2020年の10のベストオートアテンダント電話システム

Bain and Companyの最も重要なカスタマーサービス統計の1つは、優れたカスタマーサービスエクスペリエンスを提供する企業は、収益が4〜8％増加すると述べています。 ビジネスVoIPは、通話をルーティングするためのユニークな機会を提供し、発信者を適切な場所に誘導することで、より良いエクスペリエンスを生み出します。 印象を与えるのに約7秒しかないので、それを数えてください。

最高の自動応答電話システムは、最初の顧客とのやり取りをより合理化しながら、発信者にブランドをすばやく提示するための便利な方法です。

オートアテンダントとは何ですか？

自動応答は、企業が着信電話に応答するために使用するソフトウェアツールです。 時々、これらは仮想受付係または自動受付係と呼ばれます。 これらのシステムは、発信者をより効率的にルーティングすることにより、顧客が電話を切るのを防ぎます。 自動応答は、通話の転送に加えて、営業時間や営業場所などの情報を発信者に提供します。

マルチレベルの自動応答とは、事前に録音されたメッセージが、発信者が部門を選択した後に追加のオプションを提供する場合です。 これらには、顧客をビジネスまたはエージェントのボイスメールに送信するオプションもあります。

自動応答を設定する方法

最適な自動応答電話システムを設定するプロセスは、プロバイダーによって異なります。すぐに使用できるテキストから音声へのオプションがあるものもあれば、スクリプトとオーディオファイルを作成する必要があるものもあります。 たとえば、チュートリアルを使用してDialpad自動応答を設定する方法を学ぶことは、カスタマージャーニーを設計するためのJiveのドラッグアンドドロップインターフェイスとはまったく異なるプロセスです。

コントロールパネルから自動アテンダントソフトウェアを設定する方法についての簡単なチュートリアルは次のとおりです。

1. 自動応答の通話管理方法を決定します–受付係が応答できない自動応答に通話をルーティングする必要がありますか？ それともすべての呼び出しである必要がありますか？
2. アテンダントに電話番号を割り当て、アテンダントが使用する番号を追加します。
3. 挨拶とメニューオプションを作成するには、スピーチアテンダントにテキストを入力するか、システムに後でアップロードするために録音します。
4. 自動応答ボイスメール応答スクリプトを記録します。
5. 必要に応じて受付グループを追加します。 これらは、自動応答に着陸する前に、着信コールを特定のユーザーに転送します。
6. オペレーターオプションがあるかどうかを決定します。 これにより、受付または応答サービスに到達するためのデフォルトの方法として、キーパッドの「0」または別の番号を受け入れるようにシステムが構成されます。
7. 営業時間を設定します。
8. デイナイトモードのスケジュールを設定します。
9. 休日の挨拶とスケジュールを設定します。
10. タイムアウト設定を構成します。 これにより、グリーティングが繰り返されるか、発信者がプロンプトに応答しない場合は受付係に通話がルーティングされます。
11. 設定を保存します。

全体として、システムには通常、発信側システム上にあるエンドポイントの1つを使用して、ポータルまたはダイヤルイン番号のいずれかを介したコールフローの設定が含まれます。 ほとんどのシステムでは、最初のあいさつだけでなく、営業時間、休日、および各部門のあいさつを入力または記録するように求められます。 また、各部門の特定の電話番号または内線番号を入力するように求められます。 一部のシステムには、第1レベルの内線ダイヤルが組み込まれています。これにより、ユーザーはメニュー全体を確認しなくても、すぐに内線にダイヤルできます。

Dialpadのセットアップは次のようになります。

Jiveのドラッグアンドドロップ設定は次のようになります。

自動応答とIVRの違い

違いを理解しようとするときは、自動応答システムを単純化された自動システムとして、対話型音声応答システム（IVR）を、より応答性が高く構成可能なコールルーティングの方法として見るのが最善です。 これは、自動応答を損なうものではありません。適切な部門に通話をルーティングするのに役立ちます。 自動応答は、コールルーティングを自動化するためのより簡単な方法です。最高の自動応答電話システムでさえ、IVRシステムのようなセルフサービスや調査管理オプションを提供しません。

健全な自動応答システムは、多くのVoIPプロバイダーのベースラインです。 これは、音声認識や請求書支払いオプションを必要としない企業に適しています。 それほど洗練されていませんが、自動応答にはデイナイトモードなどの機能があります。 デイナイトモードを設定する場合、ビジネスではすべての通話で4回呼び出し音が鳴り、その後、自動応答に通話が送信される場合があります。 ナイトモードが一定時間を超えて使用されている場合、対応可能なエージェントがいないため、通話は自動的に自動応答に送信されます。

IVRの場合と同様に、自動応答スクリプトは顧客とのコミュニケーション手段です。最後に必要なのは、自動応答フローが不十分で、ルーティング時に顧客を苛立たせることです。

最高の自動応答電話システム

あなたの組織に最適な自動応答はどれですか？ ほぼすべてのVoIPプロバイダーが、電話サービスにバンドルされている何らかの形式の自動応答を提供していますが、中小企業向けに簡単にセットアップまたは目立つシステムのリストを以下に示します。

RingCentral

RingCentralにはマルチレベルの自動応答機能があり、大量の着信がある企業が価値を見出します。この自動応答機能はすべてのプランで利用でき、RingCentralの15日間の無料トライアル中に試すこともできます。 プランの価格は月額$ 24.99から$ 44.99の範囲であり、これらのプランにビジネスに必要な機能が欠けているかどうかを検討するためのRingCentralの代替案がいくつかあります。

RingCentralのその他の重要な機能：

• 24時間年中無休のカスタマーサポート
• OfficePremium以降での自動通話録音
• OfficePremium以降でのSalesforce統合

Nextiva

Nextivaは、ソロプレナーや小規模なチーム向けに設計されたビジネスコミュニケーションソリューションを提供するプロバイダーです。 彼らが提供するプランはユーザーあたり月額で、35ドルから55ドルの範囲です。 各プランには自動応答オプションがありますが、プロが録音した挨拶はプロプランから始まります。 これは、クラウドベースの通信に切り替える企業にとって理想的な価値ですが、特定の機能が不足している場合は、Nextivaの代替案を検討してください。

Nextivaのその他の重要な機能：

• Pro以上で無制限のSMS
• Pro以降で利用可能な携帯電話アプリ
• SalesforceおよびZendeskとのCRM統合

バッタ

グラスホッパーは、ソロプレナーや中小企業にVoIPソリューションを提供するもう1つのプロバイダーです。 .Grasshopperには、着信に応答するための記録されたスクリプトを提供する自動応答機能があります。 同社はまた、追加料金でプロの音声スタジオを持っています。 ライブの人に電話をかけたい場合は、Grasshopperにライブの仮想受付オプションもあります。 グラスホッパーの料金プランは、月額29ドルから89ドルの範囲です。

Grasshopperのその他の重要な機能：

• すべてのプランを備えたデスクトップアプリとモバイルアプリ
• Gmailの統合が利用可能
• すべてのプランに音声文字変換が含まれています

Vonage

Vonageは、中小企業または企業向けの競争力のあるプランを提供します。 同社は、3層プランと、ニーズに合わせたアラカルト機能を提供することで、競合他社との競争に勝ち抜いています。 Vonage Business Cloudの価格は19.99ドルから39.99ドルの間で、すべてのプランには自動応答が付属しています。 ただし、マルチレベルのオートアテンダントをお探しの場合は、プレミアムプラン以上が必要になります。

Vonageのその他の重要な機能：

• SalesforceおよびMicrosoftDynamicsとの統合
• すべての着信コールのスパムシールド
• 全社通話録音可能

8×8

8×8は、国際電話の着信が多い企業向けです。 8×8プランの料金は、ユーザーあたり毎月25ドルから55ドルの範囲です。 各プランには、自動応答機能と、モバイルアプリとデスクトップアプリの両方が付属しています。 ただし、自動応答は発信者に現在の待機時間を通知しないため、通話量が少ないビジネスに最適です。 数年前に、8×8の自動応答キーマッピングのセットアッププロセスを詳しく説明したビデオを作成しました。

8×8のその他の重要な機能：

• 最大10GBのメディアストレージ（通話または会議の録音）
• 最大47か国で無制限の通話
• 名前ディレクトリによるダイヤルへのアクセス

3CX

3CXのビジネス電話システムにはデジタル受信機が含まれており、WAV、PCM、8 kHz、16ビット、モノラルなどの複数のオーディオファイル形式での録音が可能であるため、際立っています。 アテンダントを設定するためのメニューとサブメニューのオプションは、「キューに接続」、「ボイスメールに転送」、「コールフローアプリに通話を送信」などの選択肢があり、かなり広範囲に渡っています。 合計で、ルーティングのこの側面を設定する場合、発信者を転送する方法について10のオプションがあります。

3CXのその他の重要な機能：

• HDビデオ会議のサポート
• 複数のオフィスデスクフォンモデルのサポート
• 発信者ID、リモートコール転送、および同時コール数に基づく課金。

ウーマ

Oomaは、アカウントの設定時に自動応答を提供します。 デフォルトでは、仮想受付係と呼ばれるOomaの自動応答は、音声合成を有効にして構成されています。 これは、グリーティングを選択すると、コンピューターで生成された音声がそれを発信者に読み取ることを意味します。 コントロールパネルではオーディオファイルを録音することもできるので、一般的な最初の連絡先である受付係がいる場合は、これが適切なオプションです。

Oomaの自動応答は、チームメンバーに携帯電話でリモートでボイスメールをチェックする手段を提供します。 詳細については、OomaOfficeの価格に関するガイドをご覧ください。

Oomaのその他の重要な機能：

• さまざまなデバイスを同時に鳴らすマルチリング
• 強化されたコールブロッキング
• Ooma Office Base Stationは、既存のアナログ電話をVoIPネットワークに接続します

Phone.com

Phone.comは、複数のビジネスプランを含む1つの市内電話番号またはフリーダイヤル番号が含まれているため、VoIP業界で際立っています。 オートアテンダントもBase、Plus、Proプランに含まれており、最低プランは月額わずか12.99ドルです。 Phone.comは、自動応答の設定を検討している人のために専用のウェビナーを開催しています。 その価格設定により、Grasshopperと同様のニッチに位置付けられているため、GrasshopperとPhone.comのスタンドオフで取り上げられました。

Phone.comのその他の重要な機能：

• バニティ電話番号
• SMSメッセージングが含まれています
• 無制限のユーザー拡張機能

ジャイブ

最近、Jive PBXとビジネス電話システムについて説明し、発信者をルーティングするためのダイヤルプランエディタについて話しました。 Jiveエディターは、自動応答の機能に拡張されるドラッグアンドドロップシステムを使用します。 VoIP電話システムを使用すると、発信者が自動応答に到達したときに何が起こるかをすばやく判断できます。これにより、処理時間が短縮され、誤ってルートが誤ってしまう可能性が低くなります。

Jiveのその他の重要な機能：

• スケジュールベースのコールルーティングおよびコンタクトセンター機能
• 私を見つけて/私に従ってください
• Android、iOS、およびWindowsMo​​bileのスマートフォンサポート

ダイヤルパッド

最近、Dialpadには、顧客に強力な機能を提供することに専念していることを示すのに役立ついくつかの新しい開発がありました。 Dialpadの自動応答はブラウザを介して構成できるため、ほとんどのデバイスで微妙な変更が行われます。 自動応答は、Dialpadのすべての層で利用できます。

Dialpadのその他の重要な機能：

• コールセンターの機能
• Proレベル以上での通話録音
• 最大50か国の仮想電話番号

自動応答電話システムはIVRの代替手段ですか？

リストから自動応答プロバイダーを選択する前に、それらがすべてを行うわけではないことを理解してください。 必要に応じて、IVRソリューションが組織に適しています。

• 顧客向けのセルフサービスオプション
• CSAT（顧客満足度調査）
• 音声応答でアクセスできるメニュー

自動応答は、どのオフィス環境にも簡単に実装できるため、際立っています。待ち時間が短縮され、顧客が適切な部門に到着できるようになります。 それらはまた彼らの顧客のために過度に複雑なメニューを必要としない中小企業のために考慮すべきものです。

より詳細な形式のコールルーティングが必要な場合は、IVRシステムの詳細をご覧ください。トッププロバイダー向けの詳細なリストとFAQ、および重要な機能に関する情報があります。