従業員管理システムに求められる8つの機能

公開: 2024-05-21

企業はこれまで、従業員のデータとプロセスを管理するために、扱いにくいスプレッドシートに依存していました。しかし、もうそうではありません。人材市場の競争は非常に激しくなり、組織には人事リソースや人事ワークフローを合理化する以外に選択肢がなくなっています。ここで従業員管理システム (EMS) が役に立ち、支援を提供します。

HR テクノロジーは大幅に進化し、従業員管理アプリは面倒なタスクを自動化し、貴重な洞察を提供できるようになりました。これらの機能は人事プロセスを合理化し、効率を高めます。

従業員管理ソフトウェアは従業員のエンゲージメントと満足度を向上させるため、現在少なくとも 300 万の企業が従業員管理ソフトウェアを使用していることは驚くことではありません。 (1)

スプレッドシートよりも人事システムを使用する利点

スプレッドシートはデータ管理という目的を果たしてきました。しかし、効果的な従業員管理システムの堅牢な機能には太刀打ちできません。人事管理の合理化において EMS がスプレッドシートを上回る重要な領域がいくつか存在します。これらの利点を見てみましょう。

より効率的なデータ管理と取得

従業員が増えると、スプレッドシートはすぐに扱いにくくなります。特定の情報を見つけるには時間がかかります。手動での並べ替えとフィルタリングが必要です。

HRIS ソフトウェアは一元化されたデータベースを提供し、直感的な検索機能を通じて従業員情報に迅速かつ簡単にアクセスできるようにします。

精度の向上と人的エラーの削減

スプレッドシートに手動でデータを入力すると、タイプミスや不一致が発生しやすくなります。ただし、従業員管理ソフトウェアは多くのデータ入力タスクを自動化します。エラーを最小限に抑え、従業員データベースの正確性を確保します。これにより、間違いの修正に費やす時間が節約され、規制に準拠していないことも心配しなくなります。

機密データに対するセキュリティ機能の強化

データ侵害により、2023 年の第 4 四半期には世界中で 800 万件以上の記録が流出しました。問題は、スプレッドシートには堅牢なセキュリティ対策が欠けていることが多いということです。従業員の機密データが侵害に対して脆弱なままになります。したがって、従業員管理システムのもう 1 つの利点は、アクセス制御、暗号化、監査証跡などの機能によりデータセキュリティを優先できることです。安心感が得られます。それは、従業員の情報が保護されていることを知っているからです。 (2)

より簡単なスケーラビリティとリアルタイム分析

それを認めてください。会社が拡大するにつれて、スプレッドシートは扱いにくくなります。従業員管理アプリは、ビジネスに合わせて拡張できるように設計されています。従業員の増加と進化するニーズに対応できます。

さらに、従業員管理ソフトウェアはリアルタイムのデータと分析を提供します。スタッフメンバーに関する必要な情報がすべて手元にあることを想像してみてください。従業員にとって最善の選択をするのに役立つと思いませんか? そうすれば物事がスムーズに進むのではないでしょうか？組織はデータドリブンをさらに強化するためだけに数兆ドルを投資しているため、これらの質問に対する答えは明確であるはずです。 (3)

スプレッドシートを最高の従業員管理ソフトウェアに置き換えることには、確かに多くの利点があります。適切な人事管理ソリューションの探索を進める際には、これらの点を考慮してください。

従業員管理システムの中核となる機能

さまざまな人物のプロフィールが含まれるスクリーンセーバー。オンラインでのビデオ会議、ブレーンストーミング用のアプリを使用する多人種、多世代の人々のグループで、多くの従業員が一緒にビデオ通話を行っています

適切な従業員管理アプリを選択するには、そのアプリが提供する主な機能を理解するかどうかにかかっています。貴社の特定の人事ニーズに適合する必要があります。ここでは、便宜上、いくつかの重要な機能を分類して説明します。

使いやすさ

1. 直感的なインターフェース

使いやすいユーザーインターフェイスは、人事管理者と従業員の両方に役立ちます。すっきりしたレイアウトと明確なナビゲーションを備えたシステムを探してください。最小限のトレーニング要件も必要です。これにより、スムーズな導入が保証され、人事ワークフローが合理化されます。

2. モバイルアクセシビリティ

システムにリモートでアクセスできるため、従業員は外出先でもタスクを管理できます。休暇申請の提出、給与明細の表示、会社のポリシーへのアクセスなどの主要な機能を提供するモバイルアプリを備えた EMS を探してください。

統合機能

3. シームレスな給与計算の統合

人事システムを給与計算ソフトウェアと統合すると、手動でのデータ入力が不要になり、正確かつタイムリーな給与処理が保証されます。これにより、エラーを減らしながら人事の時間とリソースを節約できます。

4. サードパーティアプリの統合

会計ソフトを使っていますか？パフォーマンス管理ツールについてはどうですか? 使用している他のビジネスアプリケーションとの統合を可能にする EMS を検討してください。これにより、統一されたデータエコシステムが促進され、部門間のデータ交換が簡素化されます。

分析とレポート作成

5. リアルタイムのデータとレポート

堅牢なレポート機能により、従業員に関する貴重な洞察が得られます。従業員の離職率、休暇の傾向、業績データなどの主要な指標に関するカスタマイズ可能なレポートを提供するシステムを探してください。リアルタイムのデータにより、データに基づいた意思決定が可能になります。また、従業員に利益をもたらす積極的な人事戦略にもつながります。

従業員のセルフサービス

6. セルフサービスポータル

従業員セルフサービスポータルにより、スタッフメンバーは自分の人事情報を管理し、休暇を申請し、個人情報を更新し、会社のドキュメントにアクセスできるようになります。人事業務の負担を軽減しながら、従業員の当事者意識を育みます。

追加の考慮事項

7. 価格の柔軟性

HR システムにはさまざまな価格モデルがあります。会社の規模と予算に応じたオプションを検討してください。ビジネスニーズに合わせて成長できるスケーラブルなソリューションを探してください。

8. データセキュリティ対策

アクセス制御、暗号化、定期的なバックアップなどの機能により、システムがデータセキュリティを優先するようにします。関連するデータプライバシー規制を遵守することも重要です。

これはすべてを網羅したリストではないことに注意してください。また、最も重要な機能は組織固有のニーズによって異なります。ただし、これらの中核となる機能と、それらが問題点にどのように対処するかを検討してください。そうすることで、ビジネスに適切な EMS を選択する際に、情報に基づいた意思決定を行うことができるようになります。

結論

EMS は、人事プロセスを合理化し、従業員のエンゲージメントを高め、より強力な労働力の構築に役立つ貴重な洞察を生成する強力なソフトウェアソリューションです。

自分のビジネスに最適な従業員管理ツールを見つけることは、適切な服を見つけるのと同じようなものであることに注意してください。それは自分のニーズに合う必要があります。はい、機能は重要です。ただし、システムがお客様とともに成長できるかどうかを考慮することを忘れないでください。

ツールを開発している会社はシステムのセットアップを手伝ってくれますか? 既存のデータをどれくらい簡単に移動できるでしょうか? こういった質問にも答えてください。

これらすべての側面を、特定のニーズや将来の成長計画と照らし合わせて検討してください。これが、プラスの投資収益率を実現する EMS を選択する方法です。

参考文献：

1.「中小企業向け人事管理システム市場レポート」、出典: https://www.business.com/hr/management-market-report/

2.「2020 年第 1 四半期から 2023 年第 4 四半期までに世界中で流出したユーザーアカウントの数 (単位: 百万)」、出典: https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/

3. 「分析を通じてビジネス価値を高める 5 つの方法」、出典: https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics /?sh=67bb582721d9