オンライン会議をホストするためのベストプラクティス

公開: 2020-04-20

多くの企業は、ウェビナーを実行し、トレーニングを実施し、会議を主催するための費用効果の高いソリューションとしてオンライン会議を採用しています。企業は、採用のしやすさと利便性のおかげもあり、この種の会議を選択しています。さらに、市場は中小企業や大企業のニーズに合わせて設計されたツールで溢れています。

仮想会議は、エンティティの生産性を高め、COVID-19パンデミックに関連する社会的距離のルールに従うための実行可能な方法を提供します。グリッチのない通信を確保するには、理想的なテクノロジーとソフトウェアを選択する必要があります。ツールの正しい選択は、共有される情報の種類と参加する聴衆によって決まります。

専門家は、オフィス環境に基づいたデータを含め、プレゼンテーションを設計することをお勧めします。ライブオーディエンスへのデータまたは情報の表示は、仮想オーディエンスへの表示とは異なります。このため、オンライン会議のビデオモニターでライブ会議の資料を使用することは避けてください。

仮想会議は、聴衆との対話の範囲を制限します。物理的な場所で行われる会議では、議題と資料の使用法についてよりカジュアルなアプローチを採用できます。一方、仮想会議には適切な準備が必要です。したがって、事前にイベントの計画を立てる必要があります。

事前に参加者に議題を提出する必要があります。また、メッセージをより魅力的にするために、強力な視覚資料を作成することを検討してください。イベントの前に、ビジュアルと資料が参加者に届くようにしてください。受信者は、会議の少なくとも24時間前に、ログイン資格情報、URL、およびコールイン番号を持っている必要があります。

そうすることで、参加者はすべてが計画どおりに機能していることを確認したり、必要なソフトウェアをダウンロードしたりできます。グリッチを回避するために、参加者が会議開始の10〜15分前にログインするようにしてください。これにより、接続をテストできます。

専門家は、ロールコールを実行してシステムをチェックし、タイムラインを確認することをお勧めします。パネリストが技術的な問題が発生した場合に連絡できるように、オフラインの連絡先の詳細を提供することも重要です。

会議が1人のプレゼンターによって大勢の聴衆にブロードキャストされる場合は、ファシリテーターの役割を同僚に割り当てる必要があります。ファシリテーターは、プレゼンターに待望の支援を提供します。

COVID-19中のオンライン会議

コロナウイルスが世界中のより多くの国に広がるにつれて、オンライン会議は企業や政府にとって重要なソリューションになりました。バーチャルミーティングにより、参加者はパンデミックによって引き起こされた社会的距離のルールに従いながらビジネスを行うことができます。

多くの専門家が自宅で仕事をしています。したがって、実質的に会議を実施する必要があります。この新しい現実により、組織は会議ツールをより効果的に使用する方法を模索するようになります。オンライン会議ツールを使用すると、会議を中断することなく簡単に開催できます。

婚約

オンライン会議中のエンゲージメントを高めるには、タスクを直接開始したいという誘惑に抵抗する必要があります。そうすることで、人間関係の構築が損なわれます。代わりに、参加者に自己紹介をして、興味深い情報を簡単に共有するように依頼して、氷を壊す必要があります。

このアプローチは、会議に社会的要素を追加することにより、エンゲージメントレベルを高めます。参加して個人的なものを共有する場合、仮想議事録は対面でのやり取りをシミュレートします。一方、会議が始まる前に、パネルから質問を招待する必要があります。

これらの対策は、パネルの関与を維持するための確実な方法を提供します。また、特定の問題に関するフィードバックを受け取るために、投票を行い、チャットで回答を求めることを検討してください。頻繁に質問することで、参加者との個人的なつながりを維持しやすくなります。ただし、デッドエア現象につながることが多い自由形式の質問は避けてください。

集中し続ける

オンライン会議には、どこからでも接続できるなど、さまざまな利点があります。ただし、参加者は気を散らすことを避けるために公共スペースに参加しないでください。空港のラウンジやカフェのような場所では、参加者が集中力を維持するのが難しくなる可能性があります。周囲の騒音は、ホームオフィスでも問題になる可能性があります。

別のレベルでは、専門家は、あまりにも多くのトピックや議題を1つの仮想会議に詰め込まないようにアドバイスします。新しいトピックを紹介する前に、1つまたは2つのトピックに焦点を合わせ、パネルに休憩を与えるようにしてください。参加者がディスカッション中に注意を払うことができるように、各セグメントは短くする必要があります（最大30分）。

砕氷船が社会的障壁を打ち破り、最適なグループの雰囲気を作り出すための時間を常に確保してください。氷を砕くことで、人々はお互いに親しみやすくなり、信頼を育むことができます。

対面式の砕氷船の大多数は事実上可能です。写真を共有したり、Zoomに目を引く仮想背景を使用したりすることで、エンゲージメントを楽しくすることができます。

仮想ブレーンストーミング

ブレーンストーミングや投票などの活動は、エンゲージメントの向上に貢献します。さまざまな専用ツールを使用して、これらのアクティビティに着手できます。参加者が疲れたり退屈したりしないように、常に議事録を面白くしてください。会議を進める前に、いつでも休憩して心をリフレッシュするように依頼することができます。

パネルに電話をかける効果的な方法を確立することは、オンライン会議を処理する上で不可欠な部分です。適切な方法は、使用している会議プラットフォームによって異なります。会議で音声のみのプラットフォームを使用している場合は、時計の手法を検討してください。この方法では、参加者に時計の番号を割り当て、紹介を行うために使用します。

ビデオ会議プラットフォームを使用する場合は、画面上の順序で参加者に電話をかけることができます。または、アルファベット順でパネルを紹介することもできます。

ビデオ会議中にパネリストの目の動きを監視することが重要です。急速な眼球運動は、参加者が読んでいる兆候である可能性があり、腕の動きはタイピングが原因である可能性があります。また、退屈な表情や精神的疲労の兆候にも注意してください。

個人が気を散らしていることに気付いたときは、パネル全体から注意を喚起する必要があります。会議の終わりに、会議の生産性を評価するための時間を取っておきます。懸念事項を強調表示し、欠点を修正する方法を見つけます。

ハイブリッド会議

仮想参加者とライブ参加者の両方が関与するハイブリッド会議を主催することを計画している場合は、ブリッジモデレーターの採用を検討してください。この役割は、物理的な会議に出席している同僚が処理できます。モデレーターは、ライブパネルと仮想パネルの間の接続を監視します。

オンラインパネリストが議事録を見て、聞いて、貢献できるようにすることが重要です。一方、モデレーターは、物理的なパネリストに仮想グループを認識させておく必要があります。この目的を達成する最も簡単な方法は、リモート参加者の顔を大画面で表示することです。

多くのパネリストは議事録を読みません。簡潔で簡潔にすることで、誰もが議事録を確実に読むことができます。多くのパネリストは議事録を読みません。このサンプルを簡潔かつ簡潔にすることで、すべての人が議事録を確実に読むことができます。これにより、同僚はオンライン会議中に見逃した可能性のあるトピックについて学ぶことができます。

場合によっては、専門家は口頭で得られた情報に頼らないことがあります。それは誤解を招く可能性があるからです。このため、会議の重要な詳細をリストした簡潔で簡潔なフォローアップメールを送信することを検討してください。

追加の考慮事項

参加者がお互いに慣れていない場合は、全員に自己紹介をさせて氷を砕く必要があります。そうすることで、参加者はお互いに快適に感じることができます。次に、気の合う雰囲気が会議の生産性レベルを向上させます。

チームリーダーに、グループと軽い瞬間を共有することで、氷を壊すように促します。また、オンライン会議中にコラボレーションの問題解決を促進します。これらのタイプのセッションは、手続きの円滑な進行を損なう標準的なレポートアウトを置き換えるためのより簡単な方法を提供できます。

問題を共同で解決するには、リーダーがパネリストが話し合うトピックを選択する必要があります。グループは協力して、視点と重要な情報を発見します。その結果、特定のビジネス上の課題に対処する革新的なソリューションの策定が容易になります。

すべての参加者は、議題に集中する時間を与えられるべきです。そうすることで、問題解決セッション中の生産性を高めることができます。

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