ビジネス電話の請求書：隠された料金とVoIPを検討する理由のナビゲート

企業は常に可能な限りお金を節約しようとしています。 始めるのに最適な場所は、請求書の費用を調べることです。 あなたの会社がデスクフォンや携帯電話のサービスに費やしている金額を見落としがちです。 コロナウイルスの大流行により、ビジネスの世界はビジネスVoIPに依存するようになり、選択した電話サービスはこれまで以上に重要になっています。

電話は、新しいクライアントが最初に会社と関わる最も一般的な方法であり、電話は引き続きカスタマーサポートの頼みの綱です。 その必要性を考えると、電話プロバイダーは多くの場合、毎月の請求額を大幅に増加させる可能性のあるさまざまな料金に安心して取り組むことができます。

料金の中には、めったに使用しない（またはまったく使用しない）サービスに対するものもあれば、あいまいに「維持費」と呼ばれ、誰もが好む税金というものもあります。 一部のビジネス電話プロバイダーが顧客をニッケル化して薄暗くする方法を見つけるときに表示する創造性のレベルに制限はありません。 会社の請求書を注意深く監査していない限り、必要以上に支払っている可能性があります。

従来の電話がどれだけビジネスにコストをかけているのかわからない場合は、次に請求書が届いたときに注意しておきたいアイテムのヒントをいくつか書き留めておきます。 この記事では、次のセクションについて説明します。

• あなたの電話代を減らす方法
• あなたの既存の電話代を調べてください
• 必要な機能を検討する
• 最新のVoIPソリューションから他に何が得られるかを検討してください
• 選択内容を確認する

あなたの電話代を減らす方法

あなたの請求書は必要な事業費かもしれませんが、それはあなたの会社に腕と足を費やさなければならないという意味ではありません。 このコストは、中小企業の所有者にとって特に厳しい場合があります。 考慮すべきことの1つは、現在の電話システムの総運用コストです。 電話システムを購入するのにかかる費用と、それを操作するのにかかる費用を加算することで、その費用を見つけることができます。

そのコストを決定したら、ビジネス電話システムに支払った金額と、それを運用するために現在支払っている金額に見合う価値があるかどうかを判断できます。 その価格を、現在の毎月の請求額と比較できます。 そうすれば、セットアップのどの側面を変更する必要があるかを確認できます。

あなたの既存の電話代を調べてください

電話サービスに関連するコストからどれだけ削減する必要があるかを確認する最も簡単な方法は、既存の請求書を調べることです。 たとえば、プロバイダーは通常、さまざまなパッケージの割引を提供し、請求書を1回の支払いにまとめることで、会社の管理コストを削減できます。

それはあなたがお金を節約しているように見えます。 ただし、これはさらに複雑な請求につながり、プロバイダーは追加料金を詰め込むことができます。追加料金がなければ、単純な請求では不可能になる可能性があります。

FCCは、電話会社が不正な請求を行う習慣について人々に知らせるために、電話料金の詰め込みなどの主題をカバーするFAQページを作成するところまで行ってきました。 代理店は、あなたの請求書がクレジットカードの請求書のように見え始めるほど、あなたが公正な金額を支払っているかどうかについてもっと心配する必要があると述べています。

「欺瞞は詰め込みの特徴です。 クラマーは、消費者をだまして、許可または受けていないサービスの支払いをさせたり、消費者が信じさせた以上の費用をかけたりするために、紛らわしい請求書に頼ることがよくあります…FCCは、詰め込みが数千万のアメリカの家庭に害を及ぼしたと推定しています。

あなたはおそらく、新しいサービスから最初の請求書を受け取るというショックを経験したことがあるでしょう。 電話会社の最初の見積もりでは、税金や追加料金の費用、または最初の請求で1か月前に請求されることについては言及されていなかった可能性があります（プロバイダーは、最初の請求でインストール日と翌月から請求する場合があります）。

電話会社は通常、サービスに消費税を支払う必要があるため、顧客からこれを徴収するのは当然のことです。 ただし、収集された割合が実際に地方の消費税と一致しており、膨らんでいないことを確認する必要があります。

一方、追加料金やその他のそのようなアイテムは完全に主観的なものであり、請求書を交渉するためのより多くの小刻みに動く余地を提供する可能性があります。

ここにあなたが細心の注意を払うべきあなたの請求書のいくつかの項目があります：

• ロールオーバー回線—これらは従来のPSTN電話回線に見られ、ビジネスで一度に複数の通話を処理できるため、顧客が話中音に遭遇することはありません。 これらは、1回線あたり最大30ドルの費用がかかる可能性があるため、安くはありません。 追加コストなしでIPシステムからこれと同じ機能を取得できることに注意することが重要です。
• ワイヤーのメンテナンス—繰り返しになりますが、これは固定電話に固有のアイテムです。 これは、オフィスの配線費用に関連する料金です。
• 長距離および通行料—あなたのビジネスが長距離およびフリーダイヤルの電話を大量にかけなければならない場合、あなたはそれを助けることができません。 ただし、これらの通信を電子メールまたはIP電話システムに切り替えることで、このコストを削減できます。
• ユーザーと内線番号—従来の電話システムは、ロールオーバー回線に対して課金するだけでなく、必要な回線ごとに課金します。 プロバイダーもユーザーごとに課金する傾向があるため、ここでさまざまなプロバイダーの価格を比較する価値があります。

一部の料金は石で設定されますが、一部には少し小刻みに動く余地がある場合があります。 あなたにとって高すぎると思われる特定の料金がある場合は、プロバイダーに連絡して交渉を試みる価値があります。

必要な機能を検討する

請求に関連するコストを削減するための次のステップは、電話システムに必要なすべての機能を検討することです。 PSTNまたはIP電話システムを使用しているかどうかに関係なく、使用していない機能をバンドルしていると、高額な契約に縛られることがよくあります。

電話システムに必要な機能を検討することが重要です。そうすれば、必要な分だけ支払う必要があるプランを見つけることができます。 次の電話システムプロバイダーで考慮すべきいくつかの基本的かつ重要な機能を次に示します。

着信転送—これは、顧客が何があってもあなたに連絡できるようにする基本的な機能です。 そのため、オフィスでの作業と自宅での作業に時間を割くと、会社の電話番号からモバイルデバイスに通話を転送できます。 RingCentralなどの多くのVoIPプロバイダーは、基本機能としてリモートコール転送を提供しているため、オンザフライでコールを転送して、いつでも利用できるようにすることができます。

内線番号—従来のPSTN電話システムでは、内線番号はメイン番号に物理的に接続されている別の電話番号です。 配線が多ければ多いほど、コストも高くなります。 IPシステムはこれを事実上実行し、多くは基本計画に組み込まれた一定量の拡張機能を提供します。 たとえば、Grasshopperは、最大3つの拡張機能を含む26ドルのソロプランを提供しています。

リモートサポート—電話システムの修理が必要になる時期が来ることは間違いありません。 しかし、コロナウイルスの大流行により労働力の大部分が遠隔地にとどまっているため、外部の従業員をオフィスに入れてセットアップを調べることはもはや不可能かもしれません。

最近では、リモートサポートを提供する電話プロバイダーを検討することがより現実的な選択肢となっています。 Nextivaは、このサービスをユーザーに提供するためのリモートサポートシステムを提供しています。

無制限の通話—パンデミックのおかげで、電話はこれまで以上に重要になっています。 対面での会議は本質的に途方に暮れているため、あなたのビジネスは電話にさらに多くの時間を費やしている可能性があります。 したがって、無制限の通話時間を提供する電話システムを最優先する必要があります。 Vonage Businessを含め、多くのIP電話プロバイダーが無制限の通話を提供しています。

通話記録—通話記録は、従業員、特に営業チームのパフォーマンスを調査し、顧客に提供しているエクスペリエンスを評価するための優れた方法です。 通話ログには、通話の日時、通話時間、発信者ID、通話が受け入れられたか、ボイスメールに送信されたかなどの重要な詳細が表示されます。

これは、多くのプロバイダーが提供できる基本的な機能です。 8×8は、通話履歴ログ、プラン内の通話ログと通話ログメトリックを管理する機能を提供します。

最新のVoIPソリューションから他に何が得られるかを検討してください

あなたの会社がすでにブロードバンドインターネット接続にお金を払っていて、本格的なイントラネットを構築している可能性があることを考えると、IPサービスに切り替えるときの摩擦は最小限に抑えられ、かなりの節約になるはずです。 おそらくIP電話を除いて、追加のハードウェアは必要ありません。

ほとんどの企業は、標準の電話回線に期待するすべてのもの（ビジネスボイスメールの挨拶、キャッチホンなど）と、通常は含まれていない機能の長いリストを含むビジネスVoIP回線に対して月額約20ドルを請求します。従来の電話サービス、またはまったく利用できません。

選択した任意のVoIPプロバイダーから拡張機能を期待できます。 注意すべき点は次のとおりです。

IVR — Hosted IVR（対話型音声応答）は、発信者が必要な部門に誘導するための対話型メニューを提供するテレフォニーメニューおよびルーティングシステムです。 インテリジェントシステムであるため、IVRは、発信者からのはい/いいえまたは番号関連の応答を含むタスクを実行できます。 この機能は、顧客の待ち時間を短縮するとともに、従業員の時間と生産性を取り戻します。

自動応答—この機能は、組織内の受付係の役割を置き換えるのに役立ちます。 したがって、発信者が正しい相手に転送されるために最初に受付係と話すことを要求する代わりに、彼らは単に正しい部門の内線に関連付けられた番号を押す必要があります。 IVRと同様に、この機能も組織の時間と費用を節約できます。

ビデオ会議—ほとんどのVoIPプロバイダーは、電話プランに他の通信方法を組み込んでいます。 ビデオ会議は最も人気のあるオプションの1つです。 これは、PSTN電話システムでは提供できない機能にすぎません。

特定のIP電話プランのビデオ会議機能を使用すると、数百人の参加者が一度に参加できるため、パンデミックの際にできるだけ直接会社の会議に近づくことができます。

モバイルアプリ—ほとんどのVoIP電話プロバイダーには独自のソフトフォンアプリがあり、外出先でビジネスコールをかけることができます。 多くの場合、アプリでは、従来の音声通話に加えて、ビデオチャットやSMSビジネスメッセージングが可能です。 通常、各デバイスに保存されている以前の会話からの情報を使用して、通信手段を切り替えることができます。

ユニファイドコミュニケーションへの傾向が高まるにつれ、VoIPはビジネスオペレーション全体のより大きな集中化も可能にします。 ほとんどのVoIPプラットフォームは、Salesforceなどの外部プラットフォームとの統合をサポートしているため、通信やその他のアプリケーションを1か所に統合​​できます。 これには、ユニファイドコミュニケーションの初心者向けガイドの概要を最近説明した多くのメリットがあります。

選択内容を確認する

電話サービスがダイヤルトーン以上のものを提供しておらず、そのために月額20ドルまたは30ドル以上を支払っている場合は、任意の数のプロバイダーからのVoIPパッケージを使用する方がはるかに有利です。 数百人のGetVoIPユーザーからの評価による、上位5つのビジネスVoIPプロバイダーの内訳は次のとおりです。

結論：VoIPはビジネス電話の請求額を減らすための最良の方法です

電話会社が彼らの請求書を膨らませるすべての創造的な方法のために、そしてあなたがより低い料金を交渉することができるかもしれないすべての方法のために、VoIPはあなたの中小企業の電話サービスの必要性でお金を節約する最も簡単な方法かもしれません。

クラウドベースの通信プラットフォームは、従来の電話サービスよりも単純に安価であるだけでなく、運用効率と企業の社内および顧客との通信能力の全体的な有効性に大きな影響を与える可能性のある幅広い機能を可能にします。