電話会議を超えて：すべてのチームが必要とする4つの会議テクノロジー

ゲスト投稿by Elise Keith 、共同創設者、LucidMeetings。

すべてのチームが集まります。 ほとんどの人は、祖父母や祖父母の祖父母と同じように会議を運営しています。 ローマ人以前の会議の記録は、指導者が説得力のある、簡単な前後の議論を説明し、その後、結論が出ていない少しのつぶやいた合意で締めくくっています。 会議は何千年もの間あまり変わっていません。

次に、電話の発明により、会議室の範囲から会議が解放されました。 PowerPointとプロジェクターは、印刷されたレポートのスタックから私たちを解放しました。

現代のリーダーはこの進歩で何をしますか？ 彼らの先祖がしたこととまったく同じですが、今だけ彼らのスピーチは会議室の電話を通して文字化けします。

私たちがどのように出会うかを現代に持ち込む時が来ました。

テクノロジーの台頭とともに、過去1世紀で、グループで一緒に作業するのに最適な方法についての理解が驚くほど進歩しました。 現在、ノウハウグループは、効果的に共同作業、革新、動機付け、意思決定を行うことができます。 （ヒント：誰かが箇条書きを読んでいるのを聞くのはそうではありません。）

これらの4種類の拡張会議テクノロジーは、これらの啓示に基づいて構築されており、チームがより成功した会議を実行できるようにします。

1.ビデオ会議

ビデオ会議は、毎回音声会議に勝っています。 ほとんどの企業チームは、ビデオ会議および録画テクノロジにアクセスできますが、それを使用するものはほとんどありません。

私たちは、視界から外れ、耳から離れ、他の場所に自由に注意を向けることができるミュートに隠れることが非常に快適になりました。 実際、調査によると、人々は、注意を払っているふりをする必要がなくなったという理由だけで、ダイヤルイン会議を好むことがよくあります。 私たちは先祖の会議のパフォーマンスを下回り、悪化させました。

より良いリモート会議のために、優れたビデオ会議をセットアップして使用してください。

エルシーキース

ボーナスのヒント：重要な対面会議でもビデオ会議の録画をオンにします。

ついに、すべてのトップエグゼクティブがあなたの大きなプロジェクトについて会うことができる時間を見つけましたか？ その会議を録画するようにビデオ会議ソフトウェアを設定します。 次に、音声をテキストに変換します。 あなたはそれらすべての人々を再び簡単に集めるつもりはありません、そしてこのようにして、あなたはあなたが持っている時間から可能な限り多くの詳細を得るでしょう。 ディスカッションに集中できるようになり、詳細なメモを取るためにそれほど苦労する必要がなくなります。

たとえば、 Zoomのビデオ会議ソフトウェアをMeeting Owlカメラと組み合わせて、現在のスピーカーの360度のビデオを確実に取得できるようにします。

それはメモが価値がないということではありません。 実際、適切なメモを取ることが重要です。そのため、チームは次のことを行う必要があります。

2.会議管理ソフトウェア

会議管理ソフトウェアを使用すると、チームは会議の議事録を共同で作成したり、会議のメモを取得したりできます。 会議中に意思決定と次のステップを一緒に文書化するために協力するチームは、より積極的で、より効率的で、それらの結果にさらにコミットします。

さらに重要なことに、会議管理システムは、組織内のチームが会議を実行するための最良の方法を全員に示します。

歴史的に、誰もが会議に出席し、他の人がしているのを見たものをコピーすることによって、会議を実行する方法を学びました。 したがって、研究によってグループをまとめるための何百もの優れた技術が明らかになりましたが、ほとんどの人はこれらの技術を実際に目にすることはありません。 彼らは何が可能か見当がつかない。

会議管理システムにより、すべての人が会議の指示を利用できるようになります。 議題に何を含めるべきか、会議の長さ、ディスカッションの各部分をどのように導くか、何を書き留める必要があるかを誰も推測する必要はありません。 システムはそのすべてを詳しく説明しているため、組織は優れた会議プロセスを導入し、それをすべてのチームメンバーに迅速に広めることができます。

Teeming 、 BoardVantage 、 Lucid Meetingsはすべて、このカテゴリのテクノロジーの例です。

3.ビジュアルコラボレーションと意思決定支援

アクションはどこにありますか

最も効果的で魅力的で生産的な会議手法の多くは、情報を視覚的に処理する当社の自然な能力を利用しています。 チームは、データを移動したり、接続を描画したり、画像を含めたりできると、パターンをより簡単に確認できます。

これらの技術を開発したチームは、多くの付箋を使用しました。 会議の後、彼らはそれらすべての落書きを入力し、部屋を掃除することに時間を費やしました。これは、ほとんどのチームが特別な機会のためにこれらの強力なコラボレーション手法を保存したことを意味します。

ビジュアルコラボレーションと意思決定支援ソフトウェアにより、付箋がデジタル化されます。 チームはどこからでもリアルタイムで共同作業を行うことができ、後で何も入力する必要はありません。 最高のツールには、紙では簡単に得られないメリットもあります。 たとえば、意思決定支援ツールでフィードバックを収集する場合、すべての投稿を匿名にして、正直で有用なフィードバックを得る可能性を高めることができます。

テクノロジーの例には、 MURAL 、 Stormz 、 GroupMap 、およびiObeyaが含まれます。

4.会議のフィードバックとパフォーマンスの追跡

米国だけでも毎日5500万回以上の会議があると推定されています。 平均して、経営幹部は毎週時間の72％を会議に費やしています。

今回のパフォーマンスを追跡している組織はほとんどありません。 これだけ多くのリソースを消費するが、何らかの方法で追跡または測定されていない他のビジネスプロセスについて考えてみてください。

会議のフィードバックとパフォーマンス追跡テクノロジーにより、組織はこの大規模な投資について洞察を得ることができます。 一部のテクノロジーは、カレンダーデータに基づいて会議の費用を自動的に計算し、会議の方法を決定する際にリーダーが必要とする難しい数字を作成します。 他のテクノロジーでは、AIを使用して会議のフィードバックを分析し、参加者の感情と履歴パターンに基づいて、プロジェクトが成功するかどうか、または販売が終了する可能性があるかどうかを予測します。

このカテゴリのテクノロジーには、 MeetingQuality 、 Gong.io 、およびInspirometerが含まれます。

より良い会議が可能です。 優れた会議では、会議の開催方法と運営方法を変更する必要があります。これまでは、多くのファシリテーショントレーニングと空白の壁スペースが必要でした。

もう違います。 これらの4つのテクノロジーにより、どこからでも作業するすべての人にとって素晴らしい会議が可能になります。

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エリーゼキース

Elise Keithは、Lucid Meetingsの共同創設者であり、 Where the Action Is：The Meetings That Make or Break YourOrganizationの著者です。 詳細については、 www.jelisekeith.comまたはwww.lucidmeetings.comにアクセスし、Twitter @ EliseID8でEliseに接続してください。