2022年の7つの最高のリアルタイムドキュメントコラボレーションツール

BasecampやAsanaなどのプロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、チームメンバーは、やることリストを作成したり、プロジェクトの割り当てを受け取ったり、アップロードされたファイルにコメントしたりできます。

上記のツールを使用しているにもかかわらず、最近のNintexの調査によると、従業員の39％がライブファイルのコラボレーションと編集に苦労しています。

2020年のトップドキュメントコラボレーションツールを使用すると、複数のチームメンバーがリアルタイムでドラフトを作成および編集できます。 これらのツールは、より高速で合理化されたドキュメント作成プロセスを可能にしながら、誤解を防ぐのに役立ちます。

探すべき重要な機能

リアルタイムのインライン編集に加えて、次のようなファイルコラボレーションツールの機能を探してください。

• 自動保存
• バージョン履歴
• バージョン管理
• 変更を追跡する
• 新しい変更の通知
• 複数のファイル形式
• コメント
• ユーザーのタグ付け
• インスタントメッセージングをチャットする
• 既製のファイルテンプレート
• アプリの統合
• モバイルデバイスのアクセシビリティ
• ファイルアクセス制御
• オンラインおよびオフラインアクセス
• スケーラブルなファイルストレージスペース

トップドキュメントコラボレーションツール

以下のドキュメント管理ツールには上記の機能が含まれており、2020年に最高のユーザーレビューがあります。

Googleドキュメント

世界中で8億人を超えるアクティブなユーザーを抱えるGoogleドキュメントは、このリストにあるすべてのドキュメントコラボレーションソフトウェアの中で最もよく知られています。

ただし、多くの人は、コメントを追加したり、完成したドラフトを編集したりするだけでなく、ドキュメントを使用してリアルタイムのオンラインコラボレーションが可能であることを認識していません。

最大200人が同時にドキュメントを表示でき、10人のユーザーが同時にリアルタイムで編集できます。

すべての編集は同じマスタードキュメントで自動的に更新され、クラウドに保存されるため、ドラフトごとに新しいドキュメントを作成する必要はありません。 このバージョン管理機能は、チームが古いドラフトを編集するのを防ぎます。

ドキュメントは電子メールまたはURLを介して共有され、チームリーダーは、直接編集できる特定の従業員、編集の提案、または表示専用アクセス権を選択できます。

「ライブ編集」機能は、複数の人がファイルに対して行ったリアルタイムの色分けされた更新を表示します。 ユーザーは変更を追跡して、新しい変更なしで以前のファイルバージョンを確認したり、編集を承認または拒否したりできます。 また、サイドバーでコメントを作成したり、これらのコメントで相互にタグを付けたり、チャットメッセージを介して通信したりすることもできます。

ドキュメントを使用すると、ユーザーはPDF、プレーンテキスト、Webページ、リッチテキストなどの複数の形式でファイルを保存することもできます。 これは、ユーザーフレンドリーなソフトウェアに重点を置いているチームや、無料の編集ツールを必要とする中小企業にとって賢明な選択です。

価格とプラン

Googleドキュメントは、GSuite製品パッケージの一部として購入することも単独で購入することもできます。 次の表は、無料のGoogleドキュメントパーソナルプランと有料のGoogleドキュメントビジネスプランの価格とプランを比較したものです。

Microsoft 365

Microsoft 365（以前のMicrosoft Office 365）を使用すると、同時ユーザーはSharePointOnlineとOneDriveforBusinessを介してドキュメントを作成および編集できます。

ドキュメントが作成されてクラウドに保存されると、ユーザーは他のチームメンバーを招待して、ファイルへのリンクを送信するか、電子メールで共同作業を行うことができます。

Googleドキュメントと同様に、各ユーザーには、ファイルの作成者によって設定されたナレッジベースにアクセスするための特定のファイル権限があります。 アクセスは、すべてのユーザーをチームに分割する365グループを介して制御することもできます。 各チームは、特定のドキュメントへのアクセスを許可または拒否できるため、共同作業のプロセスがスピードアップします。

新しいドキュメントの変更は自動的に同期され、インラインまたはサイドバーに表示できます。 レビュー担当者は、特定の従業員によって行われた変更のみを追跡したり、チームが行ったすべての新しい変更の概要を確認したりできます。 提案された変更が受け入れられる前にマークアップをプレビューでき、レビュー担当者は変更をまとめてまたは個別に受け入れることができます。

直接リアルタイム編集を行うことに加えて、作成者は、Microsoft Teamsアプリのコメント、ユーザータグ付け、およびチャットメッセージを介して相互に通信できます。 何よりも、Microsoft Teamsが付属しているため、ファイルの編集中にビデオ会議を行うことができる数少ないツールの1つです。

Microsoft 365では、ドキュメントごとに最大99の同時エディターを使用できます。

これは、Skypeやその他のビジネスコミュニケーションツールからMicrosoft Teamsアップデートに切り替えたいチームや、大きなチームを小さな編集グループに分割する必要があるチームに最適です。

価格とプラン

Microsoft 365には3つの有料ビジネスプランがあり、年次または月次ベースで請求できます。 以下に示すように、3つのプランの実際の違いはセキュリティとストレージに関連しているため、ほとんどの企業はBusinessBasicバージョンを使用できます。

Zoho WorkDrive

Zoho WorkDriveのライターは、リアルタイムのオンラインドキュメント作成および編集プラットフォームであり、デバイス間で頻繁にコラボレーションする必要のある多数のファイルがある企業に最適です。

これは「空白ページ」インターフェースであり、書き込みや編集の際に気を散らすものを排除するように設計されています。 特に詳細な編集を実行する必要があるレビュー担当者の場合、ツールの「フォーカスモード」では、一度に1行のテキストのみが強調表示されます。

Zohoには、文法エラーと読みやすさについてドキュメントをスキャンする仮想ライティングアシスタントZiaも付属しています。

Microsoft WordおよびWordPressと統合され、HRポリシーやイベント招待状などのドキュメントを作成するためのテンプレートライブラリが付属しています。 Zoho WorkDriveには、管理者が機密情報やドキュメントの特定の部分を選択したレビューアから隠すことができる「コンテンツマスク」機能が含まれています。 その「コンテンツロック」により、ドキュメントの作成者は、テキストのどの部分を変更したくないかを選択できます。

その他のZohoWorkDrive機能は次のとおりです。

• クイックチャットメッセージングツール
• ライブカーソル
• オフライン編集
• 共同編集者の領収書にアクセスする
• コメントとユーザーのタグ付け
• 変更を追跡する
• ドキュメントのマージ
• デジタル署名

価格とプラン

Zoho WorkDriveは、毎月または毎年支払うことができる3つの有料プランを提供しています。 追加のストレージを購入できます。

箱

Boxは安全なドキュメント共有であり、Coca-Cola、General Electric、Olympusなどのトップ企業が使用する共同オーサリングツールです。

以前は、Boxはファイル共有およびストレージシステムのみでしたが、現在は、同時ユーザーがMicrosoft365とGoogleドキュメントでドキュメントを作成および編集できるようになっています。

内部と外部の両方のドキュメント編集を提供し、ユーザーの上限はなく、ボックスドライブに無制​​限のドキュメントストレージを提供します。 編集内容は自動的に保存され、各エディターには色分けされた表記とコメントがあります。

このリストの他のツールと比較すると、Boxにはサードパーティのアプリ統合の数が最も多くなっています。

Salesforce、Zoom、人気のあるZoomの代替品、Slack、Microsoft 365、および1,400を超える他のチームコラボレーションプラットフォームで動作します。 これは、リアルタイムの編集を一緒に行うときに、ビデオを介して通信したり、画面を共有したりする必要があるチームにとって優れたオプションになります。

これは、Zoomと統合したときにビデオ通話を発信できる、このリストにある数少ないツールの1つでもあります。

追加機能は次のとおりです。

• ファイルとドライブの検索バー
• ファイルのロックとロック解除
• ドキュメントのバージョン管理
• オフラインのドキュメント編集とアクセス
• 二要素認証
• HITECHおよびHIPAAに準拠

価格とプラン

Boxには4つの有料ビジネスプランがあり、それぞれが年次または月次ベースで支払われます。 大多数の企業は、ビジネスプラスプランによって最もよく提供されます。

DropboxPaper

Dropbox Paperは、以前はDropboxがファイルを保存および共有するためのツールにすぎなかったという点で、Boxのコラボレーションシステムに似ています。

Dropbox Paperは完全に無料のドキュメント編集ツールで、同時ユーザーがリアルタイムの編集や提案を行うことができます。 Zoho WorkDriveと同様に、Dropbox Paperのインターフェイスはすっきりしていて、特定のテキストが強調表示されている場合にのみ使用できるメニューやツールバーなどの邪魔になりません。

ライブライン編集を行うことに加えて、ユーザーはコメントおよびタグ付け機能を使用してサイドバーで提案を行うことができます。 コメントを未読としてマークしたり、過去のコメントを編集および削除したりすることもできます。 コメント履歴もあります。

Dropbox Paperは主にファイル編集ツールですが、プロジェクトのタイムラインも提供します。 これにより、管理者は期限を管理し、タスク管理機能を使用し、プロジェクトのマイルストーンを設定して、責任を明確にすることができます。

これは、特定のドキュメントアウトラインを必要とし、ファイルで共同作業する人が多く、コンテンツを作成するときに画像とURLに大きく依存するビジネスに適しています。

その他のDropbox機能は次のとおりです。

• リアルタイムのコメント通知
• 検索バー
• 既製のテンプレートライブラリ
• ドキュメントフォーマット用のキーボードショートカット
• 絵文字コメントの反応
• ドラッグアンドドロップによる画像の挿入
• 画像ギャラリーの自動作成
• リンクの埋め込み
• 複数のドキュメントを接続する機能

紙は100％無料で使用できます。

Bit.ai

Bit.aiは、Canon、MIT、Accentureなどの有名企業を含む100か国以上のユーザーとのエンドツーエンドのファイルコラボレーションプラットフォームです。

リアルタイム編集に加えて、Bit.aiの統合スマートドキュメントを使用すると、ユーザーはGoogleドライブ、クラウドファイル、Webリンク、SharePoint、Boxなどからコンテンツを追加できます。 ビットドキュメントは、PowerPoint、Excel、Wordなどのさまざまな種類のファイルと互換性があります。

また、ユーザーはドキュメントを相互リンクしてファイルを整理し、レビュープロセス中にスマートドキュメントトラッキングにアクセスすることもできます。 これにより、外部の共同作業者からのエンゲージメントレベルに関する情報が提供されます。 セキュリティを強化するために、ユーザーは内部ファイルと外部ファイルの有効期限を設定できます。

ファイルはワークスペースごとに整理され、フォルダーとサブフォルダーに配置されます。 Wikiページを使用すると、過去のコンテンツの検索と一般的な質問への回答が簡単になります。 無制限のドキュメントバージョン履歴と追跡された変更も利用できます。

ただし、ChantyやTwistなどのSlackの代替手段のようなチャットメッセージングツールは提供されていないことに注意してください。

Bit.aiは、過去のコンテンツを頻繁に再利用および再利用するチームや、組織外の編集者と頻繁にコラボレーションする企業に適しています。

追加機能は次のとおりです。

• 共著
• ライブライン編集
• Github、Miro、およびソーシャルメディアプラットフォームとの統合
• 既製のテンプレートライブラリ
• 過去のコンテンツを新しいドキュメントにアップロードする
• 色分けされた編集通知
• 言及
• コメント機能

価格とプラン

概念

Notionは、Trello、Confluence、Asanaなどのさまざまな一般的なワークフロー管理ツールを置き換えるように設計されたリアルタイムコラボレーションアプリです。

このリストにあるツールの中で最もカスタマイズ可能なインターフェイスを備えているため、ユーザーは独自のサイドバーファイル編成システムを作成し、アクションアイテムを追加し、ファイルのタグとラベルを作成できます。

ライブの共同編集や編集などの標準機能に加えて、Notionはバージョン履歴、ドキュメントへの無制限のチームメンバーアクセス、および複数の表示オプションを提供します。

現在使用しているコラボレーションソフトウェアプログラムの数を統合する必要があるが、それでもプロジェクトコラボレーション機能が必要な企業にとって理想的です。

その他の概念機能は次のとおりです。

• 気を散らすことのないインターフェース
• モバイル版とデスクトップ版
• キーボードショートカット
• ユーザーのタグ付け
• コメント機能
• 期日
• 通知
• ドラッグアンドドロップのコンテンツ編成
• かんばんボードとやることリストの形式
• テンプレートライブラリ

価格とプラン

Notionは、月額または年額で請求される1つの無料プランと3つの有料プランを提供しています。 最も重要なファイルコラボレーションツールは、チームプランまたはエンタープライズプランに付属しています。

ビデオソフトウェアを使用してリアルタイム編集を行う

上記のドキュメントコラボレーションツールに加えて、Web会議ソフトウェアを使用してファイルをリアルタイムで編集することもできます。

画面共有、ホワイトボードツール、リモートデスクトップコントロールなどの機能により、数十人の従業員がファイルに同時にアクセスして編集できるほか、対面でのコミュニケーションのメリットもあります。

ZoomとWebExなどの一般的なツールを並べて比較すると、チームに適したビデオ通話ツールを簡単に評価できます。