成功するオンラインイベントを開催する方法：8つのヒント

ここでは、オンラインイベントとは何か、仮想会議を実施する前に考慮すべき事項、オンラインイベントを開催する方法など、オンラインイベントに関する完全な詳細を示します。

いくつかの企業や組織は、直接会うのではなく、ゆっくりとオンラインイベントに移行しています。 パンデミックの急増により、オンラインイベントの利用は例外的に増加しています。 物事を時間通りに終わらせるために、企業や組織が自分の従業員とのつながりを維持する必要があるものは何でも。 バーチャルギャザリングは家族でもあまりにも一般的で、親戚や友人とオンラインで集まり、充実した時間を過ごすことができます。 あなたがこれらのことを世話する人であるならば、ここに初心者のためのいくつかの厳選されたヒントとそれに続くオンラインイベントをうまく組織する方法があります。

オンラインイベントとは何ですか？

特にない！ これは、グループビデオ通話に似たオンライン会議ですが、スケジュールされた目的で何百人もの人々が参加できます。 イベントの目的に基づいて、さまざまなカテゴリがあります。 会社の会議は仮想会議と呼ぶことができますが、オンライン教育の講義はウェビナーまたはオンラインクラスと見なすことができます。 要するに、さまざまなツールを使用して目的のためにオンラインで集まる人々は、オンラインイベントと呼ばれます。

オンラインで接続できることは、私たちにとって確かに恩恵です。 私は常に良くて好ましい対面の集まりに反対していません。 現在の状況にも適応する必要があります。 あなたがまだオンラインの出来事に懐疑的であるならば、ここに仮想の集まりのための利益のリストがあります。

オンラインイベントまたは仮想サミットのメリット

• より多くの参加者–旅費がかからないため、より多くの人がイベントに参加する可能性があります。
• 費用はかかりません–物理的な集まりには通常、スペースと食事も必要です。 これらすべてがオンラインイベントに必要なわけではありません。
• コンテンツ–コンテンツは古い会議から簡単に管理できます。 家族の集まりもスライドショーを必要としません。
• リード–これはビジネスイベントに限定されています。 質の高いウェビナーにつながる可能性があります。
• 必要なのは、良好なインターネット接続（ほとんどの場合すでに接続されている）とイベントに参加するための時間だけです。
• 個人向けのより多くのネットワーキングオプション。

あなたが納得したことを願っています。 私は個人的に多くのウェビナーに参加しましたが、それらは私のプロとしてのキャリアに大きな影響を与えました。 上記のすべてのメリットは、ビジネスイベントと個人イベントの両方に適用されます。

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バーチャルイベントを開催する際に考慮すべき8つのこと

イベントを開催する必要がある場合はどうなりますか？ イベントが何であれ、オンラインイベントを企画するように求められるかもしれません。 Zoomなどのランダムなソフトウェアツールを選択することは、すべて大したことではありません。 ソフトウェアを選択する前に、イベントの目的などを評価する必要があります。 オンラインイベントを開催する前に考慮すべき要素のいくつかを次に示します。 ミーティングは少なくともほとんどの時間魅力的でなければならず、そうでなければ生産的でなければならないことを忘れないでください。

1.バーチャルイベントの種類を決定し、チームを編成します

最初のステップとして、オンラインイベントの正確な目的と形式を把握します。 イベントの目的は、教育、販促、潜在顧客の生成などです。 オンラインイベントの形式を選択するためにそれを理解してください。 それぞれの目的は、異なる形式で整理できます。 それらのいくつかは、

ウェビナー：

これらは主に、コンテンツの作成者である場合や、製品について視聴者に説明したり、その他のことを宣伝したりする教育目的で使用されます。オンラインクラスは、ほとんどの場合、このカテゴリに分類される場合があります。

バーチャルハッピーアワー：

オンラインで家族や友人の集まりなど、通常の集まりがあります。 ほとんどの場合、彼らは単なるカジュアルな交流会です。 彼らは主に人々の数に応じて数分から数時間に進みます。

コンサート：

パンデミックの間、演劇や集会は禁止されました。オンラインコンサートは、顧客と連絡を取り合うために、ほとんどの組織にとってより良い選択肢のようです。

要約すると、目的ごとに異なる名前があります。 ただし、単純に、それらはオンラインイベントと見なすことができます。 上記を参考にして、そもそもイベントの種類を決めてください。

個人の場合は、すべてのものの世話をする必要があります。 チームで作業している場合は、メンバーを設定し、スキルに応じて作業を共有します。つまり、技術的な作業を簡単に処理できるか、誰かが招待フレーズなどを書くのが得意です。

2.対象者を決定する

聴衆はオンラインイベントで重要な役割を果たします。 オンライン会話では、エンゲージメントが常に重要になります。 これらの基本的な質問を自分自身に問いかけてください。

• 友達と交流会を行っていますか？
• 家族会議？
• ビジネスミーティング？
• あなたの仲間への製品発売？
• 従業員とのその他の正式な会議はありますか？
• フォロワーへのウェビナー。
• ソーシャルメディアプロファイルのアクティビティを確認するためのランダムなライブセッション。

そのような質問をするだけで、聴衆をはっきりと見ることができます。 これは、イベントを成功させるための重要なステップです。 ターゲットを絞ったオーディエンスがいなければ、オンラインでの交流会はすべての人にとって時間の無駄になる可能性があります。 したがって、最初に視聴者を数えます。 ミーティングが限られたメンバーを対象としている場合は、ツールを決定した後、招待状を個人的に共有できます。

3.エンゲージメントオプションを検討する

オンラインディスカッション中のエンゲージメントは常に実り多いものです。 しかし、一連のルールがなければ、それも苛立たしいものになる可能性があります。 誰もが一度に話せるようにすることはできませんよね？ それは大きな混乱を引き起こす可能性があります。 だからあなたのイベントごとにこれらを考慮してください。

• 定期的に質問する
• 彼らの意見を集めるために世論調査を実施する。
• 限られた方法でチャットオプションを有効にします。
• 質問を受け入れてください。
• いくつかのパズルを与えます。
• 手元に予算がある場合の報酬。

このような戦術を使えば、会議が続くまで会議を継続することができます。

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4.スピーカーを特定して収集します

カジュアルや家族は毎回スピーカーのチームを必要とするかもしれません。 コンテンツを管理し、常にスピーカーになることは、学習や専門的なイベントでは難しい場合があります。 そのため、関心のある分野について喜んで話すスピーカーのチームを作ることをお勧めします。

これにより、一人の負担が軽減され、より効果的な結果が得られます。 少なくともほとんどの場合、少し簡単かもしれないサークル内のスピーカーを特定します。 オンラインイベントの経験が豊富な人は、すべての役割を簡単に管理できます。

5.会議のコンテンツを準備します

この手順は、すべてのカジュアルイベントに適用できるわけではありません。 ウェビナーなどを計画している場合は、コンテンツを適切に準備してください。 Googleから入手可能なソースからコンテンツを再利用できます。 聴衆からの疑念を避けるために、できればチャットに参照を残すことを学びます。

それはただのドキュメントのプレゼンテーションかもしれません。 それはすべて、イベントの種類によって異なります。 Googleスライドは、すっきりとしたシンプルなインターフェースで視聴者にコンテンツを紹介するための私の個人的な選択です。

6.技術と予算をテストします

ほとんどのツールには無料バージョンがあり、基本的な会議には十分です。 彼らは多くのオプションを提供しないかもしれません。 ただし、カジュアルなオンラインイベントには十分です。 しかし、何百人もの人々が参加する可能性のあるプロの交流会には、プレミアムバージョンが必要です。 無料版にもメンバー制限があることを忘れないでください。

使い慣れたツールをお勧めします。 初めての場合は、GoogleMeetやZoomなどのシンプルなUIツールを使用してください。 予算は会員数とイベントの種類に完全に依存します。 したがって、これにより、必要に応じて、少しの技術スキルと予算を用意してください。

ライブ配信する前に、マイクと画面共有の設定を再確認してください。 可能であれば、限られた家族と共有するテスト画面を用意してください。 発表当日は慌てないでください。

7.イベントを宣伝または招待する

イベントの方法を決定します。 イベントは観客なしでは退屈です。 それが製品の発売であるか、広告を介したリードイベントのプロモーションに関連するものである場合は、ソーシャルメディアのハンドル全体で多くのフォロワーと共有する必要があります。 イベント開催日までにできるだけ多くの人に連絡してください。

メールやWhatsapp番号などの十分なデータがある場合は、適切な招待状で招待してください。 電子メールはより多くのオプションを提供します。 専門的なイベントにはメールを優先します。

8.常に第2の計画を立て、物事を追跡します

すべての。 手順に従って行く場合と行かない場合があります。 したがって、常に2番目の計画を立ててください。 インターネット接続、ラップトップやモバイルに必要な場合は電源などの基本的なことを確認してください。

失敗した場合に備えて、常に2番目の計画またはオプションを用意してください。 聴衆をがっかりさせないでください。 イベントが始まるまで物事を追跡します。つまり、参加に興味を持っている人の数を確認します。コンテンツの準備はできていますか？ 、何人のメンバーがイベントに参加できますか？ これらを追跡すると、イベントを正常に整理するのに役立ちます。

物事について明確なアイデアが得られたら、オンラインイベントを開催する方法、つまりイベントをホストするためのツールに移ります。 あなたの出会いに合った次のいずれかを選択してください。

オンラインイベントを開催する方法

オンライン集会の目的に役立つツールやソフトウェアはたくさんあります。 ただし、ここでは、より人気のあるものを簡単な情報とともにリストします。

1. GoToMeeting

GoToMeetingは、オンラインイベントを整理するための最良のツールです。 会議を効果的に整理するためのすべての最高の機能を提供します。 これは、オンラインクラス、会社の会議、およびウェビナーを実施するのに非常に役立ちます。 それはユーザーのために最高のオーディオとビデオの品質を維持します。 GoToMeetingの価格設定は、利用可能な機能の価値があります。 これは、Webブラウザおよびモバイルで使用できます。

特徴

• 画面共有
• 電話会議
• ビデオ会議
• モバイル会議
• 会議の記録と文字起こし
• 会議室設備

価格設定

GoToMeetingを使用してオンラインイベントを整理する方法

このセクションでは、GoToMeetingを使用してオンラインイベントを整理するための手順を紹介します

合計時間： 5分

ステップ-1：GoToMeetingにアクセス

まず、GoToMeetingの公式サ​​イトにアクセスする必要があります。 [ダウンロード]オプションをクリックして、GoToMeetingアプリケーションをダウンロードします。 新規ユーザーの場合は「無料で開始」をクリックすると、サインアップページにリダイレクトされます。

ステップ2：GoToMeetingにサインアップする

名前、会社の電子メール、電話番号、役職、パスワード、会社の規模などの詳細を入力し、[サインアップ]をクリックします。

ステップ-3：Webブラウザから参加する

ウィンドウの右上にある「参加」オプションをクリックします。 次に、参加ページにリダイレクトされます。 そのページで、主催者から提供された9桁のコードを入力し、[参加]をクリックして会議に参加します。

ステップ-4：オンラインイベント/会議の開催

ウィンドウの右上にある「ホスト」オプションをクリックします。 その後、アプリケーションはダウンロードを開始します。 アプリケーションを介して、オンラインイベントに参加することができます。

供給：

• ブラウザ
• インターネット
• 会議に行く

2.ズーム

Zoomは、パンデミックの2020年から非常に人気があった有名なクラウドベースのビデオ会議アプリです。 会議や会議を通じてオンラインで人々と交流するのに役立ちます。 これは、小規模および大規模を含むすべてのビジネスにとって頼りになるツールです。 ただし、参加者数によりプレミアムバージョンが必要となります。 ズームは、2019年と2020年の両方でフォーチュン500にリストされており、年間で227％増加しています。

その主な機能のいくつかは、

• 無料プランは、無制限の1対1の会議に十分です。
• 画面共有が可能です
• すべてのイベントを記録できます。
• 参加者の管理
• チャットと投票
• 残りを送信します。
• グループビデオ会議。 スロットの数と時間枠は、計画によって異なります。 したがって、請求時に賢明に選択してください。

ズームは、AndroidやiOSを含むすべてのデバイスで利用できます。 スマートテレビでも使用できます。

3.マイクロソフトチーム

Microsoft Teamsは、Microsoft365オフィスでの作業に関連するツールです。 従業員と学生のための在宅勤務と学習のオプションは、4,400万回以上のダウンロードを楽しむチームのために多大な時間を費やしました。 パンデミックの3月、つまり2020年のユーザーは、自分の会議やイベントに9億分以上を記録しました。

チームは基本的に、プロジェクト中のチーム作業用に設計されています。 デフォルトでは、会話はそのチームのすべてのメンバーに表示されます。 プライベートチャットでは、プライベートメッセージングオプションを見落とす必要があります。 ナビゲーション自体から直接、会話をチャットからビデオまたはオーディオ通話に切り替えることができます。

Microsoft 365アプリと統合されることは、大きなプラスです。 絵文字やステッカーなどの楽しいジェネレーターもサポートしています。 ズームと同様に、Webを含むすべてのプラットフォームもサポートします。 一度に300人をサポートするフリーミアムオプションが利用可能です。 購入する前に公式ウェブサイトで価格を確認してください。 チームをダウンロードした後、手続きを開始するためにチームを作成する必要があります。 それは主にプロのイベントに使用されます。

4. GoogleMeet

グーグルは以前、ビデオ通話用のDuoを持っていましたが、これは良いものであり、基本的には最初の数日間はスイートユーザー向けです。 しかし、オンライン会議ツールとソフトウェアのブームに伴い、GoogleはGmailアカウントを持つすべての人に無料でGoogleMeetを提供することを決定しました。 これは、かなりの数の加入者を獲得するまでの限られた時間である可能性があります。

Google Meetの最も優れている点は、自分の都合の良いときにビデオ通話や文字、またはビデオ会議から始めることができることです。 大会のカスタマイズ可能な機能のいくつかは、

• ライブストリーミングと会議の記録
• 一度にビデオ会議ですべての聴衆とチャットします。
• キャプションを使用できます。
• 他の会議参加者をミュートまたは削除します。
• 複数の画面レイアウトオプション。

大きくて有名な会社であるMeetは、会議をスケジュールするためにGoogleカレンダーなどの必要なすべての重要なツールと統合されました。 ほとんどの携帯電話にはGoogleカレンダーとGoogleエコシステムが付属しているため、人々は簡単に会うことができます。

結論

同じ目的のための同様のツールがたくさんあることは間違いありません。 私は通常プライバシーを好み、いくつかの優れた企業に支えられたトップトレンドのソフトウェアを選択します。 したがって、予算と技術的知識に応じてツールを選択してください。 ほとんどのツールには同様のオプションと設定があることを忘れないでください。 他のツールを使用している場合は、より良いものをコメントダウンしてください。 直接会う感覚に取って代わることは決してないかもしれませんが、それらは手であり、時には無視することはできません。

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