新入社員を採用しますか？ 仮想オンボーディングのベストプラクティスのガイド
公開: 2021-09-01従業員のオンボーディングは、新入社員の忠誠心を獲得する上で最も重要です。 報告によると、適切なオンボーディングにより、従業員の定着率が最大69％向上します。
最近の出来事の変化により、多くの組織は仮想オンボーディングに目を向けることを余儀なくされています。 企業は、仮想オンボーディングのベストプラクティスを学習することにより、急速に変化する混乱に対応することを余儀なくされています。
オンボーディングは、事実上、会社の技術的能力を示すのに最適な方法です。 スムーズな移行を確実にするための仮想オンボーディングのトッププラクティスは次のとおりです。
仮想オンボーディングとは何ですか？
仮想オンボーディングは、対面でのオンボーディングに似ています。 ただし、この場合、プロセスは、ビデオ会議やウェビナーなどのオンラインリソースを使用して仮想的に保持されます。
特にリモートワーカーの増加に伴い、仮想オンボーディングが標準になりました。 それはあなたが彼らの場所に関係なく、あなたが新入社員とつながりそして交流することを可能にします。 その見返りとして、それはあなたがすべての作業の取り決めに応えることを可能にすることによって柔軟性を促進します。
仮想従業員のオンボーディングを採用したい場合は、ウェビナー、ビデオ会議、テキスト、および新入社員がスマートデバイスを介してアクセスできるその他のインタラクティブプログラムを組み込むことをお勧めします。
ベストプラクティスを見てみましょう。
初期の準備
リモートワークとは、新しいチームメンバーが会社のリソースのほとんどにアクセスできない可能性があることを意味します。 たとえば、いくつかの重要なリソースに言及するために、専用のオフィスとコンピューターはありません。
それらのツールをできるだけ早く即興でセットアップするのはあなた次第です。 彼らは、彼らが正式に組織に参加する前に、彼らの役割の統合を成功させるための基礎を築くことを期待しています。
ほとんどの新入社員は自宅で仕事をするために必要な設備と材料を持っていますが、一部はあなたに依存しているかもしれません。 事前のコミュニケーションを通じてこのギャップを埋め、必要なリソースを明らかにすることができます。
これは、必要なリソースについて彼らを教育するための最良の機会でもあります。 これらには、信頼性の高いコンピューター、WiFi、Webカメラおよびビデオ会議ツール、VPN、および高品質のヘッドフォンが含まれます。
早期の計画とコミュニケーションは、土壇場での不便を回避するのに役立ちます。 仮想グループのオンボーディングを計画している場合、ズームやその他のビデオ会議プラットフォームにアクセスできるのは5人の従業員のうち2人だけであることに気付くのは、非常に無駄です。
仮想オンボーディングロードマップを作成する
オンボーディングプロセスを成功させるには、ロードマップから始めます。 理想的には、ロードマップは仮想オンボーディング戦略の基盤です。 それはあなたとあなたの従業員の両方がオンボーディングの旅を通して軌道に乗ることを確実にします。
オンボーディングロードマップを作成するときは、タイムラインに注意してください。 各従業員のオンボーディングプロセスの理想的な期間を設定します。これは平均で90日です。
また、オンボーディング中に実行される主要なアクティビティを含める必要があります。 これには、従業員が企業文化を理解するのに役立つ学習とトレーニングが含まれます。
ロードマップは、完了したアクティビティとオンボーディングプロセス後に期待される結果を示すマイルストーンを強調する必要があります。
主な活動には、労働者にあなたのビジネス目標と文化を紹介することが含まれます。 あなたの新しいチームを知り、彼らのデジタルワークプレイスを立ち上げましょう。 割り当てられた仲間に紹介する前に、個人的な目標を設定してもらいます。
オンボーディングスケジュールを作成することから始め、それが試用期間に対応していることを確認します。 新入社員が進むにつれて、より具体的なタスクを割り当てて完了し、職務範囲をガイドする時間を作成できます。
次に、アクティビティを入力し、新入社員が達成する必要のあるマイルストーンと一致させる必要があります。 最初の2週間以内にビジネスの作業スケジュールを習得してもらいたいとします。 それをトレーニングスケジュールに含める必要があります。
それを確実にするために努力し、ロードマップが従業員が彼らの役割を開始するのを助けるために必要なすべての側面をカバーするように努力してください。
オンボーディングソフトウェアを組み込む
仮想従業員をオンボーディングするためのソフトウェアを使用することは、エンゲージメントを損なうことなく、リモートで新しいメンバーを組織に呼び込むための秘訣です。 システムは安全でアクセスが簡単です。
適切なソフトウェアを使用すると、新入社員は自分のコンピューターから会社の文化や歴史について学ぶことができます。
さらに、オンボーディングソフトウェアは、正確性と説明責任を促進します。 これは、監視が少し難しい紙ベースのオンボーディングとは異なります。 オンボーディングソフトウェアを使用すると、直接会うことなく、作業者の進捗状況を簡単に監視できます。
さらに良いことに、オンボーディング情報を配布するために何百ページも印刷することを忘れることができます。 オンボーディングソフトウェアは、数回クリックするだけで仮想会議と情報配信を容易にします。
オンボーディングソフトウェアは、フェイスタイムを最大化します。 これにより、すべての重要な情報を新入社員に転送できます。
その見返りに、あなたはあなたの時間のほとんどを影響力のある議論をすることに費やすことができます。 また、従業員の質問に答えるのに費やす時間を節約できます。
時間を節約するだけでなく、ソフトウェアを組み込むことでリスクを最小限に抑えることができます。 同時に、労働者の訓練から生産性の向上までに必要な時間を短縮します。
さらに、オンボーディングソフトウェアに投資することで、会社の信頼性が高まります。 新入社員はあなたがあなたのビジネスを真剣に受け止めていると感じるでしょう。 彼らはあなたのチームに加わることに興奮するでしょう。
時間をかけて、信頼できる従業員のオンボーディングソフトウェアを探し、プロセスを最新化してください。 このソフトウェアは、採用プロセスを簡素化します。 これは、新入社員が自宅で快適にコンピューターからフォームに入力できるようにすることで実現します。
これにより、採用マネージャーは生産的なタスクに集中できます。 彼らはすべての退屈なプロセスを処理するためにソフトウェアを離れることができます。 これには、データの正確性の確認や従業員への期限の通知が含まれます。
新入社員ウェルカムパックを開発する
ウェルカムパックは、新入社員に価値と感謝を感じさせます。 また、開始するために必要なすべての情報を提供するのに最適な方法です。 さらに、それは彼らが公式のオンボーディング会議を待つときに彼らが落ち着いて準備するのを助けます。
ウェルカムパックは、新入社員にあなたのビジネス文化への洞察を提供します。 これは彼らがあなたの会社に加わることに興奮していると感じさせるでしょう。
自宅から従業員に電子的にすばやく配布できるウェルカムパックを設計することを検討してください。 従業員の最初のオンボーディングプロセスの前に、ウェルカムパックを送信する必要があります。
パスワードなどの機密情報を共有するためにウェルカムパックを使用しないでください。 同僚のメールアドレスや電話番号などの基本事項を含める必要があります。
ウェルカムパックは、新しい労働者にあなたの会社に関する一般的な情報を提供することを目的としています。 情報はあなたの会社で彼らの最初の数週間または数ヶ月を通して彼らを導きます。 それは彼らを歓迎し、彼らに帰属意識を与える詳細なビデオである可能性があります。
電子メールやコンピューターログインなどの情報シートを含めます。 また、最初の仮想オンボーディング日のToDoリストとアジェンダを追加して準備するのにも役立ちます。
ビデオを楽しく面白くします。 新しい労働者が新しい職場で安心できるようにしたいので、あまりフォーマルになりすぎないようにしてください。
可能であれば、トレーニングの重要な部分についてトレーニングウェビナーを作成します。 これは、すべての質問にリアルタイムで回答することで、新入社員を歓迎し、感謝していると感じさせるもう1つの方法です。
仲間を割り当てる
新入社員を乗せることはエキサイティングです。 しかし、それは非常にストレスがかかり、時間がかかることもあります。
採用マネージャーは、最初の数週間と数か月で新しい労働者を歓迎し、形成する上で重要な役割を果たします。 ただし、プロセスを容易にするためのより広範なチームがある場合は役立ちます。
オンボーディングを成功させるために、オンボーディング仲間を間違えることはできません。 手始めに、オンボーディング仲間はコンテキストを提供します。 これにより、新入社員は自分の役割にすばやく適応できます。
状況に応じて、労働者はチームの成功に貢献する方法を正確に理解しています。
オンボーディングバディは、ハンドブックにはないようなコンテキストを提供します。 それらは、新しい労働者が関連する利害関係者を特定するのに役立ちます。 また、組織のさまざまな側面をナビゲートすることもできます。
技術の進歩のおかげで、仮想オンボーディング中にビデオ会議ツールを統合できるようになりました。 これらのツールを使用すると、対面でのやり取りのように感じられる、顔を合わせた仲間とのやり取りが可能になります。
従業員と割り当てられた仲間を電子メールで接続できます。 仲間の好みに応じて、適切なコミュニケーション手段を使用させます。 さらに、オンボーディングバディは生産性を向上させます。
ほとんどの場合、新入社員は作業環境に順応するのに時間がかかる場合があります。 彼らは彼らの仕事の説明と要件を学ぶために少し時間が必要です。 そして、オンボーディング仲間が学習プロセスをスピードアップするためにやって来ます。
迅速な学習とは、彼らが自分の役割ですぐに生産的になることができることを意味します。 したがって、彼らはあなたの会社の成功に貢献します。
さらに、新人研修の仲間を割り当てることで、新入社員の満足度が向上します。 その理由は、複雑な組織に参加するときに課題を克服するのが簡単だと彼らが感じているからです。
1回限りのオフサイト会議を計画する
新しい従業員と雇用者の両方が仮想オンボーディング中に直面する最も重要な課題の中には、相互作用の欠如があります。 ほとんどの場合、電話やビデオ会議では不十分です。
場合によっては、従業員が孤立していると感じることがあります。 そして、そのような問題に対処するためのより良い方法は、新しい労働者のためにオフサイトの会議を集めることによってです。 また、会議を会社のオフィスから遠ざけることをお勧めします。
オフサイトミーティングは、仮想的に搭乗している従業員と他のチームメンバーとの関係を強化します。 適切に実行されれば、従業員の離職率を高めることができます。
私たちは、ほぼすべてがテクノロジーを中心に展開する時代にいます。 ただし、接続を改善するには、対面でのやり取りが重要です。
コミュニケーションはボディランゲージでかなり作られています。 そして、電話、スカイプ、および電子メールは、これまでのところしか行けません。
全員参加の会議を主催することは、ポイントを伝えるための最良の方法です。 また、従業員が自分自身を表現することを奨励します。
よく計画され、パーソナライズされた不在時の会議も、新しいチームメンバーに感謝の意を表すための優れた方法です。 それはあなたがそれらを乗せることに興奮していることを証明しています。 その結果、あなたは彼らの忠誠心と勤勉さを保証されます。
それでも、対面式の会議は、従業員があなたの地域の出身である場合にのみ可能です。 それらが地理的に離れた場所からのものである場合、あなたはそれらを動員するのに苦労するかもしれません。 ただし、Web上でソーシャルミーティングを開催することはできます。
目標は、深くつながり、新しいチームメンバーを組織の一員のように感じさせることです。
定期的なチェックイン
定期的なチェックインは、従業員の進捗状況を判断するのに役立ちます。 さらに、それはあなたがあなたのオンボーディング戦略の有効性を確立するのを助けます。
毎週チェックインを行います。 目標は、対象となるマイルストーンを確認し、設定された時間枠内にいるかどうかを判断することです。 労働者のパフォーマンスを確認してください。 必要に応じて、問題が加速する前に問題に対処します。
これは、オンボーディングプロセスに関して従業員からフィードバックを得るチャンスでもあります。 その後、フィードバックを使用して戦略を改善できます。 このアイデアはあなたの会社と労働者の将来に利益をもたらします。
仮想オンボーディングの最大の利点は、チェックインがメールの送信やズーム会議の計画と同じくらい簡単なことです。 新入社員があなたの文化に適応するのに問題がないか尋ねてください。 また、速すぎてプロセスを遅くする必要があるかどうかを確認することもできます。
リモートワーカーに優しい文化を作る
一般的なビジネス文化の創造については多くのことが言われています。 ほとんどの採用マネージャーと事業主は、リモートワーカーが組織で働くものと同様の経験を共有していないことに気づいていません。
リモートワーカーに対応する文化を作成することをお勧めします。 これにより、どこで働いているかに関係なく、感謝され、含まれていると感じることができます。
そうしないと、リモートワーカーが一時的な配置であると感じる可能性があります。 これにより、彼らはあなたのビジネスをより高いレベルに引き上げる可能性を最大限に発揮することはできません。
在宅勤務の価値を理解することから始めます。 あなたの会社の文化を伝え、問題に直面したときにリモートワーカーが自由に自分を表現するように促します。
仮想オンボーディングのベストプラクティスとヒント
在宅勤務が当たり前になっています。 今後数年間で、ほぼすべての組織に少なくとも1人のリモートワーカーがいるようになります。
仮想オンボーディングは、ワーカーが組織にシームレスに統合できるようにすることを目的としています。 また、彼らはあなたのチームの一員であるように感じさせます。 最初は難しいように思えるかもしれません。 ただし、上記の仮想オンボーディングのベストプラクティスは、新入社員に適切に対応するのに役立ちます。
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