バックオフィスプロセスをシルクのようにスムーズにする方法

公開: 2021-04-13

おそらく、ビジネスを引き下げる古いプロセスや手順を評価して破棄するのにこれほど良い時期はありません。 COVID-19のパンデミックは多くの損失をもたらしましたが、それはまた、多種多様な雇用者が日常業務でハードリセットを実行することを可能にしました。

従来のオフィス環境の差し迫った死は誇張されている可能性がありますが、非効率性の排除は最優先事項でなければなりません。

多くの人にとって、これは前向きでビジネスを活性化する結果を表す可能性があります。もちろん、自動化への傾向はここ数十年にわたって進行しています。企業は、日常業務を処理するために、給与管理ソフトウェアからドキュメント管理システムまで、あらゆるものにますます依存しています。しかし、今年はパンデミックによって引き起こされたリモートワークの増加は、生産性への不必要なハードルを表面化する機会を提供します。

バックオフィスプロセスが顧客、従業員、および経営陣にどのように役立つか、または妨げるかを評価するときは、軽く踏み込むように注意してください。昨年は多くの人が職を失い、恐れていなかった人の多くは失業する可能性があります。バックオフィスの手続きを合理化しようとするときは、やるべきことがまだたくさんあることを従業員に安心させるために苦労してください。あなたの目的は、あなたのスタッフがより重要な仕事をする傾向があるように、煩わしさを減らすことです。

従業員が最も価値の高い仕事をするのを助ける方法を考えるとき、バックオフィスプロセスを改善するための次の5つの方法を検討してください。

1.ペーパーチェイスを排除します

何百万人もの従業員がオフィスを離れて自宅で仕事を始めた後、必要な署名の収集はますます困難になりました。定期的なサインオフのために隣接するオフィスに足を運ぶことができないことは、何年にもわたって隠されていたかもしれない運用上の非効率性を浮き彫りにしました。どんなビジネスの場所にも参入することを躊躇していたウイルスに心配しているクライアントを加えると、近代化の必要性が急務になりました。

幸い、ビジネスで迅速に実装できる安全な電子署名ソリューションがいくつかあります。最も人気のあるサービスには、DocuSign、PandaDoc、SignEasy、HelloSign、SecuredSigningなどがあります。このような製品のコストと機能はさまざまですが、機密資料を安全に保つためにすべてを信頼することができます。パッケージの価格を設定するときは、コストと、町中を往復する事務処理にかかる費用（および遅延）を比較してください。

2.採用プロセスをスピードアップ

いくつかの要因が非効率的な採用プロセスの一因となる可能性があります。最も一般的なもののいくつかには、不十分に書かれた職務記述書の投稿、あまりにも多くの応募者への面接、決定に時間がかかりすぎることが含まれます。複数の長時間の面接に参加するように割り当てられたチームメンバーは、その時間を使用して主要な仕事をすることはできません。

CareerBuilder、Monster、およびその他の求人検索Webサイトは、適切に記述された職務記述書とキーワードを適格なユーザープロファイルのみに一致させるターゲット検索サービスを提供するようになりました。資格のない応募者は、ブロックまたは除外することができます。あなたのニーズに合わせて候補者を選別する検索プロセスに投資することにより、あなたのビジネスはより質の高い応募者のプールを引き込むことができます。

多くの場合、あなたが満たしたいと思っている仕事に最適な人は、仕事を探していません。ターゲットを絞ったキャンペーンを使用することで、それでも通知することができ、おそらく興味をかき立てることができます。検索しているかどうかに関係なく、適切な候補者をターゲットにすると、HRプロセスが大幅にスムーズになります。

3.売り上げを伸ばしながら在庫をスリム化する

Eコマースは指数関数的に成長し続けていますが、実店舗での小売りの場も常に存在するという強力な証拠があります。小売業者は、人々が欲しいものをストックしていることを確認する必要があります。

小売業者として、未使用の在庫は二重の苦痛を表しています。ディスプレイにほこりを集める製品にお金を払うだけでなく、ディスプレイが置かれている床面積にもお金を払っています。売れ残った商品が売り場にあるか倉庫にあるかにかかわらず、それはあなたにお金がかかります。

買い物客がパンデミック後に店舗に戻ってきたら、在庫予測ソフトウェアに投資して、探している商品を提供していることを確認してください。 QuickBooks Desktop Enterprise、NetSuite、Fishbowl、Shopventoryなどのパッケージを使用すると、購入傾向を常に把握できます。彼らはあなたがすでに在庫を持っているものを管理し、実際の売り上げに基づいて将来の購入の推奨をするのを助けることができます。

4.スケジューリングを自動化する

あなたのビジネスが予定のスケジュールに依存しているなら、あなたはおそらくこれがどれだけの時間と悪化を伴うかをすでに知っているでしょう。相互に合意できる予約時間を見つけ、事前に確認してから、競合が発生した場合はスケジュールを変更する必要があります。最適なアポイントメントは、オフィススタッフの時間を費やすことなく、顧客が自分でアレンジするアポイントメントです。

今日、いくつかの予定表ソフトウェアパッケージは、予定を逃した割合を減らすのに役立ちます。最高のものには、カレンダー、セットモア、Googleカレンダー、Acuityなどがあります。

ビジネスのニーズに応じて、利用可能ないくつかの予約時間を顧客に電子メールで送信するようにアプリを設定できます。それらのいずれかをクリックすると、確認がビジネスに送信され、その時間帯に自動予約されます。アラートは、ビジネスのニーズに合わせて調整し、電子メールまたはテキストメッセージで送信できます。予定を自動的に予約することは、スタッフと顧客の両方の時間を解放する双方にメリットがあります。

5.個々のコンピューターへのファイルの保存を停止します

クラウドベースのコンピューティングソリューションにより、ローカルサーバー、さらに悪いことに、個々の従業員のデスクトップにファイルを保存する必要がほとんどなくなりました。「Who'sGotthe File？」という腹立たしいゲームをプレイしたことがあるなら、重要なプレゼンテーションの数分前に、これがどれほどコストがかかるかを知っています。より多くの従業員がリモートワークに移動するにつれて、今こそ、ファイルをローカルマシンに保存することにキボッシュを置く時です。

ビジネスの詳細に最適なソリューションを選択することで、従業員のクラウドのみのストレージへの移行を容易にします。人気のあるオプションには、Google Docs、Microsoft OneDrive、AppleiCloudなどがあります。デスクトップ機能からクラウドベースのソリューションへの移行を成功させるには、徹底的なニーズ評価から始めます。必要な基準を満たしていない場合、スタッフは重要なファイルへの共有アクセスの目的を無効にする回避策をすばやく開発します。

さらに進んで、Integrated Platform as a Service（IPaaS）に移行します。 IPaaSは、さまざまなビジネスシステム間の通信を促進するように機能し、すべての情報とデータをすぐに利用できるようにすることで、従業員の時間を節約します。

新鮮な視点で身近なものを見る

プロセスをアップグレードしようとするときの最大の敵は、「私たちは常にそのようにしてきた」というあなた自身の根深い前提である可能性があります。バックオフィスプロセスを合理化するためのあらゆる努力における最大の味方は、過去の成功または失敗の影響を受けていない新鮮な目かもしれません。

従業員、顧客、およびサプライヤーはすべて、あなたの会社に既得権を持っています。それは良いことです。ただし、意味のある変更を行う場合は、方程式に少なくとも1つの高度な利害関係のない当事者を追加することを検討してください。「なぜ？」で始まる質問には常にオープンでいるように努めてください。