効果的なデータ管理のベストプラクティス

公開: 2021-05-19

データは、あらゆる規模の企業にとってこれまで以上に重要です。残念ながら、あまりにも多くの企業がデータを適切に処理していないか、データを最大限に活用していません。 Riveryによると、「エンタープライズビジネスのデータのわずか3％が品質基準を満たし、データの60〜73％が戦略的な目的で使用されることはありません」、「情報ガバナンスに投資する組織の20％のみが2022年まで成功する」とのことです。

ビジネスを成長させ、繁栄させたい場合は、データの効果的な管理から始める必要があります。いくつかの基本的なデータ管理戦略を実装することは、短期的にだけでなく、今後何年にもわたってあなたのビジネスを助けるでしょう。以下に、効果的なデータ管理のためにビジネス内に実装するためのベストプラクティスのいくつかを示します。

あなたの限界を知っている

最初に評価するのは、あなた自身の知識と能力です。ビジネスで使用するデータが多いほど、その管理方法についてより多くの知識が必要になります。これがあなたの専門知識のあるところではない場合、あなたはあなたを助けるためにいくつかの外部の助けを雇うほうがよいかもしれません。

たとえば、ビジネスがExcelスプレッドシートを介して在庫を追跡しているとします。しばらくすると、このスプレッドシートが大きくなりすぎて、特に初心者の場合は、有用なインテリジェンスを収集するのが難しくなる可能性があります。その場合は、MicrosoftExcelのコンサルティングを提供している企業と協力することをお勧めします。あなたのビジネスが大きなExcelスプレッドシートを持っていて、それらからより多くを得ることができると感じているなら、あなたを支援するサービスを雇うことは価値のある投資かもしれません。

時間をかけて、チームの他のメンバーと一緒に自分の強みを分析してください。豊富なデータ管理の経験を持つ人がいない場合は、持っている人を雇うか、誰かがそれについてもっと学び始める時期かもしれません。チームに情報管理システムを効果的に改善できる人がいると、将来的に多くのことが簡単になります。

目標を早期に決定する

データ管理の次の重要なプラクティスは、目標を早期に決定することです。このデータを収集して分析することにより、達成しようとしているすべてのことを考慮する必要があります。マーケティング活動を改善しようとしていますか？従業員のパフォーマンス？顧客満足？あなたは好きなだけ多くの目標を持つことができますが、それらを具体的かつ詳細にするために働きます。目標を決定することで、他のすべてのデータ管理の取り組みに一丸となって集中することができます。

適切なツールを探す

データ管理の実践を改善する最良の方法は、適切なソフトウェアを使用することです。適切なデータ管理ツールを使用すると、効率を向上させ、データを安全に保ち、より深い洞察を収集できます。市場には多くのデータ管理ツールがあるため、時間をかけていくつかのオプションを検討する必要があります。可能であれば、無料の試用版を利用して、どのツールが最適かをよりよく理解してください。

オプションを検討するときは、安全なものを入手することが不可欠です。最後に必要なのは、データシステムへの不要な侵入、または重要なデータに何かが発生することです。これは、顧客や従業員に関する機密情報を保存している場合に特に当てはまります。これは、リークが会社に壊滅的な影響を与える可能性があるためです。データセキュリティのベストプラクティスは独自のトピックであるため、それらについてできるだけ多くのことを学ぶことに時間を費やしてください。

データ品質に焦点を当てる

あまりにも多くの企業が低品質のデータをたくさん持っています。その結果、システムが非効率になり、探しているものを見つけるのに時間がかかりすぎたり、結果の分析が信頼できなくなったりします。したがって、データの品質に重点を置くことを優先する必要があります。これは、必要なデータのみを入力し、データが完全であることを確認し、古いデータを定期的に削除することを意味します。

これを行うには、高品質のデータと見なすものについていくつかの標準を作成する必要があります。次に、これらの標準をチームに導入し、データを入力するときに全員がそれらに従うようにする必要があります。また、定期的に情報を検査したり、データ品質ソフトウェアを実装したりするデータ品質チームを雇うことも役立つ場合があります。何をするにしても、データ品質にもっと力を入れると、より多くの時間がかかる可能性がありますが、長期的にはより良い結果が得られます。

適切な人がデータを簡単に利用できるようにする

ビジネスを効率的に運営するには、適切な人が適切なタイミングで必要なデータにアクセスできる必要があります。たとえば、巡回セールスマンが外出先で顧客データベースにアクセスできない場合、彼らは最善を尽くすのに苦労します。チームが安全な方法でリモートでデータにアクセスできるシステムを実装します。これには通常、全員にユーザー名を作成させ、各ユーザーの権限を設定することが含まれます。さらに、アクセスを必要とする人だけにアクセスを制限することを忘れないでください。あまりにも多くの人にアクセスを許可することはセキュリティ上のリスクです。

リカバリシステムを導入する

データにどれほど注意を払っていても、何か悪いことが起こる可能性があります。たぶん、ハードドライブが故障したり、ウイルスがクラウド上のものを削除し始めたりします。原因が何であれ、あなたの情報を少しでも見逃すことは問題です。 Dattoによると、1時間のダウンタイムでも、中小企業の場合は最大8,000ドル、中規模企業の場合は74,000ドル、大企業の場合は合計700,000ドルかかる可能性があります。これが、復旧システムを導入することが重要である理由です。

優れたリカバリシステムは、データを安全な場所に定期的にバックアップします。また、このバックアップを使用してデータを復元する方法と、できるだけ短い時間でビジネスを再開する方法についても説明します。データを復元するために実行するすべての手順を含め、今すぐリカバリシステムを作成し、それを使用する必要がないことを願っています。

データ管理の実践と機器を定期的に確認する

最後に、最後のベストプラクティスは、現在のプラクティスを定期的に確認し、改善点を探すことです。時間の変化に伴い、データのニーズとその周辺の環境も変化します。たとえば、使用しているクラウドベースのストレージプロバイダーの信頼性や安全性が低下する場合があります。現在の慣行を定期的に確認することで、非効率性をすばやく見つけて、ビジネスに悪影響を与える前に改善を行うことができます。

ほとんどのビジネスでデータが非常に重要な役割を果たしているため、データを効果的に管理することが不可欠です。上記のベストプラクティスは、開始するのに適した場所であり、データが効率的、高速、安全な環境をセットアップするのに役立ちます。そこから、特定のニーズに基づいてより多くのベストプラクティスを実装し、将来に成長するのに役立つ戦略を探し続けることができます。

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