ファックス機を捨てる：オンラインファックスの完全ガイド

はい、2017年でも人々はまだファックスを送っています。 さらに衝撃的なのは、それが多くの企業の日常業務において依然として重要な役割を果たしていることです。 法的文書、医療文書、および署名が必要なものはすべてファックスで送信する必要があります。 しかし、テクノロジーは長い道のりを歩んできており、時間とお金を節約する新しいファックス方法を企業に提供しています。

あなたのビジネスは、署名を必要とする重要な文書を送受信するために通常のファックス機を必要としなくなり、ファックスは、市外局番の有無にかかわらず、ダイヤル番号を必要としなくなりました。 それは正しい！ これで、インターネットを介して、電子メールを送信するのと同じようにファックスを送信できます。

オンラインファックスとは何ですか？

オンラインファックスは、通常のファックスの最新版です。 オンラインファックスは、コンピューターまたはモバイルデバイスからインターネット接続を介してデジタル形式でファックスを送信しますが、通常のファックスでは、電話回線と、自分のファックス機の上に立ってメッセージが印刷されるのを待っている人が必要です。

簡単に言えば、使用するのがはるかに便利であり、あらゆるタイプのビジネスに必要な備品になります。 さらに、選択できるプロバイダーは多数あります。

オンラインファックスの利点

通常のFAXよりもオンラインFAXを使用することには多くの利点があるため、明白に思えるかもしれませんが、言及する必要があるものを分類します。

スタンドアロンのハードウェアまたはソフトウェアはありません：
オンラインファックスでは、専用の電話回線を備えたファックス機を用意する必要がありません。 ハードウェアが少ないということは、問題が少ないということです。 問題が少ないということは、問題の修正に費やす時間とお金が少ないことを意味します。

電話コストの削減：
専用の電話回線を備えたファックス機に頼らなくなったおかげで、電話のコストは必然的に下がるでしょう。 あなたの毎月のサブスクリプション以外の唯一の費用はあなたがすでに持っているはずのあなたのインターネットサービスのためです。 実際、多くのビジネスVoIPプロバイダーは、アドオンまたはサービスの一部として仮想ファックスを提供しています。 ここで、ホストされているPBXプロバイダーのトップ10を参照してください。

追加された機密性：
オンラインファックスは、誰もがアクセスできるオフィスのファックス機ではなく、電子メールに直接送信できます。 多くのファックスには、機密を保持する必要のある機密情報を含む法的文書が含まれています。 ファックスを電子メールに直接送信することで、この潜在的なリスクを排除できます。 VoIPネットワークの保護の詳細については、ここをクリックしてください。

メール重視：
オンラインファックスは、物事をプライベートに整理し、紙のコストを削減します。 ファックスは電子メールで行うことができます。 あなたがしなければならないのは、アドレス行に受信者の電話番号と提供されたドメイン名を記載した電子メールを送信することだけです。 Gmailから直接FAXを送信する方法に関するクイックガイドは次のとおりです。

国際ファックス：
オンラインファックスは専用の電話回線を必要としないため、データはPSTNを介して転送されないため、追加のコストや頭痛の種はありません。 電子メールと同様に、オンラインファックスはいつでもどこにでも送信できます。 詳細については、2017年の最高のオンラインファックスサービスを確認してください。

機能の内訳

プロバイダーによっては、オンラインファックスには企業が利用できる便利な機能がたくさんあります。 本当に見逃したくない重要な機能のいくつかを次に示します。

グループデリバリー：
グループ配信は、企業が20の異なるアドレスに同時にFAXを送信できるようにすることで、オフィスの生産性を大幅に向上させます。 受信者は受信トレイにメッセージを受信します。

可動性：
オフィスの外でFAXをスケジュール、送信、および受信する機能により、強力なモビリティが可能になります。 インターネットに接続している限り、FAXを送受信できます。 従業員が旅行中または外出中の場合、1つのドキュメントを送受信するためだけにファックス機を探すために時間を費やす必要はありません。 携帯電話からFAXを送信することもできます。

電子署名：
法的拘束力のある文書や契約書を交換する主要な方法としてFAXが引き続き使用されているため、送受信する必要のあるフォームにデジタル署名する機能が不可欠です。 オンラインファックスを使用すると、ユーザーはデジタル署名したり、手書きの署名を簡単にインポートしたりできます。

ジャンクファックススクリーニング：
電話、電子メール、ファックスなど、ビジネスで主に使用するものに関係なく、スパムは常にその存在を知らせます。 オンラインファックスは、ホワイトリストまたはブラックリスト機能のいずれかを利用して、ビジネスで良いアドレスを悪いアドレスからフィルタリングできるようにすることで、問題を解消するのに役立ちます。

大きなファイル共有：
あなたのビジネスがファイルを送信するために厳密に電子メールを使用している場合、特定のサイズ制限を超えてファイルを送信することが不可能であることに気付くかもしれません。 オンラインFAXを使用すると、100ページを超える長さのファイルだけでなく、ビデオ、高解像度の写真、オーディオファイル、およびスプレッドシートを送信できるようになりました。 グループ配信と組み合わせることで、複数の人に簡単に送ることができます。

オンラインファックス機能のより詳細な分析については、10の強力なオンラインファックス機能をリストしたこの記事をチェックしてください。

プロバイダーのリスト

あなたのビジネスのオプションが何であるかを見るために、私たちはあなたがあなたの会社のニーズに最も合うものを決定できるように各プロバイダーが提供するものを分解します。

プロバイダー
最も安いプランの月額費用	$ 4.95	7.99ドル	6.63ドル	9.17ドル	$ 14.13
セットアップコスト	なし	なし	なし	なし	なし
ファックスの送受信制限	500ページ共有	500ページ共有	500ページ共有	200受信–100送信	150受信–150送信
ファックスあたりの超過料金	0.03 /セント/ページ	0.06 /セント/ページ	0.03 /セント/ページ	0.10 /セント/ページ	0.10 /セント/ページ
保管期間	無制限	無制限	無制限	無制限	無制限
無料トライアル	30日	30日	30日	30日	30日
月ごとのオプション	はい	番号	はい	はい	はい
年間前払い割引	番号	はい	はい、15ドル節約	はい、1か月間無料	はい、2か月間無料
モバイルアプリ	はい	はい	はい	はい	はい
デスクトップアプリ	はい	はい	はい	はい	はい
Webブラウザアクセス	はい	はい	はい	はい	はい
フリーダイヤルFAX番号	はい	はい	はい	はい	はい
配達スケジュール	はい	はい	番号	はい	はい
電子署名	番号	はい	はい	番号	はい
Eメールの統合	はい	はい	番号	はい	はい
より詳しい情報	Nextiva VFax	RingCentralファックス	MetroFax	MyFax	eFax

ご覧のとおり、これらのプロバイダーのほとんどは同じ機能の多くを提供しています。 ただし、これらのプロバイダーの1つがあなたが探しているかもしれないすべてを提供するわけではありません。 常にトレードオフがあります。 繰り返しになりますが、あなたの会社にとって何が最善かを決めるのは、ビジネスオーナーであるあなた次第です。

私たちのテイク

この時点で、通常のファックス機を使い続ける理由はありません。 オンラインファックスを設定するためのコストは、前述のプロバイダーには存在せず、最も安価なプランは月額15ドル以下です。一部のプロバイダーでは、クライアントが既存のUCサービスにオンラインファックスを追加することもできます。

あなたのビジネスが安全なインターネット接続を持っているなら、あなたはオンラインファックスに切り替えたほうがよいでしょう。 新しいテクノロジーは新しい種類の脅威への扉を開きますが、VoIPプロバイダーはその上にとどまっています。 これが重要なドキュメントに関する懸念事項である場合は、サイバーセキュリティに関するシスコの2017年ミッドイヤーレポートの詳細について、この記事をお読みください。

すべてのメリット、デメリットなし

あなたはあなた自身の時間を節約し、あなたのプライバシーは損なわれず、あなたはより少ない支払いをし、そしてあなたは電子メールが処理できないかもしれない複数の人々と同時に大きなファイルを共有することができます。

ファックス機はスペースを取り、修理にお金がかかり、スパムをフィルタリングせず、受信者がファックスを確実に受信できるように誰かがその上に立っている必要があり、一度に1つのドキュメントしかファックスできません。これらはすべて排除されます。あなたのビジネスがオンラインになることをいとわないなら。

人々がまだ通常のファックスを使用している唯一の理由は、オンラインファックスが問題であることに気付いていないことのようです。 オフィスに専用のファックス機を設置することの実際のメリットはわかりません。 あなたの会社のニーズに最適なプロバイダーを見つけて、オンラインファックスが提供するものを利用してください。そうすれば、振り返る必要はありません。

この記事を読み終えたら、GmailからFAXを送信するための5つのステップのガイドをお読みください。 あなたはオンラインファックスがいかに簡単であるかを見るでしょう、そしてあなたはすぐに切り替えないためにあなた自身を蹴るでしょう。

追加資料：

Nextivaファックス