2019年にビジネスボイスメールの挨拶を最適化するための15のヒント

忙しいときは、生活のために何をしていても、一日の中ですべての人のニーズに応えるのに十分な時間がないことは誰もが知っています。 ほとんどの人はこれを理解し、彼らが迎えられるボイスメールが有益で実用的であるならば、順応しています。 パーソナライズされたエクスペリエンスが最も重要である2019年には、企業がカスタマーエクスペリエンスを優先し、顧客を中心に戦略を構築することが不可欠です。

また、ビープ音の後に顧客にメッセージを残すように促すビジネスボイスメールグリーティングを作成していることを確認することも重要です。 これを確実に行うには多くの方法があります。 私たちはあなたとあなたのビジネスボイスメールの挨拶を最適化するための15のヒントを共有するためにここにいます。

1.問題点を特定する

ビジネスボイスメールグリーティングのドラフトと実装を開始する前に、問題点を特定する必要があります。 たとえば、クライアントがボイスメールに十分なコンテキストを残していないことに腹を立てている場合は、ボイスメールに何が必要かを明確に述べていることを確認してください。 クライアントがビジネスの運営方法に慣れておらず、営業時間外に電話をかけ続ける場合は、電話をかけるのに最適な時間を特定し、朝一番にメッセージに応答すると言います。

問題点を特定する1つの方法は、チームと会って、彼らの日、そして顧客の日を難しくしている理由について話し合うのと同じくらい簡単です。 顧客が自分で見つけるのに苦労していることを予測することで、顧客がボイスメールを残す前に問題を解決できる可能性があります。少なくとも、顧客を正しい方向に向けることができます。 これにより、クライアントがナビゲートしやすくなり、より組織化されたプロセスにつながるため、自分の苦痛を和らげることができます。

2.顧客の問題点を特定する

覚えておくべきことの1つは、それはあなたのすべてではないということです。 はい、あなたはあなたの人生を楽にするものを認識する必要があります、しかしあなたはあなたが彼らに聞く必要があるどんな種類の実用的なボイスメールの挨拶をあなたが決定するためにあなたの顧客の人生をより難しくするものを知っていることを確認する必要があります。 もちろん、これはあなたの生活も楽にします。

彼らは、適切な人に向けられるかもしれないし、されないかもしれないIVRメニューを通して座りたいですか？ 彼らはあなたが一人の男性/女性のチームであり、メニューに座る理由がないことを知っていますか？ メニューを完全にスキップして、できるだけ早くメッセージを残してもらいます。 追加の手順を追加したり、顧客に簡単なボイスメールを残すために飛躍的なハードルを通過させたりする理由はありません。 顧客の問題点を特定すると、不必要なストレスからすべての人を救うために、顧客に何をしてほしいかを簡単に決定できます。

3.召喚状を特定する

問題点を特定すると、ボイスメールの挨拶にどのような指示を含める必要があるかを簡単に特定できるようになります。 以前にこれらをほのめかしたので、別の例を分解してみましょう。 顧客にボイスメールを残してもらいたいが、問題に関する追加のヘルプを得るためにWebサイトにアクセスしてもらいたい場合は、メッセージを聞いているときに簡単に書き留めることができるWebサイトのアドレスなど、明確な召喚状を顧客に提供します。

召喚状は、発信者が耳を傾けている間、理解しやすく、実行しやすいものである必要があります。 効果的な召喚状を使用するための1つのヒントは、自分でテストすることです。 電話で聞いているときに、WebサイトのURL全体を書き留めることができますか？ それがどのように進むかに応じて、あなたはあなたがあまりにも速く話しているのか、それともあなたの指示が複雑すぎて従うことができないのかを判断します。 召喚状を調整することで、問題点を取り除き、カスタマーエクスペリエンスを向上させることができます。

4.プロセスについて発信者に指示します

1日をできるだけスムーズに実行しながら、カスタマーエクスペリエンスを最適化するために実行する必要のあるアクションの種類がわかったので、顧客が実行したいアクションを実行する方法を知っていることを確認する必要があります。 召喚状は、企業がスムーズなエクスペリエンスを確保するためにビジネスボイスメールの挨拶を最適化するときに、従うのが簡単なプロセスを前面に出し、中心に置く必要があります。 締め切りが迫っているとき、人々は迅速な回答を望んでおり、1つのチームが処理できるのは非常に多くのまとまりのない情報だけです。

ボイスメールを残してもらいたい場合は、最初から「名前、電話の理由、連絡方法を教えてください」と伝えてください。 通常の営業時間内に折り返し電話をかけたい場合は、「通常の営業時間内に折り返し電話してください」と伝えます。 長時間の会話に備えて電話をかけ直してもらいたい場合は、「当社のウェブサイトのよくある質問のページを参照してください」などと言ってから、URLを入力してください。 セルフサービスは決して過小評価されるべきではありません。

5.挨拶を簡素化する

顧客がメッセージを残したときに何をしてほしいかがわかったので、メッセージがはっきりと伝わっていることを確認する必要があります。 数人の同僚がそれを実行し、挨拶が理にかなっているかどうかを尋ね、必要に応じて調整します。 話す速度が速すぎる場合は、速度を落とします。 会計は最も魅力的な職業ではありません。

発信者が、よく知らないテーマについて助けを求めることができると感じることがより重要です。 挨拶を簡単にする本当に簡単な方法は、小さな単語を使用することです。 あなたが3歳の子供に何をしたいのかを説明していると想像してみてください。 あなたの顧客は愚かではありませんが、彼らは典型的なビジネス用語に常に精通しているとは限りません。 不慣れ、不必要な詳細、および技術情報の不足に対応するために、挨拶を調整していることを確認してください。

6.単語の選択に注意を払う（特に動詞）

ビジネスのボイスメールの挨拶で、シンプルでわかりやすいメッセージを中継することの重要性について説明しましたが、ここで単語の選択について説明する必要があります。 あなたのビジネスボイスメールの挨拶であなたの言葉の選択に細心の注意を払ってください。 特定の言葉は、人があなたが実際に意味したことを理解する前に、特定の行動を引き起こします。 単語の選択がクライアントと会計士の間の混乱につながる可能性がある具体的な例を次に示します。

診療所の秘書は、「私たちとの会議が予定されていれば、昨年のすべての医療文書のコピーを使用できるので、準備してください」というボイスメールの挨拶を作成します。 「できた」という言葉を使用すると、患者は昨年の文書を必ずしも「必要」とは限らないという印象を与えます。 「できた」と「必要」の違いがわかりますか？ あなたの言葉の選択は、将来の会議に大きな影響を与える可能性があります。 顧客に特定の行動をとらせたい場合は、行動を促すフレーズをどのように表現するかに細心の注意を払う必要があります。

7.はっきりと話す

1日の忙しい時間帯にボイスメールの挨拶を録音していて、バックグラウンドノイズが大量にある場合は、顧客に実行してほしい行動の呼びかけに干渉する可能性があります。 電話に直接話しかけていないときに声が途切れる場合は、電話を口に近づけてゆっくり話し、必要に応じて台本を読みます。

あなたが実用的なビジネスボイスメールの挨拶を残す過程にあるとき、あなたは潜在的な誤解の危険を冒すことはできません。 各単語をはっきりと発音したい。 ビジネスボイスメールグリーティングを作成するときは、現在地と何をしているかに注意してください。 小売店で働いていて、休日の挨拶を考えようとしている場合は、はっきりと考えて話すことができるように、無限の列から離れることをお勧めします。

8.スクリプトを作成します

練習は完璧を作る。 繰り返しますが、もう1つの明らかなものですが、強調する必要があります。 ボイスメールの挨拶を本物のように伝えたい場合は、練習する必要があります。 急いでいるように聞こえる挨拶をまとめるだけでは、顧客はあなたにそれをやめさせようとはしません。 あなたは本当に気にしないかのように外れるでしょう、そしてそれはあなたが顧客体験を優先している誰にも納得させません。

あなたの顧客があなたが気にしないと感じるなら、彼らは彼らのビジネスを他の場所に移します。 経験はビジネス間の差別化要因です。 ボイスメールグリーティングスクリプトを作成することにより、全体的なエクスペリエンスを小さな方法で改善するための大きな努力は、顧客が友人や家族からあなたと一緒に仕事をするのがどれほど簡単かを尋ねられたときに大きな違いを生む可能性があります。 そして、ソーシャルメディアの時代には言葉が急速に広まります。 あなたが利用できないときでさえ、あなたが提供する前向きな経験が多ければ多いほど、それらの人々は電話をかけ直す可能性が高くなります。

9.技術用語を避ける

顧客があなたやあなたの同僚があなたのビジネスに関して持っている知識や専門知識を持っていないことを思い出すのは難しい場合があります。 繰り返しになりますが、ビジネスボイスメールグリーティングの背後にある主なアイデアは、明確で実用的なメッセージを提供することです。 あなたとあなたの同僚だけに意味のある専門用語を使用している場合、あなたは顧客にメッセージを残すように勧めるのではなく、顧客を遠ざけることになります。

これを回避する1つの方法は、スクリプトを作成することです。 ビジネスボイスメールの挨拶用のスクリプトを作成するときは、そのスクリプトをよく調べて、視点によって2つの異なる意味を持つスラングやビジネス用語がないかどうかを確認してください。 混乱する可能性がある場合は、スクリプトを修正して言語を簡素化してください。 一緒に仕事をしていない友達に、メッセージが明確かどうかをいつでも尋ねることができます。

10.季節を取得する

休日は、多くの場合、あらゆるビジネス、特に小売業にとって1年で最も忙しい時期です。 明らかですよね？ それは明らかですが、疲れ果てた従業員またはビジネスマネージャーであるあなたは、それがあなたにとって何を意味するのかを正確に認識する発信者の能力にどの程度自信がありますか？ 彼らは毎日長時間働くことの拷問と、それがあなたの精神的および肉体的状態にどのような影響を与えるかを理解していると思いますか？ 彼らはそうかもしれませんが、おそらく彼らは個人的な経験を受け取ることにもっと関心を持っています。

とにかく、あなたはあなたの発信者に、それは休日であり、物事は忙しいこと、そしてあなたがあなたのビジネスをよりスムーズに運営しそしてできるだけ多くの顧客に到達するためにあなたはあなたの顧客に詳細なメッセージを残す必要があることを思い出させなければなりません、そしてあなたはそれがホリデーシーズンであり、物事が遅くなることを表現するためにあなたのボイスメールの挨拶が必要です。 一年で最も忙しい時期であることを認めて透明性を維持することで、顧客は待ち時間を予測することができます。 これは、顧客体験を改善し、彼らをより歓迎していると感じさせるのに役立ちます。

11.音質を監視する

あなたの会社はどのようなビジネス電話サービスを利用していますか？ それらが最近更新されていない場合、または通常より良い音質を提供するハイエンドVoIP電話に切り替えていない場合は、アップグレードの時期です。 あなたが使用する機器はすべての違いを生むことができます。 結局のところ、人々はそのような小さなことに基づいてあなたのビジネスを判断しています。

完璧なビジネスボイスメールの挨拶を思いつくこともできますが、品質が低い場合、つまり静的である場合、音量が小さすぎるか高すぎる場合、または言葉が途切れている場合は、顧客を遠ざけて、顧客に思わせることになります。非常に重要な第一印象に基づいて気にしないでください。 そして解決策は簡単です：あなたの携帯電話からあなたの番号に電話をかけてください。 あなたのビジネスボイスメールの挨拶はどのように聞こえますか？

12.コール固有のKPIを監視する

残っているボイスメールの数などのKPIは、わずかな変更でも受信するボイスメールの数にどの程度の違いがあるかを示す優れた指標になります。 大声で話すことにした場合は、潜在的な増加または減少を追跡して、変更が何らかの影響を及ぼしたかどうかを判断します。

これは、企業のA / Bテストでウェブサイト、広告、通話スクリプトなど、変更が必要なものと同じように微調整できます。 見る通話の要素が多いほど、ボイスメールの挨拶を最適化できる可能性が高くなります。 「こんにちは」と言わずにすぐに挨拶に飛び込んだ場合は、2回目の試行で、戻って挨拶をより個人的なものにします。

13. IVRを更新します（ある場合）

今日の大多数の企業は、発信者を到達する必要のある部門に誘導するために、ある種のIVRシステムを導入しています。 残念ながら、私たちが直面する一般的な問題は、メニューが探しているものと一致していないか、現在のビジネス戦略と一致していないことです。 どうしてもエージェントと話す必要があることに気付くために、正しい番号が押されるのを待ってメニューを何回座ったことがありますか？

発信者は、少なくともボイスメールを残さないメニューに座って時間を費やすことはありません。 発信者が相手の内線番号を知っている場合、オプションは「1を押してボイスメールを残す」など、これらの線に沿ったものにすることができます。 そうすることで、クライアントは、エージェントと話をする必要なしに懸念を表明しているように感じることができ、エージェントが他のことに取り組んでいる間は拾うことができなかったことを残念に思うこともありません。

14.顧客の準備を支援する

ビジネスにとっての大きな問題の1つは、顧客が電話や会議の準備をしていない場合です。 たとえば、あなたが弁護士である場合は、クライアントが書類を準備しておく必要があります。 また、整理して提出する必要のある書類が大量にあることも知っています。多くの場合、締め切りも厳しく、すべての書類に簡単にアクセスできるようにすることがクライアントにとって不可欠です。

また、そのメッセージを中継することも不可欠です。 クライアントが準備ができていない場合、不足しているドキュメントを回避しようとすると時間が無駄になることがわかります。 これを回避するには、ボイスメールの挨拶で、プロセスをスピードアップし、生活を楽にする情報を用意して会議に参加することの重要性を強調するようにしてください。 クライアントが持参する必要のある最も一般的なドキュメントと情報の一部を強調表示して、正しい立場から始めます。

15.アクセシビリティを表現する

ここに面白い事実があります。ミレニアル世代は怠惰ではありません—特にアメリカの起業家精神を受け入れることになると。 彼らは労働力の中で最大の人々のグループであり、企業が彼らに個人的な経験を提供することが不可欠であると感じています。 若い顧客をターゲットにしようとしている場合、ボイスメールの挨拶は彼らと一緒に働きたいというあなたの願望を反映する必要があります。

これを行うには、「あなたと話し、あなたが抱えている可能性のある問題や懸念をできるだけ早く解決することを楽しみにしています」と簡単に言うことができます。 これは、メッセージを読み、それらのメッセージに応答し、顧客の規模に関係なく、問題を解決することを意味します。 自分自身をより身近なものにすることでメンターとして行動することは、全体的な顧客体験を向上させるための優れた方法です。 ビジネスのボイスメールの挨拶にこれを反映させることは、現在電話に出られない場合でも、優先順位がどこにあるかを顧客に示すための優れた方法です。

最後の言葉

ビジネスボイスメールの挨拶は、最適化するのはまったく難しいことではありません。 結局のところ、準備をし、あなたとあなたの顧客がすべてのやりとりをスムーズに進めるために何が必要かを知り、あなたのメッセージが理解しやすく、あなたの意図を明確に表現していることを確認し、オープンで楽観的であり続けることです。

事業主や日常の顧客は、休日のように物事が忙しくなることがあることを知っています。 電話に出られなかった理由を明確にすると、人々は通常、あなたのビジネスを理解し、忍耐強くなります。 より多くの人にボイスメールを残すように促すことが目標である場合、挨拶は実用的であり、発信者に何をしてほしいかを明確に指示する必要があります。 発信者にボイスメールを送信させることは、世界の終わりではありません。 それが起こるので、あなたはそれを最大限に活用しなければなりません。

これらの15のヒントは出発点にすぎません。 いくつかはあなたのビジネスに当てはまるかもしれません。 一部はそうではないかもしれません。 ただし、それらすべてに注意を払うことが重要なのは、実装がいかに簡単かということです。 また、顧客体験が常に最優先事項であることを保証します。そうでない場合は、すでにそうなっているはずです。 1日の忙しい瞬間は、顧客のニーズを無視するほど強力な言い訳にはなりません。 これらのヒントは、すぐに使用できるようになると、ビジネスに大きなメリットをもたらします。