2024 年のビジネス ワークフローを最適化する 5 つの主要なソフトウェア ツール
公開: 2024-07-31
ビジネスワークフローをどのように管理していますか?
熾烈な競争と高い顧客要求により、企業は競争上の優位性を得るために最適な効率を達成しようと努めています。
ビジネス ワークフローは、ビジネス プロセスを完了するために必要なシーケンスに従った一連の個別のタスクです。
これは、ビジネス目標を達成するためにタスクがたどる必要があるパスであると考えてください。
したがって、ワークフローを最適化するシステムを導入すると、運用が合理化され、速度と効率が向上するだけでなく、ビジネスのコストと時間が節約されます。
実際、Camunda によると、ビジネス意思決定者の 97% がデジタル変革にはワークフローの自動化が不可欠であることに同意し、ワークフロー管理システムの重要性を強調しています。
では、ワークフローの効率化に役立つツールはどれでしょうか?
この記事では、プロセスを自動化し、自動操縦でワークフローを実行するのに役立つ、2024 年の主要なビジネス ワークフロー ソフトウェアについて説明します。
始めましょう。
1. トランスロード最適化ソフトウェア
物流事業を運営していますか？
もしそうなら、あなたは物事がスムーズに進むことの重要性を誰よりも理解しています。
日々のプロセスを実行する従業員やマシンを管理するための明確なワークフローがなければ、遅延や顧客満足度の低下などの非効率性に対処することになるでしょう。
実際、物流自動化市場規模は2023年の327億米ドルから2028年までに512億米ドルに成長すると予測されており、自動化ツールの需要の増加を示しています。
物事がスムーズに進むように、ワークフローを手動で処理および監視するには、多くの時間とコストがかかります。 それでも、人間は間違いを犯しやすいため、効率が保証されるわけではありません。
最高のトランスロード最適化ソフトウェアは、すべての操作を監視する集中プラットフォームを提供します。 トップレベルのビューにより、マネージャーと関係者はビジネスの各段階の全体像を理解できます。
さらに、これらのツールを使用すると、タスクのタイムリーな完了、透明性、説明責任を保証するワークフローをカスタマイズして実行できます。
ヤードや倉庫の管理ツールなど、すべての物流ソフトウェアの中心にある積み替え最適化ソリューションにより、迅速な承認とタスクの開始により、作業が確実に相互接続されます。 これは、あるプロセスから別のプロセスにボタンを渡すようなものです。
Merchandise Warehouse Company は、冗長性の問題を排除し、顧客の要求に応える柔軟性を提供することで業務を最適化するソリューションを探していました。
同社は、倉庫管理システムである Datex Footprint を使用して、顧客ごとにプロセスを自動化し、より高い精度と生産性を達成することに成功しました。
2. 顧客関係管理 (CRM)
あらゆるビジネスの核となるのは顧客です。
顧客中心のビジネスにとって、顧客満足度とエクスペリエンスは最優先事項です。
しかし、顧客の要求がかつてないほど高まっているため、顧客サービスのリーダーはこれらの要求に応え、顧客満足度を高めるための新しい方法を見つける必要に迫られています。
不十分な顧客関係管理と利益の減少の間には明らかな関連性があります。
実際、NewVoiceMedia の調査では、米国企業は悪い顧客エクスペリエンスにより年間最大 750 億ドルの損失を被っており、悪い顧客関係管理によるコストの増加を定量化していることが明らかになりました。
顧客は現在、CRM 最適化ソフトウェアでのみ実現できる迅速なコミュニケーション、パーソナライズされたエクスペリエンス、柔軟性を求めています。
これらのツールの最良のものは、会話のルーティングやマーケティングなどの冗長で時間のかかるタスクを自動化し、サポート スタッフが顧客サービスなどの付加価値のあるタスクに集中できる時間を確保します。
ライブ チャットとチャットボットにより、企業は顧客に迅速な応答と支援を提供できるようになります。
会話型 AI などの高度な機能を備えたチャットボットは、サポート スタッフにコンテキストを提供し、会話を資格のある個人にルーティングして、エクスペリエンスを向上させることができます。
さらに、CRM ソフトウェアは、自動タグなどの機能を使用して会話の分類を自動化し、顧客の期待やエクスペリエンスを深く理解できる洞察力に富んだ分析を実現します。
CRM ソフトウェアを使用すると、自動化以外にも、スタッフが 1 つのプラットフォーム上で複数のチャネルにわたるすべての顧客リクエストに対応できる一元化されたコミュニケーション プラットフォームなど、他の特典も享受できます。
その他の注目すべき機能には、レポートと分析、SLA 追跡、定型応答などがあります。これらは自動化時にも役立ちます。
3. 主要なドキュメント ワークフロー ツール
書類を手作業で扱っていますか?
もしそうであれば、すべてのビジネス ファイルを保存、共有、デジタル化できる強固な文書管理システムがないことの非効率性を認識する必要があります。
不適切な文書管理に関連する主なボトルネックの 1 つは、サービスや商品の配送に遅延を引き起こす可能性があるプロセスの遅さです。
たとえば、物流業界では多くの事務手続きが必要となり、署名と承認のプロセスに時間がかかり、納期が遅くなり遅延が発生します。
もちろん、これらは顧客満足度の低下につながり、ビジネスにとって悪影響を及ぼします。
実際、Zendesk の調査では、消費者の約 5 人に 3 人が、ブランドに対するロイヤルティを感じるためには優れた顧客サービスが不可欠であることに同意していることがわかりました。
これらの統計は、顧客エクスペリエンスを向上させるための合理化されたプロセスの重要性を示しているはずです。
トップクラスのドキュメント自動化ツールは、収集から承認のための署名の収集までのドキュメント管理プロセスを容易にします。 ほとんどのドキュメントが自動操縦で処理されるため、企業はコストとリソースを節約し、他の重要で複雑なタスクに移すことができます。
2024 年には、これらのビジネス ワークフロー ソフトウェアは、さまざまなソースからデジタル ドキュメントを収集するか、物理的なドキュメントをスキャンしてから分類してシステムに統合します。
Bayer HealthCare Pharmaceuticals は、数千人の従業員を抱える製薬業界の主要企業です。 このため、標準契約書を手動で作成するには多大な時間がかかります。
ActiveDocs は、契約草案の作成とレビューを含むドキュメント中心のプロセスを促進するソリューションを提供し、レビューと承認の実務を迅速化することができました。
4. 自動化
自動化により生産性が向上し、生産性が向上します。
従業員が文書の検索、顧客からの繰り返しの質問への回答、ファイルをスキャンしてデジタル化するなどの冗長なタスクに費やす時間を想像してみてください。
それは多くの時間を無駄にしており、複雑で重要なタスクを犠牲にして莫大な運用コストに変わります。
実際、SnapLogic の調査によると、従業員は毎年約 19 勤務日を反復的なタスクに費やしています。 これは、ビジネスの成長に集中することなく、日常的な活動にどれだけの時間が浪費されているかを明確に示しています。
時間の無駄には止まらない。 また、冗長なタスクは従業員の士気を低下させ、生産性の低下につながり、ビジネスに影響を与える可能性があります。
自動化はワークフロー最適化の基本的な基盤です。 ドキュメント管理システムから顧客関係管理ツールに至るまで、自動化に基づいて構築されていないビジネス ワークフロー ソフトウェアは実際にはありません。
自動化により、スタッフは時間のかかる単調な作業から解放され、人間の介入が必要な複雑な問題に集中できるようになります。
これにより、コストが大幅に削減され、生産性が向上するだけではありません。
支払い処理、承認、会話ルーティングなどのタスクを実行することで、ワークフローを簡単に促進および最適化でき、プロセスの合理化と精度と効率の向上を実現します。
Maverick International は、合理化されたプロセスと効率を優先する世界的なパッケージ会社です。 同社のシール機は、さまざまなサイズの袋をシールできるように設計されています。 ただし、さまざまなサイズに対応するためのシフト間の手動調整には時間がかかりました。
オムロン オートメーションは、同社の切り替えプロセスを自動化するソリューションを提供しました。 機械はほぼリアルタイムで希望のサイズに自動的に調整できます。
5. プロジェクト管理
適切なプロジェクト管理により、ワークフローが強化されます。
これには、合意された制約内でビジネス目標を達成するためのタスクとプロセスの監督とリソースの割り当てが含まれます。
これが欠如すると、いくつか例を挙げると、目標達成の遅れ、顧客エクスペリエンスの低下、品質の問題などにつながります。 したがって、これらはすべて収益性に直接影響を及ぼし、ビジネスの成長を妨げる可能性があります。
実際、Geneca の調査では、調査回答者の 75% がプロジェクトの失敗の理由として自信のなさを挙げたと記録しています。 この数字は、プロジェクトの目標とプロジェクトの実施者との乖離を示唆しています。
プロジェクト管理ツールは、2024 年にプロセスを合理化できるビジネス ワークフロー ソフトウェアの 1 つです。プロジェクト管理ツールは、コミュニケーションを強化し、効率的なリソース割り当てを確保する構造化フレームワークを提供することによってこれを実現します。
たとえば、物流部門では、プロジェクト管理により、リソースが重要な部門に割り当てられ、リソースが過剰に割り当てられないことが保証されます。
さらに、プロジェクトを管理可能なタスクに分割し、明確な制約を確立することで、従業員は効果的に仕事に優先順位を付けることができます。 Trello のようなワークフロー ソリューションは、進捗状況を視覚化し、チームがボトルネックを特定し、必要に応じてワークロードを調整するのに役立ちます。
テクノロジーと IT を扱うスペインの国際企業 AYESA は、統合せずに運用を合理化するためにいくつかのソフトウェアを使用しました。 そのため、プロジェクトのステータスに関する共通かつ明確な把握ができず、プロジェクトの可視性が課題となりました。
Easy Redmine を導入すると、同社はワークロードを可視化し、適切に組織化されたプロジェクトを実行できるようになりました。 これにより、チームの各メンバーは常にそれを実行する必要があることを認識し、プロジェクト マネージャーがスケジュールを制御できるようになります。
結論
ビジネス ワークフローをまだ最適化していないのですか?
そうすることが、非常に競争の激しいビジネス環境で優位に立つための最善の策であり、品質を犠牲にすることなく業務を合理化することができます。
実際、Gitnux のレポートによると、ビジネス リーダーの約 75% が、ワークフローの自動化を使用することで強力な競争上の優位性が得られると報告しており、効率的なワークフローの必要性が強調されています。
トランスロード最適化ツールから顧客満足度を向上させる顧客関係管理ソリューションに至るまで、ビジネス ワークフロー ソフトウェアには事欠きません。
これらのツールのいくつかを統合すると、生産性が大幅に向上し、時間を節約し、ビジネスの成長に向けたプロセスを合理化できる可能性があります。