オンラインファックスは、弁護士、医師、政府の請負業者にとって十分に安全ですか？

多くの人が「ファックス」という言葉をやや時代遅れの意味で読んでいます。これは、家族の家にコンピューター室があるのとよく似ています。 ただし、オンラインファックスは、追加のハードウェア（ファックス機）を必要とせずに、クラウドベースのサービスの複雑さを提供します。 従来の電話回線（PTSN）に接続してデータを送信するためにアナログネットワークを使用していたかさばる対応製品とは異なり、安全なオンラインファックス製品は、Webアプリを使用してまたは電子メールの添付ファイルとして別のファックス機に送信できるドキュメントを作成します。

この最新のテクノロジーにより、ドキュメントの転送が迅速化され、労働時間が節約され、旧式のシステムでは提供できなかった柔軟性が提供されます。 さらに良いことに、新しいオンラインファックスシステムには、他の一般的なソフトウェアプログラムと同じくらい安全で便利なドキュメント管理を可能にする高セキュリティプロトコルが付属しています。

• オンラインファックスはどのように機能しますか？
• ファックス機を捨てるべきですか？
  • ファイルセキュリティ
  • ファイルサイズ
  • ファイルの編成と管理
• 医学はオンラインファックスで近代化
• 法律事務所のための安全なオンラインファックス
• 政府の請負業者は安全なオンラインファックスを必要としています
• セキュリティとコンプライアンスはオンラインファックスの標準です

オンラインファックスはどのように機能しますか？

インターネットファックスシステムは、誰かがドキュメントを送信しようとしたときに使用される一意の電話番号を割り当てます。 システムはFAX番号を認識し、スキャンを添付ファイル（通常はPDF）として送信することで応答します。 着信FAXの前に、互換性のあるソフトウェアをダウンロードしてスムーズなトランザクションを実現するためにサイトにアクセスするよう求めるプロンプトが表示されますが、多くのソフトウェアブランドは、ドキュメントを非圧縮形式の標準画像として送信します。 そうすれば、連絡先に標準のグラフィックビューアがある限り、追加のダウンロードは必要ありません。

一部のインターネットFAX製品は、高度な光学式文字認識（OCR）機能を提供します。この機能は、文字画像をテキストに即座に変換し、他の場所で読み取ったりコピーして貼り付けたりすることができます。 添付ファイルを開くと、他のファイルと同じように扱うことができます。転送、他のファイルタイプとして保存、他のドキュメントとの組み合わせが可能です。 多くのオールインワンオンラインファックスサービスは、医療業界で患者情報を保護するために不可欠なカバーシートを生成します。

生産性の向上と物理的なスペースの節約を目指す多くの専門家にとって、オンラインファックスへの切り替えは一般的に理にかなっています。 政府、医療、または法務業界で働く人々は、通信方法の変更をためらう可能性があります。そのような職業では、社内業務だけでなく、個人情報の安全性を確保するためにも、セキュリティの強化が必要になるためです。 幸いなことに、オンラインファックスは、これらのドキュメントが印刷された形式よりもデジタルで安全に保たれるようにする、一種の強化されたセキュリティ機能を提供します。 したがって、考慮すべき問題は「オンラインファックスは安全に使用できるか」ではありません。 むしろ、「オンラインファックスは私の業界に適していますか？」 いずれにせよ、答えはおそらくイエスです。

ファックス機を捨てるべきですか？

概して、答えはおそらくイエスです。 業界ごとに異なるファイル管理と通信のニーズがありますが、セクターに関係なくビジネスに利益をもたらすことができるいくつかの特典があります。

ファイルセキュリティ

おそらく、医療、法律、または政府の分野の誰にとっても最も重要な要素は、ファックスされるドキュメントのプライバシーとセキュリティです。 一部のインターネットFAX製品は、SSL暗号化とパスワード保護を提供します。これは、これらの職業のデフォルトのプロセスである可能性があります。 ほとんどが安全なログインプロンプトを提供し、セキュリティを強化するための2要素認証と、HITECHおよびHIPAAに準拠したFAXソリューションを誇示する数が増えています。

ファイルサイズ

多くのオンラインファックスサービスは、受信者がすばやく開くことができるように、大きなドキュメントを自動的に圧縮します。 添付ファイルが大きいと、電子メールの送信時間が大幅に遅くなる可能性があるため、添付ファイルを小さくしておくと、電子メールが迅速に処理され、受信者の受信トレイが詰まらないようになります（業界に関係なく慎重に行う必要があります）。

ファイルの編成と管理

ドキュメントを自動的にデジタル化することにより、ユーザーはファックスページを受信するとすぐに送信および保存できます。 ファックス機では簡単に入手できなかった着信ファックス記録を数秒で取得し、必要に応じて共有できるようになりました。

医療業界や法律業界の専門家、または政府の自治体で働く専門家に関しては、検索する特定のファックス機能を検討することが重要です。

医学はオンラインファックスで近代化

医療現場の従業員は、患者データの送受信プロセスに精通しています。 患者の記録と紹介は依然として圧倒的にファックスで送信されるか、場合によっては郵送されますが、他のルートではめったに送信されません。

コミュニケーション不足は、医師、看護師、研究者、患者を同様に苛立たせ、時間の経過とともにファックス関連の科学技術恐怖症を植え付けることがよくあります。 このため、多くの医師はシステムのアップグレードに消極的であり、多くの場合、最も重要な記録を手渡しすることさえ主張しています。 医療文書の約75％が依然として従来のファックスハードウェアで処理されているにもかかわらず、セクター全体の労働者は一般にファックスを「アメリカ医学のゴキブリ」と呼んでいます。

業界全体の近代化イニシアチブのおかげで、多くの医療専門家が患者の記録と通信をデジタル化することの利点をすでに認識しています。 処方箋の更新、理学療法治療の承認、保険会社への通知は、一般的な医師が毎日遭遇する一般的なファックス関連の要求の一種です。 そのため、多くの小規模な慣行が「2020年までにファックスフリーゾーン」になることを約束しています。これは、環境にやさしい一方で、専用のオンラインファックスインフラストラクチャに切り替えることの永続的なメリットを考慮しないという野心的な目標です。

一部の大病院がそうであるように、記録とほとんどの通信をデジタル化することにより、アーカイブには、ファックスよりもはるかに徹底的で詳細な情報履歴を含めることができるようになりました。 さらに良いことに、通信をデジタル化することは、記録されたアクションが検索可能になり、機械学習ツールの分析が容易になることを意味します。

クリニックのような既存のFAXを多用するビジネスにオンラインサービスを実装すると、よりスムーズなファイリングと記録管理が同時に可能になり、他のソフトウェアや生産性ツールを実装する際の将来のすべての近代化の取り組みに役立ちます（前述の暗号化とセキュリティ対策に加えて）ファックス機は提供できません）。

法律事務所のための安全なオンラインファックス

法律事務所で働く人々にとって、ドキュメントセキュリティの必要性は同じように明白です。 多くの弁護士にとっての主な懸念事項の1つは、リモートワークをサポートし、電子メール、Webおよびモバイルアプリまたはポータルを含む複数のFAX方式を提供する機能、およびスマートフォン機能です。 スムーズなリモート操作は、場所に関係なく請求可能な時間に対応できる弁護士を必要とする傾向がある法律事務所にとって不可欠です。 裁判所が文書に「ウェットインク」署名を要求することも一般的であるため、これらのツールをすぐに利用できないと、このような単純なタスクを完了するのにかかる時間が大幅に長くなる可能性があります。

多くの企業のインターネットFAXパッケージは、月額サブスクリプションサービスを使用しており、会社が送信する予定のファイル数またはページ数に応じて、さまざまな価格帯を提供します。 セットアップ料金に加えて、これはすぐに加算される可能性がありますが、企業パッケージには、スケーラブルなページボリューム、API統合、HIPAAコンプライアンスなどの貴重な機能も含まれていることがよくあります。 ただし、固定電話を廃止して合理化することで、節約のバランスをとることができます。

最高のオンラインFAXサービスは、特に法律専門家を対象としており、その製品は、多くの場合、大量の人々にFAXを送信する機能、スムーズな国際FAX機能、カスタムのカバーページストレージ、企業がすでに使用しているクラウドドライブとの統合などの機能を備えています。 Googleドライブ、Dropbox、Box、OneDrive、またはEvernoteとして。 ありがたいことに、電話からファックスを送信できるオプションでさえ、これらの機能を備えています。

これらの機能は、平均的な医療会社が使用する必要があるよりもはるかに高度ですが、弁護士は、クライアントに印象を与え、安全なオンラインファックスサービスがプロのイメージを維持しながら簡単に達成できる効率的なリモートワークを実行するための最新のテクノロジーに追いつくことが期待されています。 このソフトウェアはまた、ますます多くのペーパーレスオフィスの環境にやさしい取り組みをサポートし、法的な契約などの重要な文書を整理します（医療や広報などの業界にとって非常に重要な要素）。

政府の請負業者は安全なオンラインファックスを必要としています

彼らの仕事は非常に異なるかもしれませんが、政府の請負業者は弁護士が評価する同じセキュリティ機能の多くを必要としています。 機密文書や機密情報を扱うことは、そのようなキャリア分野の誰かにとって日常的な問題であるため、セキュリティ対策は、重要性の点で便利な機能よりも優先されることがよくあります。 現代の通信は電子メールとスマートフォンを中心に展開しているため、セキュリティ対策が適応していますが、ハッカーも適応しています。 ファイルはさまざまな方法で傍受されたり、侵害された電子メールアカウントから取得されたり、コンピューターから直接ハッキングされたりする可能性があります。

これを知っている請負業者は、最初から文書を保護するためにできる限りのことをしなければなりません。 多くの高度なインターネットファックスサービスは、連邦政府の調達部門である米国一般サービス局（GSA）からスケジュール70の契約を獲得しています。 これらの契約は、世界中の連邦政府機関に無制限の情報技術（IT）と電気通信のハードウェア、ソフトウェア、および米国ベースのサポートと専門サービスを提供します。

また、調整可能な帯域幅など、さまざまな優れたセキュリティ機能が装備されており、忙しい時間帯にグループ全体でファックストラフィックの量を制御するのに役立ちます。 発信ファックスの正確な制御を可能にする広範なダイヤル規則と制限。 セキュアバイナリファイル転送（BTF）、および既存のMicrosoftアカウントのWindows NT（新技術）セキュリティ認証。 ファックスは国内または国際的に行うことができ、基本的な製品でさえ、フリーダイヤル番号を使用してファックスアーカイブとSSL暗号化を提供します。 これらのセキュリティ対策は、どの政府機関にとっても不可欠ですが、教育機関や公的機関など、限られた予算で運営されている組織にもメリットがあります。

オンラインファックスのセキュリティ上の利点は何ですか？

セキュリティ上の利点は、現代のファックスの議論の最前線にあるかもしれませんが、セクターに関係なく企業に優位性を与えることができる他の無数の価値ある機能があります。

医療、法律、および政府の業務における特定の職業を超えて、ファックス機のみに依存することは、時代遅れのセキュリティ対策、コスト、および非効率性でビジネスを妨げる可能性があります。 モバイルデバイスを介してアクセスできる無料のファックスオプションの量とクラウドストレージオプションを使用すると、大規模なオフィスや中小企業はオンラインファックスソリューションを利用する必要があります。 最高のオンラインFAXソリューションのリストには、Mac、Android、デスクトップ、タブレットと互換性のあるオプションがあり、Gmailなどの無料の電子メールサービスからFAXを送信できるオプションもあります。

したがって、要するに、はい。 通信をデジタル化し、安全なオンラインファックスを採用することは、多くの業界にとって将来の明白な道であるだけではありません。 これは、利用可能な最も安全で実用的な日常のドキュメント共有方法です。