債務者をより適切に管理するための 7 つの確実な方法

公開: 2022-09-22

中小企業のキャッシュフローを管理する場合、債務者を追跡するためのシンプルで包括的な管理システムを用意することが重要です。実際、個々の企業にとって、これはおそらく、未払いの支払い、不十分な財務データの維持、およびその他の無数の将来の問題を回避するために企業ができる最も重要なことの 1 つです。

貿易信用 (企業が相互に資金を貸与する) や包括的なバックグラウンドチェックから、十分に監視されていない顧客の支払いに至るまで、外部および内部のビジネス債務を把握することで、財務上の負担を軽減し、売掛金を増やし、会社が自分自身を返済するのに役立ちます。よりタイムリーに債権者へ。

1 請求書の混沌とした中で明快さを実現する

原理的には簡単そうです。結局のところ、慎重に金融取引を管理する計画を立てずに始めないビジネスはあるでしょうか? しかし、非常に忙しく、複数の手数料、ローン、請求書が経理部門にすばやく出入りする場合、不必要な問題を回避するにはどうすればよいでしょうか?

さて、7つの効果的なステップに要約できるのは、準備、コミュニケーション、内省の問題です. これらのヒントに従って、SME が支払いの一歩先を行き、必要な資金を期日どおりに受け取るようにしてください。

2 電子請求書の利点を受け入れる

電子請求書は、顧客または債務者が請求書を迅速に受け取ることを保証するシンプルで持続可能な方法であり、ビジネスの追跡性も向上します。デジタル請求書は長年にわたって人気を博しており、自動更新と顧客が合意された時間枠内に支払うように通知するリマインダーにより、その理由を理解するのは難しくありません.

一般的に、電子請求書は次の方法で送信できます。

アカウントソフトウェアプラットフォームから直接送信されるメール
カスタマーポータルに直接送信される請求書
会計システムと統合された請求書

どちらの方法でも、会計プラットフォームはビジネスに代わって顧客に通知を送信します。これにより、請求書のステータスに関する継続的な更新と、通常の顧客の支払い履歴に関する詳細が提供されます.

3 早期支払い割引はありますか?

人々にサービスを再度利用して期限内に支払うよう説得する方法として、多くの企業は現在、顧客からより迅速に支払いを受け取るのに役立つ何らかのインセンティブを提供しています. 特に、特定の期日までに支払うことと引き換えに請求書または商品を割引することは、非常に効果的であることが証明されています。

ただし、このインセンティブは、事業を行っている業界の種類、会社の迅速な支払いの必要性、迅速な解決のために価格を下げる意思など、さまざまな要因に完全に依存しています.

4 先に進む前に支払い条件を確認する

新しい顧客またはクライアントが、請求書の支払いに標準の制限である 30 日よりも長くかかってもまったく問題ないと考えている場合は、おそらくそうするでしょう。この問題を回避するには、先に進む前に支払い条件に同意することで、後で不要な問題を減らすことができます。

あなたのビジネスは、請求書の支払いが完了するまで、どうにかして事業を継続することを心配する必要はありません。迅速な支払いを理解して商品やサービスを提供していることを覚えておくことが重要です。単純に新しいクライアントやワークロードを引き受けて、特定の支払い日を確定しないと、相互に満足のいく結果につながることは決してありません.

5 それをフォローアップし、合意した日付を思い出させる

請求書を送信した後、数日待ってから連絡を取り、そのステータスについて丁寧に尋ねてください。デジタル更新がある場合でも、古き良き時代の電話で、それを受け取ったことと支払い期限を認識していることを確認することには何の問題もありません.

率直に言うのが苦手な場合は、最新情報を口実として使用して、問題の顧客に電話することができます。実際、いつ支払われるか質問する代わりに、丁寧なリマインダーとして請求書ポータルにあることを電話で知らせることもできます.

これらのシナリオのそれぞれについて、最も重要なことは、電話の次の側面を書き留めて記録することです。

電話した時間
あなたが話した人
通話中に言われたこと
支払いに関して彼らがあなたに確認したこと

うまくいけば、彼らに再度連絡して不平を言ったり、継続的に最新情報を求めたりする必要がある状況にならないことを願っています. ただし、この場合、上記の情報は、顧客が取引の終了を支持する主張を補強し、苦情をエスカレートするために必要な情報を提供するのに役立ちます.

商取引から 60 日以内に支払いを要求する法的権利はあなたにあります。したがって、それよりも長い返済期間が以前に合意されていなかった場合は、潜在的な結果と、発生する可能性のある金額に対するさらなる利息について、彼らに知らせてください。

信用調査を徹底する

顧客の言葉を信用できないと感じたいと思う人はいませんが、中小規模のビジネスの場合、そのような贅沢は実行できない場合があります。債務者がたまたま破産した場合、何ヶ月にもわたるハードワークに対する貸方票の発行は実行されず、簡単な身元調査で簡単に回避できた問題の怒りがあなたの財政に発生します.

ここの教訓？潜在的なビジネス関係の最初の小さな管理者は、今後の面倒な数か月を大幅に節約できます. あなたはあなたのビジネスの利益を保護しているだけなので、クライアントについて最終的な決定を下す前に、いくつかのバックグラウンドチェックを掘り下げることを恐れないでください.

6 支払いの柔軟性とシステムの互換性を分析する

提供する支払いの柔軟性を分析すると、デジタルの柔軟性とビジネスの柔軟性という 2 つの主要な形式が考えられます。どちらも、顧客からの支払いを処理する際に会社が許可できることと許可できないことを定義するのに役立ちます。

一方では、他のシステムと互換性があり、シームレスに統合して、ビジネスが予定どおりに資金を確実に受け取ることができるシステムを用意することが重要です。結局のところ、新しい顧客に対してのみ迅速な支払いのために電子請求書の割引を提供しても、あなたの支払いポータルがそれらに対応できないことに気付いたとしても意味がありません!

一方で、契約に同意する前に、どのように支払いを受けることができるかについて明確かつオープンであることも重要です. 顧客に毎月の支払い額を減らす機会を与える支払いプランを提供できない場合、またはサービスの提供と支払いの間の 60 日間のウィンドウで会社が生きていて死んでいる場合は、最初にそれを伝えることが不可欠です。

7迅速な支払いを確実にするためにあなたの役割を果たします

あなた自身の内部プロセスに挑戦する能力を持つことは、債務者をより適切に管理する最終的な方法、つまりより迅速な支払いを促進するためにあなたの役割を果たすために不可欠です. これを怠ると、顧客は時間どおりに到着した他の請求書を受け取って処理し、あなたの請求書を後回しにする可能性があります。

月末まですべての請求書を送信するのを待つことは、災害のレシピです。代わりに、完了した作業の厳密な時間枠内で請求書を提出することをルーチンにします。請求書を正確に保ち、送信する前にすべての詳細を再確認してください。

あなたが迅速で、細心の注意を払い、十分に油を注がれた金融機関であることを顧客に示すことができれば、顧客は親切に対応し、できるだけ早く支払う動機を得ることができます. 会社として、あなたは請求書を提出することで最初の一歩を踏み出し、残りの関係がどのように展開するかについてのトーンを設定します.