10の重要なチームコラボレーション機能とそれらすべてを備えたツール

チームコラボレーションソフトウェアは、従業員が自分の責任を理解するのに役立ち、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの進捗レポートを監視できるようにします。

ただし、ほとんどのチームは、かんばんボード、チェックリスト、タイムトラッキング、タスクの依存関係など、このソフトウェアが提供する追加のコラボレーション機能を利用していません。

これらのコラボレーション機能と以下に概説する機能により、プロジェクトリーダーはタスク管理を次のレベルに引き上げ、従業員にさらに合理化されたバランスの取れたワークフローを提供できます。

プロジェクトマネージャーはどのチームコラボレーション機能を探す必要がありますか？

プロジェクトマネージャーにとって最も重要なチームコラボレーション機能は、プロジェクトの進捗状況とチーム全体のワークフローに関するリアルタイムの洞察を提供する機能です。

以下の機能は、スーパーバイザーとしてのチームリーダーの役割を改善し、個人、チーム全体、および会社全体で従業員とのコミュニケーションを容易にします。

適切なチームのオンラインコラボレーションツールは、プロジェクトマネージャーが障害にすばやく対処し、従業員の作業負荷のバランスを取ることを可能にする機能を提供します。 また、チームメンバーに長期的および短期的な責任を認識させます。

タスクの割り当て

探すべき最も重要なチームコラボレーション機能は、タスクの作成と割り当てです。

チームリーダーは、大きなプロジェクトを、個人ベースとチーム全体ベースの両方で、複数のより小さく、より管理しやすいタスクに分割できます。これは、生産性に関する最も重要なヒントの1つです。

タスクは「やること」チェックリスト形式で作成でき、従業員は完了時にタスクをチェックできます。 これらのタスク内にサブタスクを作成することで、重要な詳細が隙間をすり抜けるのを防ぎます。

たとえば、プロジェクト全体が「Company Holiday Party」であり、HR部門（チーム）に割り当てられているとします。

いくつかのタスクは、会場の確保、娯楽の選択、日付の選択、ケータリング会社の雇用などです。 1人の特定の従業員に、会場を見つけるタスクを割り当てることができます。関連するサブタスクは、会場の混雑制限を確認し、スペースの頭金を支払うことです。

一部のコラボレーションプラットフォームでは、1人のチームメンバーのみを特定のタスクに割り当てることができます。これは、プロジェクトマネージャーにとってフラストレーションのポイントです。 プロジェクト全体だけでなく、タスクを頻繁に割り当てるチームリーダーは、複数の従業員とチーム間のコラボレーションを必要とし、1つのタスクに割り当てられる人数に制限のないソフトウェアを選択する必要があります。

標準のタスク割り当てチームのコラボレーション機能に加えて、タスクの依存関係を可能にするソフトウェアツールも検討してください。 これにより、関連するタスクが完了する前に、従業員が1つのタスクに取り組んだり、プロジェクト計画を進めたりすることができなくなります。 上記のイベント計画の例を続けると、タスクの依存関係を設定することは、会場が確保されるまでチームメンバーが娯楽を決定できないことを意味します。

プロジェクトステータスレポート

従業員にタスクまたはサブタスクが割り当てられると、チームリーダーは、期限が守られていることを確認するために全体的な進捗状況を監視する必要があります。

チームメンバーが「進行中」、「未開始」、「スタック」、「承認待ち」などのタグを使用してタスクの進行状況を更新できるコラボレーション機能を探します。

これらの更新により、プロジェクトマネージャーや他のチームメンバーは、問題にすばやく対処したり、依存するタスクを完了したり、作業がいつ終了するかをより正確に把握したりできます。 これにより、生産性が向上し、チームリーダーがプロジェクトの進捗状況を常にチェックする必要がなくなり、より重要な割り当てに解放されます。

これらの簡単なステータスの更新は、会議室や電話で問題や締め切り日について話し合う時間の代わりに行われます。

他のチームコラボレーションソフトウェアとの統合

リモートチームコラボレーションツールがどれほど包括的であっても、従業員とプロジェクトマネージャーは同様に追加のソフトウェアとチームコミュニケーションツールを使用します。

適切なチームコラボレーションプラットフォームでこれらのツールの多くを置き換えることができますが、従業員は、すでに使い慣れている、または単に好むソフトウェアをより快適に使用できます。

大きな学習曲線と従業員のフラストレーションを回避するために、選択したチームコラボレーションソフトウェアが重要なアプリケーションやツールと統合されていることを確認してください。

人気のある統合は次のとおりです。

• SlackとSlackの代替
• ズームおよびその他のWeb会議ソフトウェア
• GSuiteとMicrosoft365
• Googleドキュメント
• Salesforce
• Skype
• GmailとOutlook
• Mailchimp
• Zapier
• ソーシャルメディアプラットフォーム
• 他のチームコラボレーションツール

ワークフロー管理機能

アメリカ人従業員の25％以上が、過労を頻繁に感じると述べていますが、調査によると、平均的なサラリーマンは毎日約3時間しか生産性がありません。

ワークフローとコンテンツ管理のコラボレーション機能は、現在の従業員の作業負荷、今後の期限などを表示することで、この不均衡を修正します。 これにより、従業員が燃え尽きて割り当てが過負荷になるのを防ぐことができるため、プロジェクトマネージャーはチームメンバー間で作業負荷をより適切に分散できます。

これにより、従業員の燃え尽き症候群が防止され、プロジェクトマネージャーが特定の従業員の生産性を評価するのにも役立ちます。

時間追跡ツールを使用すると、チームメンバーは、タスクまたはプロジェクトを完了するのにかかった時間を正確に追跡することもできます。 これにより、将来のプロジェクトのタイムラインの設定がはるかに現実的になります。

プロジェクトテンプレート

プロジェクトテンプレートはワークフローロードマップとして機能し、さまざまなチーム、プロジェクトマネージャー、個々の従業員、さらには組織外のクライアントやフリーランサーを結び付けます。

チームリーダーが特定のテンプレート形式を決定したら、新しいプロジェクトの概要を作成するたびに同じテンプレートを再作成する必要はありません。 探すべき最も重要なコラボレーション機能の1つは、将来の使用のためにプロジェクトテンプレートを保存する機能です。

さらに、アジャイルチームコラボレーションプラットフォームは、マーケティングキャンペーン、トレーニングウェビナーを作成するためのパス、Webサイトの更新、売り込みなどのために、事前に作成されたプロジェクトテンプレートを多数提供する必要があります。

どのチームコラボレーション機能が従業員の生産性を向上させますか？

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの進捗状況を簡単に監視できるチームコラボレーション機能に焦点を当てる必要がありますが、ツールが従業員にどのように役立つかについても検討する必要があります。

以下の機能は、従業員の生産性と全体的なコラボレーションを向上させるために不可欠です。

パブリックおよびプライベートメッセージング機能

チームのコミュニケーションとコラボレーションを成功させるには、従業員とマネージャーがリアルタイムで相互に接続できるインスタントメッセージングツールから始めます。

メッセージング機能には次のものが含まれている必要があります。

• チーム/プロジェクトチャネル
• 直接の言及とタグ
• プライベートチャット
• グループチャット
• 公開メッセージ
• 固定されたメッセージ
• メッセージスレッド
• 検索可能なチャット履歴
• ファイル共有機能
• 全社掲示板

チャットメッセージング機能は、チームコラボレーションツールにネイティブである場合もあれば、統合できる場合もあることに注意してください。

ビデオ通話は通常、チームコラボレーションアプリのネイティブ機能ではありませんが、ほとんどの場合、Zoomやその他の一般的なZoomの代替ツールなどのツールと統合されます。

アプリ内ファイルの共有と編集

ファイルを共有して編集する機能は、チームコラボレーションの最も重要な部分の一部です。 ただし、ファイル共有は、多くの場合、多くの通信の問題、時間の損失、および従業員のフラストレーションを引き起こします。

たとえば、人事チームが新人研修のドキュメントを作成して、会社のコールセンターエージェントのスキルを新入社員に教えるとします。

アプリ内ファイル共有は、セールスピッチスクリプトやカスタマーサービス標準など、このプロジェクトに関連するすべてのファイルのwiki中央の場所を提供する必要があります。 中央に1つの場所がないと、従業員は電子メールやチャットメッセージの履歴で必要なファイルを探すのに時間を浪費することになります。

また、これらのファイルの古いバージョンに変更を加えるリスクもあります。

ファイル共有と編集内のバージョン管理とドキュメント管理により、これが発生するのを防ぎます。 これにより、各チームメンバーは、ファイルの最新バージョンと編集内容をリアルタイムで確認できます。

最後に、チームコラボレーションツールが提供するストレージスペースの量と、一定期間後に発生するファイルの自動削除を評価します。

複数のダッシュボードビュー

チームコラボレーションツールはすべて特定のデフォルトビューを提供しますが、従業員が視覚的な好みに応じてこれらのビューをカスタマイズおよび変更できるようにすることは、探すべき重要な機能です。

人気のダッシュボードビューは次のとおりです。

• かんばんボード
• チェックリスト/やることリストビュー
• ガント/タイムラインチャート
• カレンダービュー
• ロケーションベースのビュー

タスク編成

チームメンバーは、好みのダッシュボードビューを選択するだけでなく、タスクの整理方法をカスタマイズできるというメリットもあります。

色分けとキーワードのタグ付けタスクにより、従業員は特定のプロジェクトに関連するタスクをすばやくフィルタリングでき、タスクに優先順位を付けることができるため、他のチームメンバーは最初に取り組むべきことを知ることができます。

タスクは、期限、全体的なコスト、場所、必要な推定時間、および現在の進捗状況によって整理することもできます。

リアルタイム通知

リモートワークには多くの利点がありますが、欠点の1つは、このレベルの柔軟性によって電子メールの受信トレイが詰まり、重要な通知が簡単に埋もれてしまう可能性があることです。 さらに、異なるタイムゾーンと反対のスケジュールで作業するチームメンバーは、リアルタイムのコミュニケーションを困難にします。

モバイルデバイス用のデスクトップおよびプッシュ通知により、どこからでも簡単に作業でき、他のチームメンバーやプロジェクトマネージャーがタスクをすばやく承認またはコメントして、ワークフローを継続できます。

トップチームコラボレーションツールとは何ですか？

以下のツールには、上記で説明したすべての重要なコラボレーション機能に加えて、選択プロセスの決定要因となる独自のインターフェイスとカスタマイズ可能なオプションがあります。

アサナ

Asanaは、主にチェックリスト、タスク、およびサブタスクで構成されるインターフェイスを備えたブラウザベースのチームコラボレーションツールです。 これにより、ユーザーはタスクコメントで相互にタグ付けし、タスクステータスの更新を設定し、かんばんビューまたはガントビューに切り替えることができます。

Asanaの価格とプランは、私たちがプロファイルしたすべてのツールの中で最高かつ最も包括的な無料プランを提供するため、中小企業や予算が限られている企業に最適です。

プロジェクトには複数のユーザーを割り当てることができますが、Asanaでは一度に1人のチームメンバーのみをタスクに割り当てることができます。 したがって、複数の従業員間の高度なコラボレーションを必要とするタスクには理想的ではありません。 これは、個々の従業員が大規模なプロジェクト内での独自の役割と責任を追跡するのに役立つツールとして適しています。

月曜日.com

Monday.comは、このリストのすべてのオプションの中で最高レベルのプロジェクトとインターフェイスのカスタマイズを提供するWebベースのSaaSプロジェクト管理ツールです。

ユーザーは、時間追跡、タスクの優先順位付け、ワークフローの自動化などの機能を利用しながら、かんばん、チェックリスト、タイムライン、カレンダーの形式でタスクを表示できます。

ただし、Monday.comの価格設定は、無料プランを提供していない数少ないチームコラボレーションアプリケーションの1つであるため、論点となっています。 これは、多数の詳細なプロジェクトを同時に処理する大量のスタッフを抱える企業にとって理想的な選択肢です。

小規模なチームは、やや過剰なカスタマイズ機能に圧倒される可能性があります。

Wrike

Wrikeはボードベースのオンラインプロジェクト管理ソフトウェアであり、プロジェクトマネージャーと従業員の間で頻繁なコミュニケーションが必要なプロジェクトに最適です。

Wrikeは、優れたデータ分析と生産性グラフ機能を備えているため、上級者に進捗レポートを提供する必要があるチームやプロジェクトマネージャーに最適です。

ただし、重要なコラボレーション機能の一部は、Wrike Proofアドオンでのみアクセスできます。つまり、ユーザーは、タスクにコメントしたり、リアルタイムのドキュメントコラボレーションを介して作業したりするために、より多くの費用を支払う必要があります。

ベースキャンプ

Basecampは、組み込みのリアルタイムチャットメッセンジャー機能と自動チェックインツールで最もよく知られているかんばんボードベースの作業管理プラットフォームです。 過度に詳細ではありませんが、頻繁に相互に通信する必要があるチームは、このツールから最も恩恵を受けます。

ただし、Basecampには、ガントチャート、タスクステータスの更新、タスクコメント、サブタスクの作成などの重要なコラボレーション機能がありません。

したがって、今後のタスクと割り当ての明確で整頓されたビューを必要とする中小規模のチームに最適です。 また、チームベースおよび全社的なボード作成を提供するため、部門間のコラボレーションが必要なプロジェクトにも適しています。

Trello

Basecampと同様に、Trelloもかんばんボードベースのチームコラボレーションソリューションです。 各プロジェクトはチーム全体のボードで構成されており、ボードにはタスクを作成および監視するためのカードとチェックリストが入力されています。

Trelloの「パワーアップ」または統合により、ユーザーは、タイムトラッキング、ガントチャート、ファイル共有などの追加のコラボレーション機能を使用して、ワークフローをさらにカスタマイズできます。

その「バトラー」機能は、このリストの他のオプションの中で最高レベルのタスク自動化を提供するため、ワークフローを可能な限り自動化したいチームにとって特に有益です。

ただし、必要最低限​​のインターフェイスでは、非常に詳細なプロジェクトを持つ大企業のニーズに対応するのに十分なネイティブ機能が提供されない場合があります。

RingCentral Glip

RingCentral Glipは、無制限のユーザー、統合、およびファイルストレージを提供するタスク管理ソフトウェアであり、大規模なチームにとって賢明な選択です。

ただし、RingCentralのGlipには、ここにリストされている他のすべてのツールの中で最も多くの基本的なコラボレーション機能がありません。 かんばんビューまたはガントビューは提供されません。代わりに、チェックリストとカレンダービューの形式のみが提供されます。

それでも、独自のネイティブチャットメッセージングツールを備えた珍しいプラットフォームの1つであるため、頻繁なリアルタイム通信を必要とする企業に適しています。

ClickUp

ClickUpは、この投稿で言及したすべてのプラットフォームの中で、ネイティブコラボレーション機能の最も包括的なリストを提供します。

かんばん、ガント、カレンダー、およびチェックリストビューを提供し、高度なインターフェイスのカスタマイズを提供します。 また、時間追跡ツール、タスクの依存関係、およびタスクの優先順位付け機能も含まれています。

ClickUpを使用することの唯一の本当の欠点は、ファイルを共有および編集するためにGoogleドライブと統合する必要があることです。 それ以外は、悪いことを言うのは難しいです。

提供する機能に妥協しない、永遠に無料のコラボレーションツールを必要とするあらゆる規模のチームは、ClickUpを選択する必要があります。

ワークフロー管理ツールが提供するコラボレーション機能はどれですか？

以下のインタラクティブな表は、上記のチームコラボレーションツールが提供する機能と制限の明確な概要を示しています。

どのチームコラボレーションツールを使用する価値がありますか？

私たちの調査によると、AsanaとClickUpは、機能と価格の点で最高のチームコラボレーションツールです。

顧客満足度が高く、ユーザーフレンドリーで、さまざまなユースケースに最適であり、ワークフロー管理を合理化するために必要なすべてのコラボレーション機能を備えています。

どちらも、さらにカスタマイズできる有料プランに加えて、包括的な無料プランも提供しています。

チームコラボレーションツールを使用してリモートおよびオンプレミスの従業員を接続することに加えて、Web会議ソフトウェアがプロジェクトマネージャー、チームメンバー、およびクライアント間の対面コミュニケーションをどのように可能にするかを検討してください。

人気のあるビデオ会議ツールの内訳は、ビデオコールのプラットフォームで何を探すべきか、画面共有、VoIPオーディオ、ホワイトボードツールなどの機能がチームにどのように役立つかを知るのに役立ちます。

どのプラットフォームを使用する価値があるか、そしてどのプラットフォームを取り残すべきかについて、簡単に説明します。