2020年に仮想会議を主催する方法：ステップバイステップガイド

2020年の最初の数か月で、コロナウイルスとそれに伴う社会的距離の規制により、リモートワークが突然増加し、リモートワークツールに大きく依存するようになりました。

また、多くの企業は、対面式のイベントからオンラインのイベントにすばやく移行する必要があるため、仮想会議をホストする方法について疑問を抱いていました。 多くの企業、特に2020年に成功する仮想会議を主催する方法がわからない企業は、代わりにこれらのイベントを完全にキャンセルすることを選択しました。

しかし、リモートワークとオンラインのみのイベントやセミナーが新しい常識となった今、あなたのビジネスは、対面式の会議と同じくらい影響力のある仮想会議をホストする方法に適応し、学ぶ必要があります。

最適なウェビナーソフトウェアの選択方法の学習から、イベント参加者への効果的なフォローアップまで、2020年に仮想会議を主催する方法に関するこのステップバイステップガイドは、オンラインイベントの成功への簡単なロードマップを提供します。

仮想会議を主催することの利点は何ですか？

仮想会議を主催する方法を学ぶことは、イベントスペース、旅行、ホテルに関連するコスト削減以外にも多くの利点を提供します。

オンラインで会議を開くと、移動時間の手間が省け、イベントが全国または海外の聴衆に届きやすくなります。 仮想会議のコストと利便性が低下するため、登録者と参加者の両方の数が増える可能性が高くなります。つまり、会社にとってより多くのリードが得られます。

リード生成について言えば、ライブポーリングやQ＆Aセッションなどを通じて仮想会議中に参加者について収集するデータは、マーケティング戦略、製品の発売、およびホストする将来の仮想イベントを改善するのに役立ちます。

オンライン会議は、新しい企業がブランド認知度を高めると同時に、オンライン会議中に製品を販売したり、登録料を請求したりすることで収益を上げるための優れた方法です。

仮想会議を主催する方法：ステップバイステップのプロセス

仮想会議を成功させるには、プレゼンテーショントピックやゲストスピーカーだけでなく、ウェビナーソフトウェア、セキュリティ、聴衆の関与についてもかなりの計画が必要です。

以下のステップバイステップのプロセスは、結果を得る仮想会議をホストする方法を簡単に分解します。

ステップ1：最も重要なウェビナーソフトウェア機能は何ですか？

利用可能な無料のウェビナープラットフォームがいくつかありますが、2020年に大規模な仮想会議をホストするために必要な機能がありません。必要なすべての機能を備えた有料の仮想イベントプラットフォームを使用することをお勧めします。

ウェビナーソフトウェアで探すべき最も重要な機能は次のとおりです。

• 最大参加者数が多い
• カスタム登録フォーム
• 複数のホスト/パネリストを割り当てる機能
• 自動電子メールリマインダー/通知
• オーディエンスエンゲージメントツール
• 画面共有
• ファイル共有
• チャットメッセージングツール
• オーディエンス分析とレポート
• イベントの記録
• ライブストリーミングおよび事前録画されたコンテンツ
• チームコラボレーションおよびマーケティングツールとの統合

この投稿の後半で、これらすべての機能を備えた最高のウェビナープラットフォームを共有します。

ステップ2：追加のプレゼンテーションツールを検討する

ウェビナーソフトウェア自体に加えて、情報を簡潔に共有するために使用する他のツールを検討し、参加者の関心を維持します。

スピーカーに紹介してもらう代わりに、事前に録画されたビデオを使用してください。 会議中に画面を共有して、ポイントをわかりやすく説明したり、ソフトウェアの使用方法やWebサイトのランディングページをナビゲートしたりする方法を出席者に説明します。 スライドプレゼンテーションを作成して、重要なデータとインフォグラフィックを表示します。

また、会議の開始時または会議の前に、出席者と配布物やファイルを仮想的に共有することをお勧めします。 これらには、議事会議の議題、検討すべき質問、ワークブック、プレゼンテーションのコピー、プレゼンターの経歴などが含まれます。

最後に、ハードウェアと機器が仮想イベントをどのように改善できるかを必ず検討してください。 高品質のウェブカメラと照明に投資することで、世界に違いをもたらすことができます。

このビデオは、自宅でライブビデオ会議の照明を設定するための貴重で迅速なヒントを提供します。

ステップ3：トピックとスピーカーを選択する

バーチャルイベントのトピックを決定する際の最善のアプローチは、可能な限り具体的にすることです。

幅広い主題をカバーしたいという誘惑に抵抗し、代わりに、ホットトピックに関する新しい情報を提示する関連するニッチに焦点を合わせます。

たとえば、2020年にソーシャルメディアの使用に関するオンラインイベントを主催したい場合、「ソーシャルメディアを使用して販売を活用する方法」のようなタイトルの会議では、登録者が少なくなる可能性があります。 より良い会議のトピックは、「TikTok：2020年の最も人気のあるソーシャルメディアプラットフォームとしてInstagramに取って代わった方法と理由」のようなものです。

スピーカーのラインナップを選択する際には、イベント全体を1人で主催するのではなく、3〜5人の業界専門家のパネルを確保することをお勧めします。

複数のホストが、自分のフォローやディスカッションの主題に基づいて、さまざまなタイプの参加者を呼び込みます。 さらに、さまざまな視点を提供しているため、人々はオンライン会議からより多くの価値を得ているように感じるでしょう。

ステップ4：仮想会議登録フォームを作成する

次に、ユーザーが仮想会議にサインアップ（および関連する場合は料金を支払う）できる登録フォームを作成します。

あなたはそれがグーグル検索を通して見つけられることができるようにあなたのウェブサイトに登録フォームを埋め込むことを選ぶことができます。 ソーシャルメディアページに掲載したり、メールで直接リンクして送信したりすることもできます。 可能であれば、ワンクリック登録を選択してください。

登録フォームには以下を含める必要があります。

• 参加者の連絡先情報
• スピーカー/パネリスト情報
• 会議のスケジュール
• あなたの会社のソーシャルメディアリンク
• 参加者の人口統計情報（年齢、場所、性別）
• 参加者の雇用情報

フォームを使用して登録を取得するだけでなく、視聴者を知り、コンテンツを微調整する機会と見なしてください。

登録者に会議から何を得たいか、彼らが最も興味を持っているトピック、そして彼らが最も聞くことを楽しみにしているスピーカーを尋ねる調査を含めてください。

ステップ5：バーチャルイベントを宣伝するための最良の方法は何ですか？

バーチャルイベントを宣伝する最良の方法は、主催している会議の種類と、イベントから何を得たいかによって異なります。

登録料を請求してウェビナー自体を販売している場合は、既存のクライアントに電子メールマーケティングの爆発を送信し、電子メールリストをリードして、ソーシャルメディアに投稿してください。 特定の業界の他の企業とつながる場合は、イベントに関する情報をディスカッションフォーラムに投稿するか、業界の他の企業に直接連絡してください。 あなたは彼らのフォロワーとあなたの会議についての情報を共有する関連するソーシャルメディアインフルエンサーとつながることを検討したいかもしれません。

仮想会議を宣伝することは、登録者の数を増やすことだけではないことを忘れないでください。 また、登録：出席率が高いことを確認する必要があります。

特に会議の週に、登録者にリマインダー通知を1回送信します。 さらに重要なのは、登録者がお互いを知り、質問をし、会議から何を学びたいかについて話すことができるプライベートソーシャルメディアページまたはディスカッションフォーラムを作成することです。

イベントの週に予想した登録者の数がまだ表示されていない場合でも、慌てる必要はありません。 ウェビナーの参加者の半数以上が、イベントの週まで登録を待っています。

ステップ6：仮想会議を安全に保つにはどうすればよいですか？

Zoombombingなどの問題があるため、2020年の仮想会議が安全でプライベートであることを確認するために、特別な予防措置を講じる必要があります。

会議の主催者に2要素認証を必要とし、仮想イベントをパスワードで保護できるウェビナーソフトウェアを探してください。 参加者をミュート/ミュート解除する機能、オーディオ/ビデオを共有できるユーザー、イベント中に画面を共有できるユーザーと共有できないユーザーを決定する機能などの管理コントロールも重要です。

イベントを安全に保つための最良の方法は、仮想待合室を有効にすることです。

これにより、管理者とホストは、参加者がイベントへの参加を許可される前に、参加者を事前に選別できます。 誰かが登録しなかった、またはなじみのないように思われる場合は、それらを入れる必要はありません。また、イベントの開始後にイベントをロックすることを選択することもできます。これにより、他の人がイベントに参加できなくなります。

ステップ7：背景を選択する

ブランドを反映するステージを設定しないと、対面式のイベントを主催することはできません。そのため、仮想背景の設定にも同様の注意を払うようにしてください。

ウェビナーソフトウェアが提供する既成の背景画像から選択して、プレゼンターにプライバシーを提供し、雑然とした家を隠すことができます。 多くのウェビナープラットフォームは、会社のロゴを特徴とするカスタムブランドの背景も提供します。

このビデオでは、仮想会議の背景をカスタマイズする方法の簡単な内訳を提供します。

ステップ8：仮想会議への参加をどのように増やすことができますか？

参加者の関与は仮想会議の最も重要な部分ですが、興味深く関連性のあるコンテンツだけでは、聴衆の注意を引くのに必ずしも十分ではありません。

バーチャルイベント中にライブの投票や調査を行うことで、主催者はより多くの聴衆がどれほど熱心に取り組んでいるかを評価し、参加者がライブイベントの場合と同じように意見を共有する機会を得ることができます。 それは彼らを遠くからのプレゼンテーションに関与させ続けます。

実際、特に匿名性を認める場合は、実際に受け取るフィードバックは、対面式のイベントよりも正直で詳細であることがわかるでしょう。

すべての仮想会議には、パブリックメッセージとプライベートメッセージの両方を可能にする独自のチャットメッセージングツールが必要です。 このようにして、出席者はすばやく明確な質問をしたり、アイデアを共有したり、共有されている情報にコメントしたりすることができます。

オンラインイベント中のQ＆Aに関しては、いくつかのオプションがあります。 まず、参加者は、チャットメッセージングツールのQ＆Aボックスを使用して、イベント中の任意の時点で質問を行うことができます。 または、イベントの終了時またはすべての講演者の後に、質疑応答のための専用の時間を確保することができます。 ビデオライブストリームで質問をしている人を表示する仮想ハンドレイズおよびオーディエンススポットライトツールは、ライブQ＆Aエクスペリエンスをさらに再現します。

最後に、参加者を5〜7人のグループの小さな仮想ブレイクアウトセッションに分割することを検討してください。 小さな小会議室では、ネットワークを構築し、ブレインストーミングを行ってから、他の参加者にアイデアを提示できます。

ステップ9：ウェビナー後にフォローアップするための最良の方法は何ですか？

仮想会議が終了すると、多くのウェビナーツールがイベントの記録とトランスクリプトを出席者と登録者に自動的に送信します。 その録音に永久にアクセスできるようにするか、設定された期間だけアクセスできるようにするかを検討してください。

プレゼンターは、これらの記録に加えて、仮想イベント中に表示されるプレゼンテーションスライドまたは事前に記録されたビデオを共有することもできます。

オンライン会議中にオファーを送信した場合でも、直後に開催される仮想イベントへの追加のオファーまたは招待状を送信します。

仮想会議の後に送信する最も重要なことは調査です。これは、評価ベースにすることも、より具体的なフィードバックのためのQ＆A形式にすることもできます。 参加者にアンケートへの参加を促すには、ソーシャルメディアに回答をアップロードするか、アンケートに回答した人を賞品の抽選に入力することを約束します。

特に、仮想会議がネットワーキングに重点を置いている場合は、Web会議ソフトウェアを介して会議から仮想ハッピーアワーにすぐに移行することもできます。

ステップ10：コンテンツをオンデマンドウェビナーに再利用する

仮想会議をホストする方法を理解するための最後のステップは、記録されたすべてのコンテンツの一部を将来のオンラインコースまたはウェビナーで再利用するかどうかを決定することです。

特に仮想会議が常緑のコンテンツに焦点を合わせている場合は、ライブセッションの映像をオンデマンドのウェビナーに変えることを検討してください。 これにより、ライブウェビナーに参加できなかった登録者は、将来コンテンツを表示することもできます。

これらのオンデマンドウェビナーを無料または有料にすることを選択できます。

Web会議を成功させるためのベストプラクティスは何ですか？

上記の手順に加えて、2020年に仮想会議を主催する方法については、これらのベストプラクティスに従ってください。

バーチャル会議はどのくらいの期間である必要がありますか？

まず、イベントの長さを検討します。

終日の物理的な会議は一般的ですが、その時間の多くはネットワーキングと社交に費やされます。 仮想会議が終日のイベントである場合は、トピックの一部をより短いオンデマンドセッションに変えることを検討するか、十分な休憩をとることを確認してください。

ウェビナー登録の70％近くは、1時間の仮想イベントに関するものです。したがって、長さに関しては「スイートスポット」と考えてください。 また、1週間の間にもっと長い仮想会議を広げたいと思うかもしれません。

ただし、仮想会議を1日のイベントにする必要がある場合は、事前にイベントアジェンダを作成して登録者と共有してください。

バーチャル会議の議題を作成する必要がありますか？

特に、数時間の仮想会議を主催している場合、イベントアジェンダを用意することで、参加者は優先するセッションとスピーカーを選択し、イベントの全体的な価値を説明できます。

会議の議事録では、参加者が1日を通して専用の仮想ネットワーキング時間を構築できるため、参加者はより長く滞在することができます。

アジェンダは、ある主題または話者から別の主題または話者に移行する方法の概要を提供するため、仮想コンテンツをホストする方法を学ぶのに役立ちます。 加えて、彼らはスケジュール通りに時間を超える傾向があるスピーカーを維持します。

ベストプラクティスは、会議の開始時に最も重要な情報を配置し、最も予想されるセッションまたは講演者を最後に保存することです。

バーチャルイベントのためにどのように練習できますか？

初めて対面会議を主催するときは、数時間前にスペースに到着して練習し、すべての機器と技術が適切に機能していることを確認するのは簡単です。

オンラインイベントを主催するときは、仮想練習室を含むウェビナーソフトウェアを探してください。 これは、製品を披露するすべての出展者とスピーカーが集まり、プレゼンテーションを練習できるプライベートミーティングルームです。 また、スライドやその他のエンゲージメントツールが適切に機能していることを確認できます。

これらの部屋は練習セッションを記録できるので、ホストは仮想プレゼンテーションを見て改善することができます。

しかし、たくさんの練習をしても、物事はうまくいかない可能性があります。 会議中は、技術サポートスタッフとカスタマーサービス担当者が十分にいることを確認し、技術的な問題が発生した場合に備えて「プランB」を作成してください。

最高の仮想会議プラットフォームは何ですか？

適切なウェビナーソフトウェアを選択しない場合、仮想会議をホストする方法に関する上記のアドバイスはどれも違いはありません。

以下は、上位5つの仮想イベントプラットフォームの選択肢です。

GoToWebinar

GoToMeetingのウェビナープラットフォームであるGoToWebinarは、最大3,000人の参加者をホストでき、ライブコンテンツと事前に録画されたコンテンツの両方を利用できます。

その主な機能は次のとおりです。

• 配布物とファイル共有
• ライブポーリングとQ＆A
• バーチャルハンドレイズ
• 観客のスポットライト
• ホワイトボード
• 自動メール
• オンラインおよびローカルの録音とトランスクリプト
• No0download出席者アクセス
• 複数の支払いを受け付けました
• イベント分析とレポート
• カスタム登録フォーム
• ウェビナーテンプレート

これは、大規模な仮想会議だけでなく、仮想イベントを使用してターゲットオーディエンスについて詳しく調べたり、収益を上げたりする企業にとって理想的です。

GoToWebinarは、月額49ドルから月額399ドルまでの4つの有料プランを提供しています。

WebinarJam

WebinarJamは、最大6,000人の参加者と6人のプレゼンターをホストでき、最大4時間のウェビナーを可能にする仮想会議プラットフォームです。

その最高の機能は次のとおりです。

• チャットメッセンジャー
• ホワイトボード
• ライブ投票
• 電子メール/ SMS通知
• ファイル共有と配布
• アクティブなオファー
• ワンクリック登録
• パフォーマンス分析
• 非常ボタン
• 自動録音
• Mailchimp、Zapierなどとの統合

WebinarJamは、ライブオファーを含む仮想会議や、参加者の関与と参加に大きく依存する会議に適しています。 ただし、自動ウェビナーではなく、ライブウェビナーのみを提供していることに注意してください。

WebinarJamは、499ドル/年から999ドル/年までの3つの有料プランを提供しています。 WebinarJamの価格と機能の詳細については、詳細なレビューをお読みください。

EasyWebinar

EasyWebinarは、最大2,00人の参加者の自動化された仮想イベントと事前に記録された仮想イベントの両方を提供します。

EasyWebinarの主な機能は次のとおりです。

• 無制限の毎月のウェビナー
• 最大4人の同時プレゼンター
• ライブチャットメッセンジャーツール
• YouTubeLiveとFacebookLiveの統合
• HD画面共有/無料の画面共有アプリとの統合
• 自動録音
• ノイズリダクションVoIPオーディオ
• プレゼンターツールを渡す
• 参加者のレポート/分析
• リアルタイムオファー
• Q＆A /投票
• メール通知/リマインダー

EasyWebinarは、これらのプラットフォームを使用して、従業員向けのトレーニングウェビナーを作成する方法を学習したい企業や、過去のウェビナーを再利用したい企業に最適です。 月額78ドルから499ドルまでの3つの有料プランを提供しています。

BlueJeansイベント

BlueJeans Eventsは、最大50,000人の参加者、デバイスに依存しない参加者、および最大100の同時スクリーンストリームを可能にするウェビナープラットフォームです。

その機能は次のとおりです。

• 画面共有
• ファイル共有
• ライブチャットメッセージング
• ライブポーリング/ Q＆A
• ライブ調査
• Salesforce、Marketoなどの統合
• フリーダイヤルのダイヤルインアクセス
• 無制限の仮想会議の長さ
• 5時間のイベントレコーディング

BlueJeansイベントは、可能な限り多くのイベント参加者をホストできるようにしたい全国的な企業にとって理想的です。 ただし、WebinarJamと同様に、BlueJeansEventsも事前に記録された自動化された仮想会議機能を提供していません。

BlueJeans Eventsは、1回限りのウェビナーホスティングを499ドルで提供するか、無制限のウェビナーを非公開の金額で提供します。 このプラットフォームが提供するものの詳細については、BlueJeansの完全なビデオ会議レビューをご覧ください。

ズームビデオウェビナー

ズームビデオウェビナーでは、最大10,000人の仮想イベント参加者が参加でき、ライブとオンデマンドの両方の視聴オプションが含まれています。

その主な機能は次のとおりです。

• カスタムブランディング
• ライブチャット
• ポーリング/ Q＆A
• バーチャルハンドレイズ
• プレゼンターツールを渡す
• FacebookLiveおよびYouTubeLiveへのライブストリーミング
• 人気のあるチームコラボレーションとの統合
• ブランド登録テンプレート
• レポートと分析
• ホストコントロール
• イベント企画支援

Zoomのウェビナープランの価格は、最大100人の参加者に対してホストあたり月額$ 40から始まります。 これは、ブランド認知度を高め、ウェビナーを収益化しようとしている企業にとって理想的なプラットフォームです。

Zoombombingがビジネスに大きなリスクをもたらす場合、または業界の規制当局がZoomの使用を禁止している場合は、代わりにこれらのZoomの代替案を検討してください。

バーチャル会議は対面式のイベントと同じ影響を与えることができますか？

特に、堅牢な機能、オーディエンスエンゲージメントツール、および詳細な参加者分析を考えると、2020年に仮想会議をホストすることは、対面式のイベントほど優れているわけではなく、さらに優れています。

ただし、仮想会議をホストする方法を適切に計画し、すべてのパネリストと従業員が同じページにいることを確認するには、チームコラボレーションソフトウェアをアップグレードして管理システムを改善する必要があります。

月曜日.comやAsanaなどのプロジェクト管理ツールを使用すると、コンテンツの開発やゲストスピーカーへの連絡などのタスクを特定のチームメンバーに明確に割り当てることができます。

SlackやSlackのトップの代替手段などのチャットメッセージングツールにより、従業員は時間に敏感な質問にすばやく回答し、登録ページのエラーなどの問題について他の部門と通信できます。

トップチームのコラボレーションツールとその最高の機能に関する詳細なレビューにより、ウェビナーの計画と実行をシンプルかつシームレスにするソフトウェアを選択できます。