携帯電話に会社の電話番号を設定する方法

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中小企業の経営者や起業家にとって、会社の電話番号を取得することは成果であり、正しい方向への一歩です。 それはプロフェッショナリズムを示し、ブランド認知度を高め、潜在的な顧客の購買自信を強化します。

個人の携帯電話番号の代わりに、ベーカリー ビジネスに1-800-CUPCAKEのような印象的なバニティ番号を使用することを想像してみてください。 それは素晴らしいことですね。

そして、卓上電話、機器、配線を追加購入することなく、既存の携帯電話でそのバニティ番号を使用できたら、さらに素晴らしいと思いませんか? それは本当に素晴らしいことでしょう！

幸いなことに、仮想電話システムを使用すると、これを簡単に実現できます。 Grasshopper のようなビジネスフォン システムを使用すると、既存の携帯電話を使用し、モバイル アプリをダウンロードして、選択したビジネス電話番号を介して電話の送受信を行うことができます。 その番号を介してテキスト メッセージを送信したり、内線番号 (販売用に 1 つ、サポート用に 2 つなど) を設定したりすることもできます。 さらに、携帯電話では、これまでと同じように既存の個人番号を引き続き使用できます。 無料のビジネス用電話番号を設定できるサービスもいくつかあります (例: Google Voice)。

仮想電話システムは、専門的な設置サービスや 2 台目の電話機の購入に何百ドルも費やすことなく、自分でビジネス用電話回線をセットアップできる優れたソリューションです。

はじめる

勤務先の電話番号の設定は非常に簡単で、技術的なノウハウはほとんど必要ありません。 通常、すべてのセットアップが完了するまでに約 30 分かかります。 必要なのは携帯電話だけです！ やるべきことは次のとおりです。

ステップ 1: 勤務先の電話番号を選択する

最初のステップは、勤務先の電話番号を選択することです。 良いものを選択する必要があるため、これには少し考える必要があります。 バニティのフリーダイヤル番号を使用するか、市内のフリーダイヤル番号を使用するかを決める必要があります。

フリーダイヤルのオプションはブランディングに最適であり、顧客の記憶に残りやすくなります。 もう一度、1-800-CUPCAKE を使用した前の例を考えてみましょう。 これはベーカリー ビジネスにとって非常に楽しく印象的な数字でしょう。

市内の電話番号にはこれはありませんが、市外局番が使用されるため、小さな町の多くの顧客は地元の企業番号からの購入を好む可能性があります。 どちらが自分にとって最適かを判断する必要があります。

ご希望の番号の空き状況をご確認ください。

残念ながら多くのバニティ番号がすでに使用されているため、どのバニティ番号が利用可能であるかを確認する必要があります。 ここで利用可能なバニティ番号を検索できます。

適切な番号を見つけたら、アカウントにサインアップし、画面上の手順に従って予約する必要があります。

ビジネス用電話番号の料金はいくらですか?

Grasshopper には 3 つの価格帯があります。

ソロ($28/月): 1 つの番号、3 つの内線番号
パートナー($46/月): 3 つの番号、6 つの内線番号
中小企業($80/月): 5 つの番号、無制限の内線番号

これらの料金は毎年請求されます。 月額プランも利用できます。 10％高価です。

すべてのプランには以下が含まれます:

• カスタム挨拶
• コール転送
• 無制限の分数
• ボイスメール
• 受信ファックス
• 7日間の無料トライアル

注: Grasshopper は米国とカナダでのみ動作します。 他の場所に拠点を置いている場合は、世界中のほとんどの国で利用できる CallHippo 電話サービスを検討してください。 また、Grasshopper にはない通話録音も可能です。

ステップ 2: 新しい番号用のカスタム グリーティングを作成する

電話番号を予約し、Grasshopper でアカウントを作成したら、次のステップはカスタム グリーティングを録音することです。 これは、発信者が新しい番号にダイヤルするときに聞こえるメイン メッセージです。

Grasshopper が使用するデフォルトのメッセージは次のとおりです。

"お電話頂きありがとうございます。 代表者と話す場合は0を押してください。 」

おそらく、これを変更して、特定のビジネスに合わせて挨拶をカスタマイズすることになるでしょう。 これを行うには、いくつかのオプションがあります。

自分のメッセージを .mp3 サウンド ファイルとしてコンピュータに録音し、Grasshopper にアップロードすることをお勧めします。 無料で、希望どおりのサウンドを編集/作成できます。 ただ、「嘘っぽい」と思われないようにしてください。

自分の声を録音したくない場合は、プロフェッショナルなボイス スタジオ機能 (選択したプランによっては追加料金がかかる場合があります) を使用して、挨拶をプロにナレーションしてもらうことができます。 人工音声メッセージは特定のビジネスのスタイルに合わない可能性がありますが、テキスト読み上げソフトウェアを検討することもできます。

ステップ 3: 従業員用の拡張機能を追加する

これは非常に便利な機能で、Grasshopper では無制限の拡張機能が提供されます。 これらの内線番号を使用して、発信者を社内の適切な担当者または部門に転送できます。 たとえば、発信者に「営業の場合は 1 を押してください。サポートの場合は 2 を押してください。」と伝えることができます。さらに、社内で担当者が自分だけの場合は、両方の部門を自分にリダイレクトすることもできます。 内線番号を使用して、発信者を社内の他の特定の人にリダイレクトすることもできます。

ステップ 4: デフォルトのボイスメール メッセージを変更する

メインの挨拶を変更するのと同様に、不在時の挨拶 (基本的にはボイスメール メッセージ) もカスタマイズできます。これは各内線番号の下にあります。 これは、電話に出られなかった場合に発信者に聞こえるメッセージで、ボイスメールを残すように求められます。

デフォルトでは、Grasshopper は以下を使用します。

"お電話頂きありがとうございます。 メッセージを残していただければ、できるだけ早く折り返しお電話させていただきます。 」

これは問題ないメッセージだと思いますが、おそらく自分のビジネスのスタイルに合わせてさらにカスタマイズする必要があるでしょう。 多数の内線番号がある場合は、それぞれのボイスメール応答メッセージを忘れずに変更してください。 さらに、自動転送応答メッセージと録音された内線番号の名前を変更することもできます。

ステップ 5: 「保留中」の音楽を変更する

デフォルトの「保留中」音楽も変更できます。 これは、発信者が保留になっているときに聞こえる音声です。

他の挨拶と同様に、独自の「保留中」音楽を録音することをお勧めします。 これも必ずしも音楽である必要はありません。 現在のプロモーションや、ビジネスが提供している新しい機能やサービスについて発信者に知らせることができます。 「保留中」音楽は、発信者が知らないことについて宣伝する絶好の機会となります。

最近の AT&T の調査では、ビジネス通話の 70% 以上が平均 45 秒ずつ保留されていると報告しています。

「保留中」音楽は、時間の感覚を歪め、発信者のイライラや不安を和らげるのに役立つと同時に、ブランド アイデンティティを構築し、場合によってはあなたのビジネスに関する新製品や機能を宣伝するのに役立つものであることを忘れないでください。

新しい番号をテストしてください!

おめでとう！ これで、新しいビジネス番号が設定され、通話の送受信を開始する準備が整いました。 簡単だと言いましたね！ ただし、新しいビジネス用電話番号を顧客に配布し始める前に、まずテストしてみることをお勧めします。

発信者のユーザー エクスペリエンスには細心の注意を払う必要があります。 自分の携帯電話を使用して新しい番号に電話し、自分でテストすることもできますが (はい、自分で電話することもできます)、友人に手伝ってもらうことをお勧めします。 友人に顧客のふりをして会社に電話をかけ、カスタムの挨拶と内線番号を聞いてもらいます。 友人に意見を求めてください。 メインメニューの挨拶はプロフェッショナルに聞こえましたか? 拡張は直接的で理解しやすかったですか?

また、かかってきた電話に応答し、携帯電話で Grasshopper アプリを使用する方法を自信を持って理解する必要があります。 非常に簡単ですが、少なくとも何度か試してテストし、どのように機能するかを正確に理解することをお勧めします。

結論

これで、既存の携帯電話で使用できるビジネス用の電話番号を取得する方法がわかりました。 Grasshopper のような仮想電話システムを使用すると、迅速、簡単、手頃な価格で利用できます。 バニティフリーダイヤル番号が必要か市内電話番号が必要かを判断するのに時間を費やし、ビジネス スタイルとブランドに合わせてアカウントをカスタマイズします。 新しい番号を徹底的にテストしたら、通話を開始する準備が整いました。