最適なデータ入力アウトソーシングパートナーの選択

公開: 2021-04-02

現在、データは非常に多くの企業にとって最も価値のある資産になりつつあり、データ入力もさまざまな業界のさまざまな企業にとって重要な業務になりつつあります。したがって、データ入力のアウトソーシングの必要性は、ほぼすべての業界で作成された大量のデータにより、かつてないほど世界中で高まっています。

社内でデータ入力タスクを管理することは、多くの企業にとって非常に困難なタスクになる可能性があります。社内の従業員を雇ったり、社内のデータ処理チームを構築したりするのは費用がかかる可能性があり、データ入力は反復的で時間のかかるプロセスであるため、貴重な従業員は時間を使って、役立つより重要なタスクに集中することができません。あなたの組織は成長します。

これがデータ入力のアウトソーシングの出番です。

データ入力のアウトソーシングとは何ですか？

データ入力とは、一言で言えば、デジタルシステムに情報を入力するプロセスです。これには、書かれたドキュメントをデジタルの編集可能なフォームに転記したり、ドキュメントをスキャンしてデジタルPDFに変換したりすることができます。

したがって、データ入力オペレーターは、データの手動作成（つまり、会議メモの作成）、既存のドキュメントからのデータのコピー貼り付け、スキャンなど、さまざまな方法で必要なデータを入力します。データ入力の目的は、保存可能で編集可能な形式の情報をデータベースに転送、変換、または追加することです。

そうは言っても、データ入力のアウトソーシングとは、データ入力タスクをサードパーティのデータ入力サービスプロバイダーに委任することです。これらのサービスプロバイダーの多くは、高品質のサービスを提供する第三世界の国々の労働者を雇用していますが、米国に比べてはるかに低いレートであり、データ入力タスクのより費用効果の高い実行を可能にします。

データ入力タスクをアウトソーシングすることで、時間とお金の両方を節約できます。データ入力アウトソーシングサービスによって提供される経験豊富なワーカーのおかげで、データ入力から正確でエラーのない結果を得ると同時に、チームを許可することができます。コアビジネスオペレーションに集中します。

データ入力をアウトソーシングすることの利点と懸念

データ入力操作をアウトソーシングすることは、ビジネスにとって正しい選択ですか？ここでは、データ入力をアウトソーシングするときに得られる主な利点のいくつかと、必要ないくつかの重要な考慮事項を示します。これは、データ入力のアウトソーシングが適切かどうかを判断するのに役立ちます。

データ入力のアウトソーシングの利点

正確性：経験豊富なBPOサービスプロバイダーにデータ入力をアウトソーシングしている場合は、オンボーディングの前に厳密にトレーニングされたワーカーから支援を受けることができます。通常、彼らはまた、データ入力プロセスの出力を継続的にレビューするための品質管理スペシャリストを提供します。
短納期：経験豊富で専門的なデータ入力スペシャリストがチームにいるため、所要時間が短縮され、必要に応じて各エージェントに柔軟な期限を設定することもできます。
費用対効果：独自のインフラストラクチャを構築する必要はなく、オフィススペース、ツール、およびその他の費用に追加料金を支払う必要もありません。また、前述のように、オフショアの目的地での労働率も低く、より費用効果の高いデータ入力の実行が可能になります。
効率と生産性：データ入力サービスをアウトソーシングすることにより、従業員は、会社を成長させ、組織の目標を達成するために、コアビジネスオペレーションに注意を向けることができます。

データ入力のアウトソーシングに関する一般的な懸念

ただし、企業がデータ入力サービスをアウトソーシングすることを妨げる可能性のある一般的な懸念事項がいくつかあります。特に、次のようなものがあります。

セキュリティとデータのプライバシーの問題：繰り返しになりますが、データは多くの企業にとって非常に貴重な資産であるため、多くの企業がサードパーティのサービスプロバイダーとデータを共有することを躊躇していることは理解できます。明らかに、情報漏えいは潜在的な懸念事項です。たとえば、悪意のあるサービスプロバイダーが、機密データを競合他社に故意に漏えいさせた場合などです。選択したサービスプロバイダーが、PCI DSS、ISO27001などの国際的な情報セキュリティ標準を所有していることを確認してください。
制御が不十分：プロセスを社内で実行している場合は、明らかにデータとデータ入力操作をより詳細に制御できます。データ入力プロセスを外部委託する場合は、データ入力サービスプロバイダーとの明確な通信システムを確立することが非常に重要です。
期待外れのサービス品質：データ入力サービスに間違ったサービスプロバイダーを選択すると、低品質の結果が得られる可能性があり、コストを節約する代わりに、より多くの費用を費やす必要が生じる可能性があります。

ただし、さらに深く掘り下げると、データ入力サービスをアウトソーシングすることで得られるメリットは、これらの懸念をはるかに上回ります。ご覧のとおり、適切なデータ入力アウトソーシングサービスを選択した場合、これらの懸念は大きな問題にはならないはずです。以下でその方法について説明します。

適切なデータ入力サービスを選択する方法は？

アウトソーシングされたデータ入力サービスプロバイダーから選択する前に考慮すべき重要なチェックリストは次のとおりです。

経験

会社がデータ入力サービスで十分な経験を持っているかどうかを確認してください。以前のクライアント、成功したプロジェクトなどを確認してください。たとえば、Oworkersは、2013年からデータ入力サービスを処理しており、Xerox、Walmart、PWCなどの以前のクライアントとの20を超える言語でのデータアウトソーシング操作を管理できます。

あなたの分野に関する知識

データ入力サービスが正確性を確保し、エラーを回避するために、ビジネスとニッチを理解することは非常に重要です。エージェントが迅速に作業するだけでは不十分です。データのコンテキストを知らない場合、さまざまな不正確さが生じる可能性があります。

インフラストラクチャー

ご希望のデータ入力サービスプロバイダーが、要件を満たすための技術インフラストラクチャを備えているかどうかを確認してください。たとえば、大量の印刷ドキュメントを処理する必要がある場合は、OCRソフトウェアが必要になることがあります。

セキュリティ対策

優先企業がハッカーやウイルスからデータを保護するためのサイバーセキュリティのベストプラクティスを実装しているかどうかを確認します。また、機密性に関するポリシーを確認し、サービスレベル契約に合格していることを確認してください。これにより、データの整合性とセキュリティについて心配する必要がなくなります。

結論

データ入力プロセスをアウトソーシングすることで、特に時間とお金を節約するという点で、組織に大きなメリットをもたらすことができます。データ入力プロセスを適切なサービスプロバイダーにアウトソーシングすることで、貴重なチームの時間を解放できるため、ビジネスの成長に役立つコアタスクにチームを集中させることができます。

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