リモートで作業するときにコラボレーションを改善する方法

ここ数年、労働者は、自宅であろうと地元のカフェであろうと、リモートで仕事をすることに慣れてきました。 この種の取り決めには、1 日をよりよく計画する能力、独立性が得られること、長くてストレスの多い毎日の通勤が不要になることなど、明らかなメリットがあります。 それでも、同僚との交流の欠如など、明らかな欠点もあります。これは、多くの場合、仕事のブレークスルーにつながる可能性があります. この特定の欠点を軽減するために、このガイドでは、オンラインでのやり取りとコラボレーションを改善する方法について説明します.

インスタントメッセンジャー

仕事用のインスタント メッセンジャー サービスをまだ使用していない場合は、今が投資するときです。 ここには、Slack や Microsoft Teams などの主流のオプションがいくつかあります。これらは、チームのコミュニケーションを完璧にする役割を果たします。 多くの場合、インスタント メッセージは電子メールよりもはるかに早く返信され、グループ チャットで共同作業しながら、チームが小さな問題をより迅速に解決するのに役立ちます。

ほとんどのインスタント メッセンジャー サービスには電話会議機能も備わっており、チームが問題についてすばやく話し合ったり、その日の仕事について朝の会話をするのに役立ちます。 在宅勤務でチームが孤立感や孤独感を感じるようになることを考えると、チーム チャット機能を使用すると、コラボレーションが向上するだけでなく、オフィスのウォーター クーラーのように、最新情報をキャッチしてチャットすることもできます。

共同文書

ドキュメントの管理は、在宅勤務中のスタッフにとって大きな責任です。 これらのドキュメントで共同作業できることは重要です。 お互いの作業をすばやく確認したり、オンラインで同じドキュメントを同時に作業したりできるため、従業員はより迅速かつ正確に作業することができます。 共同ドキュメントを共有することで、1 日を通してスタッフの作業を監視することもできます。

このサービスを提供するプラットフォームはいくつかあり、Google や Microsoft などのソフトウェア大手によって提供されるものもあれば、さまざまな種類のビジネスに特化したものもあります。 使用するソフトウェアは、会社にとっての全体的な有用性と、スタッフが事前にトレーニングを受けなくても簡単に習得して使用できることに基づいて選択する必要があります。

文書管理

チームとして一緒にドキュメントに取り組むだけでなく、チームがスキルと機敏さを持って仕事を遂行するために必要なすべての情報、ドキュメント、およびリソースにアクセスできるようにする必要もあります。 つまり、なんらかの形式のドキュメント マネージャーを使用して、すべての作業を追跡し、リソースを簡単に見つけられるようにすることを意味します。 これを実現するには、DAM デジタル資産管理プラットフォームを利用します。最も重要なドキュメントはすべて、クラウドに基づいて簡単にアクセスでき、必要なときにスタッフがアクセスできます。

さまざまな部門のニーズに合わせて DAM プログラムを使用することには、いくつかの利点があります。 たとえば、以前のすべてのマーケティング資料にアクセスできるマーケティング部門は、新しいキャンペーンをより迅速に作成するのに役立ちます。 財務チームは、過去の月と年のすべてのログブックにアクセスできます。 情報へのアクセスが重要です。 これは、従業員が自宅で仕事をしているときに効果的にビジネスを運営するために最も重要です。

システム

上記のヒントはすべて実用的なものであり、市場に出回っている適切な種類のソフトウェアを使用することに依存していますが、スタッフがオンラインでより効果的に作業できるようにするために導入できるシステムもあります. これには、全員が同じページにいることを確認するための毎日の会議、およびスタッフがお互いを知るのに役立つ 1 対 1 のブレイクアウト ルームまたはコーヒー デートが含まれます。以下。

これらは非公式のままでもかまいませんが、スタッフとの定期的な会議をスケジュールし、仕事や週末の活動など、すべてのスタッフがお互いに会話をする時間を奨励する方が役立つ場合があります. これらの会話は、新しいアイデアを生み出し、フラストレーションを解消し、チームのパフォーマンスに関するフィードバックを提供するための便利なプラットフォームになる可能性があります。

インセンティブ

従業員がオフィスにいるとき、通常は 2 回 (多くの場合 9 時から 5 時) の間にデスクにいることが期待されます。 つまり、労働者は技術的にその日の仕事を終えたとしても、通常の退勤時間までオフィスの椅子にとどまらなければならないと感じるでしょう。 リモート ワークの利点の 1 つは、スタッフがオフィスにいるというプレッシャーを感じることなく、早く退勤できることです。

可能であれば、従業員の毎日の目標を設定する会社のポリシーを導入します。 これらの目標を達成した場合は、従業員がその日の残りを休むことを許可する必要があります。 これは多くの場合、従業員が予定された勤務時間の 30 分ほど前に終了することを意味しますが、ここで従業員に与えている柔軟性は、スタッフ、特に家庭で養育する家族がいる従業員に認識され、高く評価されます。

管理テクニック

自宅でチームを管理していると、海にいるような気分になるのは自然なことです。 これまでに管理について学んだことは、対面でのミーティングと、オフィス環境で一緒に働いているときにスタッフを最大限に活用することでした。 過去 2 年間に多くのマネージャーが共有してきたように、オンライン スペースで人々を管理するためのテクニックを変更することは困難に感じる場合があります。

それでも、自宅からチームを効果的に管理することは確かに可能です。 技術を適応させ、アプローチを微調整して、従業員をやる気にさせ、オフィスで会わなくても従業員のパフォーマンスに関するフィードバックを提供できるようにするだけで済みます。 リモート環境で長い間チームを管理してきたマネージャーが提供するヒントをオンラインで読んで、離れた場所からチームを管理するアプローチを微調整する方法を学びましょう。

以上で、在宅勤務時にチームが共同作業を行うための重要なヒントをいくつかご紹介します。