仮想アシスタントを雇ってワークフローを改善する

公開: 2024-02-20

ほとんどの場合、次の 2 つの要素に従って職業を選択します。

収益の可能性
やりたいアクティビティ

後者の問題は、挑戦のため、人を助けるため、あるいは自分の才能を誇示するためにその分野に入ったのに、真実を知って失望することです。実際には、時間の 10% をこれらの主要なタスクに費やし、時間とエネルギーの 90% を電子メールに返信したり、Excel シートにデータを入力したり、つまらない会話を主導したりして「無駄」にすることになります。

そうですね、アシスタントを雇えば、こうした作業のほとんどを回避して、すぐに本題に移ることができます。仮想アシスタントを雇ってワークフローを改善する方法を次に示します。

メール管理

優秀な仮想アシスタントがあなたの電子メールを処理してくれます。彼らはそれを読んで応答することができます。そして、時々、彼らが実際にあなたの注意を必要とする何かに遭遇したときは、それを指摘するか、あなたに送ってください。

電子メールの問題は、定期的にチェックする必要があることです。そのほとんどは実質的なものではなく、まったく重要でない可能性さえあります。確かに、スパムフィルターは優れた機能を発揮しますが、無関係なものがすべてスパムであるわけではありません。

覚えておくべき重要なことは、これらのほとんどが無関係であるという事実に関係なく、それでも確認する必要があるということです。ソフトウェアは比較的優れた仕事をしますが、万能ではありません。時々、実際の人間に世話をしてもらう必要があります。

メールに返信するスピードは、人間関係を築く上で非常に重要であることに留意してください。理想的には 1 時間以内に返信しますが、4 時間以内に返信しても問題ありません。時間は非常に重要であり、プロとして常に不足しているリソースです。

スケジュールを実行する

タイトなスケジュールで運営するのは大変ですが、それは氷山の一角にすぎません。しかし、実際に管理しやすいスケジュールを立てるとなるとどうでしょうか？

確かに、スケジュールツールがそれを助けてくれます。彼らの中には、あなたのチャットを読んで、文脈を理解できるので、あなたの入力なしに会議をスケジュールする人さえいます。ただし、このテクノロジーはまだ未完成であり、それほど信頼できるものではありません。

代わりに、代理人、つまり仮想アシスタントに、カレンダーを管理し、スケジュールを調整し、さらには重要な会議を思い出させてもらいたいと考えています。

言うまでもなく、他の出席者に連絡を取るアシスタントがいると、信じられないほどプロフェッショナルに見えるでしょう。

それ以外にも、アシスタントは、これらの会議の資料を事前に準備するのを手伝うこともできます。

これを自分で行うには時間がかかることに注意してください。それだけでなく、私たちは「ルールを曲げ」、自分自身を非常に過大評価する傾向があります。それで、スケジュールが厳しすぎると思われる場合は、これは無理ではないと信じて、さらに 1 〜 2 回会議を追加します。

場合によっては、特に明確なガイドラインが与えられている場合、部外者の方が客観的になることがあります。

研究の取り扱い

ビジネス研究に関しては、難しくて時間のかかるプロセスではありますが、驚くほど高いレベルの学力が必要なものではありません。

結局のところ、最新の抗がん剤を分子レベルで研究したり、可能性のある最小の成分にまで分解したりすることをアシスタントに求めているわけではありません。代わりに、あなたが求めているのは、そのトピックに関して初歩的な研究を行って結果を提供することです。

たとえば、不動産業界に携わっている場合は、適切な物件のリストを作成してもらうことができます。これは、彼らがいくつかの地元の物件を調べて、あなたが要求した基準を満たすすべての物件を書き留めることを意味します。

ほとんどの分野では、アシスタントにこの種の研究を依頼することを想像できるでしょう。あなたが調査を行う場合と他の人が調査を行う場合の結果の違いは、実際にはそれほど顕著ではありません。難しい作業ではなく、時間と労力がかかるだけです。

自分で行う代わりに、他の人に任せて、代わりにコアタスクに集中することができます。

顧客サービス

現在、ほとんどの分野で、顧客サービスをアウトソーシングするだけでは満足のいくものではありません。電話をかけてきた人は、第三者を通じてブランドとわずかに結びついているだけの人とつながりたいとは思っていません。

アシスタントと話すということは、依然として社内の誰かと話すことを意味します。もちろん、彼らは彼らに指示を出したり、必要なサービスを直接提供したりする人ではありませんが、十分に近い存在です。

まず第一に、彼らはあなたの会社で十分な時間を費やした後（これは何年も何十年もという意味ではありません）、プロセスの大部分についてかなりまともに理解するでしょう。 FAQ ページやチャットボットと同じ量の質問に答えることができたとしても (またはこれらのリソースから得たとしても)、仮想アシスタントは依然として生身の人間です。

彼らは本物の従業員であり、問題の解決を担当する本物の専門家です。これにより、クライアント/顧客は特別な気分になります。そうすることで相手の意見を聞いてもらっていると感じられ、さらに多くの追加ポイントを獲得できます。

コンテンツの作成と管理

さて、コンテンツ作成というと、大多数の人はすぐに専門用語やユニークなケーススタディが満載の 4,000 ワード以上のホワイトペーパーを想像するでしょう。たとえそうだったとしても、最新の執筆支援ツールを使用すれば、これは平均的な仮想アシスタントの機能を超えることはありません。

ただし、ブログ投稿コンテンツ、YouTube チャンネルコンテンツ、特にソーシャルメディアコンテンツに関しては、それほど複雑でも要求が厳しいものでもありません。考えてみてください。ほとんどの場合、ビデオクリップを適切な長さに切り取り、フィルターを追加し、適切な BGM を選択する必要があります。

ライター兼寄稿者がいる場合でも、仮想アシスタントにその内容を調査してもらい、コンテンツをブログのゲスト投稿者のガイドラインと比較させることができます。こうすることで、何か異常な点や標準から外れた点がある場合、それを編集したり、指摘したりすることができます。

まとめ

覚えておくべき重要なことは、アシスタントの責任は大きく異なるということです。決定するのはあなたであり、アシスタントはこれらの条件に同意するものとします。それでも、適切な人材がアシスタントの立場にあれば、あなたの人生はずっと楽になります。適切な手配をするのはあなた次第です。