で成功するのに役立つその他のベストプラクティスに対処することも、一般的なポリシーとして適切です。最終的には、すべての従業員が業界内の現在の規制を認識し、規制順守基準が設定され、チェックされ、組織で 100% 稼働していることを確認するためにできることを行っていることを確認することが重要です。