成功するイベントを計画および組織する方法に関する Ulimate ガイド

公開: 2023-03-11

イベントは、コミュニティを祝い、記念し、構築する最も一般的な方法の 1 つです。人々を祝賀会に集めたり、単に重要なことについての認識を促進したりする方法として役立ちます。イベントを計画する際の鍵は、まず自分が主催しているイベントの種類を理解することです。それが純粋に楽しみ (または資金調達) のためである場合は、物事をシンプルに保ちます。しかし、あなたの目標が教育的または専門的な開発でもあり、参加者に経験から何かを奪ってもらいたい場合は、イベントで何が起こるかとともに、学習目標を含むある種の正式な議題を含めることを検討してください.

議題の設定

アジェンダとは何ですか？

議題は、会議またはイベントで議論される項目のリストです。会議の準備をするのに役立ち、何について話し、いつそれが行われるかを知ることができます。

アジェンダを設定することが重要なのはなぜですか。

議題は、会議中に発言する必要があるすべての人にチャンスを与え、重要なトピックが議論中に見落とされないようにするのに役立ちます。 1 つのタイムスロットに複数の講演者が予定されている場合 (例: 午後 3 時に 2 人の講演者)、議題を用意することで、リストの次のトピックに進む前に、各講演者がプレゼンテーションに十分な時間を確保できるようになります!

会場の企画・運営

会場選びは、イベント企画の重要な部分です。イベントスペースが、計画しているイベントの種類、参加者数、その他の要件に適合していることを確認する必要があります。

イベントに合わせた会場を選ぶ: 自宅で小さなカクテルパーティーを開催する場合、大きなボールルームを選ぶ必要はなく、実用的ではないかもしれません。一方、世界中から 500 人のゲストが参加する屋外での結婚式を行う場合 (そして全員が快適に参加できるようにしたい場合)、スポーツスタジアム全体をレンタルする必要があるかもしれません。
関係者全員がアクセスしやすい場所を選ぶ: 長距離移動や車を持たない人 (公共交通機関の利用者など) にとって困難な場合は、移動時間を気にせずに簡単にアクセスできるように、事前に手配を検討してください。 /結婚式などのイベント中に行われる他のすべてに加えて、距離の問題。
いずれにせよ、最近は世界的な経済状況によりほとんどの予算が逼迫しているため、可能な限り手頃な価格のオプションを選択してください。」

適切な人材とパートナーの参加

イベントを成功させるための最初のステップは、適切な人材とパートナーを参加させることです。あなたの目的に情熱を持ち、独自のスキルセットを持ってそれを実現できる人を選ぶことが重要です。

自問することから始めたいと思うかもしれません: 私のプロジェクトを手伝ってくれそうな人を知っていますか? 次に、各人がその実行中にどのように役立つかを考えます。その人はどのようなスキルを持っているのでしょうか? 彼らは私たちの業界内で私たちに利益をもたらすつながりを持っていますか?

将来のチームメンバーを特定したら、連絡を取ってください。なぜこのプロジェクトが彼らにとって重要なのか (そしてなぜ楽しいのか) を説明するだけでなく、イベントでのボランティア活動やプロジェクトの作成に寄付するなど、時間とエネルギーをどのように提供できるかの選択肢も提供してください。コスト

イベント Web サイトの作成

Wix や Squarespace などのプラットフォームを使用して、イベント用の Web サイトを作成できます。自分で作りたくない場合は、誰かに作ってもらうこともできます。ウェブサイトを立ち上げて実行したら、必ず次のすべてを含めてください。

イベントで行われる内容の説明 (例: 「HR のベストプラクティスが時間の経過とともにどのように変化してきたかについて話し合う年次会議に参加してください。」)
誰が参加すべきかの概要 (例: 「この会議は、当社の従業員のみが参加できます。」)
登録が開始および終了する日時 (例: 「登録は 1 月 1 日午前 9 時 EST に開始され、3 月 1 日午後 5 時 EST に終了します。」)。それまでにすべての登録者にチャンスがあることを確認してください!

イベントのマーケティング

ソーシャルメディアに加えて、メールマーケティングや印刷広告も、イベントを宣伝する効果的な方法です。ソーシャルメディアには、瞬時に多くの視聴者にリーチできるという利点がありますが、多くの人がニュースフィードやタイムラインに大量の広告が表示されることを好まないことを覚えておくことが重要です。メールマーケティングを使用すると、メッセージを表示するユーザーをより詳細に制御でき、メールテンプレート自体を設計する際のカスタマイズも可能になります (たとえば、スプレッドシートから直接リンクを追加するなど)。印刷広告には、イベントが開催される会場の近くのレストランで買い物や食事をしているときに人々が目にする地元の企業のチラシやポスターを含めることができます. ラジオやテレビの広告も検討する価値があるかもしれません。制作コストが低いため、通常は他の形式の広告よりも安価だからです。

イベント管理ソフトウェアを使用する

Cvent の代替品や競合他社のようなイベント管理ソフトウェアを使用することは、組織を維持し、計画を順調に進めるための優れた方法です。このソフトウェアを使用すると、予算編成、スケジュール設定、さらには発券など、イベントで考慮する必要があるすべての詳細を追跡できます。

また、計画プロセスに関与する他のユーザーと情報を共有するための中心的なハブとしても使用できます。これにより、プロジェクトに関係するすべての人 (スポンサー、ベンダー、ボランティアを含む) がいつでもどこからでもアクセスできるようになり、次に何が起こるべきかについてアイデアやフィードバックを提供できます。

重要ポイント

計画を立て、適切な人材とパートナーを獲得し、ウェブサイトを作成し、イベントを宣伝することで、イベントを成功に導くことができます。

まず、イベントの計画に誰が関与するかを決定する必要があります。プロジェクトの各段階で、全員がそれぞれ固有の役割と責任を持っていることを確認してください。これに加えて、イベントの企画や運営の過程で発生する問題を解決できるよう、イベントの企画経験のある人を含めることが賢明です。

会場を探すときは、一度にすべての参加者が利用できる十分なスペースがあるかどうかを検討してください。また、この会場で提供できる食べ物/飲み物の種類に制限があるかどうかも検討してください (つまり、アルコールは禁止されています)。可能であれば、離れた場所ではなく近くにあるスペースを予約してみてください。セッション間の休憩中などに場所を移動するときに、人々の間に距離が離れないようにします。これにより、他の人を待っている間、他の人が戻ってくるのを待っている時間を節約できます。おそらく昼休みの後？

結論

結論として、イベントを計画するための画一的なアプローチは存在しないことを覚えておくことが重要です。主催するイベントの種類と目標によって異なります。このガイドがイベント計画の詳細を理解するのに役立ち、ゲストにとって忘れられない体験を生み出すことができることを願っています!