VoIPプロバイダーの選び方

コールセンターからスタートアップに至るまで、ほとんどの企業は、既存の電話サービスをVoice over Internet Protocol（VoIP）電話システムに置き換えることを検討しているか、すでに始めています。 切り替えにはさまざまな理由があり、すでにこれらのシステムを採用している企業はそれを証明することができます。 この記事では、最適なVoIPサービスプロバイダーを選択する方法のいくつかの側面について説明します。

VoIPプロバイダーを選択するための基準

VoIP電話システムは、ユーザーに単なる電話サービス以上のものを提供します。 これらのプラットフォームは、ビデオ通信、同僚とのインスタントメッセージングなどに使用できます。 その豊富な機能セットのために、VoIPツールを選択する際に考慮すべき基準の長いリストが必要です。

この記事では、次のセクションについて説明します。

• 要件を書き留める
• 関係する費用
• 利用可能な機能
• 顧客サポート
• サードパーティの統合
• VoIPセキュリティ
• VoIP稼働時間
• VoIPプロバイダーの内訳
• よくある質問

しかし最初に–要件を書き留めます

VoIP電話を選択する際に考慮すべきことが非常に多いため、探している要件を書き留めておくことが重要です。 固定電話のような従来の電話サービスからVoIPプラットフォームへの切り替えは大きな一歩です。 テレフォニーシステムで絶対に不可欠な要素を検討してください。 VoIP電話システムへの切り替えを検討する理由は次のとおりです。

• VoIP電話システムは、PSTNシステムのコストを大幅に削減します。
• このテクノロジーは、オールインワンの通信プラットフォームを提供します。
• VoIP電話サービスは、PSTNでは提供できない携帯電話やその他のモバイルデバイス向けに改善されたサービスを提供します。
• これらのプラットフォームは、学習曲線がごくわずかな高度なテクノロジーを提供します。
• VoIPツールのシート数を調整して、変化するビジネスの規模に簡単に対応できます。

これには、会社の電話料金の削減や、必要な一定量の電話回線の確保が含まれる場合があります。 しかし、それを超えることを恐れないでください。 PSTNに欠けている機能と、VoIPプラットフォームがギャップを埋めるのにどのように役立つかを考えてください。 これらの要件をすべて書き留めておくことで、整理された状態を保ち、重要なことを見逃さないようにすることができます。

関係する費用

価格は、あなたにぴったりのプロバイダーを選択する上で大きな要素になります。 ただし、サービス品質、カスタマーサポート、サービスプランのオプションなどの要素が、VoIPプロバイダーの最終決定に確実に影響するため、最低価格が常に最高価格であるとは限りません。 VoIPビジネスフォンに関連するさまざまな料金の内訳は次のとおりです。

インストールあたりの価格

従来のPSTN電話は、システムを電話サービスプロバイダーに接続する銅線に依存しています。 VoIPシステムはインターネットを介して接続するため、インストールに関しては無料またはごくわずかな料金で済みます。 せいぜい、あなたはただアカウントのアクティベーション料金を期待するかもしれません。 ただし、これはアカウントの1回限りの請求になります。

ユーザーあたりの価格

VoIP回線は、ユーザーあたり月額20ドルから30ドルの間で稼働すると予想できます。 無制限のアウトバウンドコール（通常は米国とカナダ）、フリーダイヤル、自動応答、コール転送、発信者ID、キャッチホン、コールレコーディング、ユーザーごとのコールなどの基本機能。 PBXには、年単位または月単位で支払うオプションが提供される可能性があります。

追加料金

VoIPサービスに関連する最大の料金は、間違いなくインストールとユーザーあたりの価格です。 しかし、ここにあなたが遭遇するかもしれない他のいくつかの料金があります：

• フリーダイヤルの議事録—プランにはフリーダイヤルの議事録が含まれている可能性がありますが、無制限ではない場合があります。 したがって、割り当てられた金額を超えると、課金されます。
• VoIPハードウェア—新品の電話やアナログ電話アダプターなど、新しい電話システム用に追加のハードウェアを購入する必要がある場合があります
• プランのアップグレード—使用しているVoIPプランがビジネスニーズに合わないと判断した場合は、次のレベルにアップグレードできます。 しかしもちろん、それにはより高い値札が付いてくることを期待する必要があります。

VoIP機能

標準機能

これは簡単なことかもしれませんが、選択したプラットフォームに必要なVoIP機能が備わっていることを確認することが重要です。 ただし、注意すべき点がわからない場合は、考慮すべきいくつかの機能と、それらが重要である理由を以下に示します。

• • • 自動応答—自動応答は、自動音声プロンプトを使用して発信者を適切なエージェントまたは部門にナビゲートするのに役立つメニューシステムです。 これにより、ライブの受付係に取って代わることができるため、チームの時間とお金を節約できます。
    • 通話転送—この機能を使用すると、顧客の通話に応答がなくなることはありません。 VoIPシステムを使用すると、通話を別の内線番号または別の電話番号に転送できます。
    • コール分析—これにより、コールセッションのメトリック、行動の傾向、エージェントのパフォーマンスなどのデータを収集できます。 そうすれば、情報を使用してデータ主導の意思決定を行うことができます。
    • ソフトフォン—ソフトフォンアプリケーションを使用すると、WiFi対応デバイスで電話をかけたりメッセージを送信したりできます。 そうすれば、外出先で会話をすることができます。
    • ビジネステキストメッセージング— VoIPシステムを使用すると、プラットフォームから直接SMSメッセージを送信できます。 特定の状況では、通話ではなくテキストが必要になることがあるため、この方法では、プラットフォームを切り替える必要はありません。
    • Voicemail-to-text —この機能は、ボイスメールを転記し、SMSテキストとして電話に送信します。
    • ビデオ会議— VoIP電話システムは通常、ビデオチャットツールを提供するため、顧客や同僚と可能な限り最も便利な方法で共同作業を行うことができます。

高度な機能

VoIP電話プラットフォームは単なる電話サービス以上のものを提供するので、これらのツールが提供しなければならないより高度な機能のいくつかを利用することはあなたの価値があります。 これには、人工知能、通話分析、IVRシステム、ネイティブのサードパーティ統合などのVoIP機能が含まれます。 ただし、探している機能が高度であるほど、ほとんどの場合、より高い価格を支払うことになります。

VoIPプロバイダーは、より高度なプランに対してユーザーに請求する方法が異なります。 多くのプラットフォームは、有料の料金プランオプション内でさらに下に移動するほど、より高度な機能を提供します。 NextivaやTelnyxなどの他のプロバイダーは、特定の機能をアラカルトで購入するオプションを提供しています。 そうすれば、必要な機能に対してのみ料金を支払うことになります。

顧客サポート

重要な顧客と同僚のコミュニケーションは、VoIPツールを介して行われます。 したがって、問題が発生した場合は、すぐに対処できるようにする必要があります。 一部のプロバイダーは、1日の特定の時間帯にカスタマーサポートをアウトソーシングすることにより、24時間年中無休でサポートを提供しています。 他のほとんどのVoIPプロバイダーは、通常の営業時間中に電話サポートを提供しています

必要なときにカスタマーサポートを利用できるようにすることは、住宅用VoIPとビジネス用VoIPの両方にとって非常に重要です。 したがって、どのような種類のサポートを受けるのか、いつ受けることができるのかを知ることは、絶対に知っておくべきことです。 VoIPプロバイダーのカスタマーサービスで探す必要のあるその他の要素は次のとおりです。

シンプルさ—複数のエージェントに通話をルーティングする以外に、通話中の保留時間は、ユーザーができる限り短縮することを検討する必要があります。

ライブレプレゼンタティブ—ライブレプレゼンタティブは、問題について話し合うためにすぐに利用できるため、探すのに理想的なサポートオプションです。 人とチャットすることで、必要に応じて双方が詳しく説明しやすくなります。

セルフサービスオプション—強力なカスタマーサービスの提供により、担当者とチャットする機能以上のものが提供されます。 これには、オンラインポータル、ビデオチュートリアル、FAQ、および/またはその他のWebベースの代替手段が含まれます。

サードパーティの統合

VoIPツールの最大の利点の1つは、多くの場合、サードパーティの統合機能が組み込まれていることです。 VoIPツールは日常のコミュニケーションの中心となることを目的としているため、頻繁に使用するツールと同期します。 期待できる統合は次のとおりです。

CRM —多くのVoIPソリューションはCRMツールと統合されるため、電話から必要なデータを追跡できます。 この統合により、プラットフォームはエージェントを着信発信者のプロファイルに接続でき、場合によってはその通話に関する情報を含む新しいサポートチケットを自動的に作成できるため、カスタマーエクスペリエンスを向上させることもできます。

SMSとファックス—ほとんどのVoIPプラットフォームには、プラットフォームにSMSとファックス機能が組み込まれています。 ただし、その機能がない場合は、ツールをサードパーティのSMSおよびFAXプラットフォームと統合する必要があります。

電子メールソフトウェア—電子メールツールをVoIPシステムと同期することにより、電子メールと通話の管理を活用できるようになります。 たとえば、Microsoft OutlookをVoIPツールと統合すると、VoIPツールから電子メールに直接オーディオファイルを受信できるようになります。

クラウドストレージの統合— VoIPツールは、DropboxやGoogle Cloudなどのクラウドストレージツールと簡単に統合できるため、電話の録音を安全に保つことができます。 そうすれば、詐欺や訴訟などから保護されたままになります。

VoIPプラットフォームを選択する前に、ツールにこれらの統合または必要な統合が含まれていることを確認してください。 また、サードパーティのAPI統合を提供するVoIPソフトウェアに注意して、必要に応じてツールをカスタマイズすることもできます。

VoIPセキュリティ

インターネットを介して実行されるため、VoIPサービスは特定のシステムの脆弱性の影響を受けます。 そのため、データは技術的に傍受または侵害の影響を受けやすくなっています。 つまり、顧客データを保護するためのセキュリティ対策を講じるために特別な努力を払うVoIPプロバイダーを探すことが重要です。

通話の安全を確保するための最も効果的な方法は、高レベルの暗号化を使用することです。 これは、呼び出しからのデータを、説明キーでのみデコードできるエンコードされたバージョンに変換するプロセスを指します。

VoIPプロバイダーの強力なセキュリティのもう1つの指標は、異なる場所に複数のデータセンターがあるかどうかです。 データセンター内の複数のサーバーはサービスの冗長性をもたらします。つまり、別のサーバーに障害が発生した場合に1つのサーバーが引き継ぐことができます。 同じことがデータセンターにも当てはまります。 VoIPプロバイダーが1つの場所に複数のデータセンターを持っている場合、別のプロバイダーに障害が発生した場合に引き継ぐことができます。

目を光らせておくべき他のいくつかの事柄があります：

• データセンター監査
• 多要素認証
• 高度なアカウント管理

VoIPプロバイダーは、利用可能な各プランのセキュリティ対策を提供および宣伝する必要があります。 プロバイダーのパッケージ層を上に行くほど、より高度なセキュリティ機能が期待できます。 作業するデータと機密情報のレベルに十分なセキュリティを提供するプランを選択するようにしてください。

VoIP稼働時間

稼働時間とは、VoIPサービスがオンラインで機能している時間の割合を指します。 100％の稼働時間を保証できるプロバイダーはありません。 VoIPはインターネット上で実行されるため、予期しない停止は避けられません。 ほとんどのプロバイダーは通常、約99.9％の稼働時間を約束できます。

これは確かな数字のように見えるかもしれませんが、前に述べたように、その小数点以下の桁数は稼働時間の大きな違いを示します。 たとえば、通常、99.999％の稼働時間は、年間5.26分の予定外のダウンタイムに相当します。 99.99％は、年間52.56分に相当します。

これらの数値の違いは非常に大きいため、プロバイダーが保証できる稼働時間の割合を、最後の小数まで確認することが重要です。 稼働時間のパーセンテージにメンテナンス時間とアップグレード時間が含まれていない場合は、パーセンテージに加えて、より多くのダウンタイムを確認している可能性があります。

また、週末であろうと営業時間外であろうと、サービスが通常ダウンしているときにVoIPプロバイダーに問い合わせることも重要です。 それはあなたの顧客に大きな違いをもたらす可能性があります。

切り替えを行う前に考慮すべき点がいくつかあります。

• 予算—これはあなたが最初に検討することの1つでなければなりません。 VoIPプロバイダーに接続する前に、適切な計画が予算内に収まっていることを確認してください。

• 機能—使用するプロバイダーが必要な機能を正確に備えていることを確認します。

• セキュリティ—通信を暗号化するサービスを選択していることを確認してください。

• スケーラビリティ—近い将来にビジネスが成長すると予想される場合は、それに合わせてプラットフォームを拡張することが重要です。

• 信頼性—使用しているツールが信頼できるサービスを提供できることを確認する必要があります。 サービスが絶えず低下する場合、ビジネスに悪影響を与える可能性があります。

人気のVoIPプロバイダーの内訳

VoIPプロバイダーで何を探すべきかがわかったので、ここに市場のトップVoIPプロバイダーのいくつかの完全な内訳を示します。

Nextiva

Nextivaは、ビジネスコミュニケーション、コラボレーション、カスタマーサービスを提供するオールインワンクラウドプラットフォームです。 Nextivaは、その印象的な機能の中で、VoIPシステムにある堅牢なレポートツールの1つを提供します。 ユーザーにビジネスインテリジェンスと音声分析を提供します。 ユーザーは、通話トピックやエージェントなどでフィルタリングされたレポートとダッシュボードを作成できます。

Nextivaの長所と短所

Nextivaのユーザーレビューがツールについて言っていることを見てみましょう。

RingCentral

RingCentralは、企業が顧客や同僚とのやり取りを簡素化できるように設計されたクラウド通信プラットフォームです。 このプラットフォームには印象的な電話システムがあり、FinancesOnlineの2019年最優秀電話システム賞に選ばれました。

このプラットフォームにより、管理者は200を超える市外局番からビジネス番号を選択し、米国とカナダに無制限に電話をかけることができます。 また、コールスクリーニング、コール転送、コールフリップなどの特定のコール機能を活用することもできます。

RingCentralの長所と短所

RingCentralのユーザーレビューがツールについて言っていることを見てみましょう。

バッタ

グラスホッパーは、中小企業に最適なビジネス電話システムです。 ボイスメールの文字起こしや番号の移植などの機能を提供して、顧客に高レベルの効率を提供します。 VoIPプロバイダーは、Gmailの統合とビジネステキストメッセージも提供して、通信が可能な限り簡単になるようにします。

バッタの長所と短所

これは、Grasshopperのユーザーレビューがツールについて言っていることを示しています。

ファイブ9

Five9は、カスタマーエクスペリエンスの向上に特化したクラウドコンタクトセンターです。 このプラットフォームは、顧客の通話体験を向上させる機能を提供します。 これらはパワーダイヤリングを提供し、プラットフォームにリストの次の番号に自動的に電話をかけるように促します。 プログレッシブダイヤリングを活用することもできます。プログレッシブダイヤリングは、以前に回線をピックアップしたリードにのみエージェントを接続します。

Five9の長所と短所

これは、Five9ユーザーレビューがツールについて言っていることを示しています。

Vonage

Vonageは、コミュニケーションをより柔軟で、インテリジェントで、個人的なものにするように設計されています。 それらは、それを可能にする優れたユニファイドコミュニケーション機能のホストを提供します。 機能セットは、コラボレーション、柔軟性、モビリティなどのさまざまなカテゴリに分類されます。 コールフリップ、コールモニタリング、Vonageのダッシュボードなどを活用できます。

Vonageの長所と短所

Vonageのユーザーレビューが価格とプランについて言っていることを見てみましょう。

結論：VoIPでうまくいかない

結局のところ、VoIPはビジネスコミュニケーションをより効率的かつ費用効果の高いものにすると同時に、優れた機能を提供します。 市場には多くの優れたオプションがあります。ビジネス電話システムに何が必要かを知っている限り、どのオプションを選択しても間違いはありません。 小規模オフィスの電話システムで注意すべき点について詳しく知りたい場合は、上位8つの選択肢をご覧ください。