ビジネスプロセスの自動化とそれが企業の効率をどのように推進しているか

公開: 2022-01-13

すべての企業には、手動で行われる何百もの内部タスクがあります。エリアは、時間や実行される機能に関係なく、タスクと目的を達成するように構成されています。では、プロセスの自動化とデジタルトランスフォーメーションを立ち上げてみませんか？

市場の絶え間ない進化と変化するトレンドに直面して、企業はプロセスを自動化するために時間とリソースを浪費するタスクを脇に置く必要があります。

今日、私たちが手作業で大規模なプロセスを実行する会社について話すのは奇妙に思えますが、そうではありません。世界中の組織の69％は、おそらくイノベーションに対する無知や恐れのために、デジタルトランスフォーメーションを飛躍させていません。

真実は、プロセスを自動化しない企業は、テクノロジーの助けを借りて完了することができるタスクに過度の時間を費やしているということです。

ビジネスプロセスオートメーションとは何ですか？

ビジネスプロセスの自動化について話すとき、ビジネスで繰り返し発生するタスクまたはプロセスを実行するテクノロジーを指します。この使用により、コストを最小限に抑え、効率を高め、ますます複雑になる操作を合理化できます。

デジタルトランスフォーメーションは自動化と多くの関係があります。新しいテクノロジーを利用したビジネスプロセスの最適化について説明します。

自動化されたプロセスは、効率を高め、合理的な基準を作成し、最終的に組織が時間、お金、およびリソースを節約するのに役立ちます。また、マシンにアクセスしやすく、組織の最高の利益につながるため、反復的な大量のタスクを整理します。

チームは、運用データの分析やステータスレポートの確認など、自動化できるタスクに時間のほぼ20％を費やしていることをご存知ですか？このため、CEOはプロセスの自動化がトレンドになっていることを理解し、それを取り入れようと取り組んでいます。

たとえば、大規模な顧客ベースに電話をかけてフォローアップする販売代理店は、電話を設定し、リマインダーを作成し、カレンダーまたは顧客データベースを自動的に更新する制御および自動化システムを使用することでメリットが得られます。同じ例は、その特性を考慮して、販売または技術サポート領域にも当てはまります。

しかし、自動化が一部の領域にのみ役立つとは思わないでください。プロセスの自動化は、ビジネス全体にまたがり、アプリケーションを統合する、部門の枠を超えた側面に最も効果的です。このガイドの後半で、プロセス自動化のすべての利点について説明します。

ビジネスプロセス自動化ツールがどのように職場を混乱させているか

各企業は、自社のニーズを理解するために徹底的な分析を行う必要があります。したがって、最も多くのメリットを報告する領域に自動化を実装する必要があります。

このガイドでは、市場で最も一般的なタイプのプロセス自動化を選択しました。

1.ナレッジベース

このタイプのプロセス自動化は、市場での関連性を獲得しています。ミレニアル世代は、顧客にサービスコールを行う前に、検索エンジンを使用して回答を見つけることが増えています。さらに、Econsultancyは、顧客の51％が、よりインタラクティブで使いやすいため、ナレッジベースによるテクニカルサポートを好むことを発見しました。

同様に、ミレニアル顧客の67％は、顧客サービス（ナレッジベースなどの新しいツールの実装を含む）に関する昨年の期待を高め、78％は、たった1回の悪い顧客サービス経験の後でビジネスを他の場所に移しました。

現実には、顧客は消費習慣を変え、より自立できるツールを好むようになりました。

2.セルフケア

Forbes誌は、顧客の40％が、個人的な問題の解決をより快適に感じ、質問に対して「愚か」に聞こえたくないため、人間との接触よりもセルフサービスを好むことを明らかにしました。

自己とは、顧客がデジタルチャネルを使用して注文を出し、質問に答え、担当者の助けを借りずにケアやサービスを求める戦略です。

これは、人工知能を使用し、消費者に自律性、敏捷性、効率性を提供するカスタマーサービスシステムです。

この時点で、ナレッジベースを参照していると思われるかもしれませんが、両者に違いはありません。ただし、セルフサービスはカスタマーエクスペリエンスに重点を置いているため、さらに進んでいます。

3.顧客関係管理

企業のプロセスの自動化について話すとき、このカテゴリーの優れたスターの1つであるCRMの販売を忘れることはできません。

販売におけるCRMのガイドでは、この種のソフトウェアを「すべての顧客データを1か所に整理し、営業チームが管理タスクを自動化し、プロセスを整理し、パイプラインを最適化および管理できるようにする技術ツール」と定義しています。

定義は明確で正確です。これはいくつかのニュアンスに対応し、CRMが営業担当者を日常的に支援するための便利なツールであることを示しています。

4.オムニチャネルへの注意

オムニチャネルは、顧客に質の高いケアとサービスを提供するために使用できる戦略です。

オムニチャネルの自動化について話すことは、他のタイプのプロセスの自動化について話すことです。それは、誰もが従業員の時間を最適化し、顧客体験を向上させるという傘の下にあります。

オムニチャネル戦略はビジネスプロセスの自動化を促進し、すべてのチャネルが適切に統合されている場合、ユーザーはその時点でのニーズに最適なものを使用することでメリットを得ることができます。

上記のプロセス自動化のタイプを考慮すると、オムニチャネルのいくつかの機能と、デジタルトランスフォーメーションに向けて飛躍するためのその重要性を見ることができます。それぞれがオムニチャネル戦略内で基本的な役割を果たし、ビジネスの時間とリソースを最適化します。

あなたのビジネスがその運用を自動化する必要がある5つの理由

プロセスの自動化は、それを実装する企業に一連の利点をもたらします。先験的に、大きな受益者は、多大な時間を必要とするいくつかのタスクを回避する共同作業者と作業チームであると考えることができます。

しかし、真実は、組織と顧客にもメリットがあるということです。プロセス自動化の7つの利点は次のとおりです。

1.生産性の向上

すべてのマネージャーの夢は、労働時間を延長したり、より多くのリソースに投資したりすることなく、チームの生産性を向上させることです。一部のタスクは不必要な労力を必要とし、自動化することで生産性を向上させることができます。

たとえば、専門家はドキュメントを手動で見つけるのに平均18分かかり、時間の20％から40％に相当し、1日の50％を情報の検索に費やします。

これらのプロセスを自動化することで、彼らが何を達成できるか想像してみてください。

実際、作業チームは、顧客サービスと注意を改善し、トレーニングを実行したり知識を増やしたりするためのスペースを1日以内に確保するなど、他の活動に専念するために時間を費やすほうがよいでしょう。

企業領域の60％は、ビジネスプロセスに関する自動化により、時間の30％を節約できます。この改善は、提案された目標の順守に集中する時間が増えるため、生産性の向上に反映されます。

2.デジタルトランスフォーメーションへの飛躍

デジタルトランスフォーメーションは、その道を進んでいない組織にとっては複雑で圧倒的な目標のように思えます。ただし、プロセスの自動化は、継続的な変革の文化を採用するための基本的なステップであり、企業は管理タスクの時間を短縮して、他の側面の改善に集中できます。

原則として、リソースのより広い可用性とその需要に応じた変更を必要とする手動プロセスを自動化することが可能になります。いくつかの違いが発生すると、プロセスを自動化してチームの時間を有効に活用することが容易になります。

3.より明確なプロセス

自動化には、社内の各プロセスについて一定の明確さと理解が必要です。プロセスと関連するタスクの実行を担当する担当者がわからない場合、ワークフローを効果的に設計および自動化することはできません。

プロセスマッピングは、トレーニングリソースとして機能し、すべての従業員を明確にすることができます。自動化されたプロセスを分析することによって得られた情報は、それが現在どのように行われているかとその決定的なバージョンとの間のギャップを示すことができます。

4.よりアジャイルなプロセス

冗長性のように見えますが、プロセス自動化の優れた結果の1つは単純化です。明確な説明責任、結果の分析、カスタマイズ可能な通知、貴重な洞察、および迅速なターンアラウンドにより、ローエンドのアクティビティを簡単に排除し、付加価値タスクの改善に集中できます。

5.タスクの遂行の記録

プロセスの自動化により、特定のアクティビティのすべての詳細を記録することもできます。この情報を提示して、内部監査または評価中にコンプライアンスを実証できます

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運用自動化の最大のメリットは、コスト削減、生産性、可用性、信頼性、パフォーマンスの向上です。

1.コスト削減

自動化には多くの利点があり、これは主要な利点の1つです。すべての企業は、収益性を高めるという国際的な圧力に直面しています。これを達成するための1つのアプローチは、コスト削減です。ただし、データセンターの機能を低下させると、会社全体に悪影響が及びます。

自動化ソフトウェアは、コストを抑えて削減するための、より革新的で優れたアプローチです。それがもたらす最も重要な機会は、体系的にコストを削減しながら、顧客（エンドユーザー）サービスを増やすことです。

経営陣は、この節約の可能性を見落としがちです。最新のサーバーのほとんどは運用コストが低いため、総所有コストが低くなります。運用担当者の価格は、総コストの71％にもなる可能性があります。

2.生産性の向上

プロセスとタスクの自動化の2つ目の大きな利点は、生産性が大幅に向上することです。組織のテクノロジーニーズが高まるにつれて、生産性が重要な関心事になります。通常、一部のビジネスエリアにはその有効性と生産性を向上させるツールがあったため、IT運用は後回しになりました。

デスクトップ生産性ソフトウェアの急増は、オフィスおよび人的資源環境で実質的な成果を生み出しました。しかし、ITプロフェッショナルの作業負荷を軽減する代わりに、PCの普及は、ITプロフェッショナルがより多くのことをしなければならないことを意味しています。

人々がコンピュータをより多く使用するにつれて、彼らはまた、より多くのシステムを要求します。より多くのユーザーがより多くのジョブを生成し、印刷されたレポートが減少したにもかかわらず、印刷出力が増加しました。

オンライントランザクションとクライアント/サーバーシステムへの傾向にもかかわらず、バッチワークロードは増え続けています。バッチジョブは依然としてCPU時間の大部分を消費しており、大企業では、ジョブは常に開いています。

3.可用性

可用性は、プロセス自動化の3番目の大きな利点です。企業はますますコンピューターに依存するようになっています。人々はオンラインシステムを介して日常業務を行っています：発注書の読み込み、予約、組み立て手順、出荷注文、そしてリストは続きます。コンピュータが利用できない場合、会社は苦しみます。

数年前は、コンピューターが数時間使用できなくなることは許容されていました。クラウドコンピューティングの量が多いこの時代では、重要なシステムの中断により、売上の損失に数百万ドルの費用がかかり、会社の評判が損なわれる可能性があります。

4.信頼性

生産性は自動化の明らかな利点です。しかし、信頼性は王冠の真の宝石です。これは、優れたIT運用部門の基礎であり、それがないと、混乱、混乱、不満を抱くユーザーを生み出します。

IT運用には、2つの相反するスキルセットが必要です。一方で、運用担当者は、オペレーティングシステムの複雑さを理解し、発生した問題を分析して解決するなど、高度な技術スキルを必要とします。一方、この同じ人は、ボタンを押して用紙をセットすることに満足している必要があります。

自動化されたプロセスにより、ジョブが忘れられたり、順序が狂ったりしたり、データを正しく入力したり、必要な特別な処理が行われたりすることがなくなります。

5.パフォーマンス

プロセス自動化の5番目の利点は、パフォーマンスの大幅な向上に関連しています。すべての企業は、その環境がサラブレッドのように機能することを望んでいます。

コンピューティングの進歩により、毎年より高速で安価になっていますが、要求によって常に総容量で動作し、最終的にはコンピューティングインフラストラクチャの機能レベルを超えます。そのため、多くの企業はシステムパフォーマンスの向上を望んでいます。

パフォーマンスを向上させるための2つのオプションは、ハードウェアをアップグレードするか、新しいシステムを購入することです。そして、両方のオプションは高価です。パフォーマンスを向上させるためにシステムを調整および構成することも可能ですが、これには、通常24時間対応できない高度なスキルを持つ人の作業が必要です。

また、特定のワークロード用にシステムを構成すると、ワークロードが変更された場合、構成は最適ではなくなります。自動化ソフトウェアは、これらの課題を解決し、システムパフォーマンスの向上に役立ちます。

結論

プロセスの自動化がトレンドになり、企業は市場への降格を回避するために適応する必要があります。もちろん、各組織には優先順位がありますが、テクノロジーが多くのタスクを最適化し、チームの生産性を向上させる手段であることは否定できません。

デジタルトランスフォーメーションがどのように手動タスクに革命をもたらし、人的エラーを最小限に抑えたかを考えてみてください。自動化するプロセスを特定することは、デジタルトランスフォーメーションへの企業の道筋を再定義するために不可欠です。従業員はより複雑で重要なタスクに利用できる時間が増え、組織はそのメリットを享受できます。

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