電話会議の文字起こしの8つのメリット+ベストソリューション

インスタントチャットメッセージングやビデオ通話ソフトウェアなどのビジネスコミュニケーションツールは職場では新しい常識になっていますが、毎週の電話会議は依然としてビジネスコミュニケーションの基礎となっています。

最近の調査によると、平均的な従業員は毎週少なくとも5回の電話会議に参加しています。

地理的に多様なチームメンバー、複数の社内部門、場合によってはクライアントが集まる非常に多くの会議があるため、各電話会議で何が起こったかを追跡することは困難です。

電話会議の文字起こしソフトウェアは、人工知能とNLPを使用して、会議をリアルタイムで自動的に文字起こしします。つまり、電話会議の記録を書いて、他の人に参照したり共有したりできます。 さらに、人間の筆記者を外部委託する必要がなくなりました。

しかし、なぜ高品質の文字起こしツールを使用する必要があるのでしょうか。また、検討するのに最適なプラットフォームは何ですか。

調べるために読んでください。

目次

• 電話会議の文字起こしの利点は何ですか？
• トップ電話会議の文字起こしサービスとは何ですか？
• トリント
• カワウソ
• ソニックス
• ハッピースクライブ
• 音声文字変換機能を備えた通話録音ソフトウェア

電話会議の文字起こしの利点は何ですか？

（画像ソース）

ビジネス転記ツールにはいくつかの明らかな利点があります。

将来参照するレコードがあることを知っているということは、会議中に猛烈にメモを取る必要がなくなり、電話への集中が高まり、従業員とクライアントの両方に対する説明責任が高まることを意味します。

対面およびオンラインの会議からより多くのことを得ることができ、それらでカバーした内容を簡単に参照できる場合は、必要な会議の数を減らすこともできます。

チームメンバーの45％が、職場での毎週の会議の量に圧倒されていると答えていることを考えると、会議の数は少なく、会議の効率は高いほどよいでしょう。

しかし、電話会議の記録を持っていることが大きなメリットである理由は他にもたくさんあります。 以下では、どの程度の文字起こしが役立つかについて説明します。

重要な情報をすばやく見つける

電話会議は、アイデアをブレインストーミングし、部門全体を更新またはトレーニングし、顧客や上級管理職との重要な会議を実施するための効果的な方法です。

しかし、平均的な電話会議は45〜60分続くことを考えると、特定の情報を見つけるために録音を聞く必要があると、貴重な時間が大量に消費される可能性があります（言うまでもなく、無限のフラストレーションを引き起こします）。

通話の文字起こしがあると、参照する必要のある会話の正確なポイントを簡単に見つけることができます。 検索バーを使用してキーワードで検索したり、話者検出機能を使用して話している人に応じて並べ替えたりすることができます。

これは時間を節約するだけでなく、重要な詳細、特にフォローアップが必要なアクションアイテムやタスクを見落とさないことも意味します。

改善されたウェブサイトSEO

検索エンジン最適化の略であるSEOは、会社のWebサイトを検索結果で上位にランク付けし、製品またはサービスを購入する可能性が最も高い人々からより多くのサイト訪問を獲得するのに役立ちます。

すべてのオンラインエクスペリエンスの70％近くが、GoogleやBingなどの検索エンジンへのエントリから始まることを考えると、SEOは会社の成功に大きな役割を果たします。

SEO戦略を改善する1つの方法は、会社のWebサイトに文字起こしをアップロードすることです。 このような長いコンテンツを読むと、訪問者がWebサイトに長く留まるだけでなく（SEOスコアが上がる）、Webサイトにさらに多くのキーワードを含める機会も得られます。

さらに、潜在的な顧客はあなたの会社がどのように運営されているかを正確に内部で見ることができます。

従業員の評価に対する独自のアプローチ

通話分析とKPIは、従業員の行動と生産性に関する重要な洞察を提供します。

管理者は、エージェントが1日にかける通話の数、電話に出られなかった回数、電話に費やした時間、およびその他の重要な情報を確認できます。

しかし、データだけで完全な話をすることはめったにありません。

会議の記録を確認することで、従業員をより主観的に把握し、数字だけでは不可能な詳細を把握できます。

たとえば、カスタマーサービス担当者は、最初の電話の解決率が希望よりも低い場合がありますが、会議中に優れたアイデアを一貫して共有し、重要なフィードバックを提供することができます。 通話記録は、他の方法では見過ごされていた可能性のある会社のリーダーを特定するための効果的でユニークな方法です。

同様に、トランスクリプトを使用して、誰が発言していないかを確認できるため、将来的にアイデアを共有したり、必要なだけ関与しているかどうかを評価したりすることができます。

透明性の向上

今日の消費者の約66％は、ブランドの透明性は、誰と取引するかを決定する際に最も重要なことの1つであると述べています。

共有可能な通話記録が手元にある場合は、関係者、取締役会メンバー、顧客、およびその他の従業員に簡単に電子メールで送信できます。 これはあなたの会社の評判を向上させるだけでなく、あなたの消費者があなたの日常業務にもっと価値があり、含まれていると感じさせます。

このレベルの透明性により、誤解を防止または迅速に解消できます。

もちろん、透明性とコンプライアンスは密接に関係しています。

業界規制と法的保護の遵守

勤務している特定の業界によっては、会社はすべての電話会議の記録を記録して提供することが法的に義務付けられている場合があります。 これは、金融業界や法律業界、および一部の報道やジャーナリズムのプラットフォームで特に一般的です。

ただし、通話を書き写す必要がない場合でも、書き写すと、優れた法的保護の層が提供されます。

たとえば、顧客は、あなたが口頭での契約を提供したと主張し、プロジェクトには一定の金額がかかるか、一定の時間までに完了すると約束しました。 今、顧客は、あなたが交渉の終わりを延期しなかったと主張しています—たとえあなたがあなたがしたと彼らが言っている約束を決してしなかったことをあなたが知っているとしても、。

潜在的な訴訟、罰金、またはクライアントとの無限のやりとりを回避するために、あなたがしなければならないのは、顧客にトランスクリプトを見せることです（そして、求められた場合は、録音自体も提供します）。

サードパーティとの通話の録音と転記を決定する前に、自分の州の通話録音法に精通していることを確認してください。

アクセシビリティ

今日の世界では、販促資料、Webサイト、ビデオ会議などに可能な限りアクセスできることが重要です。

ビジネスの電話や会議を書き写すことで、聴覚障害のある人や障害のために会議に参加できない人が引き続き参加できるようになります。

しかし、それは障害を持つ人々のアクセシビリティだけではありません。

場所やプロバイダーが原因でインターネットにアクセスできない場合は、ビデオ会議や音声会議が途切れ途切れになり、参加者が重要な情報を見逃してしまう可能性があります。 トランスクリプトは、ギャップを埋め、全員が同じページにいることを確認するのに役立ちます。

一部の人々は、聞くよりも読むことによって、単に学び、覚えていることを忘れないでください。 電話会議で「ゾーンアウト」する可能性のある人は、トランスクリプトを確認するときにレーザーに焦点を合わせることができます。 細かいことのように思えるかもしれませんが、さまざまな学習スタイルに対応することは、従業員の満足度と全体的な生産性に大きな影響を与える可能性があります。

トランスクリプトは、最初の会議を行うことができなかった従業員と顧客に、話し合ったことを確認する方法を提供することにより、アクセシビリティも提供します。

さらに、キーワードで検索できるため、トランスクリプト全体を読む時間がない人は、自分の興味に最も関連するセクションを簡単に見つけることができます。

より詳細なカスタマーインサイト

経営陣に従業員に関する情報を提供することに加えて、トランスクリプトは顧客についてさらに学ぶための優れた方法でもあります。

クライアントミーティングの記録、または市場調査チームとの社内ミーティングの記録を確認することで、繰り返し発生する顧客の問題点、希望する製品やサービス、およびブランドに期待することを理解するのに役立ちます。

これらの文字起こしは、トレンド予測、顧客の人口統計、および売り込みや従業員のトレーニングの改善に関しても貴重な洞察を提供します。

アーカイブ目的のため

最後に、電話会議の記録は、強力な会社のドキュメントとアーカイブを作成するのに役立ちます。

これらの記録は、コンプライアンス担当者、コンサルタント、上級管理職、および年末のレビューまたは取締役会でレビューできます。 従業員は、トランスクリプトを読み、自分の長所と短所を特定することで、自分のパフォーマンスを確認できます。

また、会議のメモやハイライトをトランスクリプトから直接引き出すことで、要求に応じてすぐに共有することも簡単です。

さらに、トランスクリプトファイルのサイズは通常ビデオファイルよりもはるかに小さいため、クラウドまたはWebサイトにアップロードするために必要なスペースははるかに少なくなります。

トップ電話会議の文字起こしサービス？

以下に、以下を含む最も強力なコールトランスクリプショニストソフトウェアの概要を示します。

• トリント
• カワウソ
• ソニックス
• ハッピースクライブ

トリント

Trintは、ワシントンポスト、Airbnb、ナイキ、AP通信から信頼されているAIオーディオトランスクリプションソフトウェアです。

自動音声認識（ASR）と自然言語処理（NLP）を使用して、トランスクリプションの所要時間が短縮され、99％正確なトランスクリプションが提供されます。 リアルタイムの音声文字変換機能は、15の異なる言語でわずか3秒で音声からテキストへのライブ音声文字変換を提供します。 これらのリアルタイムトランスクリプトは、RTSP、RTMP、HLSなどのいくつかのストリーミング形式で機能します。 単語が画面に表示されるときに音声の読みを聞くことで、トランスクリプトが正しいことを簡単に確認できます。

Trintには、AIトランスクリプションでは検出されない可能性のあるカスタムフレーズや単語のリストをユーザーが作成できる、語彙ビルダーツールも付属しています。 これらには通常、従業員名、ブランド名、専門用語や会社用語、さまざまな単語のスペルなどが含まれます。 これは、トランスクリプトの間違いが少ないことを意味します。

エディターツールを使用すると、トランスクリプトの編集、間違いやスペルミスの修正、スピーカーの名前付けなどを簡単に行うことができます。 ユーザーは、編集ツールを使用して、単語を検索して置換したり、取り消し線を引いたり、一時停止したり、強調表示したりできます。 さらに、顧客はレビューや紹介文でその使いやすさについて頻繁に言及しています。

その他の機能は次のとおりです。

• 31言語での文字起こし
• スピーカー名
• トランスクリプトにコメント、ハイライト、マークアップを追加する
• 検索可能なトランスクリプト
• 権限を持つユーザーのみがトランスクリプトにアクセス/編集できるようにするワークスペース
• ソースファイルに一致するように調整可能なタイムコード
• APIと、Zoom、Zapier、およびAdobe PremiereProとの統合
• ISO27001準拠認証およびPCIDSS準拠
• トランスクリプトを.mp3、.aac、.mp4、.avi、.mov、.wma、および.wavファイルとしてアップロードします
• トランスクリプトを.docx、.txt、.stl、.html、.cvsなどのファイル形式でエクスポートします
• iPhoneモバイルアプリ

Trintには、無料トライアルと3つの有料プラン（個人、チーム、エンタープライズ）があります。 価格はTrintのWebサイトでは公開されていません。

最適な用途： Trintは、ほぼ毎日のように何時間ものインタビューや会議を行っているニュース組織や個々のジャーナリストにとって頼りになるツールです。 これは、会議の記録を頻繁に（1週間に1回以上）公開または共有する、毎週の会議の量が多いリモートチームにも理想的であることを意味します。

カワウソ

Otter.aiは、The Verge、コロンビア大学、IBM、Dropbox、およびProPublicaによって信頼されている、AIおよびAmbient VoiceIntelligenceを利用したアシスタントおよび音声文字変換ツールです。

その主な機能の1つは、ハイライトサマリーです。これは、ユーザーが会議からのアクションアイテムと重要なポイントを追跡するのに役立ちます。 各ユーザーは、ライブトランスクリプトで会議の最も重要な部分を直接強調表示できるため、メモが不要になります。 各ユーザーが選択したハイライトは、すべての会議出席者とリアルタイムで共有され、自動的に同期されます。 各会議の終わりに、参加者は、読んだり共有したりするために、強調表示されたメモで作成された要約を取得します。

ユーザーは、ライブおよび/または会議後の電話会議の録音を、電子メールを介して、または共有可能なリンクを使用して非公開で共有できます。

また、Google GSuiteおよびMicrosoftOffice 365と統合して、ビジネスカレンダーと同期し、参加者、会議の議題、および会議のタイトルのリストを提供します。

Otterには、Basic、Pro、Businessの3つのプランがあります。 基本プランは無料で、Proプランは月額$ 8.33 /ユーザー、ビジネスプランは月額$ 20.00 /ユーザーです。 有料プランの無料トライアルもあります。

無料版を含むすべてのOtterプランには、次の機能があります。

• リアルタイムの文字起こし
• iOSおよびAndroidスマートフォンアプリ
• .05x、1x、および2xの速度での記録と再生
• リアルタイムの文字起こし
• 話者識別
• キーワードで検索
• 要約キーワードとワードクラウドの生成
• 画像を編集、ハイライト、コメント、トランスクリプトに追加
• オーディオおよびテキストファイルのエクスポート（TXT形式）
• ズームクラウド記録の同期
• トランスクリプトをフォルダ別に整理する

次の表は、3つのプランと追加機能の違いの概要を示しています。

最適な用途：カワウソは、特に遠隔教育がますます一般的になっているため、教育分野で特に人気があります。 学生は講義やメモを確認するために使用し、教育ビジネスの専門家は教授の成績を確認できます。 また、短い会議の記録の必要性を備えた無料のアカウントを必要とするさまざまな業界の企業にとっても理想的です。 さらに、Zoomビデオ会議を使用しているが、追加の音声文字変換機能が必要な場合に適しています。

ソニックス

Sonixは自動転写ソフトウェアであり、彼らのWebサイトによると、最も正確なライブ転写サービスとして独自にレビューされています。

このツールは、人気のあるWeb会議プラットフォームとの高度な統合で特に有名です。 それは以下と統合します：

• ズーム
• 会議に行く
• GoogleMeet
• Cisco WebEx
• RingCentral
• Microsoft Teams
• ブルージーンズ
• UberConference

Sonixには、高度な音声文字変換、音声、およびビデオ共有もあります。つまり、音声文字変換だけでなく、それ以上のものを共有できます。

ユーザーは、ビデオまたはオーディオセクションを簡単に強調表示して、小さなクリップを作成したり、完全なトランスクリプトのURLをWebサイトにアップロードしたり、Webサイトに合わせてカスタマイズ可能な埋め込み可能なメディアプレーヤーを使用したりできます。 メディア分析を使用すると、ビュー、ダウンロード数などを追跡できます。 さらに、トランスクリプトをTwitter、Instagram、LinkedIn、Facebookで簡単に共有できます。

整理しやすくするために、ユーザーは特定の権限を持つカスタムフォルダーを作成したり、単語で個々のトランスクリプトを検索したり、カスタムラベルを作成したり、保存されているすべてのトランスクリプトを単語やフレーズで検索したりできます。

また、ビデオ録画用の自動クローズドキャプションを提供するという点でユニークなツールであり、アクセス可能なオプションになっています。

Sonixは、30分間の無料音声文字変換を含む無料トライアルを提供しています。 1つの従量制オプションを含む3つの有料プランがあります。 すべてのSonixプランには、次のような機能が含まれています。

• 方言やアクセントを含む40以上の文字起こし言語
• ブラウザ内エディタ
• 最大6人のスピーカーのスピーカーラベル
• 検索可能なトランスクリプト
• カスタムフォルダとファイル
• 単語ごとのタイムスタンプ
• トランスクリプト内のメモとコメント
• オーディオファイルを既存のトランスクリプトにステッチする
• カスタム辞書
• トランスクリプトをMSWord、DOCX、TXT、PDFなどのファイル形式でエクスポートする
• 字幕のエクスポート（SRT、VTT形式）
• 即座に共有可能なクリップと共有可能なトランスクリプトリンク
• 埋め込み型メディアプレーヤー
• 準備完了のみのトランスクリプト共有
• SSLおよび2要素認証

次の表に、スタンダードプラン、プレミアムプラン、エンタープライズプランの違いの概要を示します。

最適な用途： Sonixは、会議の記録をたまにしか必要としないSMBに最適であるため、従量課金制のプランから最大の利益を得ることができます。 また、音声録音と音声文字変換の両方をWebサイトに直接埋め込むことができる機能豊富な音声文字変換ソリューションをお探しの方にも最適です。 これにより、オンライン小売業者、ポッドキャストホスト、学生、弁護士、およびソーシャルメディアでの存在感が強い企業に適したオプションになります。

ハッピースクライブ

Happy Scribeは、BBC、USA Today、国連、フォーブスなど、30万を超えるクライアントから信頼されている自動トランスクリプションソフトウェアおよび字幕ツールです。

最も役立つ機能の1つは、校正ヘルパー機能です。 この機能は、潜在的なエラーを探すためにトランスクリプト全体を読む必要はなく、ソフトウェアが単語を正しく識別するのに苦労した場所を自動的に記録します。 また、カンマ、ピリオド、疑問符、ピリオドを含める場所を自動的に決定する高度な句読点ツールもあります。 Happy Scribeは、新しい話者が検出されると、段落の区切りも自動的に挿入します。

自動ライブトランスクリプションに加えて、1時間の録音の最初のドラフトを取得するのに20分もかかりません。

Happy Scribe APIは、次のような多数のサードパーティアプリケーションと統合されています。

• スラック
• ドロップボックス
• GoogleスプレッドシートとGoogleドキュメント
• Zapier
• Trello
• YouTubeとVimeo
• Airtable
• 箱
• Gmail

Happy Scribeは無料トライアルを提供し、完全に従量制のプランです（つまり、段階的なプランはなく、録音/文字起こし時間の増分時間のみです）。1時間購入することも、1時間25時間単位で設定することもできます。 、50時間、または75時間。 時間に有効期限はありません。残高が少なくなったときに自動リチャージを設定できます。

Happy ScribePlanに含まれるその他の機能は次のとおりです。

• テキストの強調表示
• トランスクリプトへのコメント
• 色分け
• 調整可能な再生録音速度
• 単語を見つけて置き換える
• タイムコード管理
• パーソナライズされた語彙
• 埋め込み可能なトランスクリプトプレーヤー
• リンク共有
• 119以上の言語で利用可能な文字起こし
• 成績証明書に関するチームアクセスとコラボレーション
• トランスクリプトをPDF、プレーンテキスト、インタラクティブHTML、およびMicrosoftWord形式でエクスポートする

次の表は、1時間あたりの料金の概要を示しています。

最適な用途： Happy Scribeは、文字起こしで十分なチームコラボレーションを行う柔軟な価格設定構造の文字起こしツールを探しているSMBに最適です。 さまざまな言語の字幕と文字起こしを含む埋め込み可能なオーディオ録音が必要な企業も、HappyScribeの恩恵を受けることができます。

音声文字変換機能を備えた通話録音ソフトウェア

電話会議の文字起こしは、会議の生産性を高め、アクションアイテムや新しいアイデアを追跡し、法的な問題が発生した場合に会社を保護するための簡単な方法です。

通話録音ソフトウェアは、1対1の電話と大規模なグループ会議の両方を録音し、多くの場合、音声文字変換サービスの録音が含まれています。 音声文字変換アプリと同様に、ユーザーはこれらの音声文字変換を即座に表示、共有、編集できます。

もっと知りたいですか？

通話録音プラットフォームを理解するための簡単なガイドは、市場のトップツール、プロバイダーで何を探すべきか、どの機能が際立っているかを知るのに役立ちます。