生産性のための15の最高のOffice365統合

統合を使用して、すでに使用しているツールやソリューションを劇的に拡張する方法について、何度も何度も議論してきました。 3つのシンプルで重要な文字APIのおかげで、技術に精通していないユーザーでも、2つの別々のソリューションを組み合わせたり、まったく新しい機能を追加したりすることができます。

統合は、チームコラボレーションとUCアプリで一般的になり、これらのソリューションの主要な安定版に成長しました。 ただし、多くの人は、統合が存在する前から使用していたのとまったく同じツールが統合によって拡張できることに気付いていない可能性があります。 もちろん、私はMicrosoftOfficeについて話している。 Word、Excel、Outlook、およびその他のOfficeアプリには、すでに非常に健全な機能セットがあり、長年にわたって改善されてきました。

しかし、それは必ずしも成長する余地がないという意味ではありません。 Microsoftがクラウドを採用してOffice365を導入したとき、それ以外の場合はレガシーアプリスイートがまったく新しいユーザビリティの世界を開きました。 結局のところ、Office 365は多くのことを実行できますが、スイートにはまだ多くのギャップがあります。

ほぼすべての人が今でもOfficeとOffice365を主要な生産性ツールとして使用しているため、どのアドオンと統合が存在するかを詳しく調べたいと思いました。

アプリケーション：OutlookとWord

絶対的な時間を節約するために、DocuSign for Outlookは、電子メール通信に依存している人にとってなくてはならないものです。 利用可能な最も人気のある電子署名ソリューションの1つとして、DocuSignは、Office 365スイートはもちろん、Outlookに追加できる最も価値のあるものの1つです。 基本的に、DocuSignを使用すると、ユーザーは電子メール、契約書、または法的文書にデジタル署名できます。

OutlookとWordの両方で利用できるこのアプリでは、ユーザーが受信者にドキュメントに安全に署名させることもできます。 すべてのドキュメントのコピーをOneDriveストレージに自動的に保存することもできます。 残念ながら、このサービスには月額$ 10のサブスクリプションが必要ですが、ドキュメントの印刷、スキャン、FAXの継続的な煩わしさを防ぐのに役立ちます。 10日間の無料トライアルも利用可能で、利用する価値があります。

アプリケーション：SharePoint

SharePointは、Microsoftの非常に興味深いWebベースのコラボレーションプラットフォームソリューションです。 知らない人のために、SharePointは実際には複数の方法でOfficeと統合されており、通常はドキュメント管理およびストレージシステムとして機能します。 ユーザーは、パスワードで保護された一元化されたスペースをセットアップして、ビジネス用のデータベースのように、ドキュメントやファイルを共有できます。 電子メールまたはMicrosoftTeamsと組み合わせると、SharePointは便利な追加機能になります。

ただし、SharePointと電子メールのみに依存しているチームの場合、埋める必要のあるギャップがいくつかあります。 たとえば、SharePointは、効果的なコラボレーションソリューションにとって重要な側面である、いかなる種類の従業員ディレクトリも提供しません。 しかしもちろん、話題に戻ると、まさにそれを行うSharePoint用のアプリがあります。 従業員ディレクトリ全体を使用すると、ユーザーはチームを検索したり、従業員やチームのさまざまなテーマやグループを構成したり、スキルや場所で結果をフィルタリングしたりすることができます。 常に仕事に最適なチームを見つけてください。

アプリケーション：Outlook

私たちのお気に入りのVoIPおよびUC機能の1つと同様に、このFind and Dial Numbersアドオンを使用すると、電子メールから電話への移行が非常に簡単になります。 名前が示すように、このアドオンはOutlook内の電子メールを検索し、メッセージ内の任意の電話番号をクリック可能なリンクに変換します。

リンクをクリックすると、通話が開始され、その番号にダイヤルアウトされます。 これは表面的にはそれほど大したことではないように聞こえますが、それがなくなると必死に見逃してしまう機能の1つです。 リンクをクリックするだけで電話をかけることができるので、貴重な時間を節約できます。

あなたがそれを間違って読んだので間違った番号をダイヤルしたことがありますか？ ミスのわずかな機会を取り除くことは、私たちが集中し続けるのに役立ちます。 電話をかけるために思考の流れを放棄する代わりに、あなたがしなければならないのは素敵な小さなリンクをクリックすることだけです。

アプリケーション： Outlook

さて、これはおなじみの状況です。メールを送信した後、添付ファイルを追加するのを忘れたことに気付いたことがありますか？ 添付ファイルを送信したことがありますが、それが間違っていることに気づきましたか？ 最初の行で明白なタイプミスを見つけるためだけにメールを送信したことがありますか？ まあ、あなたはあなたの間違いを訂正しようとする二重の電子メールを送ることを避け、代わりに単に電子メールを編集することができます。

DocSendは、ユーザーがOutlookから電子メールで送信するドキュメントを追跡、制御、さらには更新する機能を提供する非常に優れたアドオンです。もちろん、この制御は、電子メールを送信した後でも利用できます。 ユーザーは送信したコンテンツをいつでも更新でき、受信者には最終的な編集のみが表示されます。

また、ページごとのエンゲージメントや、コンテンツを正確に閲覧しているユーザーを確認する機能など、いくつかの優れた指標機能もあります。 これは、電子メールの失敗を回避するための優れたツールであるだけでなく、ニュースレターや販売電子メールのエンゲージメントを追跡するための優れた方法でもあります。

アプリケーション：Power BI

MicrosoftのPowerBIは、ビジネスインテリジェンスソリューションに関して、多くの企業にとって最高の選択肢です。 Power BIは、それ自体で、非常に詳細な視覚補助を生成できます。 ただし、もちろん、統合により、Power BIのようなものからでも、以前は欠落していたものを常に追加できます。 私たちが遭遇したお気に入りのアドオンの1つは、インフォグラフィックデザイナーでした。 私たち自身がインフォグラフィックの大ファンであるため、これはストーリーを伝えるためにデータを必要とするあらゆるビジネスにとって必須のアドオンであると考えています。

すべてのデータを強調する詳細なインフォグラフィックが必要な場合でも、個々のトピックに合わせてグラフを調整する場合でも、このアドオンが役立ちます。 ユーザーは包括的なグラフィックセットにアクセスでき、独自のグラフィックをアップロードすることもできます。 結局のところ、Infographic Designerは、レポートを美しくするために使用できる最高のツールの1つです。

アプリケーション： SharePoint

すでにSharePointをビジネスの中央リソースハブとして使用している場合は、FAQページに追加することが次のステップです。 このアドオンを使用すると、ユーザーはSharePointのチームの完全なよくある質問ページを確立できます。 組み込みのテキストエディタを使用すると、誰でも簡単に新しいFAQを作成したり、既存の質問と回答を編集したりできます。

ユーザーは、質問の順序を制御したり、アニメーションを追加したり、リストを検索して正確な質問を見つけたりすることができます。 FAQページは、チームが新しいメンバーをより早く参加させるのに役立つ優れたトレーニングツールになります。 FAQページは、プロジェクトやタスクに役立つリファレンス情報を一覧表示することで、ベテランの従業員にとっても非常に迅速な「参照」として役立ちます。

アプリケーション：Outlook

ほぼすべての電子メールサービスと同様に、Outlookでは残念ながら添付ファイルとドキュメントにファイルサイズの制限があります。 これにより、ビジネスでSharePointやその他のファイル転送サービスを利用していない場合、Outlookのファイル共有機能が実際に制限される可能性があります。 ただし、Outlookだけを使用したい場合は、SendAnywhereアドオンが最適です。

ユーザーは、Outlookがネイティブに持つファイルサイズの制限を完全に回避して、最大10GBの添付ファイルを追加できます。 Send Anywhereは、セキュリティの新しいレイヤーも追加します。 添付ファイル自体を電子メールで送信する代わりに、SendAnywhereは電子メール内に配置されたURLを送信します。 その場合、受信者は、有効期限が切れる前にファイルを開いてアクセスするのに1週間しかありません。

アプリケーション：Excel

このアドオンは、Smarter BIZクラウドサービスと連携して機能するため、誰でもExcelを完全に機能するモバイルCRMに完全に変換できます。 ユーザーは、Excel内ですべての予定を直接作成し、Androidモバイルデバイスの営業チームに予定を配布し（ビジネスで使用している場合）、すべての顧客とのコミュニケーションのステータスをリアルタイムで更新できます。 ここでの本当の追加の利点は、プラットフォーム全体がAndroidアプリにどれだけ密接に結びついているか、そしてマネージャーにExcel内での単純な「操作のベース」を提供することです。

ユーザーは、統合を使用して、GPS位置、通話記録、通話記録、割り当てられた予定のステータス、フォローアップ通話用に作成された新しい予定など、非常に強力な情報をExcelスプレッドシートに取り込むこともできます。 全体として、Smarter Biz Managerは、SMBが売り上げを伸ばし、自動化するのに役立つシンプルなツールであることがわかります。 プラットフォーム全体により、リードのフォローアップと管理が簡単になります。

アプリケーション：Outlook

電子メールとOutlook自体は、必ずしも最も安全でないサービスではありません。 ただし、Outlookのセキュリティをさらに一歩進めたい場合は、IXD SecureMailを選択することをお勧めします。 IXDは、エンドツーエンドの暗号化を使用して送信する電子メールとドキュメントを保護することを目的としています。

ユーザーは、別のアプリやプラグインを使用せずに、Outlookから直接安全な電子メールを送受信できます。 すべてを適切かつ安全に保つために、送信する情報のすべてのビットが暗号化されます。保存されているデータも暗号化されます。 IXDは、「業界をリードする暗号化方式」であると主張するデスクトップおよびモバイルの安全なメッセージングもサポートしています。

アプリケーション：Outlook

「究極のメール生産性ツール」と呼ばれるBoomerangは、チームが必ずしもメールの代替品を探しているとは限らない場合に必要なアドオンです。 Boomerangは、いくつかの非常に便利な機能を備えており、ユーザーが受信トレイと送信トレイを完全に制御できるようにします。 ユーザーは、最適な時間に送信される電子メールをスケジュールしたり、電子メールを介して会議をスケジュールしたりできます。 Boomerangは、応答のない重要なメッセージをフォローアップするようにユーザーに通知することもできます。

Boomerangには、独自の「スヌーズ」オプションもあります。これにより、メッセージは後で事前に決められた時間に上部に再表示されます。 全体として、Boomerangは、死んだセールスリードをフォローアップしたり、スケジュールの前後の問題を回避したり、さまざまなタイムゾーンの受信者と簡単に通信したり、受信トレイの混乱を解消したりするのに役立つ優れたツールです。

アプリケーション：Excel、Powerpoint、Word

Excelをより視覚に焦点を合わせたコラボレーションツールに成長させたい場合は、もう探す必要はありません。 HTML5ベースのLucidChartダイアグラムを使用すると、ユーザーはまったく新しいコラボレーション要素をExcelに追加できます。 さらに重要なことに、このアドオンは、数値やグラフだけでなく、Excelのまったく新しい視覚要素をテーブルにもたらします。 ユーザーは、フローチャート、ワイヤーフレーミングツール、モックアップツール、ネットワークダイアグラム、ビジネスプロセスモデル、さらにはマインドマップなど、何百もの異なるテンプレートにアクセスできます。

さらに細かく制御するために、ユーザーは完全に異なる形状を使用してチャートやグラフを作成したり、独自の画像をドラッグアンドドロップしたり、作品全体をPDF、PNG、またはJPG画像ファイルとしてエクスポートしたりできます。 ユーザーは、自分の図をブログやWikiに埋め込んだり、インタラクティブなモックアップを作成したりすることもできます。 リアルタイムのコラボレーションでは、ドキュメントへの変更がすべてのユーザーに同時にマージおよび同期され、グループチャットやコメントシステムも含まれます。 このアプリは、PowerpointとWordでも利用できます。

アプリケーション： SharePoint

すべてのプラットフォームと同様に、SharePointには長所がありますが、短所もあります。 SharePointは、プロジェクト、ドキュメント、およびファイルの管理に最適ですが、視覚的なプロジェクト管理に関しては、少しフラットになります。 私たちのお気に入りのコラボレーションソリューション（およびBasecampの代替ソリューション）のいくつかには、Kabnanボードのような視覚に焦点を合わせた要素が含まれる傾向があります。 そしてもちろん、それは私たちがSaketaかんばんボードを使用したSharePointで見つけたものです。

このアドオンを使用すると、ユーザーはかんばんスタイルのタスクマネージャーを使用してタスクを管理できます。 Saketaは、既存のすべてのSharePointタスクを視覚的に「ボード」に整理し、各タスクのタイルを使用して最も関連性の高い情報を表示します。 タスクの優先度はさまざまな色で表すことができ、ユーザーはカードの順序を設定したり、タスクを再割り当てして優先順位を付け直したりできます。 ユーザーは、開始日、割り当てられたユーザー、または期日で整理および並べ替えることもできます。

アプリケーション：SharePoint

SharePointに追加する視覚的な補助機能を探していて、Kabnanスタイルの組織のファンではない場合は、ガントチャートが役立つ可能性があります。 有料のアドオンですが、Milestone Ganttは、タスクを整理し、既存のプロジェクトの進行状況を追跡するための新しい視覚的な方法を提供します。 ユーザーは、これらのガントスタイルチャートでプロジェクトのマイルストーンと主要な更新を表示でき、進行状況とベースラインバーを表示するオプションもあります。

マイルストーンは、色や形で表現して優先順位を付けることができるため、プロジェクトの進行にさらに迅速な視覚的支援を提供できます。 「フリーズ期間」のエクスポートまたは追加でガントチャートの使用法をカスタマイズする機能など、いくつかの便利な管理および構成オプションも存在します。

アプリケーション：Outlook

これは当然のことですが、存在することに気付かない人もいるかもしれません。 Salesforceは簡単に最も人気のあるCRMソリューションの1つであり、それには正当な理由があります。 チームがすでに人気のあるソリューションを使用している場合、Salesforce Lightningは、効率と生産性を向上させる最も簡単な方法の1つです（もちろん、SalesforceをUCソリューションに統合することは別として）。

ただし、Salesforce Lightningを使用すると、ユーザーはOutlookを離れることなく、電子メールと予定に関連付けられているすべての連絡先、リード、アカウント、商談、ケース、およびカスタムオブジェクトを表示できます。 ユーザーは、Outlook内でSalesforceレコードを直接検索したり、新しいレコードを作成したり、ワンクリックでレコードにメールや予定を追加したりすることもできます。 標準的な統合方式では、すべてが時間の節約と生産性の向上に関係しています。

アプリケーション：Outlook

プロジェクト管理とコラボレーションのユニークな見方として、Smartsheetはスプレッドシートに焦点を合わせたソリューションです。 使い慣れたシンプルなレイアウトにより、チームは視覚的な補助を邪魔したり、過度にカスタマイズしたりすることなく、情報を読みやすい形式で整理できるという考え方です。 Smartsheet for Outlookを使用すると、ユーザーはソリューションにそのシンプルさをもたらし、Outlookに直接統合できます。 ユーザーは、プロジェクトを整理および追跡したり、Outlookの受信トレイから直接プロジェクトで共同作業したりすることができます。

一部の強力な機能では、ユーザーはすべての参加者がすぐに確認できるように、Smartsheetに新しい「行」として表示される共有アイテムに電子メールを直接変換できます。 または、プロジェクトを取り巻く電子メールの会話全体を、関連するタスクに密接にリンクして、すばやく参照できるようにします。 Smartsheetには検索機能も含まれているため、探しているものをすばやく見つけることができます。